Trong cơ chế thị trường ngày nay, công tác kế toán ngày càng bộc lộ rõ vai trò quan trọng của mình, không chỉ dừng lại ở vai trò “tay hòm chìa khóa” của các doanh nghiệp mà hơn thế là người dẫn đường, là công cụ quản lý của chủ doanh nghiệp. Ý thức được điều đó, Quốc Minh luôn chú trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của hạch toán kế toán. Việc tổ chức công tác kế toán tại công ty đã đạt được nhiều thành tựu, cụ thể:
Về việc tổ chức bộ máy kế toán : Bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, chỉ có 5 người, phù hợp với quy mô của công ty, được tổ chức một cách tương đối chặt chẽ với đội ngũ nhân viên trẻ, có năng lực, nhiệt tình trong công việc, lại được phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể, phù hợp với trình độ, khả năng của mỗi người, giúp chuyên môn hoá bộ máy kế toán, tạo điều kiện cho mỗi người đi sâu tìm hiểu, nâng cao nghiệp vụ, phát huy hết khả năng của mình, góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính tại công ty.
Về việc tổ chức chứng từ: Tại công ty sử dụng hầu hết các mẫu chứng từ theo quyết định số 48/2006/ QĐ – BTC do Bộ Tài Chính ban hành. Hệ thống chứng từ được sử dụng, tổ chức một cách hợp pháp, hợp lệ. Chứng từ được sắp xếp một cách khoa học thuận tiện cho công tác hạch toán kế toán cũng như việc tra cứu thông tin, dữ liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng. Quá trình luân chuyển chứng từ được thực hiện một cách chặt chẽ, đảm bảo có sự phê duyệt của những người có thẩm quyền, trách nhiệm.
Về việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản được áp dụng theo quyết định số 48/2006/ QĐ – BTC, nhưng được chi tiết hoá một cách hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế của công ty, tạo điều kiện cho việc quản lý dễ dàng.
Về hình thức ghi sổ: Việc áp dụng hình thức Chứng từ - Ghi sổ tương đối đơn giản, dễ làm, phù hợp với quy mô, đặc điểm của công ty và rất thích hợp với kế toán máy. Năm 2006, công ty bắt đầu áp dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006 vào công tác hạch toán kế toán đã làm giảm đáng kể khối lượng công việc so với kế toán thủ công trước đây, tiết kiệm sức lao động, nâng cao hiệu quả công tác kế toán, đáp ứng yêu cầu quản trị và bắt kịp với tốc độ phát triển của nền kinh tế. Hơn nữa giúp việc cập nhật chứng từ, ghi sổ kế toán một cách nhanh chóng, chính xác, tránh được việc bỏ sót không ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh.
Về tổ chức hệ thống báo cáo: Hệ thống báo cáo được lập một cách đầy đủ, kịp thời và theo đúng chế độ hiện hành.
3.1.1.3/ Về kế toán tiêu thụ hàng hóa
Kế toán tiêu thụ hàng hóa là một bộ phận quan trọng trong công tác kế toán, có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp. Tại công ty, công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa được tổ chức tương đối tốt, đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý quá trình tiêu thụ.
Với đặc thù là doanh nghiệp thương mại, hàng hóa của công ty rất đa dạng về chủng loại, các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới hàng hóa nhiều, giá cả thường xuyên biến động. Do đó, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá hàng xuất kho theo phương pháp trung bình tháng là hợp lý, giúp cho việc hạch toán rõ ràng, đơn giản.
Việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song là phù hợp với doanh nghiệp. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu, cung cấp số liệu nhập – xuất – tồn của hàng hóa, giúp cho việc quản lý số lượng hàng hóa một cách dễ dàng, phục vụ cho việc quản lý tiêu thụ hàng hóa diễn ra nhịp nhàng, không bị gián đoạn do thiếu hàng và hàng tồn cũng không quá nhiều, gây ứ đọng vốn.
Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của từng nghiệp vụ, được cập nhật kịp thời vào phần mềm kế toán Fast Accounting. Nội dung các chứng từ được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, đảm bảo phản ánh đúng đắn nội dung kinh tế phát sinh. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách hợp lý, chặt chẽ, khoa học, tuân thủ đúng chế độ hiện hành.
Tài khoản sử dụng hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hóa tương đối đầy đủ. Sổ sách sử dụng tại công ty tương đối rõ ràng.
3.1.2/ Những hạn chế còn tồn tại
Bên cạnh những thành tựu đạt được trong công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ hàng hóa nói riêng, việc tổ chức kế toán tại công ty còn có những tồn tại cần được tiếp tục hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu quản lý tại công ty.
Thứ nhất, là công ty thương mại, để tiến hành kinh doanh thì công ty phải tiến hành mua hàng hóa nhập kho rồi sau đó mới đem đi tiêu thụ. Trong thời buổi thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, giá cả cũng như mẫu mã, chất lượng của sản phẩm thay đổi liên tục. Do đó việc giảm giá hàng tồn kho là không tránh khỏi. Tuy nhiên tại công ty chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này gây ảnh hưởng tới giá trị thực tế của hàng tồn kho có thể thực hiện được trên các báo cáo tài chính, làm giảm độ tin cậy của các báo cáo này. Từ đó dẫn tới các quyết định không đúng đắn của nhà quản trị.
