2.3.1 Đặc điểm kế toỏn vốn bằng tiền
2.3.1.1. Tài khoản sử dụng:
Vốn bằng tiền là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp nằm trong nhúm tài khoản 11.Kết cấu cỏc tài khoản này:
+bờn Nợ phản ỏnh cỏc loại tiền nhập quỹ,gửi vào tài khoản ngõn hàng.Số tiền thừa khi phỏt hiện kiểm kờ và chờnh lệch tăng do đỏnh giỏ lại số dư ngoại tệ cuối năm
+Bờn Cú phản ỏnh cỏc loại tiền mặt,tiền gửi xuất khỏi quỹ,tài khoản ngõn hàng.Số lượng tiền thiếu hụt khi phỏt hiện kiểm kờ và chờnh lệch giảm tỉ giỏ hối đoỏi do đỏnh giỏ lại số dư ngoại tệ cuối năm
+Số dư bờn Nợ:phản ỏnh số tiền hiện cú tại quỹ hay tại tài khoản ngõn hàng của cụng ty
-Tài khoản sủ dụng: +111:tiền mặt
1111:tiền VND tại quỹ của cụng ty
1112:tiền ngoại tệ USD tại quỹ của cụng ty +112:tiền gửi ngõn hàng
1121:tiền VND trong tài khoản ngõn hàng
11211: VND tại NH Vietcombank Ba Đỡnh,Hà Nội 11212: VND tại NH Seabank đường Lỏng,Hà Nội 11213: VND tại NH Eximbank Ba Đỡnh,Hà Nội 1122:tiền ngoại tệ USD tại tài khoản ngõn hàng
2.3.1.2 Chứng từ và lưu chuyển chứng từ
2.3.1.2.1 Chứng từ sử dụng
Cỏc chứng từ trong phần này được sử dụnh nhằm mục đớch để theo dừi tỡnh hỡnh thu,chi,tồn quỹ của tiền mặt,ngoại tệ và cỏc khoản tạm ứng của đơn vị nhằm cung cấp những thụng tin cần thiết cho kế toỏn và người quản lý của đơn vị trong lĩnh vực tiền tệ.Cỏc chứng từ được sử dụng bao gồm:
-Dựng cho hoạt động thu chi tiền mặt:
+ Phiếu thu.
+ Phiếu chi.
-Dựng cho hoạt động chi và gửi tiền vào ngõn hàng:
+ Giấy bỏo Cú
+ Ủy nhiệm chi
+ Giấy bỏo Nợ
-Cỏc chứng từ và giấy tờ khỏc đi kốm:
+ Giấy đề nghị tạm ứng
+ Giấy đề nghị thanh toỏn tạm ứng.
+ Húa đơn bỏn hàng
+ Biờn lai thu tiền.
+ Bảng thanh toỏn tiền thuờ ngoài.
+ Bảng thanh toỏn tiền lương.
+ Bảng kờ chi tiền
+ Phiếu thu nợ, phiếu thanh toỏn nợ
*Phiếu thu:nhằm xỏc định số tiền mặt,ngoại tệ thực tế nhập quỹ và là căn cứ để thủ quỹ thu tiền,ghi sổ quỹ,kế toỏn ghi cỏc sổ cỏc khoản thu cú liờn quan.Mọi khoản tiền Việt Nam ngoại tệ đều cú phiếu thu,Riờng với ngọai tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập”Bảng kờ ngoại tệ” đớnh kốm với phiếu thu
Phiếu thu do kế toỏn lập thành 3liờn,ghi đầy đủ cỏc nội dung trờn phiếu rựi đăng kớ vào phiếu thu sau đú chuyển cho kế toỏn trưởng soỏt xột và giỏm đốc kớ duyệt chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ.Sau khi đó nhận đủ số tiền,thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ(bằng chữ) vào phiếu thu trước khi kớ và ghi rừ họ tờn.
Thủ qũy giữ lại 1liờn ghi sổ,liờn giao cho người nộp tiền,1 liờn lưu nơi nhập phiếu.Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kốm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toỏn thanh toỏn để ghi sổ.Nếu là ngoại tệ phải ghi rừ tỉ giỏ tại thời điểm nhập quỹ để tớnh ra tổng số tiền theo đơn vị VND.Liờn phiếu thu gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đúng dấu.
*Phiếu chi:nhằm xỏc định cỏc khoản tiền mặt,ngoại tệ thực sự xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ,ghi sổ quỹ và kế toỏn thanh toỏn ghi sổ kế toỏn.
