2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
* Nội dung: Giá vốn hàng bán của Công ty là trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán. Trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm giá phải trả cho nhà sản xuất, thuế xuất nhập khẩu và chi phí vận chuyển....
* Chứng từ sử dụng: Chứng từ để hạch toán giá vốn hàng bán của Công ty là các đơn hàng, các Hợp đồng mua bán hàng hoá của Công ty với các công ty khác. Khi hàng về đến Việt Nam các công ty khách hàng đến lấy hàng, Công ty sử dụng Phiếu xuất kho, phiếu này được viết cho từng loại hàng và ghi nhận số lượng hàng xuất ra.
* Tài khoản sử dụng: Để phản ánh trị giá vốn hàng xuất kho bán ra, Công ty sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán.
2.2.2. Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán * Quy trình ghi sổ:
Sau khi nhận được phiếu xuất kho kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung.
Biểu số 12: NHẬT KÝ CHUNG (Trích)
Đơn vị: Công ty CP ĐT&CN VN Địa chỉ: 25/1043 GP-HM-HN
Mẫu số S03a-DNN
(Ban hành theo quyết định sô 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC NHẬT KÝ CHUNG (Trích) Năm 2009 Đơn vị tính: Đồng NT ghi sổ Chứng từ Số NT Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước x 2/12 043965 04/12 Nhập hàng của Công ty Mitsubishi x 1561 5.908.500.000 x 331 5.908.500.000 05/12 0024950 05/12 Bán hàng cho cty Cp VLXD &TB VT Hà Nôi I x 511 6.303.500.000 3331 315.175.000 111 6.618.675.000 07/12 0024951 05/12 Nhập hàng của Công ty Mitsubishi x 1561 2.978.625.000 x 331 2.978.625.000 09/2 0024952 09/12 Bán hàng cho VP Tổng Cty Xi măng x 511 3.136.625.000 Thuế VAT được
khấu trừ
3331 156.831.250 Phải thu của khach
hàng x 131 3.293.456.250 Cộng 18.799.256.250 18.799.256.250 Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đồng thời kế toán cũng tiến hành lập sổ chi tiết TK 632 (Biểu số 6) chi tiết cho từng mã hàng hoá khác nhau.
Biểu số 13: SỔ CHI TIẾT
SỔ CHI TIẾT
TK 632- Giá vốn hàng bán
Tháng 12/2009
Tên hàng: Thang máy
ĐVT: đồng NT ghi sổ Chứng từ Số NT Nội dung TK ĐƯ Phát sinh Nợ Có 2/12 4 Thang máy 1000kg 156 4.222.500.000 2/12 1 Thang máy 1600kg 156 2.081.000.000 7/12 1 Thang máy 1000kg 156 1.055.625.000 7/12 1 Thang máy 1600kg 156 2.081.000.000 30/12 Kết chuyển giá vốn 911 9.440.125.000 Cộng phát sinh 9.440.125.000 9.440.125.000 Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
2.2.3. Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán
Cuối tháng căn cứ vào Nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản 632 kế toán tổng hợp lên sổ cái TK 632 và sổ tổng hợp chi tiết TK 632.
Biểu số 14 : SỔ CÁI
Đơn vị: Công ty CP ĐT&CN Việt Nam Địa chỉ: HMai -HN
Mẫu số S03b-DNN
(Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của BTC
SỔ CÁI
Năm 2009
Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu:
Đơn vị: đồng
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải
TK ĐƯ
Số tiền phát sinh
Nợ Có
- Số dư đầu năm
-Số phát sinh trong tháng 05/12
Xuất bán thang máy cho công ty CP XD&TB VT Hà Nội I
156 6.303.500.000
18/12
Xuất bán thang máy cho Văn phòng Tổng Công ty
Xi măng Việt Nam
156 3.136.625.000 + Kết chuyển 911 1.088.750.000 1.088.750.000 Cộng phát sinh cuối tháng 1.088.750.000 1.088.750.000 - Số dư cuối tháng Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu số 15: SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT
TK 632- Giá vốn hàng bán Tháng 12 năm 2009
ĐVT: VNĐ
TT Diễn giải TK ĐƯ Nợ Phát sinh Có
... 3 4 Thang máy 1000kg 156 4.222.500.000 4 1 Thang máy 1600kg 156 2.081.000.000 5 1 Thang máy 1000kg 156 1.055.625.000 6 1 Thang máy 1600kg 156 2.081.000.000 Kết chuyển giá vốn 911 9.440.125.000 Cộng 9.440.125.000 9.440.125.000 Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
(a) Nội dung các khoản chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Kế toán tập hợp các khoản chi phí bán hàng để phân bổ cho số hàng đã tiêu thụ trong kỳ phục vụ cho việc xác định kết quả bán hàng.
Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, phòng kinh doanh cần tập hợp đầy đủ chứng từ chứng minh các khoản chi đó là có thực, hợp lý để kế toán có căn cứ tập hợp chi phí bán hàng.
(b) Chứng từ kế toán sử dụng.
Để kế toán chi phí bán hàng, cần căn cứ trên Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng, Bảng tổng hợp chi tiền mặt, Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn thanh toán của các dịch vụ mua ngoài, Bảng tính lương và BHXH, BHYT,KPCĐ..
- Tài khoản sử dụng: Kế toán chi phí bán hàng của Công ty sử dụng TK 641, để phản ánh toàn bộ khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá.
(c) Phương pháp ghi sổ:
Căn cứ vào chứng từ gốc phản ánh các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng do phòng kinh doanh chuyển sang làm cơ sở để cuối kỳ Kế toán ghi vào Nhật ký chung.
2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Để có thể hình dung một cách cụ thể, ta đi vào xem xét ví dụ sau:
Trong 12/2009, Công ty có chi khoản tiền mặt nhằm phục vụ cho công tác bán hàng (Tiền thuê vận chuyển hàng bán). Kế toán viết phiếu chi để thanh toán.
PHIẾU CHI
Ngày 18 tháng 12 năm 2009
Quyển số:.. . .. . Số: 02
(Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC
Nợ: TK 641 Có: TK 111 Họ tên người nhận tiền:
Địa chỉ: Lý do chi:
Trịnh Tiến Anh. Cty Vigeba
Vận chuyển Thang máy bán cho Văn phòng Tổng Cty Xi măng Việt Nam
Số tiền: 2.500.000 đ
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên)
Căn cứ vào phiếu chi, định kỳ 20 ngày 1 lần kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiền mặt (Bảng số 2.1).
Và căn cứ vào giấy báo Nợ ngân hàng kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiền gửi Ngân hàng (Bảng số 2.2).
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIỀN MẶT
Từ ngày 30/11/2009 Chứng từ
SH Ngày Diễn giải Ghi Có TK 111
Ghi Nợ các TK
641 642 133 .. .
05/12 V/c thang máy 2.500.000 2.500.000
.. . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. . .
8/12 Hội nghị khách hàng 3.963.800 3.963.800
8/12 Chi mua xăng đi công tác 2.355.808 2.355.808
.. . .. .. . .. . . .. . .. . ..
28/12 Trả tiền điện thoại 6.288.040 5.716.400 517.640
.. . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. .
29/12 Chi mua văn phòng phẩm 1.325.698 1.325.698
.. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . .
Biểu số 18
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Từ ngày 01/12/2009 Chứng từ
SH Ngày Diễn giải Ghi Có TK112
Ghi Nợ các TK
641 642 133 .. .
05/12 Trả tiền điện thoại 7.012.940 6.375.400 637.540
07/12 Chi tiền vận chuyển, bốc vác 3.500.000 3.500.000 .. . .. . . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . ..
15/12 VPP điện nước 2.500.000 2.500.000
.. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . ..
Biểu số 19
TRÍCH BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Tháng 12 Năm 2009 STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 334 TK 338 Lương Phụ cấp Khoản khác Cộng Có TK 334 TK 3382 (2%) TK 3383 (15%) TK 3384 (2%) Cộng Có TK 338 TK 335 Tổng .. . .. .. . .. . .. . .. .. . .. . . .. . .. . .. .. . .. . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. .. . .. . . .. . .. . .. .. . .. . .. . .. .. . .. . 3. TK 641 6.500.000 130.000 975.000 130.000 1.235.000 7.735.000 4. TK 642 8.500.000 170.000 1.275.000 170.000 1.615.000 10.115.000 Cộng: .. . .. . . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . .. .. . .. . . .. . .. . . .. . .. .. . .. . .
