V. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Nhóm nhân tố thuộc cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà Nước
Nhóm nhân tố này có ảnh hưởng gián tiếp nhưng lại tác động trực tiếp đến việc hình thành và phát triển, hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp
2. Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý:
Đó là tình trạng và trình độ phát triển của hệ thống (quá trình thử thách, đào tạo con người và kinh nghiệm tích luỹ của hệ thống), ngoài ra còn tính chất và đặc điểm của các mục tiêu của hệ thống (đem lại lợi ích cho ai, gây khó khăn trở ngại cho ai ? ...)
3. Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý:
Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp, mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các chức năng, nhiệm vụ cũng như nội dung hoạt động của quản lý. Trình độ kiến thức học vấn cũng như tay nghề của cán bộ quản lý, trình độ kiến thức của mỗi người như thế nào sẽ tương ứng với vị trí như vậy, việc này ảnh hưởng trực tiếp đến lao động của họ.
nghiệp
Quan hệ phụ thuộc giữa số người lãnh đạo, khả năng kiểm tra quản lý của lãnh đạo đối với những hoạt động của đầu mối và số người bị quản lý. Người lãnh đạo trực tiếp đề ra nhiệm vụ cho cấp dưới và có phương thức kiểm tra sau một thời gian nhất định.
PHẦN II
PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
CỦA BỘ MÁY TỔ CHỨC Ở CÔNG TY TNHH VẬN
TẢI THƯƠNG MẠI TRƯỜNG HƯNG.
I. SƠ LƯỢC VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI TRƯỜNG HƯNG
1. Quá trình hình thành của công ty Trường Hưng
Công ty TNHH vận tải thương mại Trường Hưng gọi tắt là Công ty Trường Hưng có tên giao dịch quốc tế là International Freight Forwarding - Trade
- WareHouse - Transport and Services.
Trụ sở chính của công ty đặt tại số 30 phố Đại Cồ Việt- Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội.
- Điện thoại: 04.8217759 – 04.8217760 Fax: 04.8217758 - Ngày 21/11/2000 được sự cho phép của UBND thành phố Hà Nội và Sở Kế Hoạch Đầu Tư Hà Nội, Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Trường Hưng được phép thành lập với các ngành nghề kinh doanh sau:
nghiệp
+ Vận tải hàng hoá vận chuyển hành khách.
+ Dịch vụ đại lý giao nhận vận chuyển hàng hoá trong nước và ngoài nước.
+ Kinh doanh cho thuê bến bãi, kho tàng. + Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng. + Đại lý mua bán ký gửi hàng hoá.
2. Quá trình phát triển của Công ty Trường Hưng
- Trong giai đoạn đầu khi vừa thành lập, Công ty có một quy mô khá nhỏ với số vốn ban đầu ít nên chưa thể đầu tư mua sắm phương tiện để chủ động làm công việc vận tải, chuyên chở hàng hoá. Chính vì vậy nên trong giai đoạn đầu Công ty chỉ có 15 nhân viên và hoạt động dịch vụ là chính. Với quy mô nhỏ như vậy Công ty gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng.
- Qua 1 năm hoạt động với khẩu hiệu “ Khách Hàng Luôn Đúng “ và thái độ làm việc nhiệt tình, có trách nhiệm của nhân viên và ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ, Công ty đã dần lấy được thiện cảm của khách hàng và phát triển đạt quy mô lớn hơn. Sự phát triển của Công ty một phần là do nền kinh tế thị trường của đất nước ngày càng phát triển mạnh, khối lượng hàng hoá thông thương giữa các miền trong cả nước ngày một gia tăng và phần khác là sự cố gắng của toàn thể cán bộ nhân viên Công ty trong việc tìm kiếm và phục vụ khách hàng.
- Sau khi đứng vững và bắt đầu phát triển trên thị trường vận tải, Công ty đã từng bước huy động được vốn và mua được một số phương tiện vận tải để tự mình chuyên chở hàng hoá. Ngoài ra, Công ty còn kết hợp dịch vụ vận tải với kinh doanh kho bãi.
- Chính nhờ việc mạnh dạn mua sắm phương tiện và việc đầu tư kinh doanh kho bãi của Công ty đã tạo nên sự chủ động trong chuyên chở hàng hoá mà
nghiệp
việc phục vụ khách hàng được tốt hơn. Tiếng lành đồn xa Công ty có được sự ưu ái của khách hàng nên nhận được nhiều công việc hơn. Tuy có nhiều khách hàng nhưng Công ty luôn nhắc nhở nhân viên phải hết lòng với công việc, đặt chữ tín lên hàng đầu nên Công ty có được niềm tin của khách hàng, khối lượng công việc vận chuyển ngày càng nhiều hơn.
- Do phạm vi hoạt động ngày càng rộng, khách hàng ngày càng nhiều, yêu cầu ngày càng lớn, việc vận chuyển hàng hoá giữa hai chiều Nam - Bắc được mở rộng và diễn ra trên khắp các tỉnh thành lớn trên suốt chiều dài đất nước, đặc biệt là giữa hai thành phố lớn là Hà Nội và TP Hồ Chí Minh nên vào đầu năm 2003 Công ty đã phát triển thêm một chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh. Và vào giữa năm 2004 Công ty đã mở thêm một trung tâm giao nhận hàng tại Đà Nẵng. Ba trung tâm của Công ty tại ba địa điểm kinh tế lớn của đất nước hình thành một hệ thống quản lý và giao nhận hàng hoá xuyên suốt cả ba miền Bắc - Trung - Nam.
- Do khối lượng công việc phát triển nên quy mô của Công ty cũng tăng lên. Số lượng nhân viên làm việc tại văn phòng tăng lên hơn 30 người và giải quyết công ăn việc làm cho nhiều lái xe và các nhân viên lao động phổ thông khác.
- Ngoài các hoạt động phục vụ kinh doanh, Công ty còn tổ chức 02 trạm kỹ thuật tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh để sửa chữa kịp thời những hỏng hóc của các phương tiện vận tải. Chính nhờ việc thường xuyên bảo dưỡng kiểm tra chất lượng phương tiện nên hoạt động vận tải của Công ty có độ an toàn cao và giữ đúng được thời gian vận chuyển.
- Bên cạnh các hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải và kho bãi, Công ty
còn tham gia các hoạt động thương mại khác phục vụ cho những yêu cầu
nghiệp
của xã hội như xuất nhập khẩu hàng hoá, đại lý dịch vụ hàng hải và cung ứng tàu biển …
- Nhìn chung từ khi bắt đầu thành lập doanh nghiệp đến nay, Công ty ngày càng tỏ rõ sự vững vàng trong cơ chế thị trường đầy biến động và cạnh tranh gay gắt.
3. Tình hình thực trạng kinh doanh của Công ty
3.1.Đặc điểm về vốn của Công ty
Để tiến hành kinh doanh, bên cạnh sức lao động là yếu tố cơ bản, doanh nghiệp cần có tư liệu sản xuất và đối tượng lao động. Tư liệu lao động được chia làm hai bộ phận đó là: tài sản lưu động và tài sản cố định. Tài sản cố định là : phương tiện vận tải, thiết bị, … Phần còn lại là tài sản lưu động, nó được biểu hiện bằng tiền được sử dụng vào quá trình kinh doanh. Do đặc thù của ngành vận chuyển hàng hoá là phải cho khách hàng nợ hoặc thanh toán gối đầu nên khoản phải thu của khách hàng của Công ty là rất lớn. Chính vì vậy cơ cấu tài sản cố định và tài sản lưu động là khác nhau và có sự chênh lệch lớn. Phần tài sản lưu động chiếm tỷ trọng lớn trong nguồn vốn của Công ty.
Bảng 1: Cơ cấu nguồn vốn của Công ty Trường Hưng
Đơn vị: Nghìn đồng ST T Năm Tài sản 2003 2004 2005 1 Tài sản cố định 3.124.760 3.211.401 3.167.301 2 Tài sản lưu động 5.212.768 10.403.161 10.189694 3 Tổng 8.337.528 13.614.562 13.356.995
nghiệp
(TLTK : Bảng cân đối kế toán 2003, 2004, 5005 của Công ty)
Như vậy hàng năm nguồn vốn của Công ty đã được bổ sung thường xuyên, nguồn vốn bổ sung chủ yếu được trích từ lợi nhuận kinh doanh. Từ năm 2001 Công ty đã triển khai mua sắm phương tiện vận tải để đầu tư chiều sâu nhằm nâng cao năng lực vận tải của Công ty. Công ty vẫn tiếp tục mua sắm phương tiện vào những năm sau nhưng do khấu hao nên các phương tiện cũ bị giảm giá trị nên phần tăng của TSCĐ không được biểu hiện rõ qua số liệu.
3.2. Đặc điểm của phương tiện vận tải
Công ty Trường Hưng chủ yếu kinh doanh vận tải hàng hoá nên phương tiện có đặc điểm sau :
Bảng 2 : Phương tiện vận tải của Công ty
STT Tên phương tiện vận tải Số lượng (chiếc)
1 Xe đầu kéo 32
2 Xe tải 10
3 Mọc xe 17
4 Vỏ container 02
(TLTK : Bảng khấu hao TSCĐ 2005 của Công ty)
Do đặc điểm của ngành vận tải là hàng hoá thất thường lúc nhiều việc lúc ít việc nên để tránh tình trạng bị động về phương tiện, Công ty luôn phải duy trì số lượng phương tiện ổn định và luôn trong tình trạng sẵn sàng hoạt động.
Nếu khách hàng yêu cầu khối lượng vận chuyển lớn, Công ty có thể huy động thêm phương tiện của các đối tác cùng ngành hoặc khi thị trường đòi hỏi Công ty sẽ trang bị thêm phương tiện để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
nghiệp
Qua bảng trên ta thấy Công ty có một số lượng phương tiện vận tải tương đối nhiều, tuy nhiên phần lớn phương tiện được mua đã qua sử dụng. Điều nay dẫn đến các phương tiện đã cũ, thời gian khai thác không còn lâu. Đây là một khó khăn lớn của Công ty đòi hỏi phải có nguồn tài chính lớn để đổi mới phương tiện vận tải.
3.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Trường Hưng trong thời gian qua.
Gần 06 năm đã qua, tuy không phải là dài nhưng với một Công ty TNHH nhỏ việc tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường đầy biến động và cạnh tranh khốc liệt hiện nay đã là một thành công. Thành công đó cụ thể được thể hiện qua bảng sau.
Bảng 3 : Kết quả hoạt động kinh doanh
Đơn vị: Nghìn đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
1 Doanh thu thuần 65.707.642 84.605.038 85.334.985
2 Lợi nhuận sau thuế 54.503 85.001 91.421
3 Thuế TNDN phải
nộp
25.648 33.056 35.552
(TLTK : Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 03, 04, 05 của Công ty)
Qua bảng trên ta thấy Công ty Trường Hưng đang đi lên và đã từng bước hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Trong môi trường này Công ty đã từng bước khẳng định mình. Công ty đặt ra nhiệm vụ không ngừng nâng cao hoạt động kinh doanh, tăng lượng hàng hoá lưu thông giữa các miền để góp phần cung cấp ngày càng nhiều hàng hoá cho xã hội. Để đạt được hiệu quả trên
nghiệp
Công ty đã không ngừng khai thác và tận dụng năng lực sản xuất, các qui định tiết kiệm chi phí, nâng cao thu nhập cho công nhân viên Công ty.
Nhìn vào bảng có thể thấy các chỉ tiêu năm sau đều tăng so với năm trước. Tuy nhiên có thể thấy rõ là doanh thu của Công ty lớn nhưng lợi nhuận sau thuế không cao. Điều này một phần vì Công ty tốn nhiều chi phí cho hoạt động lưu thông, sửa chữa các phương tiện vận tải, phải chịu lãi khi phải đi vay vốn để hoạt động nhưng chưa thu được tiền của khách hàng. Mặt khác chính do bộ máy quản lý của Công ty còn yếu, khả năng đồng bộ giữa các bộ phận chưa tốt dẫn đến chi phí hoạt động của Công ty còn cao.
3.4. Cơ cấu lao động của Công ty
Lao động là nguồn lực rất quan trọng để tạo ra của cải vật chất. Lao động là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy có thể nói rằng. “nhân lực là nguồn lực của mọi nguồn lực”. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của quá trình kinh doanh của tổ chức.
Cơ cấu lao động của Công ty trong ba năm gần đây được thể hiện trong bảng sau :
Bảng 4 : Cơ cấu lao động theo chuyên môn của Công ty
Đơn vị tính : Người
STT Chỉ tiêu Năm
2003 2004 2005
1 Giám đốc Công ty 01 01 01
2 Phó giám đốc Công ty 02 02 02
3 Nhân viên nghiệp vụ 06 08 10
4 Nhân viên kế toán 07 09 12
5 Nhân viên tổng hợp 04 06 07
6 Nhân viên lái xe tải 13 16 20
7 Nhân viên lái xe đầu kéo 44 56 64
8 Nhân viên kho và bảo vệ 12 15 19
nghiệp 10 Tổng số lao động - Lao động nam - Lao động nữ 99 91 08 130 116 14 164 147 17 (TLTK : Thống kê phòng tổng hợp của Công ty)
Qua bảng trên ta thấy cơ cấu lao động theo các chỉ tiêu trên thay đổi một cách đáng kể chứng tỏ rằng Công ty có qui mô sản xuất kinh doanh ngày một mở rộng.
Vì đặc điểm của ngành vận tải nên phần lớn lao động trong Công ty là nam giới (gần 90% - 2005). Đối với các lao động nam, Công ty đã đề ra nội quy nghiêm khắc để tránh tình trạng nhân viên sa đà vào các tệ nạn xã hội như rượu chè, cờ bạc. Bên cạnh đó Công ty đảm bảo các điều kiện lao động và điều kiện sinh hoạt tốt cho anh em công nhân làm việc trực tiếp (như bốc xếp, lái xe, thủ kho). Đồng thời Công ty cũng quan tâm để cho anh em công nhân có một lối sống lành mạnh, tích cực đóng góp cho việc xây dựng kinh tế gia đình vững vàng. Với những chính sách đó, anh em công nhân sẽ yên tâm công tác, toàn tâm toàn lực với công việc.
Về sự biến động lao động, nói chung lao động trong Công ty luôn có sự biến động cả về số lượng và chất lượng bởi Công ty thường xuyên diễn ra các quá trình tuyển dụng, tuyển chọn, đào tạo, đào thải … Điều đó phụ thuộc vào điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty trong nền kinh tế thị trường.
Để phân tích kỹ hơn ta xem xét cơ cấu lao động của Công ty theo trình độ.
Bảng 6 : Cơ cấu lao động của Công ty theo trình độ
Đơn vị : Người
STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
1 Trình độ ĐH 17 20 25
2 Trình độ cao đẳng 09 10 15
nghiệp
4 Trình độ sơ cấp 06 07 08
5 Lao động phổ thông 61 85 108
(TLTK : Thống kê phòng tổng hợp của Công ty)
Qua bảng thống kê về trình độ lao động của Công ty, ta thấy trình độ của cán bộ công nhân viên của Công ty ngày được nâng cao. Nhân viên trình độ đại học và cao đẳng tăng rõ rệt, Công ty hạn chế tuyển nhân viên trình độ trung học và sơ cấp. Do tính chất công việc nên số lao động phổ thông của Công ty tương đối lớn, với đối tượng này Công ty ưu tiên nhận thanh niên đi nghĩa vụ quân sự về. Số lao động này cũng tăng chứng tỏ quy mô hoạt động của Công ty ngày một mở rộng.
Tóm lại, nhìn chung với qui mô như vậy, số lượng lao động của Công ty Trường Hưng là tương đối lớn, tuy nhiên trình độ của đội ngũ nhân viên còn chưa cao, đội ngũ cán bộ quản lý còn thiếu. Khả năng tận dụng lao động còn chưa tận dụng hết khả năng và sáng tạo trong lao động, hiệu quả kinh doanh còn thấp. Vì thế để góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, thì cần phải có một bộ máy tổ chức quản lý hợp lý, phù hợp với hoạt động kinh doanh, phù hợp với lĩnh vực hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khoa học công nghệ và thị trường.
Trong điều kiện hiện nay, trong cơ chế đổi mới, cơ cấu thị trường có sự tham gia đông đảo mạnh mẽ của nhiều nhà cung cấp dịch vụ trên một thị trường. Các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau tạo nên một thị trường luôn tồn tại sự cạnh tranh gay gắt nhất là trong điều kiện hiện nay khi giá nhiên liệu tăng cao. Vì vậy việc quản lý, sử dụng nguồn nhân lực trong mỗi doanh nghiệp là một vấn đề khá quan trọng.
II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA BỘ MÁY TỔ CHỨC Ở CÔNG TY TNHH TRƯỜNG HƯNG
nghiệp
Trong bất kỳ tổ chức nào cũng cần phải có cơ cấu tổ chức “cơ cấu là bộ