Phiếu chi cũng được lập thành 3liờn và chỉ sau khi cú chữ kớ(kớ theo từng liờn) của người lập phiếu,kế toỏn trưởng,giỏm đốc,thủ quỹ mới được xuất quỹ.Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đó nhận bằng chữ,ki tờn và ghi rừ họ tờn vào phiếu chi.Liờn 1 được lưu ở nơi lập phiếu,liờn 2 thủ quỹ dựng để ghi sổ và chuyển cho kế toỏn thanh toỏn cựng với chứng từ gốc để ghi sổ kế toỏn,liờn 3 giao cho người nhận.
*giấy đề nghị thanh toỏn tạm ứng:là căn cứ để xột duyệt tạm ứng,làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng
Giấy tạm ứng do người xin hay bộ phận xin tạm ứng viết 1liờn rựi chuyển cho kế toỏn trưởng xem xột và ghi ý kiến đề nghị giỏm đốc doanh nghiệp duyệt chi.Căn cứ quyết định của giỏm đốc,kế toỏn lập phiếu chi kốm theo giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
*Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng:là bảng liệt kờ cỏc khoản tiền đó tạm ứng và cỏc khoản chi của người nhận tạm ứng,làm căn cứ thanh toỏn số tiền tạm ứng vố ghi sổ kế toỏn.
Sau khi lập xong giấy thanh toỏn tiền tạm ứng,kế toỏn thanh toỏn chuyển cho kế toỏn trưởng soỏt xột và giỏm đốc duyệt.Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng kốm theo chứng từ gốc được dựng làm căn cứ ghi sổ.Phần chờnh lệch tạm ứng chi khụng hết phải đựơc nộp lại quỹ hay trừ vào lương.Phần chi quỏ sẽ được làm thủ tục xuất quỹ trả lại cho người tạm ứng.Chứng từ gốc,giấy thanh toỏn tạm ứng phải đớnh kố với phiếu thu hoặc phiếu chi cú liờn quan.
*Giấy đề nghi thanh toỏn:dựng trong trường hợp đó chi nhưng chưa được thanh toỏn hoặc chưa nhận tạm ứng để tổng hợp cỏc khoản chi kốm theo chứng từ để làm thủ tục thanh toỏn,làm căn cứ thanh toỏn và ghi sổ.
Giấy đề nghị thanh toỏn do người đề nghị thanh toỏn viết 1liờn và được chuyển cho kế toỏn trưởng soỏt xột và ghi ý kiến rựi đề nghị cho giỏm đốc duỵet chi căn cứ quyết định của giỏm đốc kế toỏn lập phiếu chi kốm theo giấy đề nghị thanh toỏn và chuyển cho thủ quỹ làm tục xuất quỹ.
*Biờn lai thu tiền:là giấy biờn nhận của doanh nghiệp đó thu tiền làm căn cứ để lập phiếu thu,nộp tiền vào quỹ đồng thời để người nộp thanh toỏn với cơ quan hụặc lưu quỹ.Biờn lai thu tiền được lập thành 2liờm(đặt giấy than viết 1lần) sau khi thu tiền người thu tiền và người nộp tiền cựng kớ và ghi rừ họ tờn xỏc định số tiền đó thu,đó nộp.Kớ xong người thu tiền giữ 1liờn cũn 1liờn người nộp tiền
*Bảng kiểm kờ quỹ:nhằm xỏc định tiền bằng VND tồn quỹ thực tế và số thừa thiếu so với sổ quỹ trờn cơ sở đú tăng cường quản lý và làm cơ sở quy trỏch nhiệm vật chất,ghi sổ kế toỏn chenh lệch.
Bảng kiểm kờ quỹ cần phải xỏc định rừ nguyờn nhõn thừa,thiếu và cú ý kiến nhận xột và kiến nghị của Ban kiểm kờ.Bảng kiểm kờ phải cú đủ chữ kớ của thủ quỹ,trưởng ban kiểm kờ và kế toỏn trưởng.Mọi chờnh lệch đều phải bỏo cỏo giỏm đốc xem xột giải quyết.
Bảng kiểm kờ quỹ được lập thành 2bản: 1bản lưu ở thủ quỹ và 1 bản lưu ở kế toỏn tiền mặt.
