ở công ty TNHH xây dựng và thương mại hoàng an
2.1.3. Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, tổ chức công tác quản lý kế toán
kế toán
Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh
Để tăng cường bộ máy quản lý có hiệu lực, đảm bảo quản lý chặt chẽ trên tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tiếp tham mưu với cấp trên. Việc quản lý của công ty do Giám đốc của công ty trực tiếp điều hành bao gồm các phòng ban và các đội sản xuất. Số cán bộ nhân viên thuộc cơ quan công ty hiện nay có khoảng từ 20 đến 25 người, công ty hiện đang thực hiện chính sách ưu tiên những cán bộ có năng lực quản lý và có sức khoẻ bố trí điều hành các dự án trọng điểm.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Cơ cấu bộ máy quản lý công ty như sau:
Ban Giám đốc: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty.
Phó giám đốc 1: Là người phụ trách về kỹ thuật sản xuất và xây dựng, trực tiếp theo dõi các phòng vật tư, kế hoạch, kỹ thuật thiết bị.
Phó giám đốc 2: Là người làm công tác tham mưu cho giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh, trực tiếp theo dõi phòng tài chính- kế toán, phòng kinh doanh.
Phó giám đốc 3: Là người điều hành nội chính phụ trách đời sống vật chất cho cán bộ công nhân viên, trực tiếp theo dõi các phòng tổ chức cán bộ và lao động, phòng hành chính bảo vệ. Ban Giám đốc Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Phó giám đốc 3 Phòng tổ chức cán bộ Phòng thiết bị kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng kinh tế kế hoạch
Nhiệm vụ các phòng ban
Phòng tổ chức hành chính: Đảm nhiệm công tác quản lý lao động, theo dõi thi đua, công tác văn thư, tiếp khách, bảo vệ tài sản. Ngoài ra còn làm công tác tuyển dụng lao động, quản lý theo dõi bổ sung nhân viên của toàn công ty.
Phòng tài chính – kế toán: Có nhiệm vụ hạch toán tài vụ cũng như quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức thực hiện việc ghi chép, xử lý, cung cấp số liệu về tình hình kinh tế, tài chính, phân phối và giám sát vốn, giám sát và hướng dẫn nghiệp vụ đối với những người làm công tác kế toán trong công ty. Xây dựng kế hoạch sản xuất, giá thành kế hoạch của sản phẩm, ký kết hợp đồng sản xuất, quyết toán sản lượng, tham gia đề xuất với giám đốc các quy chế quản lý kinh tế áp dụng nội bộ.
Phòng thiết bị kỹ thuật: Phụ trách vấn đề xây dựng và quản lý các quy trình trong sản xuất, nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới đưa vào sản xuất, tổ chức hướng dẫn nhằm nâng cao tay nghề cho công nhân, tăng khả năng nghiệp vụ cho các kỹ thuật viên. Ngoài ra còn có nhiệm vụ cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, điều hành mọi phương tiện thiết bị được giao cho toàn công ty.
Phòng kinh doanh: Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh trước, trong và sau khi sản xuất, thiết lập mối quan hệ với các cấp, lập toàn bộ hồ sơ dự toán công trình, định giá và lập phiếu giá thanh toán, làm tham mưu bảo đảm tính pháp lý của mọi hoạt động kinh tế, kiểm tra bản vẽ thiết kế, tổng hợp khối lượng công trình, bám sát kế hoạch, tiến độ, biện pháp thi công và tham gia nghiệm thu.
Như vậy, mỗi phòng ban trong công ty đều có chức năng nhiệm vụ riêng nhưng giữa chúng có mối quan hệ chặt chẽ dưới sự điều hành của ban giám đốc công ty nhằm đạt lợi ích cao nhất cho công ty.