Cuối tháng, căn cứ vào Bảng tổng hợp chi tiền mặt, Bảng tổng hợp chi tiền gửi Ngân hàng, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, để kế toán lập Bảng tổng hợp các khoản chi phí. Đồng thời kế toán căn cứ vào đó để lập Sổ Nhật ký chung, để làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái TK 641.
Biểu số 20
TRÍCH BẢNG TỔNG HỢP CÁC KHOẢN CHI PHÍ
Tháng 12 Năm 2009
Diễn giải Số hiệu TK đối ứng 641 Ghi Nợ các TK chi phí642 133 .. . .. .
1.Chi TMặt 111
.. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. .. . .. . .. . .. . . .. . .. . ..
Bảng tổng hợp chi TM số 01 23.268.593 10.932.650 .. . ..
.. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . .. . .. .
Tổng cộng chi TM: 34.402.560 32.562.180
2. Chi tiền gửi Ngân hàng 112
.. . .. . .. . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .
Bảng tổng hợp chi tiền gửi số 21 8.561.350 9.231.584
.. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . .. .. . .. .
Tổng cộng chi Tgửi: 22.562.160 25.132.621
3. Chi lương CNV 334
Chi lương CNV tháng 12 6.500.000 8.500.000
.. . .. . . .. . .. . .. . .. . .
Tổng cộng chi tiền lương: 20.500.000 23.135.000
4. Các khoản trích theo lương 338
Khoản trích tháng 10 1.235.000 1.615.000
.. . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . ..
Tổng cộng khoản trích: 3.895.000 4.395.650
NHẬT KÝ CHUNG
Ngày 31/12/2009
Diễn giải NợMã số TKCó Nợ Số tiền Có
-Chi bán hàng (TM) -Chi bán hàng (TGNH) -Chi bán hàng (Lương) -Khoản trích theo lương 641 641 641 641 111 112 334 338 34.402.560 22.562.160 20.500.000 3.895.000 34.402.560 22.562.160 20.500.000 3.895.000 Tổng cộng 81.359.720 81.359.720
Biểu số 22: Sổ cái
Sổ cái
Tháng 12 năm 2009
Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu: TK 641
Chứng từ ghi sổ
SH Ngày Diễn giải TKĐƯ
Số tiền
Nợ Có
16 31/12 Chi phí bán hàng bằng TM 111 34.402.560
Chi phí bán hàng bằng TGNH 112 22.562.160
Lương 334 20.500.000
Khoản trích theo lương 338 3.895.000
23 31/12 K/c CPBH để xđ kquả 911 81.359.720
Cộng PS quý: 81.359.720 81.359.720
Số dư cuối quý: Luỹ kế từ đầu năm
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
3.1. Đánh giá chung thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam và phương hướng hoàn thiện.
3.1.1. Ưu điểm:
Công ty luôn tổ chức tốt công tác bán hàng với một bộ máy linh hoạt, nhạy bén trong kinh doanh trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng kế toán với nhiệm vụ chi tiết, tổng hợp số liệu từ các phòng ban, cửa hàng, chi nhánh, nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác hỗ trợ cho công tác quản lý của ban lãnh đạo Công ty. Đặc biệt, bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong việc phản ánh tình hình bán hàng một cách trung thực, cụ thể, chi tiết về chủng loại, số lượng, đơn giá, doanh thu bán hàng, giá vốn,…và trở thành một công cụ đắc lực giúp cho ban lãnh đạo đưa ra được những chiến lược kinh doanh phù hợp.
* Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tổ chức bộ máy phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của mình, đã phát huy được vai trò của kế toán, là một công cụ quan trọng đối với Giám đốc và Kế toán trưởng.
* Về tổ chức hạch toán: Việc áp dụng hình thức “Nhật ký chung” là phù hợp vì có ưu điểm là căn cứ vào chứng từ gốc có cùng nội dung để ghi vào sổ nhật ký chung, mở sổ chi tiết cho các đối tượng kế toán chi tiết và cuối tháng ghi vào sổ cái các tài khoản.
* Chứng từ kế toán: Công ty đã sử dụng tương đối hoàn thiện chứng từ trong quá trình hạch toán nói chung và hạch toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng, số liệu đầy đủ, quá trình luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học. Các chứng từ sử dụng đều theo đúng mẫu của Bộ Tài Chính ban hành và được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. Các chứng từ từ khâu bán hàng
đầy đủ. Do vậy hệ thống chứng từ của Công ty đã chứng minh được tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm căn cứ phục vụ cho quá trình hạch toán.