2.3.1.2.2 Quy trỡnh luõn chuyển phiếu thu,phiếu chi
Sơ đồ 6 a :quy trỡnh luõn chuyển phiếu thu
Người nộp Kế toỏn phụ trỏch vốn bằng tiền
Kế toỏn trưởng Giỏm đốc Thủ quỹ
Nhận phiếu thu và thu tiền ,kớ (3liờn) Ghi sổ quĩ (liờn 2) Ghi sổ kế toỏn tiền mặt (liờn 2) Đề nghị nộp Lập phiếu thu (3 liờn) Kớ và duyệt thu Nhận lại phiếu thu Kớ phiếu thu và nộp tiền Nhận phiếu thu (liờn 3) Kớ và duyệt thu
Sơ đồ 6b: quy trỡnh lưu chuyển phiếu chi Người đề nghị chi tiền mặt Kế toỏn phụ trỏch vốn bằng tiền Kế toỏn trưởng Khụng đồng ý Giỏm đốc Đồng Thủ quỹ Lập giấy đề nghị chi Lập phiếu chi Kớ duyệt chi Kớ phiếu chi Nhận phiếu chi Nhận phiếu chi Nhận tiền, kớ phiếu Xuất tiền Ghi số kế toỏn tiền mặt Ghi sổ quỹ
2.3.1.3 Quy trỡnh ghi sổ phần hành kế toỏn vốn bằng tiền
Sơ đồ 7:quy trỡnh ghi sổ vốn bằng tiền
Bảng cõn đối số phỏt sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ NHẬT KÍ CHUNG Chứng từ kế toỏn (phiếu thu,chi…) SỔ CÁI TK 111,112 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
2.3.2 Đặc điểm kế toỏn tài sản cố định
2.3.2.1 Tài khoản sử dụng
Tài sản cố định thuộc tài sản dài hạn của doanh nghiệp.Đõy là nhúm tài khoản 21.Tài sản cố định được trỡnh bày cả 3thụng số liờn quan đú là nguyờn giỏ,giỏ trị cũn lại,giỏ trị hao mũn lũy kế.
Giỏ trị cũn lại=nguyờn giỏ-hao mũn lũy kế
+Bờn Nợ: nguyờn giỏ TSCĐ tăng do mua sắm,trao đổi,nhận gúp vốn hay được biếu tặng.
+Bờn cú: nguyờn giỏ TSCĐ giảm do đem trao đổi,nhượng bỏn,thanh lý.
+Số dư bờn Nợ:nguyờn giỏ TSCĐ hiện cú ở doanh nghiệp -Tài khoản sử dụng là:
211 cú 2111:nhà cửa ,văn phũng. 2112:thiết bị văn phũng
2113:phương tiện đi lại 213:tài sản cố định vụ hỡnh 214:khấu hao tài sản cố định
2.3.2.2 Chứng từ sử dụng và cỏch luõn chuyển chứng từ:
2.3.2.2.1 Chứng từ sử dụng:
TSCĐ là loại tài sản dài hạn được biểu hiện dưới hỡnh thỏi vật chất hoặc phi vật chất,cú đủ tiờu chuẩn TSCĐ theo quy định.Cỏc tài sản cố định cú thời gian sử dụng lõu dài,trong nhiều kỡ kế toỏn,giỏ trị lớn(từ 10.000.000VND trở lờn).Mục đớch cỏc chứng từ ở phần hành này là nhằm theo dừi tỡnh hỡnh biến động về số lượng,hiện trạng và giỏ trị của TSCĐ.Giỏm đốc chặt chẽ tỡnh hỡnh dụng,thanh lý và sửa chữa lớn TSCĐ
- Chứng từ hạch toỏn tăng giảm TSCĐ
+ Hợp đồng kinh tế
+ Biờn bản bàn giao
+ Biờn bản thanh lý.
-Chứng từ hạch toỏn khấu hao tài sản cố định
+ Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao tài sản cố dịnh -Chứng từ sửa chữa tài sản cố định:
+ Húa đơn
+ Bảng thanh toỏn lương, khấu hao,..
*Biờn bản giao nhận tài sản cố định:nhằm xỏc nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi mua sắm hay đựơc biếu tặng,nhận vốn gúp.Biờn bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận tài sản và kế toỏn ghi thẻ TSCĐ cũng như sổ kế toỏn cú liờn quan.
Biờn bản giao nhận TSCĐ được lập thành 2bản.Bờn giao nhận gửi 1bản cho phũng kế toỏn để ghi sổ kế toỏn và lưu.
*Biờn bản thanh lý TSCĐ:xỏc nhận việc thanh lý và làm căn cứ ghi giảm TSCĐ trờn sổ kế toỏn.
Biờn bản thanh lý phải do Ban thanh lý TSCĐ phải do ban thanh lý TSCĐ lập và cú đầy đủ chữ kớ,ghi rừ họ tờn của trưởng ban thanh lý,kế toỏn trưởng và giỏm đốc của doanh nghiệp.
*Biờn bản kiểm kờ TSCĐ:nhằm xỏc nhận số lượng,giỏ trị TSCĐ hiện cú,thừa thiếu so với sổ sỏch kế toỏn trờn cơ sở đú tăng cường quản lý TSCĐ va làm cơ sở quy trỏch nhiệm vật chất,ghi sổ kế toỏn chờnh lệch.
Biờn bản phải xỏc định rừ nguyờn nhõn gõy chờnh lệch,cú ý kiến nhận xột và kiến nghị của Bsn kiểm kờ.Biờn bản kiểm kờ phải cú chứ kớ ghi rừ họ tờn của trưởng ban kiểm kờ,chữ kớ soỏt xột của kế toỏn trưởng và giỏm đốc duyệt.
*Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ:dựng để phản ỏnh số khấu hao TSCĐ phải trớch và phõn bổ cho cỏc đối tượng sử dụng hàng thỏng.
Số khấu hao phải trớch thỏng này trờn bảng phõn bổ khấu hao TSCĐ được sử dụng để ghi vào cỏc bảng kờ,nhật kớ cỏc sổ liờn quan đồng thời đước sử dụng để đỏnh giỏ thực tế sản phẩm,dịch vụ hoàn thành.
Nguyờn giỏ TSCĐ -Mức trớch khấu hao hàng thỏng= ───────────── Số năm sử dụngì12 thỏng
2.3.2.2.2 Quy trỡnh luõn chuyển tăng,giảm TSCĐ
Sơ đồ 8a : Lưu chuyển chứng từ tăng tài sản cố định Bộ phõn liờn quan Bộ phận sử dụng Kế toỏn TSCĐ Kế toỏn liờn quan( vớ du cỏc loại chi phớ) Kế toỏn trưởng Lập biờn bản bàn giao Kớ biờn bản bàn giao Kớ biờn bản Kớ biờn bản nhõn TS Nhận biờnbản bàngiao Ghi sổ kế toỏn TSCĐ Ghi số khỏc Lưu chứng từ
Sơ đồ 8b: Quy trỡnh lưu chuyển chứng từ giảm tài sản cố định
Bộ phận liờn quan
Kế toỏn liờn quan
Kế toỏn TSCĐ Kế toỏn trưởng
2.3.2.3 Quy trỡnh ghi sổ phần hành kế toỏn TSCĐ
-Hạch toỏn chi tiết:
+ Thẻ tài sản cố định
+ Sổ chi tiết TSCĐ theo từng loại tài sản
+ Sổ theo dừi tài sản cố định và cụng cụ dụng cụ tại nơi sử dụng -Hạch toỏn tổng hợp
+ Sổ tài sản cố định
+ Sổ cỏi tài khoản 211, 214 .
+ Bỏo cỏo tài chớnh
Với cỏc nghiệp vụ sửa chữa tài sản cố định và cỏc nghiệp vụ trớch khấu hao cũn liờn quan tới sổ cỏi tài khoản 6421, 6422,..
Nguyờn giỏ TSCĐ -Mức trớch khấu hao hàng thỏng= ───────────── Số năm sử dụngì12 thỏng Duyệt và kớ Xỏc nhận biờn bản Thanh lý Thanh lý lập biờn bản TL Lưu chứng từ Ghi sổ kế toỏn liờnquan Ghi sổ kế toỏn TSCĐ
Sơ đồ 9:quy trỡnh ghi sổ liờn quan phần hành TSCĐ
2.3.3 Đặc điểm kế toỏn hàng tồn kho
2.3.3.1 Tài khoản sử dụng
-152:nguyờn vật liệu -153:cụng cụ dụng cụ
-154:chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang -155:thành phẩm
-156:hàng húa
2.3.3.2 Chứng từ và cỏch luõn chuyển chứng từ
2.3.3.2.1Chứng từ sử dụng
Mục đớch nhằm theo dừi tỡnh hỡnh nhập,xuất,tồn kho vật tư,cụng cụ,dụng cụ,sản phẩm làm căn cứ kiểm tra tỡnh hỡnh sử dụng,dự trữ cụng cụ,dụng cụ sản phẩm và cung cấp thụng tin cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho.
Cỏc chứng từ:
Nhật kớ chung
Sổ chi tiết TSCĐ&cỏc sổ chi tiết liờn quan
Sổ cỏi TK 211,213,214,642 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ theo dừi TSCĐ,thẻ TSCĐ Chứng từ kế toỏn
+phiếu nhập kho +phiếu xuất kho
+biờn bản kiểm nghiệm
+biờn bản kiểm kờ cụng cụ dụng cụ cuối kỡ +bảng kờ mua hàng
+bảng phõn bổ cụng cụ dụng cụ
*Phiếu nhập kho:nhằm xỏc định số lượng cụng cụ,dụng cụ,hàng húa nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho,thanh toỏn tiền hàng,xỏc định trỏch nhiệm với người cú liờn quan và ghi sổ kế toỏn.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng(trong cụng ty TNHH Quảng cỏo và Truyền thụng Nguyễn việc mua hàng do phũng kinh doanh đảm nhận).Phiếu được lập thành 2liờn với hàng mua ngoài.Người lập phiếu kớ ghi rừ họ tờn,người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập dụng cụ,sản phẩm.
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày,thỏng,năm nhập và cựng người giao hàng kớ vào phiếu.Thủ kho giữ liờn 2 để ghi vào thẻ kho và sau đú chuyển cho phũng kế toỏn để ghi sổ và liờn 1 lưu ở nơi lập phiếu.
*Phiếu xuất kho:nhằm theo dừi chặt chẽ số lượng cụng cụ,dụng cụ,sản phẩm để xuất kho cho cỏc bộ phận sử dụng.Làm căn cứ để hạch toỏn chi phớ tớnh giỏ thành sản phẩm,dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng,thực hiện định mức tiờu hao.
Phiếu xuất kho do cỏc bộ phận xin lĩnh hay bộ phận quản lý,bộ phận kho lập thành 3liờn.Sau khi lập phiếu xong người lập phiếu và kế toỏn trưởng kớ xong chuyển cho giỏm đốc hoặc người ủy quyền duyệt(ghi rừ họ tờn) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng.Sau khi xuất kho,thủ kho ghi số lượng xuất theo ngày thỏng và cựng người nhận hàng kớ tờn vào phiếu xuất
Liờn1:lưu ở bộ phận lập phiếu
Liờn2:thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đú chuyển cho kế toỏn vào sổ kế toỏn
Liờn 3:người nhận cụng cụ,dụng cụ,sản phẩm giữ để theo dừi ở bộ phận sử dụng
*Biờn bản kiểm nghiệm:xỏc định số lượng,quy cỏch cụng cụ,dụng cụ,sản phẩm trước khi nhập kho,làm căn cứ để quy trỏch nhiệm trong thanh toỏn và bảo quản.
*Biờn bản kiểm kờ cụng cụ,dụng cụ,sản phẩm,hàng húa:nhằm xỏc định số lượng chất lượng và giỏ trị của cụng cụ,dụng cụ,sản phẩm ở kho tại thời điểm kiểm kờ làm căn cứ xỏc định trỏch nhiệm trong việc bảo quản và phản ỏnh kịp thời lờn sổ kế toỏn.
*Bảng kờ mua hàng:là chứng từ kờ khai mua CCDC,hàng húa,dịch vụ lặt vặt trờn thị trường tự do trong trường hợp người bỏn khụng thuộc diện khụng phải lập húa đơn là căncứ phiếu nhập kho,thanh toỏn và hạch toỏn.những phần trong bảng này khụng được khấu trừ thuế GTGT
Bảng kờ mua hàng do người mua lập 2liờn -liờn 1 để lưu
-liờn 2 chuyển cho kế toỏn làm thủ tục thanh toỏn và ghi sổ
*Bảng phõn bổ CCDC:dựng để phản ỏnh tổng giỏ trị CCDC trong thỏng theo giỏ thực tế và giỏ hạch toỏn và phõn bổ cho cỏc đối tượng sử dụng.Bảng này cũn dựng để phõn bổ giỏ trị CCDC xuất dựng cú giỏ trị lớn,thời gian sử dụng dưới một năm hoặc trờn 1 năm đang đựơc phản ỏnh trờn TK 142 hoặc 242
2.3.3.2.2 Quy trỡnh luõn chuyển phiếu nhập,xuất kho
Sơ đồ 10a:quy trỡnh lập và luõn chuyển phiếu nhập kho Bộ phận mua
hàng
Người giao hàng
chuyển liờn2 tới kho&kớ nhận
Thủ kho Kế toỏn phụ trỏch kho
Sơ đồ 10b Quy trỡnh lập và luõn chuyển phiếu xuất kho
Người yờu cầu Kế toỏn Kế toỏn trưởng Giỏm đốc Thủ kho