Trong thực tế chứng từ sử dụng trong công ty là: Phiếu nhập kho vật t (MS 01 - VT).
Phiếu xuất kho vật t (MS 02 - VT).
Việc nhập nguyên vật liệu ở công ty Thăng Long (TALIMEX) chủ yếu đợc thực hiện trực tiếp bởi phòng kế hoạch vật t thông qua việc ký kết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp. Khối lợng, chất lợng và chủng loại vật t mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật liệu và giá cả thị trờng.
2.3.1.1 Chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:
Căn cứ vào hoá đơn hoặc giấy báo nhận hàng, thủ tục nhập và ký thành ba liên phiếu nhập kho vật t. Một liên do thủ kho giữ, một liên do phòng kế toán lu, và một liên giao lại cho khách hàng. Trong trờng hợp kiểm nhận, nếu phát hiện vật t thừa thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết cùng với bộ phận kế toán vật t, lập biên bản xử lý (có xác nhận của ngời mua hàng). Thông thờng ngời
bán giao hàng tại kho, thì chỉ kho vật t, hàng hoá đủ phẩm chất, chủng loại, số còn lại trả cho ngời bán.
Nh vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm có các chứng từ sau: -Hoá đơn.
-Biên bản kiểm nhận vật t. -Phiếu nhập kho.
-Thẻ kho. .
Sơ đồ 2.4: thủ tục nhập kho Tại Công ty thăng long
Đối với vật t nhập lại kho từ phân xởng sản xuất do cần đổi chủng loại vật t hoặc do khi xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên nh trờng hợp trên.
Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm thủ tục nhập kho phế liệu mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu đợc lấy ra từ phân xởng sản xuất nhập thẳng vào kho mà không cần qua một hình thức cân, đo, đong, đếm nào. Nghĩa là không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của công ty trên sổ sách.
Để hiểu rõ hơn về thủ tục nhập kho vật liệu tại Công ty ta có thể xem các chứng từ thủ tục nhập kho vật liệu vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công ty theo ví dụ sau: Công ty mua 2.350 m vải dệt kim với đơn giá 26.600đ/m của Công ty TNHH Dệt may An bình nh sau:
Hoá đơn (GTGT) Ngày 5/10/2004
Liên 2: Giao cho khách hàng
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dệt may An Bình Địa chỉ : Hà Nội
Biên bản kiểm
nhận vật tư Phiếu nhập kho Thẻ kho
Họ tên ngời mua: Công ty Thăng Long (TALIMEX) Địa chỉ: Khơng Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt
Đơn vị tính : đồng STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Vải dệt kim m 2.350 26.600 62.510.000
Cộng tiền hàng : 62.510.000 Thuế GTGT 10%: 6.251.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 68.761.000
Số tiền bằng chữ: Sáu mơi tám triệu bảy trăm sáu mốt ngàn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ghi rõ họ tên) (Ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Phiếu nhập kho Ngày 5/10/2004
Số: 25 Nợ: 152 Có: 111 -Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Thành Vinh
-Nhập tại kho: Vật t
STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật t Đơn vị tính Mã số Số lợng Theo chứng từ Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
Vải dệt kim m 2.350 2.350 26.600 62.510.000
Cộng 62.510.000
2.3.1.2. Chứng từ phản ánh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty đợc xuất dùng cho sản xuất quần áo là chủ
yếu, nhng cũng có một số ít đợc xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung.
Khi các phân xởng sản xuất có nhu cầu sử dụng vật t, tại các phân xởng lập phiếu báo lĩnh vật t với phòng cung ứng vật t, sau khi đã đợc duyệt phòng vật t lập phiếu xuất kho thành 3 liên:
-Liên: Lu tại phòng vật t.
-Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ kế toán
-Liên 3: Giao cho phân xởng sử dụng vật t để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.
Nếu là xuất bán phải lập hoá đơn GTGT do bộ tài chính phát hành, phân xởng lĩnh vật t mang hóa đơn đến các bộ phận liên quan (Giám đốc, Kế toán tr- ởng) ký nhận, sau đó đa xuống kho để kiểm nhận vật t.
Tại kho: thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật t. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số thực xuất của vật t vào thẻ kho.
Ví dụ: Ngày 21/10 xuất 1.350 m vải dệt kim cho Nguyễn Việt Tiến- ở phân xởng cắt để phục vụ sản xuất, phòng vật t lập phiếu xuất kho nh sau:
Phiếu Xuất kho Ngày 21/10/2004
Số: 174 Nợ:621 Có:152
-Họ tên ngời nhận hàng : Nguyễn Việt Tiến – Phân xởng cắt. -Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất
-Xuất tại kho: Kho Vật t
Đv tính : đồng STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất, vật t Mã số Đơn vị Số lợng Yêu cầu Thực xuất
Đơn giá Thành tiền
1 Vải dệt kim m 1.350 26.600 35.910.000
Cộng 35.910.000
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)