* Hệ thống sổ kế toán: Trong công tác tổ chức hạch toán nghiệp vụ bán hàng chung Công ty đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nước, sổ sách rõ ràng, phản ánh được cả số liệu chi tiết lẫn tổng hợp, tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho việc điều hành và quản lý kinh tế.
3.1.2. Những hạn chế:
Nhìn chung công tác kế toán của Công ty thực hiện khá chặt chẽ, tuy nhiên bên cạnh đó còn những hạn chế sau:
* Thanh toán công nợ:
Tuy hoạt động kinh doanh của Công ty được thực hiện khá tốt nhưng đối với các khoản thanh toán công nợ còn gặp một số khó khăn. Số lượng vốn mà Công ty bị chiếm dụng tương đối lớn xét trong tổng vốn hoạt động của Công ty, phần lớn hoạt động kinh doanh của Công ty đều phải vay vốn của ngân hàng. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn sẽ gây khó khăn cho Công ty trong việc quay vòng vốn, nếu vay của ngân hàng Công ty phải chịu lãi suất cao sẽ làm cho chi phí lãi vay của Công ty khá lớn. Điều này sẽ làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh chung của Công ty.
- Về chi phí thu mua
Công ty không nên phản ánh chi phí này vào TK 6422 vì nó không phản ánh đúng nội dung của tài khoản này. Điều này làm cho giá vốn của hàng xuất kho để bán bị giảm đi. Vì vậy trong trường hợp chi phí thu mua lớn nhưng không được phản ánh vào TK 632 có thể dẫn đến việc định giá bán không phù hợp đối với mặt hàng kinh doanh của Công ty đồng thời gây khó khăn trong việc nghiên cứu để giảm chi phí mua hàng.
Hiện nay Công ty chưa áp dụng phương pháp trích lập dự phòng phải thu khó đòi, một phương pháp thể hiện nguyên tắc thận trọng của kế toán. Trong khi đó Công ty thường bán chịu cho khách hàng với giá trị lớn do đó rủi ro các khoản phải thu có thể xảy ra.
Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức Nhật ký chung làm hình thức ghi sổ kế toán và công tác lập sổ và tính toán còn đang thực hiện trên Excel. Mặc dù có những ưu điểm kế thừa các hình thức khác nhưng có thể thấy hình thức này không còn phù hợp trong điều kiện vi tính hoá công tác kế toán.
3.1.3. Phương hướng
Có thể nói vi tính hoá công tác kế toán là một tất yếu khách quan, giúp công ty có thể tinh giản được bộ máy lao động kế toán, hiệu quả làm việc tăng cao, chi phí giảm xuống rất nhiều. Vấn đề đặt ra cho công ty là lựa chọn hình thức kế toán nào cho phù hợp? Theo em nghĩ Công ty chọn hình thức Nhật ký chung làm hình thức ghi sổ. Vì hình thức này vừa đơn giản, phù hợp với các nước phát triển trên thế giới lại thuận tiện cho công ty khi chuyển đổi sang sử dụng vi tính trong công tác kế toán.
Công ty đang từng bước nghiên cứu, thử nghiệm đi vào áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán nhằm làm giảm bớt khối lượng công việc, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Đây chính là sự cố gắng rất lớn của bộ phận kế toán nhằm đưa công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý kinh tế tài chính nói chung có tính khoa học hơn, hiệu quả hơn.
Ngoài ra, để có thể nắm bắt được những thay đổi của chế độ kế toán mới, trong thời gian tới công ty nên bồi dưỡng cho cán bộ kế toán về chế độ kế toán mới cũng như việc sử dụng phần mềm kế toán để việc hạch toán trong công ty được khoa học, hợp lý, thuận tiện và đúng chế độ. Công ty tiếp tục kịp thời nắm bắt thông tin về nhiều chính sách Nhà nước ban hành để cải thiện tình hình kinh doanh của doanh nghiệp phát triển hơn, nhất là khi chiến lược lâu dài của Công ty là đẩy mạnh kinh doanh thêm nhiều mặt hàng khác
phận kinh doanh xuất nhập khẩu…
3.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam.