II. Thực trạng tổ chức công tác kế toán TSCĐ tại Công ty Cổ phần thiết bị thực phẩm
3. Hạch toán biến động TSCĐ hữu hình 1 Thủ tục và hồ sơ.
3.1. Thủ tục và hồ sơ.
3.1.1.Hạch toán biến động tăng TSCĐ hữu hình.
Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm, Công ty phải thành lập Ban nghiệm thu , kiểm nhận TSCĐ, lập Biên bản nghiệm thu, nhận và bàn giao TSCĐ.
Hồ sơ giao nhận gồm:
+ Các bản sao tài liệu, kỹ thuật đi kèm.
+ Các hoá đơn, giấy tờ vận chuyển và các chứng từ khác liên quan. Phòng tài chính giữ lại để làm căn cứ tổ chức hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết TSCĐ. Căn cứ vào bộ hồ sơ đã lập, kế toán mở thẻ TSCĐ và hạch toán tăng TSCĐ từ thời đIểm đó.
- Thẻ TSCĐ sau khi lập còn đợc Đăng ký vào sổ theo dõi sử dụng TSCĐ theo đơn vị quản lý sử dụng và đợc xác nhận của đơn vị quản lý sử dụng TSCĐ.
3.1.2. Hạch toán biến động giảm TSCĐ hữu hình.
TSCĐ của Công ty giảm chủ yếu do thanh lý, nhợng bán. Những TSCĐ này chủ yếu là những TSCĐ đã khấu hao hết , TSCĐ cũ không sử dụng đợc hoặc Công ty không có nhu cầu sử dụng .
Khi tiến hành thanh lý, nhợng bán TSCĐ, Công ty cũng phải thành lập Ban thanh lý, nhợng bán TSCĐ . Ban thanh lý nhợng bán TSCĐ có nhiệm vụ xác định lại giá trị còn lại của TSCĐ trớc khi thanh lý nhợng bán ; ớc tính giá trị thu hồi . Khi thanh lý nhợng bán phảI thành lập Biên bản thanh lý nhợng bán có đầy đủ các nội dung( Tên TSCĐ thanh lý nhợng bán, nớc sản xuất, thẻ TSCĐ, nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, hiện trạng của TSCĐ tại thời điểm thanh lý nhợng bán , ý kiến của Ban thanh lý, kết quả sau thanh lý, giá trị thu hồi...)và thời điểm ghi giảm TSCĐ.
Biên bản đánh giá lại TSCĐ và Biên bản thanh lý là căn cứ để kế toán ghi giảm TSCĐ tại thời đIểm lập xong Biên bản và xác định kết quả lỗ lãI sau thanh lý nh- ợng bán, kế toán vào Nhật ký chứng từ số 9.
Ví dụ: Biến động về TSCĐ tại Công ty cổ phần thiết bị thực phẩm ba tháng đầu năm 2003 nh sau:
- TSCĐ tăng
Ngày 3 /3/03 Công ty mua 01 máy Fax Laer đa chức năng của Công ty TNHH Ngọc Linh với giá 20.000.000đ, thuế 5% là 1.000.000đ sau 1 tháng mới phải thanh toán , chi phí vận chuyển 100.000đ Công ty trả bằng tiền mặt, chi phí lắp đặt , chạy thử 50.000đ Công ty trả bằng tiền mặt.
Sau khi mang tài sản về , Công ty tiến hành lập Biên bản giao nhận TSCĐ, sau khi lập Biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán tiến hành lập Thẻ TSCĐ cho TSCĐ này và sao các chứng từ liên quan nh Hoá đơn, tài liệu kỹ thuật khác( nếu có). Trên cơ sở Thẻ TSCĐ đã lập kế toán ghi vào Sổ theo dõi tăng, giảm TSCĐ làm căn cứ trích khấu hao cho tháng sau, Sổ theo dõi TSCĐ theo đơn vị sử dụng tài sản.
Biều số 02 Biên bản giao nhận TSCĐ. Ngày tháng năm 2003 Nợ TK: 211 Có TK: 331:20.000.000 Có TK 111:150.000 Bên giao nhận TSCĐ:
Ông: Nguyễn Minh Hồng- Chức vụ: Giám đốc CN- Đại diện bên giao Ông : Phùng Văn Núp- Chức vụ: Trờng phòng HC-NS- Đại diện bên nhận Ông : Nguyễn Mạnh Kha- Chức vụ: Kế toán trởng- Đại diện
Xác nhận việc giao nhận TSCĐ nh sau:
STT Tên Tên TSCD Số hiệu TSCĐ Năm sx Năm đa vào sử dụng Tính nguyên giá TSCĐ Giá mua Cớc vc Chi phí
lắp đặt Nguyên giá TSCĐ Tỷ kệ hao mòn Tài liệu KT kèm theo 1. Máy Fax Laer đa năng 390 2002 3/03 20.000.00 0 100.00 0 50.000 20.150.00 0 0.33 Dụng cụ phụ tùng kèm theo:
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời nhận Ngời giao
Đơn vị: Công ty CP Cổ phần Thiết bị thực phẩm Địa chỉ: PM-PX-HT
Thẻ Tài sản cố định