Ví dụ như, căn cứ vào bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của hàng hóa tháng 12/2008, mặt hàng thảm T18 có giá gốc là 137.707,94 VNĐ/m2. Nhưng hiện nay, giá bán của mặt hàng này trên thị trường chỉ còn 130.000 VNĐ/m2. Tuy nhiên đến cuối tháng, kế toán vẫn không phản ánh sự giảm giá này vào sổ sách kế toán. Điều này sẽ khiến cho việc ghi nhận giá trị
hàng tồn kho cao hơn giá trị thực hiện được của nó, khiến tổng tài sản của doanh nghiệp sẽ cao hơn so với thực tế, gây hiểu lầm cho nhà quản trị. Từ đó dẫn tới các quyết định không chính xác của nhà quản trị công ty.
Thứ hai, thực tế hiện nay tại công ty có rất nhiều khách hàng thường sử dụng hình thức thanh toán là nợ và chấp nhận thanh toán. Nhiều khách hàng ở các tỉnh khác, nhiều trường hợp vì một lý do nào đó mà chậm hoặc không có khả năng thanh toán. Mặt khác, để đáp ứng nhu cầu phát triển, mở rộng hoạt động kinh doanh, thị trường tiêu thụ hàng hóa cũng như đối tượng khách hàng của công ty ngày trở nên đa dạng, phong phú. Do đó, rủi ro không thu hồi được nợ cũng tăng. Nhưng tại công ty hiện nay chưa tiến hành trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà chỉ khi nào các khoản này phát sinh thì mới trích lập. Điều này vi phạm nguyên tắc “thận trọng” trong công tác kế toán.
Đối với các khách hàng lớn, có mối quan hệ thân tín, làm ăn nhiều năm với công ty, việc xảy ra nợ khó đòi thường hiếm. Tuy nhiên với hình thức bán lẻ, việc chấp nhận thanh toán qua ngân hàng đối với những khách hàng ở xa hoặc số tiền giao dịch lớn đã khiến cho công ty phát sinh những khoản nợ khó đòi do thiếu thông tin về khách hàng. Những khoản nợ này thường quá hạn từ 3 tháng đến 1 năm. Công ty nên tiến hành trích lập các khoản nợ khó đòi này theo các quy định của Nhà nước, nhằm phản ánh chính xác tình hình công nợ của công ty, giúp nhà quản trị ra các quyết định hợp lý và đúng đắn.
Thứ ba, tại công ty, chi phí bán hàng đều được tập hợp chung vào tài khoản 6421, nhưng chưa chi tiết theo từng khoản mục phát sinh cũng như tại nơi phát sinh. Điều này ảnh hưởng đáng kể tới công tác quản lý nói chung và quản trị chi phí nói riêng. Do không chi tiết nên sẽ rất khó khăn khi nhà quản trị công ty muốn biết được chi phí của từng khoản mục, dẫn tới không đánh giá được hiệu quả của từng khoản mục chi phí cũng như hiệu quả sử
dụng chúng tại nơi phát sinh. Từ đó, nhà quản trị sẽ không đề ra được phương pháp quản lý chi phí bán hàng có hiệu quả.
Mặt khác, chi phí bán hàng được tập hợp chung cho cả 2 loại mặt hàng là hàng nội thất và hàng thiết bị truyền hình. Tuy nhiên tại công ty lại chưa có chính sách phân bổ chi phí bán hàng này cho từng mặt hàng, gây khó khăn cho nhà quản trị khi xác định hiệu quả kinh doanh cho từng loại hàng hóa. Do vậy, công ty cần tiến hành phân bổ chi phí bán hàng theo tiêu thức cụ thể.
Thứ tư, hiện nay công ty kinh doanh 2 loại mặt hàng chính là hàng nội thất và hàng thiết bị truyền hình. Việc ghi nhận giá trị của 2 mặt hàng này được tập hợp vào tài khoản 1561, chi tiết đến cấp 3:
15611 – Mặt hàng nội thất;
15612 – Mặt hàng thiết bị truyền hình.
Việc chi tiết chỉ dừng lại ở đó. Trong khi đó, mỗi loại mặt hàng lại có rất nhiều loại hàng hóa. Riêng mặt hàng nội thất đã gồm 3 loại chính là thảm trải sàn, mành rèm và giấy dán tường.
Điều này sẽ gây khó khăn cho nhà quản trị khi muốn biết được hiệu quả kinh doanh của từng loại hàng hóa, để quyết định tiếp tục kinh doanh những mặt hàng có hiệu quả cao, cắt giảm những mặt hàng kém hoặc không hiệu quả.
Thứ năm, trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu ngày nay, việc đa dạng hóa các phương thức thanh toán là một điều tất yếu, việc thanh toán bằng tiền mặt dần nhường chỗ cho các hình thức thanh toán phi tiền mặt, việc cho khách hàng trả sau, trả chậm... là những phương thức bán hàng phổ biến trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, tình trạng doanh nghiệp có khả năng bị khách hàng chiếm dụng vốn cao. Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm thế nào để giảm thiểu tình trạng đó. Quốc Minh cũng không
ngoại lệ. Tại công ty hiện nay, chưa có các chính sách, biện pháp nhằm ngăn chặn tình trạng bị khách hàng chiếm dụng vốn.
Thứ sáu, tại công ty không có chính sách giảm giá hàng bán cũng như chiết khấu thương mại cho khách hàng. Đây là điểm bất lợi đối với công ty, giảm sức hấp dẫn đối với khách hàng, nhất là trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, khi mà hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng chiêu thức giảm giá hoặc chiết khấu nhằm tranh giành thị trường lẫn nhau.
Thứ bảy, việc lập các báo cáo đặc biệt là các báo cáo quản trị chưa phát huy được vai trò định hướng cho quá trình kinh doanh mà mới chỉ dừng lại ở việc kiểm tra, quản lý, giám sát quá trình hoạt động. Tại công ty mới chỉ lập các báo cáo: Báo cáo hàng mua đang đi đường, báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt, báo cáo công nợ và báo cáo nhập – xuất – tồn với mục đích chính là theo dõi, kiểm tra quá trình kinh doanh tại công ty.
3.2/ Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Quốc Minh ty TNHH Quốc Minh
3.2.1/ Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá
Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa là công việc quan trọng và cấp thiết, nhất là trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, bởi hoạt động tiêu thụ hàng hóa có ý nghĩa rất to lớn đối với toàn bộ nền kinh tế nói chung và đối với bản thân doanh nghiệp nói riêng, đặc biệt là với các doanh nghiệp thương mại, bán hàng mới có thể đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và bù đắp được chi phí đã bỏ ra, không những thế nó còn phản ánh năng lực kinh doanh và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
Với lợi thế là một trong những công ty tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh đồ nội thất thảm trải sàn, các loại mành, rèm...,là lĩnh vực còn rất non trẻ tại nước ta hiện nay; cùng với số vốn tương đối lớn và đội ngũ nhân viên giàu năng lực và nhiệt tình, Công ty có tiềm năng kinh tế mạnh. Để có thể phát huy hết tiềm năng, tạo đà cho sự phát triển của công ty, Công ty cần hoàn thiện công tác tiêu thụ hàng hóa nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng. Vì thông qua những số liệu do kế toán tiêu thụ cung cấp, nhà quản lý có thể nắm bắt kịp thời tình hình tiêu thụ, khả năng sinh lời của từng mặt hàng, giúp nhà quản lý đánh giá được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, thấy được những thuận lợi, khó khăn của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra những chính sách kinh doanh xác đáng, phù hợp với tình hình, điều kiện thực tế, có những biện pháp kịp thời khắc phục khó khăn và phát huy những thuận lợi đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển. Do đó, những tồn tại trong công tác tiêu thụ hàng hóa cần được khắc phục. Có như vậy thông tin do kế toán tiêu thụ cung cấp mới đảm bảo độ tin cậy, chính xác, kịp thời.
Sự kiện nước ta gia nhập tổ chức Thương mại thế giới WTO đã đánh dấu một bước ngoặt lớn cho sự phát triển nền kinh tế đất nước, mang lại cho
các doanh nghiệp trong nước nhiều cơ hội nhưng cũng lắm thách thức. Hoạt động kinh doanh trong một môi trường cạnh tranh gay gắt từ những đối thủ lớn, mạnh trên trường quốc tế, các doanh nghiệp muốn đứng vững và đi lên bắt buộc phải tự hoàn thiện mình, nâng cao sức cạnh tranh, tự tìm tòi thị trường đầu ra, nắm bắt các cơ hội kinh doanh do thị trường mang lại. Để làm được điều đó, kế toán là một công cụ không thể thiếu, đặc biệt là kế toán tiêu thụ. Kế toán tiêu thụ hàng hóa là một nội dung chủ yếu của công tác kế toán phản ánh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Với ý nghĩa to lớn đó, kế toán tiêu thụ hàng hóa đòi hỏi các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường áp dụng các biện pháp phù hợp với doanh nghiệp mình mà vẫn khoa học, đúng chế độ kế toán do Nhà nước ban hành.
Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa giúp cải thiện, nâng cao chất lượng của hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp. Từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, xác định đúng đắn kết quả kinh doanh, phân phối thu nhập một cách chính xác, kích thích người lao động và thực hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước.
3.2.2/ Nguyên tắc hoàn thiện
Hoàn thiện kế toán tiêu thụ cần hướng tới mục tiêu khả thi, tiết kiệm và hiệu quả, cần phải dựa trên những điều kiện thực tế của doanh nghiệp về nguồn nhân lực, vật lực... Do đó, việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc tuân thủ: Việc hoàn thiện phải dựa trên cơ sơ tôn trọng thể lệ, chế độ tài chính, các chính sách về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước;
Nguyên tắc phù hợp: Hoàn thiện vừa phải tôn trọng các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi nhưng cũng phải phù hợp
với đặc điểm tổ chức kinh doanh, lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của công ty;
Nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa phải được đặt trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích