- Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán chưa hợp lý: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Quảng Cáo và Dịch Vụ Thương Mại Trần Tiến Bắc Giang hoạt động độc lập và đúng theo quy trình nghiệp vụ, nên khối lượng công việc từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp tương đối lớn.
Do nhân sự còn ít nên sự kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán nên không đảm bảo được tính khách quan (Không có sự kiểm soát nội bộ) làm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của nhân viên
- Về cơ sở vật chất: Mặc dù công ty rất quan tâm đến việc đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý, tuy vậy phần mềm kế toán trên máy vi tính vẫn chưa được khai thác tối đa hết các tính năng tác dung, một vài phần hành vẫn phải thực hiện theo phương pháp thủ công nên mất nhiều thời gian và giảm năng xuất lao động.
- Về phần hạch toán tiêu thụ thành phẩm: Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là lắp ráp máy vi tính theo yêu cầu của khách hàng, vì vậy việc hạch toán quá trình tiêu thụ rất gọn nhẹ do không tồn tại các khoản giảm doanh thu bán hàng và chi phí bán hàng. Ngoài việc lắp ráp theo yêu cầu của khách hàng, công ty còn bán các thiết bị văn phòng nguyên chiếc như máy photocopy, máy fax, máy Scan…được cung cấp từ chính hãng.
Do đặc thù của ngành, các thiết bị văn phòng thường luân chuyển nhanh (Tránh hoa mòn vô hình dẫn tới giảm giá) vị vậy Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nên không chủ động trong trường hợp có sự
chưa được thực hiện thường xuyên và các chứng từ ghi nhận nợ không được đối chiếu hàng năm dẫn tới việc có khoản công nợ tồn hàng năm.
- Về sổ, thẻ kho: Kế toán của Công ty có mở thẻ kho cho các loại máy móc, linh kiện máy vi tính nhưng do các linh kiện có nhiều chủng loại không kiểm sóa được nên mới chỉ theo dõi chung chung mà thôi.
VD như: Case (Vỏ máy)150W, bộ nguồn 90V đến 220V có rất nhiều chủng loại nhưng vẫn chỉ được theo dõi trên một thẻ kho nên việc quản lý chi tiết từng chủng loại gặp nhiều khó khắn.
Trong điều kiện là một công ty nhỏ, số lượng nhân sự còn ít nên cán bộ kế toán thường phải làm kiêm nhiệm một số công tác khác như: Công tác công đoàn, hành chính, văn phòng…cho nên khối lượng công việc tương đối nhiều đôi lúc đã gây ảnh hưởng tời công việc của chính mình.
3.2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Quảng Cáo và Dịch Vụ Thương Mại Trần Tiến Bắc Giang
Qua quá trình thực tập tại công ty, và trong quá trình tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại công ty cùng với những kiến thực có được, em xin được đưa ra một số ý kiến đóng góp của mình để có thể góp phần nâng cao chất lượng và hoàn thiện hơn nưa công tác hạch toán kế toán tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Quảng Cáo và Dịch Vụ Thương Mại Trần Tiến Bắc Giang nói chung và phần hành kế toán tiêu thụ thành phẩm và kết quả tiêu thụ nói riêng.
3.2.1. Về hệ thống sổ sách, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Quảng Cáo và Dịch Vụ Thương Mại Trần Tiến Bắc Giang
phát sinh nhanh gọn. Tuy nhiên do điều kiện về nhân sự còn hết sức hạn hẹp nên kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau:
- Việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm nhân viên kế toán phải có sự phối hợp chặt chẽ với bộ phận ký thuật để có số liệu về từng chi phí phát sinh vì vật việc tập hợp các chi phí phát sinh để tính giá thành sản phẩm là công việc đòi hỏi sự chính xác để việc tính giá thành không bị sai sót làm ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của công ty.
- Việc theo dõi, chấm công quá trình làm việc của nhân viên mặ dù được các trưởng bộ phận gửi lên và việc làm này hoàn toàn thủ công không có sự hỗ trợ của máy móc hiện đại, nên việc theo dõi, giám sát rất là vất vả và không chính xác.
- Cho vậy việc kiêm nhiệm của kế toán viên là không hợp lý phải có sự sắp xếp hợp lý hợn. Theo ý của em thì nên phân công kế toán thủ quỹ kiêm tính lương và trả lương cho công nhân viên và kế toán tính giá thành sản phẩm riêng vị việc thực hiện công việc mới đảm bảo được thời gian ghi sổ và tính chính xác của công việc.
- Kế toán vật tư (thủ kho) kiêm thủ quỹ: Phần hành nguyên vật liệu với các nghiệp vụ xuất nhập vật tư rất nhiều với khoảng hàm trăm loại vật tư khác nhau với số lượng chứng từ rất lớn, trong khi đó việc tính thành tiền đối với các chứng từ nhập và xuất vẫn làm bằng thủ công, khối lượng công việc nhiều, phân bổ cho nhiều đối tượng sủ dụng, phải phản ánh vào nhiều sổ sách. Một số chứng từ nhập xuất vật liệu mặc dù phát sinh từ tháng trước nhưng
Với những đặc điểm nêu ở công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty luôn hoàn thành rất chậm, gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc đối chiếu với các sổ kế toán tổng hợp và lên báo cáo vì vậy theo ý của em thì công ty nên phân công phân nhiệm hợp lý hơn như phần hành vật liệu do một người phụ trách còn thủ quỹ là người độc lập. Có thể như vậy công việc kế toán mới đảm bảo đúng thời gian, nâng cao hiệu quả công việc.
Vệ chứng từ sử dụng: Công ty thiếu phiếu giao nhận chứng từ hóa đơn khi xuất hàng cho khách hàng. Hiện nay công ty chỉ có một sổ riêng để ghi tất cả các lần giao nhận hóa đơn và bảng kê kiêm phiếu bảo hành, điều đó tạo ra sự không chuyên nghiệp hóa trong khâu quản lý. Vì vậy công ty nên in thành cuốn sổ có tên riêng, con dấu, mã số thuế để có thể tiện lợi trong việc giao dịch với khách hàng.
Biểu số 3.1
Công ty TNHH QC & TM Trần Tiến Bắc Giang
117 Đường Hùng Vương - TP Bắc Giang - Tỉnh Bắc Giang
BIÊN BẢN BÀN GIAO HÓA ĐƠN
Quyển số:………. Số phiếu:……….. Họ tên người nhận:………... Địa chỉ:………. Chứng từ máy:………bao gồm……… Đã nhận đủ………hóa đơn……….. Ngày ……..tháng……năm 2010
3.2.2. Về hoạch toán ở khoản mục giá vốn bán hàng của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Quảng Cáo và Dịch Vụ Thương Mại Trần Tiến Bắc Giang
Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Quảng Cáo và Dịch Vụ Thương Mại Trần Tiến Bắc Giang chuyên kinh doanh trong lĩnh vực lắp ráp máy vi tính, cung cấp thiết bị văn phòng cho khách hàng với số lượng lớn, tuy nhiện Công ty không sử dụng giá hạch toán cho sản phẩm xuất bán mà sử dụng phương pháp giá bình quân cho cả kỳ dự trữ. Vì vậy công việc kế toán bị dồn vào cuối kỳ lãi của ngân hàng đã không được xác định trực tiếp dẫn đến việc ra quyết định quản lý không chính xác, cụ thể. Mặt khác việc lập báo cáo giá vốn hàng tháng để sô sánh đối chiếu giữa các tháng là rất khó điều đó gây khó khăn cho việc ra quyết định điều chỉnh việc phân bổ chi phí cho từng hạng mục thích hợp.
Công ty nên lập sổ, thẻ kho chi tiết đến từng loại linh kiện để thuận tiện cho việc theo dõi và làm cơ sở để xác định giá vốn hàng bán một cách chính xác. Đậy cũng là cơ sở để phối hợp với bộ phận bảo hành, bảo trì có kế hoạch chăm sóc khách hàng cụ thể.