TỒN KHO TẠI CễNG TY THễNG TIN VIỄN THễNG ĐIỆN LỰC 3.1Đỏnh giỏ thực trạng kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty thụng
tin viễn thụng điện lực :
3.1.1Ưu điểm của kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực:
3.1.1.1Về cụng tỏc quản lý hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực:
Một là, Cụng tỏc quản lý hàng tồn kho được Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực thực hiện khỏ chặt chẽ và khoa học từ khõu thu mua đến khõu bảo quản, sử dụng.
Hai là, Cụng ty hiện đang theo dừi, quản lý hàng tồn kho với sự hỗ trợ của chương trỡnh quản lý tài chớnh - kế toỏn FMISAPPLICATION theo hỡnh thức sổ nhật ký chung.
Chương trỡnh quản lý tài chớnh - kế toỏn FMISAPPLICATION giỳp giảm nhẹ được khối lượng lớn cụng việc cho kế toỏn, đặc biệt là cụng việc kế toỏn cuối kỳ.
Ba là, Cụng tỏc quản lý cỏc nghiệp vụ hàng tồn kho được theo dừi đồng thời ở cả phũng vật tư và phũng kế toỏn.
Bốn là, Cụng tỏc kiểm kờ vật tư, hàng hoỏ (được thực hiện đột xuất và định kỳ) tại cụng ty được thực hiện khỏ đều đặn, tuõn thủ cỏc quy định của Nhà nước và của Tập đoàn điện lực Việt Nam.
Năm là, Nhõn viờn trong bộ mỏy kế toỏn của cụng ty phần lớn đều cú trỡnh độ đại học, am hiểu về lĩnh vực viễn thụng.
Sỏu là, cụng ty cũn xõy dụng hệ thống danh điểm vật tư đối với từng loại vật tư, hàng hoỏ để thuận tiện cho quỏ trỡnh quản lý và cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn.
3.1.1.2 Về kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại cụng ty:
Một là:Về tổ chức hạch toỏn ban đầu
Mọi nghiệp vụ nhập xuất đều được cụng ty lập chứng từ một cỏch đầy đủ. Quy trỡnh luõn chuyển cỏc bộ chứng từ được thực hiện rất chặt chẽ, thuận tiện cho cụng tỏc nhập, xuất kho nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ, hàng hoỏ.
Hai là:Về sử dụng tài khoản
Với lĩnh vực kinh doanh đặc thự, Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực đó và đang ỏp dụng hệ thống tài khoản của ngành điện do Bộ tài chớnh phờ duyệt. Trong đú việc sử dụng hệ thống tài khoản riờng về hàng tồn kho giỳp cho cụng tỏc kế toỏn, kiểm tra, kiểm soỏt về nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ, hàng hoỏ của cụng ty được cụ thể và chớnh xỏc hơn đỏp ứng được yờu cầu quản lý, theo dừi chỉ tiờu hàng tồn kho.
Ba là:Về trỡnh tự và phương phỏp hạch toỏn
Kế toỏn hàng tồn kho của cụng ty được ỏp dụng theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn, kế toỏn chi tiết hàng tồn kho sử dụng phương phỏp thẻ song song và phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho tại cụng ty là Nhập trước
xuất trước được ỏp dụng thống nhất trong cỏc kỳ hạch toỏn, giỳp phản ỏnh thường xuyờn tỡnh hỡnh nhập, xuất vật tư, hàng hoỏ. Đồng thời cung cấp thụng tin về hàng tồn kho một cỏch kịp thời tạo điều kiện cho việc kiểm soỏt được chi phớ, trỏnh ứ đọng vốn.
Bốn là: Về tổ chức hệ thống sổ sỏch kế toỏn:
Với sổ nhật ký chung đang sử dụng tại cụng ty, cỏc cột “Đó ghi sổ cỏi” và cột “Số thứ tự dũng ” đó được cụng ty lược bỏ, đồng thời cụng ty cũng khụng theo dừi nội dung “Sổ này cú … trang, đỏnh số từ trang số 01 đến trang…” bởi cỏc nội dung này chỉ cú ý nghĩa đối với cụng tỏc kế toỏn thủ cụng. Bờn cạnh đú, mẫu sổ nhật ký chung của cụng ty cú cột số thứ tự để theo dừi số lượng cỏc bỳt toỏn đơn được cập nhật vào chương trỡnh (đối với cỏc bỳt toỏn kộp được chương trỡnh tự động chuyển về dạng bỳt toỏn đơn rồi mới cập nhật).