Về tổ chức sản xuất kinh doanh
Công ty TNHH xây dựng và thương mại Hoàng An là đơn vị thi công xây lắp nên việc tổ chức sản xuất phải chịu ảnh hưởng trực tiếp đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản. Sản phẩm của công ty chủ yếu là các công trình dân dụng. Sản xuất mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất dài. Hoạt động xây lắp tiến hành ngoài trời chịu ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên, ảnh hưởng đến việc quản lý tài sản, vật tư, máy móc dễ bị hư hỏng và ảnh hưởng đến tiến độ thi công. Do vậy, vấn đề sinh hoạt cho người công nhân và an ninh cho người lao động cũng như phương tiện máy móc rất được công ty quan tâm. Để phù hợp với điều kiện xây dựng và đảm bảo ổn định cho hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty tổ chức bộ máy quản lý sản xuất ngày càng gọn nhẹ mà vẫn mang lại hiệu quả cao.
Hiện nay, việc tổ chức sản xuất thành các đội sản xuất một cách hợp lý giúp cho công ty trong việc quản lý lao động và phân công lao động của công ty thành nhiều vị trí khác nhau với nhiều công trình khác nhau có hiệu quả. Cơ cấu sản xuất của công ty gồm các đội sản xuất mỗi đội sản xuất có đội trưởng quản lý.
Ngoài các đội này còn có đội xe cơ giới có nhiệm vụ bảo dưỡng phục hồi các loại xe, máy, đảm bảo vận chuyển vật liệu, máy móc thiết bị đến nơi cần thiết, phục vụ trực tiếp cho quá trình thi công xây dựng sản xuất có hiệu quả.
Về tổ chức lao động
Xuất phát từ đặc điểm của ngành Xây dựng cơ bản, mỗi công trình có những đặc điểm khác nhau. Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, đơn vị xây lắp phải di chuyển vật tư, lao động theo mặt bằng và vị trí thi công mà vị trí thi công thường rải rác khắp nơi cách xa trụ sở công ty. Do vậy, số lao động trong công ty thường thay đổi theo khối lượng công việc mà công ty nhận thầu.
Tổ chức công tác kế toán của Công ty
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình một phòng kế toán trung tâm của công ty, bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán, thực hiện toàn bộ công tác kế toán của công ty. Phòng Tài
chính – kế toán của công ty thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của tổ, đội và gửi những chứng từ kế toán đó về để hạch toán và xử lý. Từ đó, đưa ra các thông tin tài chính, kế toán tổng hợp, chi tiết đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty.
Tất cả các phần hành kế toán trong công ty đều tuân thủ chung một hệ thống kế toán đã ban hành theo QĐ1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 và các chuẩn mực kế toán đã được ban hành.
Hình thức sổ kế toán tại công ty: Hình thức kế toán được Công ty áp
dụng là hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Tài chính – Kế toán của công ty có 3 người, đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc do kế toán viên thực hiện và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và cấp trên về thông tin tài chính kế toán.
Kế toán tổng hợp (phó phòng) Kế toán trưởng trưởng Kế toán vật tư, TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán vốn bằng tiền Kế toán thanh toán tiền lương Thủ quỹ
Kế toán tổng hợp: tổng hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh.
Kế toán vật tư, TSCĐ: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của vật liệu, xác định chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình. Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, vật tư, phản ánh chính xác tình hình TSCĐ, khấu hao TSCĐ.
Kế toán thanh toán: Thực hiện thanh toán khối lượng công trình, hạng mục công trình và theo dõi các khoản công nợ.
Kế toán vốn bằng tiền: Thực hiện các phần liên quan đến các nghiệp vụ ngân hàng, cùng thủ quỹ đi rút tiền, chuyển tiền, vay vốn tín dụng, lập các kế hoạch vay vốn tín dụng và lập các phiếu thu, phiếu chi.
Kế toán lương và các khoản trích theo lương: Thanh toán số lương phải trả trên cơ sở tiền lương cơ bản và tiền lương thực tế với tỷ lệ % quy định hiện hành, kế toán tiền lương tính ra số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ. Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lương của các đội và của khối gián tiếp của công ty, kế toán tiến hành tập hợp bảng thanh toán lương, kiểm tra bảng chấm công.
Thủ quỹ: Tiến hành thu, chi tại công ty căn cứ vào các chứng từ thu, chi đã được phê duyệt, hàng ngày cân đối các khoản thu, chi vào cuối ngày, lập báo cáo quỹ, cuối tháng báo cáo tồn quỹ tiền mặt.