II. MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC ĐẤU THẦU CỦA CÔNG TY
1. ĐẶC ĐIỂM VỀ SẢN XUẤT KINH DOANH
2.2 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN
2.2.1 Giám đốc công ty
Giám đốc công ty là người được cơ quan cấp trên có thẩm quyền bổ nhiệm, là đại diện công ty theo pháp luật. Giám đốc công ty là người điều hành cao nhất trong công ty có nhiệm vụ tổ chức bộ máy hoạt động của công ty, quản lý, chỉ đạo điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, phương hướng phát triển và các vấn đề khác của công ty. Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước cấp trên trước cơ quan nhà nước và toàn thể cán bộ công nhân viên về xây dựng công ty và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.2.2 Phó giám đốc công ty:
Chức năng: là người giúp việc trực tiếp cho giám đốc công ty theo từng lĩnh
vực được phân công, ủy quyền và chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và pháp luật về kết quả công việc được giao.
Nhiệm vụ: tổ chức điều hành công việc thuộc lĩnh vực được giao. Trên cơ sở
các chủ trương, kế hoạch chỉ thị của giám đốc công ty và nghị quyết của lãnh đạo công ty, các phó giám đốc lập kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng, hàng quý... về lĩnh vực được phân công để làm căn cứ triển khai thực hiện và quản lý theo dõi.
2.2.3 Phòng tổng hợp:
- Tập hợp lịch công tác hàng tuần, hàng tháng của giám đốc, các phó giám đốc công ty. Chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp, hội nghị tiếp khách theo định kỳ hoặc đột xuất
- Quản lý thực hiện ché độ lao động nhân sự, tiền lương, bảo hiểm và các chế độ khác của Nhà nước và của công ty, chủ động hoặc đề xuất lãnh đạo giải quyết những phát sinh trong khi thực hiện công tác đó.
- Tham mưu cho giám đốc về việc sắp xếp bố trí nhân sự, tổ chức bộ máy công ty. Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nâng bậc hàng năm của công ty.
- Soạn thảo lưu trữ hồ sơ, các văn bản hành chính của công ty (các công văn, chỉ thị, thông báo, quyết định, quy định...). Phối hợp với các phòng ban trong việc chuẩn bị và phát hành các văn bản thuộc lĩnh vực công tác cụ thể.
2.2.3 Phòng Kinh tế - Kế hoạch - Kỹ thuật
- Hoạch định kế hoạch, chiến lược đầu tư sản xuất kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của công ty trình Giám đốc quyết định, tham mưu cho Giám đốc về những vấn đề thuộc lĩnh vực phụ trách.
-Kiểm tra theo dõi cập nhật các tài liệu, thông tin, số liệu về kinh tế kế hoạch, khoa học công nghệ, nhu cầu thị trường...liên quan đén các hợp đồng hồ sơ phương án và các văn bản khác của công ty. Đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời khách quan
- Soạn thảo quản lý lưu giữ các hồ sơ dự án, phương án, luận chứng kinh tế kỹ thuật, hợp đồng kinh tế và các văn bản thuộc lĩnh vực công tác khác được giao theo yêu cầu của Giám đốc công ty.
- Chủ động điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi nhiệm vụ được giao. Khi công trình xây dựng được mở ra căn cứ vào hồ sơ dự thầu và đơn giá trúng thầu để chiết tính đơn giá và thuyết minh thi công thực tế trình hội đồng khoán xét duyệt.
- Kiểm tra giám sát về kỹ thuật, an toàn lao động.
-Là đơn vị chịu trách nhiệm toàn bộ về lập dự án đấu thầu, thiết kế và kiểm tra giám sát công tác đấu thầu.
2.2.4 Phòng Kế toán - Tài vụ
- Quản lý tài chính của công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và các quy định hiện hành của Nhà nước và quy chế công ty.
- Phối hợp với các phòng ban chuyên môn tổ chức nghiệm thu, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, làm các báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc công ty.
- Quản lý cung cấp xác nhận số liệu chứng từ liên quan đến tài chính công ty phục vụ việc kiểm kê, kiểm tra giám sát trình duyệt theo vụ việc theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất.
- Thực hiện quyết toán hàng năm theo quy định chung.
- Hàng tháng đôn đốc các phòng ban gửi kế hoạch tài chính trong tháng tới và có trách nhiệm tập hợp thành báo cáo trình Giám đốc phê duyệt.
2.2.5 Các chi nhánh xây lắp:
- Giám đốc chi nhánh trực tiếp đàm phán ký kết, thực hiện hợp đồng thi công, xây lắp và các hợp đồng kinh tế khác hoặc theo uỷ quyền của Giám đốc công ty.
Chịu trách nhiệm về hiệu quả chất lượng công trình thi công và các thủ tục theo quy định xây dựng cơ bản hiện hành.
- Nộp đầy đủ đúng hạn giá trị thu theo tỷ lệ quy định từ việc thi công các công trình về công ty. Trường hợp giám đốc chi nhánh đề nghị giữ lại làm vốn lưu động và được Giám đốc công ty chấp thuận, chi nhánh phải có trách nhiệm bảo toàn vốn và phải chịu lãi suất cao nhất bằng lãi vay ngân hàng cho khoản vốn để lại.
- Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác với Nhà nước. Đảm bảo có hóa đơn chứng từ hợp lệ cho tất cả các chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh của chi nhánh. Thực hiện lưu trữ và bảo quản chứng từ theo quy định.
- Tự điều tiết việc trả lương, bảo hiểm, thực hiện công tác an toàn lao động cho cán bộ công nhân viên của chi nhánh theo quy định hiện hành của Nhà nước.
2.2.6 Các xí nghiệp xây lắp:
- Tổ chức chỉ đạo thi công các công trình do công ty giao theo đúng yêu cầu thiết kế đảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật, tiến độ đã thỏa thuận và an ninh trật tự, an toàn lao động trong khu vực thi công.
- Chủ động khai thác và mở rộng thị trường, đảm bảo đủ việc làm cho ác bộ công nhân viên.
- Chủ động tìm kiếm, khai thác các nguồn vật tư đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, giá cả hợp lý để cung ứng cho các công trình.
- Chủ động lập hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu các công trình
- Lập hồ sơ thanh quyết toán và trực tiếp làm việc về công tác thanh toán với chủ đầu tư.
2.2.7 Các phòng thi công, đội thi công:
- Là đơn vị thi công chịu trách nhiệm thi công các công trình đúng yêu cầu thiết kế, đảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật, tiến độ đã thỏa thuận và an ninh trật tự an toàn lao động trong khu vực thi công.
- Có quyền hạn và trách nhiệm như các xí nghiệp xây lắp