*> việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho :
Được hạch toán trên TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Kết cấu : Bên Nợ : Hoàn nhập giá trị dự phòng giảm giá vật tư, hàng hoá. Bên có : Giá trị trích lập dự phòng giảm giá vật tư, hàng hoá. Số dư Có : Phản ánh giá trị dự phòng vật tư, hàng hoá hiên có.
Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm mục đích :
- Giúp cho doanh nghiệp có nguồn vốn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo tồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị hàng hoá không cao hơn giá cả trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo.
Cách lập dự phòng như sau :
- Tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính, công ty sẽ tiến hành trích lập dự phòng. Việc trích lập phải thực hiện cho từng loại hàng hoá dựa trên cơ sở các bằng chứng xác thực minh chứng cho sự giảm giá của hàng hoá tại thời điểm đó. Để có các bằng chứng này, công ty có thể dựa vào giá bán thực tế của từng loại hàng hoá đó trên thị trường. Căn cứ để đánh giá giá thị trường thực tế tại thời điểm lập dự phòng cho các loại hàng hoá của công tylà dựa vào các Bảng báo giá của các loại cùng loại tại các cửa
hàng bán buôn, bán lẻ trên thị trường. Từ đó tiến hành lập “Sổ chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Sổ này sẽ là căn cứ để kế toán của công ty thực hiện bút toán trích lập dự phòng.
- Sau khi đã tính toán được mức dự phòng cần lập cho từng thứ hàng hoá, kế toán công ty sẽ lập các bút toán trích lập dự phòng như sau :
Nợ TK 632 : Có TK 159 :
Trị giá khoản dự phòng
- Trong niên độ kế toán sau, nếu trị giá hàng tồn kho thực sự bị giảm giá thì công ty sẽ bù đắp thông qua việc ghi giảm tài khoản 159 bằng bút toán sau :
Nợ TK 159 : Có TK 1561 :
Trị giá hàng hoá thực tế bị giảm
- Tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán sau, công ty cũng trên cơ sở đánh giá khả năng giảm giá của hàng hoá để tiến hành trích lập dự phòng :
Có hai khả năng xảy ra :
+ Trường hợp công ty xác định mức cần trích lập lớn hơn mức đã trích lập cuối niên độ trước (thể hiện trên số dư của TK 159) thì kế toán phải thực hiện việc trích lập thêm như sau :
Nợ TK 632 :
Có TK 159 : Khoản cần trích lập thêm
+ Trường hợp công ty xác định được mức cần trích lập nhỏ hơn mức đã trích lập thì kế toán của công ty sẽ hoàn nhập phần chênh lệch đó như sau :
Nợ TK 159 :
Có TK 632 : Phần chênh lệch nhỏ hơn hoàn nhập Với cách trích lập đơn giản như trên không những không gây khó khăn cho công tác kế toán của công ty, mà trái lại nó sẽ giúp công ty giảm bớt rủi ro có thể xảy ra, và nguyên tắc thận trọng trong công tác kế toán của công ty được thực hiện triệt để hơn.
*> Về việc lập dự phòng phải thu khó đòi
Để đề phòng việc thất thu khi khách hàng không có khả năng thanh toán, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán, công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi.
- Lập dự phòng phải thu khó đòi là việc công ty tính trước vào chi phí quản lý doanh nghiệp một khoản chi để khi có các khoản nợ khó đòi, không đòi được thì tình hình tài chính của công ty không bị ảnh hưởng.
- Về nguyên tắc : căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi, như khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản,… nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, công ty đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần nhưng vẫn không thu được nợ.
- Việc lập dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán trước khi lập các báo cáo tài chính. Mức lập dự phòng đối với nợ phải thu khó đòi và việc xử lý xoá nợ khó đòi phải theo quy định của chế độ Tài Chính.
Khi phát sinh nghiệp vụ trích lập dự phòng Nợ phải thu khó đòi kế toán công ty phải mở thêm TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Nội dung phản ánh trên TK 139 như sau:
Bên Nợ : - Các khoản phải thu khó đòi đã xử lý,
- Hoàn nhập dự phòng vào cuối niên độ kế toán.
Bên Có : Trích lập dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí. Số dư Có : Số dự phòng phải thu khó đòi còn lại cuối kỳ.
Cách trích lập cụ thể như sau:
- Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó đòi), kế toán tính toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập. Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch dự phòng cần phải trích lập thêm là :
Nợ TK 642: Số cần trích lập thêm tính vào chi phí
Có TK 139 : Số dự phòng trích lập bổ sung
- Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí :
Nợ TK 139: Số chênh lệch dự phòng phải hoàn nhập Có TK 642 : Ghi giảm chi phí
- Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được , được phép xoá nợ, kế toán ghi :
Nợ TK 139: Nợ TK 642: Số tính trên phần đã trích lập dự phòng (nếu có) Số tính trên phần chưa trích lập dự phòng Có TK 131 : Có TK 138 :
Xóa sổ số phải thu khách hàng Xóa sổ số phải thu khác
Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”
- Đối với khoản phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó thu hồi được, kế toán ghi :
Nợ TK 111, 112: Số đã thu được
Có TK 711 : Ghi tăng thu nhập khác
Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”
*>Về công tác quản lý nợ phải thu khách hàng
Tại công ty, hàng hoá được xuất bán cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, vì vậy việc quản lý quá trình thu tiền bán hàng theo từng đối tượng khách hàng là hết sức phức tạp, đòi hỏi phải có sự tổ chức khoa học và hợp lý. Hiện nay, công ty đã tiến hành theo dõi tình hình trả nợ của khách hàng thông qua các Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp công nợ phải thu, tuy vậy những sổ này chưa thực sự có tác dụng trực tiếp đối với công tác kế toán quản trị vì mới phản ánh được tình hình trả nợ thực tại của khách hàng với công ty mà chưa nêu được kế hoạch trả nợ cụ thể của khách hàng, để trên cơ sở đó công ty lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp, mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, góp phần ổn định tình hình tài chính của công ty.
Mục đích của việc lập này là để phân loại và đánh giá công nợ như : Nợ trong hạn, Nợ quá hạn, Nợ khó đòi, Nợ không có khả năng thu hồi để từ đó
tìm ra biện pháp thu hồi công nợ, đảm bảo nhu cầu về vốn lưu động, tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn của công ty, là cơ sở để lập dự phòng phải thu khó đòi.
Cơ sở để lập dự phòng phải thu khó đòi là các sổ chi tiết, sổ tổng hợp công nợ phải
thu, khả năng tài chính của khách hàng, khả năng tài chính hiện có của công ty, ngoài ra còn phải căn cứ vào từng hợp đồng kinh tế cụ thể… Thông qua các số liệu này ban lãnh đạo của công ty có thể biết được chi tiết và tổng hợp công nợ của khách hàng, tình hình và kế hoạch trả nợ của từng khách hàng để từ đó quyết định có nên bán chịu cho công ty đó nữa hay không, đảm bảo khả năng chủ động của công ty trong việc thu hồi tiền hàng, đảm bảo khả năng tài chính của công ty trong kinh doanh. Ngoài ra công ty nên chú ý đến thời hạn mà khách hàng được hưởng Chiết khấu thanh toán để có kế hoạch thu tiền hàng sớm hơn nếu có điều kiện. Công ty cũng nên giảm số tiền được hưởng Chiết khấu thanh toán xuống còn 200.000.000đ, như thế sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng nhanh hơn.
*> Về những chính sách, chiến lược đẩy mạnh tốc độ bán hàng
- Để tiêu thụ được số lượng hàng hoá tối đa, công ty nên mở rộng hình thức tiêu thụ hàng hóa như bán hàng theo phương thức bán hàng gửi đại lý; bán hàng theo phương thức bán trả chậm, trả góp. Với việc áp dụng nhiều phương thức bán hàng khác nhau công ty sẽ đẩy nhanh được doanh thu bán hàng.
- Công ty nên quan tâm xây dựng những chính sách, chiến lược kinh doanh hữu hiệu nhằm mở rộng mạng lưới tiêu thụ như : tăng cường các hoạt động Marketing, giới thiệu sản phẩm hàng hoá, để thu hút hơn nữa sự chú ý của người tiêu dùng, của những doanh nghiệp có nhu cầu về hàng hoá mà công ty đang kinh doanh. Công ty có thể tổ chức một bộ phận Marketing với các chức năng : điều tra, thăm dò nhu cầu thị trường và hoạch định các biện pháp nhằm thâm nhập thành công vào thị trường mới. Công ty cũng nên tích cực tham gia
vào các hội chợ, triển lãm một mặt nhằm tuyên truyền quảng cáo cho sản phẩm của mình, mặt khác nhằm thu thập các thông tin cần thiết về thị trường, về nhu cầu, thị hiếu khách hàng, về đối thủ cạnh tranh.
Ngoài ra công ty nên tăng cường áp dụng Chiết khấu thương mại hơn nữa để khuyến khích khách hàng mua nhiều đẩy mạnh việc tiêu thụ. Những khoản chiết khấu thương mại có thể làm giảm doanh thu của lô hàng đó, nhưng với tốc độ tiêu thụ tăng sẽ giúp cho công ty tăng nhanh vòng vốn lưu động, thu hồi vốn nhanh, hiệu quả, là cơ sở tăng lợi nhuận của công ty.
Do mặt hàng kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng, đa dạng hơn nên doanh nghiệp nên sử dụng thêm các Sổ nhật ký đặc biệt như : Sổ nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng để có thể theo dõi chặt chẽ quá trình nhập, xuất, tồn của mỗi mặt hàng kinh doanh.
Ngoài ra, công ty cũng nên sử dụng Sổ chi phí sản xuất kinh doanh - TK
632 để theo dõi chi tiết giá vốn của từng mặt hàng.
Bảng 3.1: Sổ nhật ký bán hàng
Đơn vị : Công ty TNHH TM và DVKTCN Bách Khoa Mẫu số : S03a4-DN Địa chỉ : Quận Hà Đông, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/206 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm 2009 Đơn vị tính : VNĐ NT ghi sổ Chứng từ SH NT Diễn giải Phải thu từ người mua (Ghi Nợ)
Ghi có tài khoản doanh thu Hàng hoá Thành
phẩm Dịch vụ
A B C D 1 2 3 4
Số trang trước chuyển sang 1/12 PX 80/12 1/12 80.268.300 80.268.300 ... ... ... ... ... Cộng chuyển sang trang sau
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang … - Ngày mở sổ : … Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đơn vị : Công ty TNHH TM và DVKTCN Bách Khoa
Địa chỉ : Quận Hà Đông, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/206 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Tên sản phẩm, dịch vụ: ………
Đơn vị tính: VNĐ
NT ghi sổ
Chứng từ
SH NT Diễn giải TK đối ứng
GHI NỢ TÀI KHOẢN 632 Tổng số tiền Chia ra … … … … … A B C D E 1 2 3 4 5 6 Số dư đầu tháng x x x x x x x Số phát sinh trong tháng Cộng số phát sinh trong kỳ Ghi Có TK 632 Số dư cuối kỳ x x x x x x x
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang … Ngày … tháng … năm …
- Ngày mở sổ : …
Bảng 3.2: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
KẾT LUẬN
Trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải lỗ lực hơn nữa bằng chính năng lực của mình. Muốn đạt được điều này thì công tác kế toán nói chung, và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng càng phải được hoàn thiện và củng cố hơn nữa để công tác kế toán này thực sự trở thành công cụ quản lý tài chính kinh doanh của doanh nghiệp. Bán hàng là một khâu rất quan trọng trong một chu trình sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào, vì vậy, tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cũng có một vai trò, vị trí và ý nghĩa to lớn trong tổ chức kế toán của doang nghiệp.
Nhận thức được tần quan trọng đó công ty TNHH TM và DV KTCN Bách Khoa đã chú trọng, quan tâm đến khâu quản lý hàng hoá, tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
Qua thời gian thực tập ở công ty TNHH TM và DVKTCN Bách Khoa, nắm bắt được những thông tin chung về công ty và về công tác kế toán của công ty em thấy công ty có những mặt mạnh cần phát huy, và những mặt hạn chế cần khắc phục. Song công tác kế toán là lĩnh vực khá rộng, nên chuyên đề tốt nghiệp của em còn tồn tại những thiếu sót, hạn chế về cả lý luận và thực tiễn nên em mong nhận được những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô giáo, cũng như các anh chị trong phòng Kế toán tài chính của công ty để bài chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa xin chân thành cảm ơn các anh chị phòng Kế toán tài chính của công ty TNHH TM và DVKTBK đã giúp em hoàn thiện báo cáo tốt nghiệp này.
Nguyễn Thị Hồng Nhung KTA-CD24
Em xin chân thành cảm ơn !
Ngày 31 tháng 07 năm 2010 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Hồng Nhung
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chuẩn mực Kế toán Việt Nam và Văn Bản Hướng Dẫn Thực Hiện – Bộ
Tài Chính
2. Quyết định 15/ 2006/ QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006, Quyết định số 2006/ 2003 QĐ - BTC
3. Tài liệu học tập – kế toán các ngành kinh doan đặc biệt – Khoa Kế toán Kiểm toán – Học Viện Ngân Hàng
4. Giáo trình kế toán tài chính – Học Viện Tài Chính
5. Giáo trình kế toán doanh nghiệp thương mại dịch vụ - Đại Học Thương Mại
6. Tạp chí kế toán
7. Webside : www.kiemtoan.com.vn; www.webketoan.com.vn; www.saga.org.vn; www.tapchiketoan.org.vn ...
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………