Mụi trường kiểm soỏt là những yếu tố bờn trong và bờn ngoài đơn vị cú ảnh hưởng đến việc thiết kế, hoạt động của cỏc loại hỡnh KSNB tồn tại trong doanh nghiệp. Khi tỡm hiểu đỏnh giỏ mụi trường kiểm soỏt thỡ một yếu tố mà cỏc KTV của Cụng ty A&C quan tõm nhất chớnh là tớnh liờm chớnh và thỏi độ làm việc của Ban Giỏm đốc. Bởi vỡ thỏi độ làm việc và tớnh liờm chớnh của Ban Giỏm đốc cú ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của hệ thống KSNB.
Nếu Ban Giỏm đốc nhỡn nhận rằng KSNB chớnh là một cỏch giỳp cho hoạt động của doanh nghiệp cú hiệu quả hơn thỡ việc thiết lập và thực hiện cỏc thủ tục kiểm soỏt cũng sẽ được quan tõm đỳng mức do đú, hệ thống KSNB cũng sẽ đạt được sự tin tưởng hơn. Ngược lại, nếu Ban Giỏm đốc khụng quan tõm đến việc KSNB thỡ khi đú cỏc thủ tục kiểm soỏt cũng sẽ khụng được cỏc nhõn viờn trong doanh nghiệp tuõn thủ một cỏch nghiờm ngặt do vậy hệ thống KSNB cũng sẽ khụng hiệu quả.
Để tỡm hiểu mụi trường kiểm soỏt, KTV của Cụng ty A&C thường gặp mặt trực tiếp để phỏng vấn Ban lónh đạo Cụng ty khỏch hàng, qua buổi tiếp xỳc KTV sẽ đỏnh giỏ phong cỏch quản lý của Ban Giỏm đốc như thế nào: quan liờu hay tỉ mỉ, chi tiết hay phong cỏch thoỏng nhưng chặt chẽ, kiểm soỏt vĩ mụ là chủ yếu hay phong cỏch quản lý mang nặng tớnh hành chớnh…Bờn cạnh đú, Cụng ty A&C cũn sử dụng bảng cõu hỏi đưa đến cỏc nhõn viờn trong Cụng ty khỏch hàng nhằm tỡm hiểu thụng tin về mụi trường kiểm soỏt. Sau đú, KTV sẽ tự tổng hợp và đỏnh giỏ về mụi trường kiểm soỏt của khỏch hàng.
Đối với khỏch hàng thường xuyờn thỡ việc tỡm hiểu về mụi trường kiểm soỏt của khỏch hàng thường đơn giản hơn khi dựa vào thụng tin trong hồ sơ kiểm toỏn năm trước. Cũn đối với khỏch hàng mới thỡ KTV bờn cạnh việc thực hiện cỏc cụng việc như với khỏch hàng thường xuyờn nhưng phạm vi thu thập thụng tin rộng hơn, KTV chủ yếu quan tõm đến những thay đổi cơ bản trong năm tài chớnh 2009 vỡ cú ảnh hưởng trực tiếp đến mụi trường kiểm soỏt.
Đối với khỏch hàng mới của Cụng ty A&C là Cụng ty JQK, KTV được biết trong năm tài chớnh 2009, Cụng ty đó cú thay đổi về mặt nhõn sự trong Ban Giỏm đốc và Hội đồng quản trị, qua đú cú thể làm tăng rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt. Qua tiếp xỳc, KTV cú nhận xột ban lónh đạo mới cú nhận thức đầy đủ về vai trũ của hệ thống KSNB và cũng tớch cực xõy dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB. Ban lónh đạo cũng cú thờm những quy định về quyền hạn cụ thể của mỗi thành viờn trong Ban Giỏm đốc và cỏc bộ phận chức năng khỏc.
Tại Cụng ty A&C, KTV sử dụng bảng cõu hỏi đó được thiết kế trước để đỏnh giỏ mụi trường kiểm soỏt của khỏch thể kiểm toỏn. Căn cứ vào đặc điểm và tỡnh hỡnh cụ thể của từng doanh nghiệp mà KTV đưa ra cõu hỏi cho phự hợp.
Biểu 1.6: Bảng cõu hỏi đỏnh giỏ mụi trường kiểm soỏt Cụng ty JQK
Clients: Cụng ty JQK W.P.Ref.No. Notes of Accounts: Tỡm hiểu mụi trường kiểm soỏt File No.
