*Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty xây dựng số 4 gồm 9 nhân viên biên chế với trình độ 100% là đại học và cao đẳng đảm nhận những việc sau:
+ 01 kế toán trởng + 01 kế toán tổng hợp + 03 kế toán thanh toán + 01 kế toán ngân hàng + 01 kế toán TSCĐ + 01 kế toán thuế + 01 thủ quĩ
Sơ đồ: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
* Nhiệm vụ của từng bộ phận nh sau:
+ Kế toán trởng (Kiêm trởng phòng kế toán): phụ trách chung, chịu trách nhiệm trớc giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động kinh tế .
+ Kế toán tổng hợp: thực hiện tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành, xác định kết quả và lập các báo biểu kế toán.
+ Kế toán thanh toán: thực hiện kế toán vốn bằng tiền tất cả các khoản Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán TSCĐ Thủ quỹ Kế toán thuế
+ Kế toán ngân hàng: thực hiện kế toán vốn bằng chuyển khoản của tất cả các khoản phát sinh trong công ty.
+ Kế toán thuế: thực hiện việc kê khai thuế hàng tháng và các khoản phải nộp ngân sách.
+ Thủ quĩ: thực hiện các quan hệ giao dịch với ngân hàng, rút tiền mặt về quĩ đảm bảo cho sản xuất.
Ngoài phòng kế toán tài chính là khâu trung tâm hạch toán kế toán, ở các phòng ban đội sản xuất và ban quản lý công trờng, còn có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ theo dõi mọi hoạt động kinh tế phát sinh ở các phòng ban, đội công trờng.
Công tác đảm bảo vật t cho xây dựng chủ yếu do phòng kinh tế kỹ thuât cung ứng tận chân công trình.
* Hình thức kế toán đợc công ty áp dụng đó là: hình thức nhật ký chungvà mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phản ánh vào chơng trình kế toán máy.
Sơ đồ ghi sổ hình thức nhật ký chung trên máy vi tínhChứng từ gốc
Sổ kế toán chi tiết Nhập dữ liệu
vào máy
Nhật ký chung
Bảng tổng hợp số chi tiết PS Sổ cái tài khoản
Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu
Với quy mô sản xuất lớn, hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” và kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Để góp phần đảm bảo phản ánh các thông tin kế toán khoa học, hợp lý, nhanh chóng và chính xác, Công ty đã áp dụng kế toán máy vào công tác hạch toán kế toán. Bộ phận máy vi tính đợc sử dụng để cấp nhật số liệu trên sổ nhật ký chung và vào sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, từ đó lập lên các báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo thuế chu trình sử dụng máy vi tính vào… công tác kế toán của Công ty đợc khái quát nh sau:
Sơ đồ hạch toán trên sổ theo hình thức nhật ký chung tại công ty xây dựng số 4:
Nghiệp vụ phát sinh và đợc xử lý theo từng chuyên môn và nhiệm vụ của từng kế toán viên sau đó đợc nhập vào phần mềm kế toán bằng việc lập phiếu chi, phiếu thu, uỷ nhiệm chi, chứng từ thanh toán, công nợ. Trên cơ sở chứng từ đợc nhập vào phần mềm kế toán, từ đó cuối kỳ kế toán in ra các loại sổ sau khi có sự kiểm tra đối chiếu số liệu đó là: sổ nhật ký chung, sổ cái, bảng tổng hợp cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nhập chứng từ và in chứng từ Lên các loại sổ sách, báo cáo: - Nhật ký chung sổ cái, sổ chi tiết, - Bảng cân đối kế toán - bảng cân đối kế toán - bảng cân đối số phát sinh - báo cáo thuế Máy tự
động xử lý
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là khối lợng nghiệp vụ phát sinh nhiều nên Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung” với hình thức này kế toán sử dụng những sổ sách theo biểu mẫu quy định, đó là các sổ nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết, sổ tài khoản bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối số phát sinh.
Nhật ký chung, mở cho mọi đối tợng có liên quan đến mọi nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian.
Sổ chi tiết: Mở cho các đối tợng đòi hỏi phải theo dõi chi tiết, cụ thể nh sổ chi tiết các tài khoản : 131,141,154,621,622,627.
Bảng tổng hợp chi tiết, tổng hợp số liệu của tất cả các tài khoản, trên sổ kế toán chi tiết.
Bảng cân đối số phát sinh: Đợc lập cho tất cả các tài khoản.
Đến ngày cuối cùng hàng tháng kế toán xí nghiệp mang toàn bộ chứng từ có liên quan đến công việc của mình đã tập hợp đợc rồi gửi lên phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ gốc này, kế toán Công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ đó đồng thời tiến hành phân loại chứng từ nhằm làm cơ sở cho việc hạch toán chi phí giá thành, theo dõi thanh toán và cập nhật vào chơng trình phần mềm.
Căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, số liệu đợc nhập vào máy theo định khoản có sẵn. Sau đó máy sẽ tự động xử lý vào sổ nhật ký chung, các sổ chi tiết, sổ cái, kế toán có nhiệm vụ kiểm tra các bút toán do máy hạch toán xem có chính xác và đúng trình tự kế toán không trên cơ sở đối chiếu sự khớp đúng với chứng từ gốc. Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu sự trùng khớp số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) do máy đa ra, và tiến hành các bút toán điều chỉnh, các bút toán kết chuyển số liệu vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản để lập báo cáo tài chính.
Nhiệm vụ của phòng kế toán ở các xí nghiệp,chi nhánh trực thuộc và nhiệm vụ của phòng kế toán công ty,cụ thể nh sau:
* Phòng kế toán các xí nghiệp và chi nhánh trực thuộc có trách nhiệm theo dõi, tập hợp tất cả mọi chi phí, tổng hợp số liệu và tổ chức công việc kế toán từ xử lý chứng từ ban đầu đến việc báo cáo kế toán gửi về văn phòng tài chính kế toán công ty. Đội trực thuộc Công ty không tổ chức hạch toán bộ máy kế toán và phòng kế toán Công ty đảm nhiệm mọi công việc kế toán từ xử lý chứng từ ban đầu đến việc lập báo cáo kế toán.
* Phòng kế toán công ty có trách nhiệm tổng hợp phân loại số liệu phân bổ cho các đối tợng chịu chi phí thuộc các công trình do các đội trực thuộc công ty thi công. Căn cứ vào chi phí sản xuất tập hợp đuợc, kế toán Công ty tiến hành tính giá thành cho các công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành toàn bộ. Đồng thời phòng tài chính kế toán công ty còn có trách nhiêm tổng hợp các báo cáo kế toán của các xí nghiệp và các chi nhánh gửi lên, kết hợp với số liệu kế toán của các đội và các số liệu khác lập báo cáo kế toán chung toàn Công ty. 2.1.4.Vài nét khái quát về chơng trình kế toán máy áp dụng tại công ty:
Chơng trình kế toán máy áp dụng tại Công ty có tên NEW ACCOUNTING PROGRAM.Đây là phần mềm do Bộ xây dựng đặt hàng Công ty đầu t phát triển kỹ thuật công nghệ Bình Minh thiết kế.Chơng trình kế toán máy này đợc áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp xây dựng,đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng trực thuộc Tổng công ty xây dựng Hà Nội.Việc sử dụng phần mềm kế toán này khá đơn giản do việc nhập liệu đối với tất cả các phần hành đều đợc thực hiện trên một giao diện duy nhất là màn hình nhập chứng từ.Việc quản lý các danh mục cũng nh các đối tợng đợc thực hiện một cách chi tiết,cụ thể do đó rất thuận tiện cho việc theo dõi đối tợng.Tuy nhiên,phần mềm này cũng có một số nhợc điểm,mà chính những nhợc điểm này trong quá trình sử dụng đã gây ra không ít khó khăn cho công tác kế toán cũng nh công tác quản lý,nh việc tính lơng,tính và trích khấu hao TSCĐ, vẫn phải thực hiện thủ công… bằng tay sau đó mới tiến hành nhập liệu vào máy.
Công ty xây dựng số 4 sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp (đựoc ban hành theo quyết định số 1864/1998/QĐ- BTC,ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính) và các quyết định bổ sung khác.
Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp áp dụng theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC bao gồm :
-Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc áp dụng cho doanh nghiệp Nhà nớc. Các chứng từ này dùng để làm căn cứ ghi sổ kế toán, lấy thông tin nhanh cho quản lý,để xác minh tính hợp pháp,hợp lý của nghiệp vụ phát sinh.
-Hệ thống chứng từ kế toán mang tính chất hớng dẫn, để phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty.
Hệ thống báo cáo kế toán của công ty bao gồm
-Báo cáo kế toán tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính.
-Baó cáo phục vụ quản trị của công ty nh: Báo cáo về tình hình công nợ, báo cáo về khối lọng khai thác và tiêu thụ cát ... đợc lập theo yêu cầu quản lý của