Trước năm 2002 doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ phục vụ hạch toán kế toán. Từ sau năm 2002, doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán do phòng Thương mại công nghiệp Việt Nam cung cấp đồng thời chuyển sang hình thức Nhật ký chung để hạch toán phù hợp với hệ thống kế toán máy, cũng như thuận tiện hơn cho công tác kế toán.
Với hình thức sổ nhật ký chung, tại trung tâm TM Cửu Long ngoài sổ tổng hợp là nhật ký chung, với mỗi phần kế toán riêng còn sử dụng 1 hệ thống sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết và sổ chi tiết riêng.
Kế toán trưởng Kế toán theo dõi công nợ Kế toán theo dõi quỹ TM Kế toán theo dõi kho HH Kế toán thanh toán BH Kế toán theo dõi tài sản Kế toán tiền lương BHXH Kế toán tổng hợp
Chế độ báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính do trung tâm lập căn cứ theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính. Cuối niên độ kế toán trung tâm lập và sử dụng 4 báo cáo:
- Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01 – DNN)
- Kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02 – DNN) - Thuyết minh Báo cáo Tài chính (mẫu số B09 – DNN) - Bảng cân đối tài khoản (mẫu số F01- DNN)
Các báo cáo tài chính của trung tâm sau khi làm xong thì được gửi lên công ty.
Trình tự ghi sổ kế toán của trung tâm được xây dựng theo trình tự chung của hình thức sổ nhật ký chung và yêu cầu quản lý của kế toán.
Nhờ sử dụng phần mền kế toán trong hạch toán, công việc tiến hành kế toán được tiến hành đơn giản và thuận tiện hơn. Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ chứng từ gốc, kế toán tập hợp và phân loại theo từng phần hành, kiểm tra ban đầu về các quy định ghi chứng từ. Dữ liệu kế toán sẽ được vào máy theo từng phần hành riêng biệt. Từ dữ liệu ban đầu, chương trình sẽ tự động quản lý vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo trình tự ghi sổ, cuối kỳ, sau khi kiểm tra tính cân đối và thực hiện các bút toán cuối kỳ cũng như bút toán điều chỉnh kế toán chạy trương trình lập các báo cáo tài chính.
Toàn bộ quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung tại trung tâm thương mại Cửu Long được mô tả qua sơ đồ sau:
Ghi chú: Hàng ngày: Cuối tháng: Đối chiếu:
2.2Tình hình thực tế về tổ chức kế toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại trung tâm thương mại dịch vụ Cửu Long:
Do hoạt động chủ yếu của trung tâm thương mại dịch vụ Cửu Long là mua hàng và bán hàng nên các chi phí của trung tâm chỉ tập hợp chung vào tài khoản chi phí bán hàng.
Kế toán bán hàng:
- Phương thức bán hàng của trung tâm: Khi khách hàng có nhu cầu, trung tâm sẽ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vì thế, thường là hàng hóa của trung tâm được tiêu thụ trực tiếp.
- Thủ tục, chứng từ:
+ Phiếu thu: Được nhận sau khi nhận hóa đơn bán hàng, khi có khách hàng đến mua hàng trực tiếp tại trung tâm theo các hợp đồng đã ký kết. Nếu
Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo TC
khách hàng đã ký kết và thanh toán ngay bằng tiền mặt, chứng từ ban đầu kế toán phải lập ngay là phiếu thu.
+ Phiếu xuất kho: Khi có khách hàng đến mua hàng và có lệnh xuất hàng của giám đốc, kế toán ghi phiếu xuất kho.
+ Hóa đơn bán hàng: Khi khách hàng đến mua hàng kế toán lập hóa đơn bán hàng, khi lập xong khách hàng cầm hóa đơn này cùng phiếu xuất kho xuống để lấy hàng.
- Chứng từ, sổ sách hạch toán:
Hiện nay, trung tâm đang sử dụng những loại chứng từ, sổ sách kế toán sau để thuận tiện cho việc theo dõi cũng như quản lý việc tập hợp chi phí:
- Chứng từ ghi sổ. - Sổ cái.
-
Thẻ kho.
- Phiếu xuấ kho. - Phiếu nhập kho. - Phiếu thu.
- Phiếu chi.
- Hóa đơn GTGT. - Sổ nhật ký chung.