686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI CHI TIẾT (HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG) Tài khoản 911 – Xác định kết quả
Tháng 12/2009 Ngày Chứng từ Số hiệu Ngày Diễn giải Trang sổ NKC TK đối ứng Phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển số dư tài khoản Doanh thu bán hàng hóa 511 604,996,886 Doanh thu từ hoạt động tài chính 515 306,369 Thu nhập khác 711 69,201,744 Giá vốn hàng bán 632 404,770,332 Kết chuyển số
dư tài khoản 64211 70,856,000 Kết chuyển số
dư tài khoản
64213 9,083,419 Kết chuyển số
dư tài khoản
6423 10,238,767 Kết chuyển số
dư tài khoản
6424 4,224,619 Kết chuyển số
dư tài khoản
6428 144,965,570 Chi phí khác 811 66,299,406 Lợi nhuận năm nay 421 35,933,114 Cộng phát sinh 710,438,113 710,438,113 Tổng cộng 710,438,113 710,438,113 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ
DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh tại công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương
Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực hàng thời trang may mặc. Đây là lĩnh vực kinh doanh rất năng động, thị trường rộng lớn. Nhất là trong tình hình hiện nay, khi mà cuộc sống của người dân ngày càng được nâng cao, nhu cầu mặc đẹp cũng càng được nhiều người quan tâm, do vậy lượng khách hàng tiềm năng là rất lớn. Chính vì vậy mà hoạt động bán hàng luôn được công ty quan tâm nhất là trong điều kiện nền kinh tế mở hiện nay khi mà các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thách thức như đối thủ cạnh tranh, tâm lý người tiêu dùng, vấn đề vốn và các chính sách vĩ mô của nhà nước. Mục tiêu về lợi nhuận luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của công ty và để đạt được mục tiêu đó công ty cần có các chiến lược kinh doanh hiệu quả và hợp lý.
Nhận thức được những vấn đề trên, ban lãnh đạo công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương đang cố gắng phát huy thế mạnh đã đạt được, khắc phục những nhược điểm nhằm củng cố thương hiệu và dần dần nâng cao vị thế trên thị trường. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải có các chiến lược kinh doanh phù hợp và để có được những quyết định đúng đắn, điều không thể thiếu là các thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác. Để có được các thông tin về doanh thu, chi phí một cách kịp thời và hiệu quả đòi hỏi công tác kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh phải được quan tâm đúng mức.
Tuy số lượng cán bộ kế toán của công ty còn ít, nhưng các kế toán viên đều có trình độ cao, có kinh nghiệm và tận tụy với công việc được giao nên việc phản ánh các nghiệp vụ kế toán luôn được thực hiện kịp thời và chính xác. Các báo cáo quản
trị luôn được lập đầy đủ và kịp thời theo yêu cầu của nhà quản lý. Việc xác định kết quả kinh doanh chính xác đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa kế toán các phần hành, kế toán tổng hợp và kế toán trưởng. Nhìn chung, phòng kế toán của công ty đã thực hiện tốt nhiệm vụ và chức năng của mình, cung cấp được các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định của các nhà quản lý.
Qua thời gian tìm hiểu công tác kế toán tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương, em nhận thấy công tác kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại công ty có những ưu điểm và những tồn tại như sau:
3.1.1. Ưu điểm
- Về công tác tổ chức quản lý doanh thu, chi phí:
Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương đã tổ chức rất tốt việc quản lý doanh thu, chi phí. Bằng chứng là công ty đã mô tả được rõ ràng chức năng của từng phòng ban trong công ty, mô tả chi tiết công việc của từng cá nhân trong các bộ phận và có tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc rất cụ thể. Cuối mỗi tháng, các nhân viên trong công ty đều phải làm phiếu đánh giá công việc trong tháng với thang điểm cụ thể. Dựa vào phiếu tự đánh giá và đánh giá của các nhân viên khác trong phòng mà công ty có chế độ khen thưởng và kỷ luật kịp thời. Điều này giúp cho các nhân viên trong công ty hiểu rõ được nhiệm vụ và những công việc mình cần làm đồng thời tự đánh giá được hiệu quả công việc của bản thân, tạo môi trường làm việc cạnh tranh lành mạnh, giúp các nhân viên trong công ty phát huy tối đa khả năng của mình. Việc quản lý doanh thu, chi phí của công ty chủ yếu do phòng kế toán, phòng Marketing và phòng bán hàng đảm nhiệm. Công ty đã có được một đội ngũ nhân viên giỏi, tận tình với công việc nên công tác này luôn được thực hiện tốt.
- Về công tác tổ chức bộ máy kế toán:
Phòng kế toán của công ty có cơ cấu gồm kế toán trưởng, 1 kế toán công nợ, 1 kế toán thanh toán kiêm kế toán hàng hóa, 1 kế toán tổng hợp, thủ quỹ và thủ kho. Các kế toán viên đều có trình độ cao, am hiểu nghiệp vụ, có kinh nghiệm trong công tác kế toán và tận tụy với công việc nên các nghiệp vụ kế toán luôn được phản ánh kịp thời và chính xác. Mặc dù mỗi kế toán viên kiêm một số phần hành, tuy nhiên
cách tổ chức cơ cấu như vậy là hoàn toàn phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty. Và vì công việc được giao cho từng kế toán viên rất cụ thể trong bảng mô tả công việc nên công tác kế toán vẫn đảm bảo sự phân công, phân nhiệm rõ ràng.
- Về bộ phận kế toán quản trị:
Mặc dù công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị riêng nhưng công tác kế toán quản trị vẫn được tiến hành. Công việc lập các báo cáo quản trị được giao cho kế toán tồng hợp. Ngoài các báo cáo theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, kế toán tổng hợp của công ty có nhiệm vụ lập một số báo cáo để kịp thời cung cấp thông tin cho các nhà quản lý như Báo cáo kết quả kinh doanh theo dòng hàng, Báo cáo chi tiết hàng bán từng tháng tại từng cửa hàng…Đây là môt ưu điểm lớn khi mặc dù quy mô công ty còn nhỏ, nhưng các nhà quản lý đã chú trọng đến việc thu thập thông tin kế toán để phục vụ cho việc ra quyết định. Điều này chứng tỏ, các nhà quản lý của công ty đang nỗ lực rất lớn để hoàn thiện công tác kế toán của mình.
- Về công tác hạch toán kế toán:
Công tác hạch toán kế toán của công ty được thực hiện dưới sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Augges. Đây là phần mềm kế toán sử dụng rất hiệu quả đối với hầu hết các loại hình kinh doanh đặc biệt là kinh doanh thương mại. Dưới sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, công việc của các kế toán viên đã được giảm nhẹ đi rất nhiều đồng thời số liệu kế toán cũng được tính toán một cách chính xác hơn. Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán tiến hành kiểm tra sự hợp lệ của các chứng từ, phân loại chứng từ và định khoản vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo kế toán. Cuối kỳ, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các báo cáo và các sổ để đảm bảo độ chính xác và khớp đúng.
Công ty sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Đây là hình thức sổ rất phù hợp với việc kế toán trên máy vi tính, phù hợp với trình độ, yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế toán trưởng của công ty đã thiết kế các quy trình kế toán rất cụ thể như quy trình nhập hàng, quy trình xuất hàng, quy trình mua sắm, quy trình tạm ứng và hoàn
ứng, quy trình kiểm soát công nợ và quy trình tổng kết bán hàng. Các quy trình này vừa là tài liệu hướng dẫn cho các nhân viên, vừa là công cụ kiểm soát hoạt động kế toán đồng thời là thước đo đánh giá hiệu quả công việc của các nhân viên kế toán.
- Về chứng từ kế toán:
Hầu hết các chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương đều sử dụng theo mẫu chuẩn do BTC ban hành. Bên cạnh đó, công ty cũng tự thiết kế một số chứng từ phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán của mình như yêu cầu nhập, xuất hàng; đề nghị nhập, xuất hàng; Biên bản nhập, xuất hàng, phiếu kế toán, phiếu đề nghị thanh toán, phiếu đề xuất mua, tổng kết đại lý, tổng kết hàng bán,…Các chứng từ đều được phân loại và lưu trữ theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.
- Về quy trình luân chuyển chứng từ:
Các chứng từ trong công ty đều được luân chuyển theo một quy trình chặt chẽ từ việc phát sinh, phê duyệt đến việc kiểm tra, ghi sổ và lưu trữ đều được mô tả cụ thể trong các quy trình kế toán như quy trình nhập hàng, quy trình xuất hàng, quy trình mua sắm, quy trình tạm ứng và hoàn ứng, quy trình kiểm soát công nợ và quy trình tổng kết bán hàng. Điều này đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ đối với doanh thu, chi phí của công ty đồng thời giúp cho các nghiệp vụ kế toán được phản ánh một cách kịp thời, chính xác.
- Về tài khoản sử dụng:
Ngoài các tài khoản theo quy định của chế độ kế toán, công ty đã mở các tài khoản chi tiết để theo dõi cụ thể hơn các khoản chi phí phát sinh trong kỳ. Điều này sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt được chi tiết hơn về hoạt động kinh doanh của công ty và giúp cho công tác quản lý chi phí có hiệu quả hơn rất nhiều.
- Về báo cáo kế toán sử dụng:
Ngoài các báo cáo theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, công ty còn lập một số báo cáo để kịp thời cung cấp thông tin cho các nhà quản lý như Báo cáo kết quả kinh doanh theo dòng hàng, Báo cáo chi tiết hàng bán từng tháng tại từng cửa hàng, Báo cáo doanh thu thẻ VIP…Việc lập các loại báo cáo này là thực sự cần
thiết và có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý doanh thu, chi phí của công ty. Các báo cáo này đã cung cấp cho nhà quản lý, cán bộ phòng bán hàng, phòng Marketing theo dõi chi tiết doanh thu các mặt hàng để nắm bắt thị hiếu, xu hướng tiêu dùng của khách hàng, từ đó có kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp.
- Về công tác tổ chức bán hàng:
Công ty tổ chức bán hàng theo 3 hình thức là bán đứt, bán hàng thông qua hệ thống cửa hàng trực thuộc công ty và bán hàng thông qua ký gửi đại lý. Điểm đáng chú ý là đối với hình thức bán hàng thông qua hệ thống cửa hàng thì công ty coi mỗi cửa hàng giống như một đối tượng khách hàng. Tức là công việc bán hàng do phòng Bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm. Định kỳ, nhân viên phòng Bán hàng sẽ tới từng cửa hàng kiểm kê số lượng hàng bán và lập tổng kết bán hàng. Kế toán tính toán số lượng hàng bán trong kỳ và xuất hóa đơn GTGT giống như đối với một khách hàng thông thường. Cách thức tổ chức bán hàng như trên sẽ khiến cho công tác kế toán đơn giản hơn rất nhiều và đòi hỏi bộ phận bán hàng có trách nhiệm cao hơn đối với hàng hóa của công ty.
3.1.2. Nhược điểm
- Về phương pháp tính giá:
Công ty tính giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp giá bình quân gia quyền. Ưu điểm của phương pháp này là khá đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm lớn là công tác kế toán dồn vào cuối kỳ ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. Hơn nữa, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Về trích lập dự phòng:
Công ty chưa tiến hành trích lập các khoản dự phòng. Hiện tại công ty chỉ tổ chức bán hàng theo những phương thức đã nêu ở trên nên có thể việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là chưa cần thiết. Tuy nhiên, do đặc thù kinh doanh của công ty là kinh doanh hàng thời trang, chủng loại hàng hóa đa dạng, khối lượng hàng tồn kho nhiều, hàng hóa rất mau lỗi mốt nên cần phải trích lập dự phòng giảm giá
hàng tồn kho. Việc trích lập dự phòng này có tác dụng bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm giá đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
- Về tài khoản sử dụng:
+ Công ty không sử dụng tài khoản 5211- Chiết khấu thương mại và TK 5213- Giảm giá hàng bán. Tại công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương, các khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng được thể hiện dưới hình thức giảm phần trăm trên giá bán đối với các hóa đơn có giá trị lớn. Tuy nhiên, các khoản chiết khấu này được ghi nhận bằng cách trừ trực tiếp trên doanh thu mà không thông qua tài khoản 5211. Các khoản giảm giá hàng bán khi hàng hóa sai quy cách, phẩm chất so với hợp đồng thì kế toán ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc ghi nhận này là không phù hợp với hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành vì khoản giảm giá hàng bán là một khoản giảm trừ doanh thu chứ không phải là một khoản chi phí. Việc ghi nhận chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán theo cách trên sẽ khiến chỉ tiêu doanh thu bán hàng không phản ánh đúng thực tế. Hơn nữa, với cách ghi nhận này, công ty sẽ khó theo dõi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán để có chiến lược kinh doanh hợp lý.
+ Công ty không sử dụng tài khoản 157: Khi chuyển hàng tới các đại lý, công ty chỉ sử dụng phiếu điều chuyển hàng, định kỳ tiến hành kiểm kê hàng đại lý, tính toán số lượng hàng bán và lập phiếu xuất kho để ghi nhận giá vốn. Theo hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành, tài khoản 157 dùng để “Phản ánh trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng; hàng hóa, thành phẩm gửi
bán đại lý, ký gửi; hàng hóa, sản phẩm chuyển cho các đơn vị cấp dưới hạch toán
phụ thuộc để bán; Trị giá dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán”. Mặc dù việc không phản ánh hàng gửi bán đại lý trên TK 157 không làm ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh và số dư cuối kỳ của các tài khoản. Nhưng việc sử dụng tài khoản 157 sẽ giúp nhà quản lý theo dõi dễ
dàng hơn về tình hình tồn kho của hàng hóa, thành phẩm ở các đại lý và phù hợp với hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành.
+ Công ty không sử dụng tài khoản chi tiết để phản ánh chi phí thu mua hàng hóa nhưng vẫn tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa bán ra trong kỳ. Thực