III. TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ HÀNG HOÁ TỒN KHO TẠI CÔNGTY
2. Hạch toán kết quả kiểm kê hàng hoá tại công ty
2.1. Tổ chức kiểm kê hàng hoá tại công ty.
Công Ty Kim Khí & Vật Tư Tổng Hợp Miền Trung kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là kim khí. Đây là những mặt hàng có giá trị lớn, lại mang tính thời sự do đó lượng dự trữ các mặt hàng này tại các kho để phục vụ cho hoạt động kinh doanh được liên tục vào các mùa trong năm là tương đối nhiều. Hàng hoá trong kho vẫn được bảo quản và đảm bảo về số lượng, vậy công tác kiểm kê là việc làm rất cần thiết nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số lượng hiện còn tại kho với thẻ kho hàng hoá cũng như phát hiện ta hàng hoá thiếu hụt, hư hỏng để dễ xử lý kịp thời.
Để theo dõi có bao nhiêu hàng xuất bán trong tháng, công ty quy định cứ 15 ngày thì thủ kho sẽ kiểm kê kho hàng và viết báo cáo kho hàng để công ty có thể theo dõi hàng tồn kho và tiến độ bán hàng, đồng thời giúp cho ban lãnh đạo công ty có thể đưa ra quyết định sẽ nhập bao nhiêu mặt hàng trong tháng tới. Việc kiểm kê hàng tồn kho được tiến hành vào cuối quý, ban kiểm kê do giám đốc công ty cử mỗi phòng ban 1 người. Sau khi kiểm kê hàng hoá thủ kho sẽ lập bảng kiểm kê hàng hoá tồn kho, biên bản này được lập thành 2 bản, thủ kho giữ 1 bản và thủ kho giữ 1 bản. Các tổ kiểm kê phải có nhiệm vụ xác nhận số lượng hàng hoá thực tế so với sổ sách để xác định hàng hoá thiếu hụt ghi vào các biên bản kiểm kê này.
2.2. Hạch toán kiểm kê tại công ty.
Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa: Số liệu được thực hiện > số liệu trên sổ kế toán. Căn cứ vào biên bản kiểm kê nếu hội đồng kiểm kê chưa kịp thời xử lý thì kế toán hạch toán.
Nợ TK 156 ( 1561 ) Có TK 3381
Nếu hội đồng kiểm kê xử lý thì hạch toán giảm chi phí bán hàng, kế toán ghi. Nợ TK 156 (1561)
Có TK 641
Trường hợp kiểm kê phát hiện hàng thiếu> Số kiệu trên thực tế kiểm kê < số liệu trên sổ sách kế toán thì ghi như sau:
Nếu lỗi do khách quan thì hạch toán. Nợ TK 641 “giá trị hàng thiếu”
Có TK 156 (1561)
Nếu lỗi do cố ý thì bắt bồi thường, kế toán ghi. Nợ TK 1388 “số tiền phải bồi thường”
PHẦN III
MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN
HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY KIM KHÍ & VẬT TƯ TỔNG HỢP MIỀN TRUNG.
I. NHẬN XÉT VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NÓI CHUNG TẠI CÔNG TY KIM KHÍ & VẬT TƯ TỔNG HỢP MIỀN TRUNG.
Công Ty Kim Khí & Vật Tư Tổng Hợp Miền Trung là một doanh nghiệp nhà nước. Để thống nhất trong việc chỉ đạo quản lý kinh doanh công ty đã áp dụng cơ chế quản lý về tài chính, về vấn đề cấp vốn cho các chi nhánh trực thuộc, công ty căn cứ vào phạm vi hoạt động và quy mô kinh doanh của các chi nhánh đó để cấp vốn. Mặt khác, để mỗi chi nhánh có thể chủ động trong việc kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính nên tại các chi nhánh trực thuộc có tổ chức kế toán riêng. Mỗi khi chi nhánh có tổ chức kế toán làm nhiệm vụ ghi chép, hạch toán ban đầu, thu nhập kiểm tra và hạch toán kết quả tiêu thụ tại chi nhánh. Cuối tháng, các chi nhánh gửi toàn bộ các chứng từ mua bán và các giấy tờ có kiên quan đến quá trình lưu chuyển hàng hoá cho công ty làm cơ sở để công ty xác định kết quả eieu thụ, hàng tồn kho còn lại trong kỳ và lập báo cáo hoạt động kinh doanh. Đây là hình thức kế toán nữa tập trung nữa phân tán mà ci đang áp dụng với hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho các chi nhánh chủ động trong quá trình kinh doanh của mình , hơn nữa giữa các công ty và chi nhánh vào cuối tháng, cuối quý đều kiểm tra đối chiếu sổ sách với nhau nên dể phát hiện trong quá trình hạch toán có bút toán sai.
Trong quá trình thực hiện công tác kế toán, công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản, các sổ sách chứng từ theo quy định của bộ tài chính. Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản mới vào thực tế, không rập khuôn theo lý thuyết và có những cải tiến về sổ sách, vận dụng tài khoản phù hợp với thình hình thực tế của đơn vị mình.
Như đã trình bày ở phần trước, hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức NKCT nó phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty là một doanh nghiệp thương mại buôn bán lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều. Đội ngũ kế toán tại công ty nhìn chung có trình độ tương đối cao đồng đều và công ty luôn có những khoá học bồi dưỡng nhằm nâng cao nghiệp vụ. Hiện nay, phòng kế toán của công ty gồm 15 người, một đội ngũ kế toán khá hùng mạnh, mỗi kế toán viên được phân công trách nhiệm theo dõi một sổ tài khoản nhất định, thường xuyên theo dõi lẫn nhau. Ngoài ta mỗi kế toán viên phải kiêm nhiệm một số phần hành khác chẳng hạn như kế toán mua hàng kiêm kế toán hang tồn kho và công nợ phải trả. Kế toán bán hàng kiêm kế toán công nợ phải thu…với cách bố trí này công việc kế toán đã tương đối ổn định, đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty.
Đỗi với công tác kế toán hạch toán lưu chuyển hàng hoá, công ty đã dựa vào tình hình thực tế trên thị trường và thực lực hiện có của mình để tổ chức xông tác này một cách rất khoa học. Việc theo dõi hàng mua, hàng bán và hàng tồn kho được các kế toán viên phụ trách các phân hành khác nhau dảm nhận và kiêm nhiệm , thường xuyên đối chiếu lẫn nhau. Điều này giúp cho ban lãnh đạo công ty dễ theo dõi số kiệu chính xác về lượng hàng hoá luân chuyển trong kỳ khi yêu cầu.
Đối với hàng bán, kế toán theo dõi lượng hàng bán ra và cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh. Kế toán kho hàng cũng ghi vào thẻ kho khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Cuối kỳ căn cứ vào lượng hàng hoá còn tồn đầu kỳ, hàng mua trong kỳ và hàng bán ra kế toán sẽ xác định được lượng hàng hoá còn tồn kho. Cuối mỗi quý, công ty sẽ tiến hành kiểm kê kho hàng vào số liệu trên sổ sách để kiểm kê hàng hoá thực tế trong kho. Phương pháp theo dõi sự lưu chuyển hàng hoá của công ty như vậy rất chặt chẽ và khoa học. Các kế toán viên có thể đối chiếu số liệu với nhau một cách
khớp đúng và dể dàng. Bên cạnh đó phòng kế toán cũng kết với phòng kinh doanh để theo dõi hàng hoá lưu chuyển trong kỳ để có thể lập kế hoạch cho kỳ sau.
Ngày nay, với sự phát triể của khoa học kỹ thuật đặc biệt là công nghệ thông tin, việc trang bị máy vi tính trong việc xử lý trông tinh kế toán giảm nhẹ phần việc tính toán, ghi chép thủ công. Hiện nay, phòng kế toán của công ty đã áp dụng kế toán bằng máy do đó việc xử lý thông tinh rất nhanh, việc cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý. Điều này tương ứng với khả năng của công ty là một doanh nghiệp buôn bán lớn. Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm trên công ty còn một số nhược điểm sau:
Trong việc quản lý chi phí mua hàng công ty còn hàng hoá chi phí mua của tất cả các mặt hàng. Điều này gây trở ngại cho việc trích nguồn vốn hàng xuất bán và quản lý chi phí của từng loại mặt hàng.
Công ty có các đơn vị phụ thuộc thực hiện hạch toán kế toán độc lập. Cuối quý các đơn vị gửi báo cáo kế toán kên phòng kế toán công ty để kế toán công ty tổng hợp số kiệu. Vì vậy, đôi lúc việc lập báo cáo kế toán của công ty diễn ra chậm, trễ nãi, thiếu sót do các đơn vị trực thuộc gửi báo cáp kế toán không đúng thời hạn quy định.