Với Sổ chi tiết tài khoản đang sử dụng tại cụng ty, nội dung sổ cú theo dừi cột “Họ và tờn” của người đứng tờn trờn chứng từ. Việc theo dừi này rất phự hợp với đặc điểm kinh doanh của cụng ty là cỏc nghiệp vụ kinh tế thường phỏt sinh với giỏ trị lớn nờn theo dừi chi tiết sẽ giỳp nhà quản lý xỏc định trỏch nhiệm, nguyờn nhõn một cỏch nhanh chúng.
Với mẫu Sổ cỏi cụng ty đang dựng so với mẫu quy định của Bộ tài chớnh, cũng được lược bỏ đi một số cột giống sổ Nhật ký chung do cụng tỏc kế toỏn đó được hỗ trợ với tớnh năng tự động chuyển sổ của chương trỡnh phần mềm kế toỏn tại cụng ty.
3.1.2Những hạn chế trong kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực
Bờn cạnh những ưu điểm trong kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực cũn cú một số hạn chế như sau:
3.1.2.1 Về cụng tỏc quản lý hàng tồn kho:
Một là, phần mềm kế toỏn của cụng ty vẫn đang trong giai đoạn hoàn thiện; một số tớnh năng khụng sử dụng được như: theo dừi vật tư, hàng hoỏ cấp phỏt…Ngoài ra, chương trỡnh chưa hỗ trợ nhập cỏc phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý.
Chương trỡnh kế toỏn FMIS Application chưa bao quỏt được hết cỏc nghiệp vụ đặc thự của hoạt động kinh doanh viễn thụng. Cụ thể: chưa cú phõn hệ viễn thụng riờng trong chương trỡnh kế toỏn và chương trỡnh vật tư; cỏc bỏo cỏo hàng tồn kho của một số loại vật tư, hàng hoỏ chưa cú chỉ tiờu về thời hạn
Thờm vào đú, trường hợp hàng về nhưng hoỏ đơn chưa về, theo quy định kế toỏn phải hạch toỏn theo giỏ tạm tớnh sau đú khi hoỏ đơn về kế toỏn điều chỉnh theo giỏ thực tế. Song do chương trỡnh vật tư chưa hỗ trợ tớnh năng điều chỉnh giỏ nhập, xuất nờn kế toỏn phải thực hiện cỏc bỳt toỏn này trờn chương trỡnh kế toỏn. Điều này sẽ gõy ra chờnh lệch về mặt giỏ trị giữa số liệu trờn chương trỡnh vật tư và chương trỡnh kế toỏn.
Hai là, Cụng tỏc đối chiếu vật tư hiện chưa được kịp thời, một số loại vật tư nhỏ lẻ khụng được đối chiếu một cỏch thường xuyờn làm mất đi tớnh chất kịp thời của việc đối chiếu.
Ba là, đối với cụng tỏc kiểm kờ hàng tồn kho cuối kỳ:
Tại phũng vật tư, trước khi đối chiếu về số lượng hàng tồn kho với kế toỏn, phũng vật tư của cụng ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu với cỏc trung tõm, cỏc đại lý. Tuy nhiờn cụng tỏc đối chiếu này được tiến hành chưa được thường xuyờn, liờn tục với một số trung tõm và đại lý trong cỏc kỳ.
Tại kho, đột xuất và định kỳ cuối năm cụng ty tiến hành kiểm kờ lượng hàng tồn kho nhưng chỉ kiểm tra được về mặt số lượng chưa cú sự kiểm định về chất lượng của hàng cũn trong kho.
Bốn là, số lượng nhõn viờn kế toỏn phụ trỏch về vật tư cũn thiếu dẫn đến cụng tỏc kiểm tra, đối chiếu định kỳ về hàng tồn kho giữa phũng kế toỏn với cỏc đại lý, cỏc trung tõm… chưa thực đầy đủ và đều đặn.
Mặt khỏc, do kinh doanh trờn địa bàn trải rộng, việc bỏn hàng được thực hiện chủ yếu qua cỏc đại lý, sự phối hợp giữa cỏc đại lý điện lực trong ngành chưa nhịp nhàng, thủ tục hành chớnh tại cỏc đại lý điện lực cũn khỏ rườm rà, việc liờn lạc chủ yếu qua điện thoại, cụng văn nờn cụng tỏc kiểm kờ, đối chiếu hàng hoỏ xuất, nhập, tồn kho tại cỏc đại lý gặp nhiều khú khăn và thường bị chậm hơn so với yờu cầu đề ra.
3.1.2.2 Về kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho:
Một là:Về tổ chức hạch toỏn ban đầu
Cỏc phiếu nhập xuất thẳng (nhập, xuất khụng qua kho) tại cụng ty chưa được lập kịp thời, thường bị muộn hơn với thực tế nhập xuất khoảng 2-3 ngày, cỏ biệt cú trường hợp chậm gần 2 tuần khiến cho thụng tin do cả kế toỏn và vật tư cung cấp đều thiếu tớnh chớnh xỏc và khụng kịp thời (ngày nhập, xuất bị muộn hơn so với ngày thực tế nghiệp vụ diễn ra).
Thời gian luõn chuyển chứng từ ở một số khõu cũn chưa thực phự hợp đú là:
Định kỳ 10 ngày một lần thủ kho đến đối chiếu số lượng hàng nhập, xuất và lượng tồn kho với phũng vật tư. Với thực tế này ở cụng ty sẽ dẫn đến việc khụng kịp thời điều chỉnh cỏc sai lệch giữa thủ kho và phũng vật tư.
Định kỳ 15 ngày một lần kế toỏn mới xuống kho để nhận cỏc chứng từ từ thủ kho về để hạch toỏn. Điều này làm cho việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ phỏt sinh vào cỏc sổ sỏch kế toỏn bị chậm chễ.
Hai là: Về sử dụng tài khoản và trỡnh tự hạch toỏn:
Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực là một đơn vị cú chỉ tiờu về hàng tồn kho rất lớn với nhiều chủng loại vật tư, hàng hoỏ. Chớnh vỡ vậy cụng ty đó tổ chức theo dừi và quản lý hàng tồn kho theo cấp đối tượng từ cỏc chủng loại vật tư, hàng hoỏ đến cỏc kho. Tuy nhiờn với việc theo dừi chi tiết này, cụng ty phải theo dừi, quản lý một số lượng đối tượng lớn ngay từ cấp đầu tiờn.
Hiện nay, Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực vẫn chưa sử dụng một số tài khoản trong nhúm tài khoản hàng tồn kho theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 do Bộ tài chớnh ban hành. Cụ thể:
- Cụng ty khụng trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho nờn cũng khụng sử dụng tài khoản 159.
Điều này một mặt khụng phự hợp với nguyờn tắc thận trọng của kế toỏn, mặt khỏc khụng phản ỏnh đỳng giỏ trị về hàng tồn kho trờn khoản mục hàng tồn kho tại bảng cõn đối kế toỏn (mẫu số B01-DN, mó số 140).
- Bờn cạnh đú, cụng ty cũng khụng sử dụng tài khoản 1562 – “Chi phớ thu mua hàng hoỏ”. Toàn bộ chi phớ thu mua hàng hoỏ được cộng vào giỏ mua và hạch toỏn trờn tài khoản 1561- “Giỏ mua hàng hoỏ”. Việc khụng tỏch bạch giữa giỏ mua với chi phớ thu mua hàng hoỏ và hạch toỏn chung trờn tài khoản 1561, dễ gõy nhầm lẫn giữa cỏc nội dung chi phớ và làm cho cụng ty gặp nhiều khú khăn trong nỗ lực nhằm giảm cỏc chi phớ của quỏ trỡnh thu mua.
Ba là: về tổ chức hạch toỏn linh phụ kiện phục vụ bảo hành.
Phũng vật tư và kế toỏn hoàn toàn khụng theo dừi thờm quỏ trỡnh xuất linh kiện phục vụ bảo hành cho khỏch hàng tại bộ phận bảo hành mà giao việc quản lý linh kiện phục vụ bảo hành cho tổ bảo hành.
Vớ dụ: ngày 20/3/2007, phũng vật tư xuất 20 anten mỏy điện thoại U100 cho bộ phận bảo hành.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toỏn ỏp giỏ theo phương phỏp Nhập trước xuất trước và định khoản:
Nợ TK 13881- “Phải thu khỏc - Tiền Việt Nam” chi tiết bộ phận bảo hành Cú TK 1561 – Chi tiết theo chủng loại anten và theo kho
Sau đú, căn cứ vào Bảng kờ đổi bảo hành đớnh kốm cỏc Phiếu yờu cầu đổi linh kiện bảo hành cú chữ ký khỏch hàng, kế toỏn hạch toỏn:
Nợ TK 6415 – “ chi phớ quản lý - chi phớ bảo hành” Cú TK 13881- chi tiết bộ phận bảo hành
Điều này dẫn tới số hàng hoỏ tồn tại thời điểm lập bỏo cỏo kế toỏn khụng được phản ỏnh một cỏch chớnh xỏc.
Bốn là:Về tổ chức hệ thống sổ sỏch kế toỏn:
Một số nội dung trờn sổ kế toỏn của cụng ty cũn chưa phự hợp với mẫu sổ thống nhất của Bộ tài chớnh quy định tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006.
Với mẫu sổ tổng hợp:
Mẫu sổ Nhật ký chung: khụng cú cột “Ngày thỏng ghi sổ” nờn khụng theo dừi được việc ghi chộp của kế toỏn cú thường xuyờn hay khụng. Mẫu sổ Nhật ký chung này cũn khụng cú mục ký duyệt của Giỏm đốc do đú làm giảm hiệu lực về quản lý trong việc thực hiện cụng tỏc ghi sổ.
Mẫu Sổ cỏi: tồn tại một số hạn chế như: khụng cú cột “ngày, thỏng ghi sổ”; khụng cú mục ký duyệt của giỏm đốc. Ngoài ra nội dung của Sổ cỏi cụng ty đang sử dụng cũn thiếu mục “Cộng luỹ kế từ đầu quý”.
Với mẫu Sổ chi tiết tài khoản
Biểu mẫu sổ của cụng ty khụng đề cập đến nội dung “Tờn kho” và “tờn sản phẩm, hàng hoỏ”. Theo quy định của QĐ15/2006/QĐ-BTC thỡ Sổ chi tiết tài khoản (Sản phẩm, hàng hoỏ) tại cụng ty sử dụng cũn thiếu cột “Đơn giỏ” và cột “Số lượng” của chỉ tiờu Nhập, Xuất, Tồn. Đặc biệt đối với cụng tỏc quản trị hàng tồn kho nếu sử dụng
thụng tin trờn sổ sẽ gặp khú khăn trong việc đỏnh giỏ tỡnh hỡnh cũng như đưa ra giải phỏp cho từng loại hàng hoỏ, vật tư. Sổ này cũng thiếu mục ký duyệt của Giỏm đốc.
Mẫu thẻ kho: Cụng ty vẫn đang sử dụng Thẻ kho (là từng tờ Thẻ kho rời) do đú khi ghi chộp trờn từng Thẻ kho cần phải cú nội dung về “Tờ số …”. Bờn cạnh đú cũn cú hiện tượng, ngày lập phiếu nhập hay xuất kho khụng trựng với ngày thủ kho nhập, xuất kho nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ, hàng hoỏ do đú mẫu thẻ kho của cụng ty mới đang chỉ cú cột ngày, thỏng của chứng từ là chưa đầy đủ dẫn đến đụi khi thủ kho sẽ phản ỏnh thời gian nhập, xuất thực tế khụng chớnh xỏc.
3.2Sự cần thiết và yờu cầu hoàn thiện kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực:
3.2.1Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho:
Trong những năm qua sự thành cụng trong hoạt động của cụng ty cú sự đúng gúp lớn của cụng tỏc quản lý, điều hành hoạt động sản xuất - kinh doanh. Tuy nhiờn đứng trước tỡnh hỡnh mở cửa thị trường viễn thụng, cạnh tranh ngày càng gay gắt thỡ việc hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh Tập đoàn giao ngày càng trở nờn khú khăn đũi hỏi cụng ty phải đẩy mạnh đầu tư vào thị trường viễn thụng cụng cộng. Cựng với việc mở rộng cỏc dự ỏn đầu tư, vật tư, tài sản luõn chuyển tại cụng ty thường xuyờn ở mức trờn 1000 tỷ đồng, một con số rất lớn đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Chớnh vỡ vậy việc hoàn thiện cụng tỏc quản lý vật tư, tài sản, trong đú cú cụng tỏc kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho cú vai trũ cực kỳ quan trọng.
3.2.2Yờu cầu của việc hoàn thiện kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực
Phải tuõn thủ chế độ tài chớnh kế toỏn hiện hành, cỏc văn bản phỏp luật của nhà nước cú liờn quan đồng thời hướng tới hoà nhập với cỏc thụng lệ chung và chuẩn mực kế toỏn quốc tế.
Phự hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh riờng của cụng ty. Việc vận dụng sỏng tạo chế độ kế toỏn tài chớnh và cụng tỏc hạch toỏn hàng tồn kho sẽ nõng cao hiệu quả của cụng tỏc kế toỏn. Đồng thời khụng trỏi với quy định chung.
Việc hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn phải được đặt ra trong mối quan hệ giữa chi phớ bỏ ra và lợi ớch đạt được vỡ mục đớch của hoàn thiện là nõng cao hiệu quả của cụng tỏc kế toỏn hàng tồn kho gúp phần vào cụng tỏc hạch toỏn chung của doanh nghiệp được thuận lợi.
Việc hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn hàng tồn kho phải hướng tới làm tốt hơn vai trũ cung cấp thụng tin của kế toỏn cho cụng tỏc quản trị trong nội bộ doanh nghiệp cũng như cỏc nhà quản lý tài chớnh.
3.2.3í nghĩa của việc hoàn thiện kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho tại Cụng ty thụng tin viễn thụng điện lực
Việc hoàn thiện kế toỏn nghiệp vụ hàng tồn kho giỳp cụng ty cú thể theo dừi một cỏch đầy đủ hơn, chi tiết hơn, kịp thời và chuẩn xỏc hơn cỏc