Year End: 31/12/2009
BẢNG CÂU HỎI ĐÁNH GIÁ MễI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
STT Cỏc vấn đề cần tỡm hiểu Cú Khụng Ghi chỳ
1 BGĐ cú nhận được thường xuyờn và đầy đủ cỏc thụng tin cần thiết cho việc giỏm sỏt, điều hành? X
Hàng ngày 2
BGĐ cú tổ chức thường xuyờn cỏc cuộc họp để cập nhật tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh, tỡnh hỡnh tài chớnh khụng?
X Hàng
tuần 3 Đối với cỏc trường hợp bất thường, BGĐ cú biện
phỏp xử lý kịp thời khụng? X
4 BGĐ cú lưu ý đến việc đỏnh giỏ hoạt động của
nhõn viờn cấp dưới khụng? X Hàng quý
5 BGĐ cú thận trọng trong việc trỡnh bày và cụng
bố bỏo cỏo tài chớnh khụng? X
(Nguồn: Giấy tờ làm việc của Chi nhỏnh Cụng ty A&C tại Hà Nội)
Thụng qua cỏc cõu hỏi đỏnh giỏ mụi trường kiểm soỏt, KTV sẽ cú được đỏnh giỏ về mụi trường kiểm soỏt của Cụng ty JQK thụng qua cỏc thụng tin thu thập được:
Biểu 1.7 Đỏnh giỏ mụi trường KSNB tại Cụng ty JQK
CễNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN A&C Clients: Cụng ty JQK W.P.Ref.No. Notes of Accounts: Đỏnh giỏmụi trường kiểm soỏt File No.
Year End: 31/12/2009
- Ban Giỏm Đốc cú trỡnh độ, năng lực, quan tõm tới cụng tỏc tài chớnh kế toỏn, quan tõm đến cụng tỏc kiểm soỏt trong đơn vị.
KTV tin tưởng vào tớnh liờm chớnh của Ban Giỏm đốc
- Cỏc điều lệ tổ chức Cụng ty được quy định một cỏch rừ ràng, cơ cấu tổ chức phự hợp với quy mụ và đặc điểm HĐKD của đơn vị. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cỏc thủ tục phờ chuẩn, xột duyệt cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được thực hiện ở đỳng cấp cú thẩm quyền, đồng thời tại đơn vị cũng đó hiện diện cỏc thủ tục kiểm soỏt nội bộ đối với tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
- Cụng ty cú phõn cấp phờ duyệt đối với cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh nhằm giảm bớt khối lượng cụng việc đối với Giỏm đốc.
* Tồn tại:
- Đơn vị chưa cú chớnh sỏch rừ ràng về việc thuờ mướn, tuyển dụng, đào tạo, đỏnh giỏ nõng bậc và quỏ trỡnh thuyờn chuyển nhõn viờn trong đơn vị.
- Cụng tỏc lập kế hoạch và lập dự toỏn tiến hành chưa thật thường xuyờn, đồng bộ và khoa học.
- Quy định về thanh toỏn và chứng từ thanh toỏn đang dựa theo những quy định chung hiện hành của Nhà nước, Cụng ty chưa xõy dựng được quy định riờng.
Đỏnh giỏ mụi trường kiểm soỏt ở mức Trung Bỡnh Khỏ
(Nguồn: Giấy tờ làm việc của Chi nhỏnh Cụng ty A&C tại Hà Nội)
Đối với Cụng ty ABC là khỏch hàng thường niờn của Cụng ty, sau khi tỡm hiểu, KTV kết luận sơ bộ: Trong năm tài chớnh 2009 Cụng ty khụng cú sự thay đổi về mặt nhõn sự trong Hội đồng quản trị và Ban Giỏm đốc cũng như chớnh sỏch kế toỏn Cụng ty đang ỏp dụng. KTV cũn kiểm tra việc khắc phục cỏc vấn đề tồn tại đó được nờu ra trong Bỏo cỏo kiểm toỏn năm 2008 như một số khoản chi tiền mặt nhỏ phục vụ cho hoạt động của Cụng ty khụng cú chữ ký của thành viờn Ban Giỏm đốc, một số khoản chi cú số tiền lớn khụng thực hiện qua ngõn hàng mà chi tiờu trực tiếp bằng tiền mặt, chớnh sỏch tạm ứng và hoàn ứng cũn chưa chặt chẽ như khụng rừ thời gian hoàn ứng…Ban Giỏm đốc đó giải trỡnh quy chế về thu chi đối với những khoản chi lớn hơn 5 triệu đồng phải được phờ duyệt bởi Giỏm đốc, cũn những khoản chi nhỏ hơn 5 triệu đồng sẽ do Phú Giỏm đốc phờ duyệt, những khoản chi lớn hơn 10 triệu
đồng đều được thực hiện qua ngõn hàng…KTV đó thu thập một số phiếu chi và chứng từ tạm ứng để kiểm tra thỡ nhận thấy thụng tin mà Ban Giỏm đốc cung cấp là hoàn toàn chớnh xỏc.
Qua đú, KTV của Cụng ty A&C đỏnh giỏ mụi trường kiểm soỏt của Cụng ty ABC là khỏ.
Như vậy, đối với khỏch hàng thường niờn như Cụng ty ABC, KTV chỉ cần tỡm hiểu thờm những thụng tin thay đổi trong năm tài chớnh 2009 do đó cú những hiểu biết về Cụng ty cũn đối với khỏch hàng mới như Cụng ty JQK, bờn cạnh việc phỏng vấn Ban Giỏm đốc Cụng ty khỏch hàng cũn thiết kế bảng cõu hỏi đỏnh giỏ mụi trường kiểm soỏt.
1.3.2.2 Tỡm hiểu hệ thống kế toỏn
Hệ thống kế toỏn luụn đúng vai trũ quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, ghi chộp và phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và giỳp cho Ban Giỏm đốc cú thể đưa ra cỏc quyết định quản trị đỳng đắn.
Mặt khỏc, trong tỡnh hỡnh việc ỏp dụng cỏc quy định về tài chớnh kế toỏn của cỏc doanh nghiệp cũn nhiều lỳng tỳng, hạn chế do đú, tại Cụng ty A&C, việc tỡm hiểu hệ thống kế toỏn của khỏch hàng khụng thể thiếu trong khõu lập kế hoạch kiểm toỏn núi riờng và trong quy trỡnh kiểm toỏn núi chung. KTV cần đỏnh giỏ những điểm mạnh, điểm yếu trong hệ thống kế toỏn để xỏc định mức độ tin cậy vào hệ thống kế toỏn, xỏc định rủi ro trong cỏc phần hành để cú thể tăng hoặc giảm mức độ và phạm vi trong từng phần hành. KTV sử dụng cỏc kỹ thuật phỏng vấn, quan sỏt và thu thập tài liệu trong quỏ trỡnh soỏt xột hệ thống kế toỏn. Thụng thường cụng việc bao gồm:
KTV yờu cầu kế toỏn trưởng cung cấp cỏc tài liệu liờn quan đến cỏc chớnh sỏch kế toỏn, hệ thống tài khoản và sơ đồ hạch toỏn của đơn vị (đó được thụng qua BTC)
Phỏng vấn kế toỏn trưởng và kế toỏn viờn về quy trỡnh hạch toỏn, hỡnh thức ghi chộp, việc lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sỏch, sự phõn cụng nhiệm vụ của nhõn viờn kế toỏn.
Quan sỏt hệ thống chứng từ kế toỏn, sổ sỏch và quỏ trỡnh ghi chộp, sử dụng hệ thống mỏy tớnh của nhõn viờn kế toỏn để đỏnh giỏ việc hạch toỏn này cú tuõn thủ quy định của BTC khụng.
Biểu 1.8 Cõu hỏi KSNB về hệ thống kế toỏn ỏp dụng cho cỏc đơn vị kiểm toỏn của Cụng ty A&C (trớch)
1. Sổ cỏi Cú/Khụng Giải thớch
1.1 Sổ cỏi cú được cập nhật nhanh chúng khụng? 1.2 Cỏc nhật ký cú chứng từ đầy đủ và được phờ
duyệt đỳng khụng?
1.3 Tài khoản Chờnh lệch chờ xử lý cú bị cấm khụng sử dụng khụng?
1.4 Khi tài khoản Chờnh lệch chờ xử lý được sử dụng, nú cú được làm rừ, xử lý trong thời gian ngắn và cú chứng từ chứng minh khụng? 1.5 Cú sự mụ tả rừ ràng về nội dung hạch toỏn
trong mỗi tài khoản sổ cỏi khụng?
2. TSCĐ hữu hỡnh
2.1 Khỏch hàng cú lập sổ chi tiết cho TSCĐ hữu hỡnh khụng?
2.2 Sổ chi tiết cú được cập nhật thường xuyờn khụng?
2.3 Cỏc tài sản lỗi thời cú được xúa sổ sau khi cú sự phờ duyệt và sổ chi tiết cú được cập nhật khụng? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.4 Việc đối chiếu định kỳ cú được thực hiện giữa Cỏc tài sản trong sổ chi tiết và kiểm kờ thực tế
khụng?
Số tổng cộng giữa sổ chi tiết và sổ cỏo khụng? 2.5 Tất cả cỏc tài sản cú được ghi chộp trong sổ cỏi
và sổ chi tiết ngay khi nhận được và được gắn thẻ để dễ nhận biết khụng?
2.6 Chớnh sỏch khấu hao cú được ỏp dụng nhất quỏn và tỷ lệ khấu hao cú phự hợp với thời gian hữu dụng ước tớnh khụng?
2.7 Thu nhập từ việc cho thuờ TSCĐ cú được trớch trước theo cỏc điều khoản của hợp đồng khụng?
2.8 Cú kiểm soỏt để đảm bảo tiền thu từ việc bỏn TSCĐ là phự hợp với cỏc điều khoản của hợp đồng và được ghi chộp vào sổ sỏch kế toỏn khụng?
2.9 TSCĐ cú được bảo vệ, đặc biệt khi ngừng sản xuất khụng?
2.10 TSCĐ cú được mua bảo hiểm khụng?
2.11 Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản cú được cất giữ an toàn khụng?
3. Cỏc khoản đầu tư
3.1 Cú chớnh sỏch đầu tư chớnh thức qui định cỏc loại đầu tư đơn vị cú thể thực hiện và cấp phờ duyệt cụ thể khụng?
3.2 Cú qui định mức đầu tư tối đa cho từng loại đầu tư khỏc nhau và sự phờ duyệt khụng? 3.3 Cú sự chấn thuận phự hợp cho cỏc khoản đầu
tư giới hạn cho phộp khụng? Kế toỏn và thu nhập
3.4 Cỏc khoản đầu tư cú được cập nhật đỳng sau khi cú sự phờ duyệt chứng từ bởi người cú thẩm quyền khụng?
3.5 Cú bảng kờ chi tiết / sổ chi tiết cho từng khoản đầu tư khụng? bảng kờ chi tiết / sổ chi tiết cú được đối chiếu với tài khoản kiểm soỏt và cỏc đối chiếu này cú được phờ duyệt khụng? 3.6 Bảng kờ thời gian đỏo hạn cú được giỏm sỏt để
đảm bảo cỏc khoản đầu tư được tỏi đầu tư khi đỏo hạn?
3.7 Cú kiểm soỏt kộp đối với cỏc khoản đầu tư thụng qua thương lượng khụng?
3.8 Thu nhập từ cỏc khoản đầu tư cú được tớnh toỏn định kỳ khụng?
Đỏnh giỏ
3.9 Cú thủ tục thớch hợp để đỏnh giỏ tất cả cỏc khoản đầu tư bao gồm cả cơ sở xỏc định giỏ trị hợp lý khụng?
(Nguồn: Giấy tờ làm việc của Chi nhỏnh Cụng ty A&C tại Hà Nội)
Biểu 1.9: Quy trỡnh soỏt xột hệ thống kế toỏn ỏp dụng cho cụng ty JQK
CễNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN A&C
Clients: Cụng ty JQK W.P.Ref.No. Notes of Accounts: Tỡm hiểu hệ thống kế toỏn File No.
Year End: 31/12/2009
1. Nhõn sự
- Kế toỏn trưởng : Bà Vũ Ngọc Thanh Mai - Kế toỏn tổng hợp: ễng Nguyễn Bỏ Cường
2. Hỡnh thức cụng tỏc kế toỏn, niờn độ kế toỏn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng: Nhật ký chung - Niờn độ kế toỏn từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.
Bảng cõu hỏi tỡm hiểu hệ thống kế toỏn
STT NễI DUNG Cú/Khụng Ảnh hưởng
BCTC
1 Hệ thống kế toỏn của doanh nghiệp cú phự hợp với văn bản
phỏp quy quy định về chế độ kế toỏn hiện hành hay khụng? Cú 2 Cỏc chớnh sỏch kế toỏn chủ yếu của doanh nghiệp cú phự
hợp với chuẩn mực kế toỏn Việt Nam ở Quốc tế hay khụng? Cú 3 Chứng từ cú đảm bảo đầy đủ cho việc ghi sổ kế toỏn khụng? Cú 4
Việc lập, ghi chộp, sử dụng và bảo quản sổ sỏch kế toỏn cú đảm bảo đầy đủ, kịp thời, đỳng mẫu biểu để phục vụ cho việc lập cỏc Bỏo cỏo hay khụng?
Cú 5 Kiểm tra việc lập, luõn chuyển, sử dụng, bảo quản chứng
từ cú chớnh xỏc, kịp thời và đỳng biểu mẫu quy định khụng? Cú 6 Việc tớnh toỏn, ghi sổ, cộng dồn, chuyển sổ cú đảm bảo tớnh
chớnh xỏc, hợp lý? Cú
7 Đơn vị tiền tệ sử dụng cú nhất quỏn khụng? Cú
8 Nguyờn tắc hạch toỏn ngoại tệ? Cú
9 Cơ cấu tổ chức và trỡnh độ đội ngũ kế toỏn viờn của đơn vị
10 Niờn độ kế toỏn và yờu cầu của việc lập BCTC Cú
3. Phần mềm kế toỏn:
- Phần mềm Compas X
- Đơn vị cung cấp: Cụng ty Multi – tech - Thời điểm bắt đầu sử dụng: 05/2007
4.Chớnh sỏch khấu hao TSCĐ
- Phương phỏp khấu hao đường thẳng.
- Mức khấu hao năm 2009 phự hợp với hướng dẫn của cỏc văn bản hiện hành của BTC - Số năm sử dụng của cỏc loại TSCĐ được ỏp dụng như sau:
TSCĐ Số năm sử dụng
(năm)
1. Nhà cửa, vật kiến trỳc 15
2. Mỏy múc thiết bị 6-8
4. Thiết bị văn phũng 3-5
5. Hàng tồn kho và phương phỏp tớnh giỏ thành
+ Nguyờn tắc đỏnh giỏ: trờn cơ sở giỏ gốc + Phương phỏp hạch toỏn: kờ khai thường xuyờn
+ Phương phỏp đỏnh giỏ NVL, CCDC tồn kho: bỡnh quõn gia quyền 6. Phương phỏp ghi nhận doanh thu và chi phớ:
Doanh thu được ghi nhận tại thời điểm sản phẩm, hàng hoỏ đuợc xỏc định là tiờu thụ (khỏch hàng chấp nhận thanh toỏn) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chớnh sỏch dự phũng nợ phải thu khú đũi - Chớnh sỏch phõn bổ
- Chớnh sỏch tiền lương - Chớnh sỏch quản lý chi phớ
- Chớnh sỏch hoa hồng, chiết khấu, giảm giỏ
7. Ảnh hưởng của chớnh sỏch mới về kế toỏn và kiểm toỏn
8. Yờu cầu về bỏo cỏo tài chớnh
- Bỏo cỏo tài chớnh hàng thỏng Cú Khụng - Bỏo cỏo tài chớnh hàng quý Cú Khụng 9. Thụng tin khỏc
10. Kết luận và đỏnh giỏ mụi trường kiểm soỏt, hệ thống kế toỏn và hệ thống KSNB là đỏng tin cậy và hiệu quả
Cao Trung bỡnh Thấp
(Nguồn: Giấy tờ làm việc của Chi nhỏnh Cụng ty A&C tại Hà Nội)
X
X
Với Cụng ty ABC, trỡnh tự đỏnh giỏ hệ thống kế toỏn cũng theo cỏc bước tương tự như đối với Cụng ty JQK. Cuối cựng, KTV cũng đưa ra những nhận xột ban đầu: tổ chức kế toỏn tại đơn vị trong năm tài chớnh 2009 khụng cú gỡ thay đổi so với năm 2008, cỏc thụng tin về hệ thống kế toỏn được chuyển từ hồ sơ kiểm toỏn năm