II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP, XUẤT VÀ BẢO QUẢN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN OLYMPIA
4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty
4.1. Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu tại công ty
Cùng với việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày, đồng thời phải sử dụng các tái khoản thích hợp để phản ánh kiểm tra giám sát sự biến động của NVL đang tổng quát. Từ đó cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp làm cơ sở để lập báo cáo kế toán do đặc điểm vật liệu của công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại để thuận tiện cho việc hạch toán nhập , xuất NVL công ty được sử dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là chứng từ ghi sổ.
Kế toán tổng hợp nhập khẩu NVL và từ nguồn mua bên ngoài cùng với sự phát triển của nền kinh tế nên chất lượng hàng hoá NVL nói riêng, việc tìm nguồn cung ứng vật tư cũng không phải là khó, việc thanh toán cũng có nhiều hình thức khac nhau: Có thể trả nhanh, trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kế toàn tổng hợp nhập vật tư ở công ty sử dụng các tái khoản sau:
TK 152 - Nguyên vật liệu TK 331 – Phải trả người bán TK 141 – Tạm ứng
TK 111 – tiền mặt
TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Việc hạch toán các nghệp vụ liên quan đến NVL được thực hiện như sau: Khi nhận được chứng từ vật liệu(hoá đơn, phiếu xuất kho) kế toán định khoản ngay trên phiếu nhập .
Đối với vật liệu công ty mua chịu của đơn vị tính thuế theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Giá mua chưa thuế GTGT Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào
Có TK 331 – Tổng số tiền thanh toán NV 59: Phiếu nhập kho số 18 ngày 27/8 mua
Cát đen: 300 m * 30.000 = 9.000.000 Cát vàng: 500 m * 60.000 = 30.000.000 Đá 1*2 : 350 m * 114.286 = 40.000.000
Nợ TK 152: 79.000.000 Nợ TK 133: 3.950.000
Có TK 331: 82.950.000
Khi công ty thanh toán cho người cung cấp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng kế toán ghi:
Nợ TK 111,112 Có TK 331
Trường hợp nếu khi mua NVL công ty trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng kế toán căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng để hạch toán .
NV 53: mua vật liệu theo hoá đơn ngày 21/8
Sứ hạ thế 330 576 quả * 5555 = 3.119.759 đ Đầu cột M 70 (loại F) 10 C * 7,140 = 71.400 đ Đầu cột M59 (loại F) 20C * 5.100 = 102.000 đ
Hàng đã nhập kho đủ theo phiếu nhập kho với giá chưa thuế (VAT 5%) đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng theo giấy báo nợ kế toán định khoản như sau:
Nợ 152 3.373.179
Nợ 133 168.659
Có 112 3.541.838
NV 93: Thanh toán tiền mua NVL theo phiếu nhập số 31 ngày 31/9 Bulông xàM16 – 200 20 Bộ * 3500 = 70.000 đ
Bulông xa M16 – 210 30 bộ * 3.500= 105.000 đ Sơn báo hiệu cột điện 5,4 lít * 4.520 = 24.490 đ
Đã thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu chi số 31 với giá chưa thuế (VAT 5%) kế toán đinh khoản như sau:
Nợ Tk 152: 199. 490 Nợ Tk 133: 9.975
Có 111: 209.465
Trường hợp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng: ở công ty không tiến hành mở sổ chi tiết tạm ứng mà chỉ theo dõi các khoản tạm ứng qua sơ đồ chữ T mở cho từng nhân viên
nhận tiền tạm ứng thu mua NVL, kế toán thanh toán vẫn phản ánh trường hợp mua vật tư trả chậm và khoản này cũng được theo dõi chi tiết với người bán
Trong trường hợp khi mua vật tư NVL tạm ứng cho phòng, kế toán sẽ xét duyệt mua và gửi đề nghị lên phòng kế toán. Sau khi được kế toán chưởng ký nhận, kế toán thanh toàn tiến hành lập phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán cho người bán, khoản ứng này được kế toán thanh toán ghi.
Nợ 331
Có 111
Đồng thời phản ánh vào sơ đồ chữ T của TK 1411 vào bên Nợ người nhận tạm ứng mua NVl về nhập kho ghi:
Nợ 152: Nguyên vật liệu
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có 331: Phải trả người bán
Đồng thời cũng ghi vào bên có sơ đồ chữ T của Tk 141 áp dụng hình thức kế toán “ chứng từ ghi sổ” thì các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc nhập NVL trong kỳ được kế toán ghi vào các sổ sau:
Bảng kê nhập vật liệu: được lập vào cuối kỳ, được lập cho từng tập chứng từ đã phận loại. Chứng từ nhập được phân loại theo đối tượng người cung cấp nếu cơ sở người cung cấp cũng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ được lập riêng. Đối với những chứng từ này lại tiếp tục phân loại theo hình thức tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng hoặc mua NVL chưa thanh toán.
Chứng từ ghi sổ: được lập dựa vào số liệu tổng hợp trên bảng kê vào cuối kỳ Sổ chi tiết thanh toán vơis người bán: được mở để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với người bán mỗi đơn vị bán đi được mở trên một trang sổ(hoặc vài trang) tuỳ theo nhiệm vụ phát sinh nhiều hay ít. Sổ chi tiết đầu quý 3 năm 2005 là số dư cuối quý 2 năm 2005 chuyển sang. Trong kỳ các nghiệp vụ mua NVL liên quan đến công nợ phải trả người bán sẽ ghi vào bên có TK 331. Khi thanh toán sẽ ghi vào bên Nợ Tk 331 cuối kỳ tính cộng số phát sinh có tính ra số dư cuối kỳ.
Sổ chi tiết tiền mặt: được dùng để theo dõi nghiệp vụ thu chi tiền mặt phát sinh trong kỳ. Các nghệp vụ liên quan đến chi tiền mua NVl được ghi vào cột ghi Nợ Tk 152 và ghi có Tk 111 cuối kỳ tổng hợp số liệu tính ra số dư cuối kỳ đồng thời lập chứng
từ ghi sổ có thể minh hoạ bằng số liệu thực tế tình hình nhập NVl trong quý 3 năm 2005 như sau: