II. CHƯƠNG 2 HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CễNG
1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ CễNG TÁC
1.4. Bộ mỏy kế toỏn vào tổ chức kế toỏn tại Cụng ty CP Ống đồng
Toàn Phỏt
1.4.1. Bộ mỏy kế toỏn:
Bộ mỏy kế toỏn trờn gúc độ tổ chức lao động là tập hợp đồng bộ cỏc cỏn bộ, nhõn viờn kế toỏn để đảm bảo thực hiện khối lượng cụng tỏc kế toỏn với đầy đủ cỏc chức năng thụng tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở. Cỏc nhõn viờn kế toỏn trong bộ mỏy kế toỏn cú mối liờn hệ chặt chẽ qua lại, xuất phỏt từ sự phõn cụng lao động trong bộ mỏy. Mỗi cỏn bộ, nhõn viờn đều được quy định rừ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để từ đú tạo thành mối liờn hệ cú tớnh vị trớ, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Guồng mỏy kế toỏn hoạt động cú hiệu quả là do sự phõn cụng, tạo lập mối liờn hệ chặt chẽ giữa cỏc loại lao động kế toỏn theo tớnh chất khỏc nhau của khối lượng cụng tỏc kế toỏn.
Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty CP Ống đồng Toàn phỏt (Sơ đồ 2) Được tổ chức theo nguyờn tắc tập trung, cú nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra việc chấp hành cỏc cụng tỏc kế toỏn trong phạm vi cụng ty, giỳp lónh đạo cụng ty tổ chức cụng tỏc quản lý và phõn tớch hoạt động kinh tế, hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra cỏc bộ phận trong cụng ty, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chộp ban đầu, chế độ hạch toỏn theo quy định của phỏp luật nhà nước và quy chế của Cụng ty.
1.4.2. Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn:
Sơ đồ 03: Sơ đồbộ mỏy kế toỏn Cụng ty CP Ống đồng Toàn Phỏt
Sinh viờn: Vũ Thị Cẩm Võn 31 Lớp KT4–ĐH LTV Kế bỏng hàng Kế toỏn giỏ thành Kế toỏn trưởng Kế toỏn ngõn hàng NVL,CCDCKế toỏn Phũng tài vụ Kế toỏn PX. Cơ điện Kế toỏn PX. Sản xuất Kế toỏn tiền mặt tổng hợpKế toỏn Thủ quỹ
1.4.3. Nhiệm vụ, chức năng từng bộ phận trong bộ mỏy kế toỏn
- Kế toỏn trưởng: Là người tổ chức, kiểm tra cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty; là người giỳp việc trong lĩnh vực chuyờn mụn kế toỏn, tài chớnh cho Giỏm đốc điều hành đồng thời xỏc định đỳng khối lượng cụng tỏc kế toỏn nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toỏn là: Thụng tin và kiểm tra họa động sản xuất kinh doanh; điều hành và kiểm soỏt hoạt động của bộ mỏy kế toỏn; chịu trỏch nhiệm về nghiệp vụ chuyờn mụn kế toỏn, tài chớnh của đơn vi thay mặt nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực tài chớnh kế toỏn. Kế toỏn trưởng cú thẩm quyền phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện cỏc chủ trương về chuyờn mụn; ký duyệt cỏc tài liệu kế toỏn, cú quyền từ chối hoặc khụng ký duyệt vấn đề liờn quan đến tài chớnh doanh nghiệp khụng phự hợp với chế độ quy định, cú thẩm quyền yờu cầu cỏc bộ phận chức năng khỏc trong bộ mỏy quản lý ở đơn vị cựng phối hợp thực hiện những cụng việc chuyờn mụn cú liờn quan tới cỏc bộ phận chức năng đú.
- Bộ phận tài vụ: Chịu trỏch nhiệm tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm, căn cứ vào chi phớ đó tớnh để bỳt toỏn ghi sổ chi tiết liờn quan.
- Kế toỏn tiền mặt: Theo dừi và kiểm tra lại cỏc chứng từ thu chi của toàn cụng ty, cuối thỏng lập bỏo cỏo quỹ gửi trỡnh kế toỏn trưởng và Ban giỏm đốc Cụng ty.
- Kế toỏn bàng hàng: Chịu trỏch nhiệm theo dừi cỏc nghiệp vụ phõn phối sản phẩm, theo dừi cỏc khoản thanh toỏn, ứng trước, cụng nợ của toàn bộ khỏch hàng cú nhu cầu tiờu thụ sản phẩm của Cụng ty.
- Kế toỏn tiền gửi Ngõn hàng: Theo dừi cỏc khoản tiền gửi, tiền vay, cỏc khoản tiền phải nộp, lập và quản lý cỏc sổ chi tiết cú liờn quan. Thực hiện cỏc giao dịch được ủy quyền với Ngõn hàng…
- Kế toỏn tổng hợp: Cú nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ số liệu được phản ỏnh từ cỏc nghiệp vụ của kế toỏn chi tiết, lờn bảng cõn đối cỏc tài khoản, cỏc bỏo cỏo tài chớnh cú liờn quan
- Thủ quỹ: Quản lý kột quỹ của Cụng ty theo dừi thu chi tiền mặt hàng ngày, cuối ngày đối chiếu với số liệu của kế toỏn tiền mặt cho khớp với số dư và chuyển toàn bộ chứng từ đó nhận trong ngày cho kế toỏn tiền mặt.
- Kế toỏn Nguyờn vật liệu: Theo dừi trực tiếp việc nhập nguyờn vật liệu từ ngoài vào và theo dừi việc xuất nguyờn vật liệu đưa vào sản xuất, lập thẻ
kho, cỏc chứng từ kế toỏn cú liờn quan đến nhập xuất nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ.
- Kế toỏn tài sản cố định: Tập hợp phản ỏnh đầy đủ mọi chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất, phõn bổ chi phớ, tớnh toỏn giỏ thành sản phẩm đó hoàn thành và lập bỏo cỏo chi phớ sản xuất
- Kế toỏn phõn xưởng: Cú nhiệm vụ tập hợp chi phớ sản xuất trực tiếp tại cỏc phõn xưởng:
1.4.4. Quan hệ giữa phũng kế toỏn với cỏc bộ phận trong Cụng ty: a. Với cấp trờn:
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giỏm đốc Cụng ty về mội mặt của cụng tỏc quản lý tài chớnh. Bỏo cỏo và tư vấn cho Ban giỏm đốc Cụng ty về tỡnh hỡnh tài chớnh cụng ty, cỏc biện phỏp nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh
b. Với cỏc phũng ban khỏc:
- Phũng kế hoạch kinh doanh: Cung cấp cỏc bỏo cỏo thống kờ, bỏo cỏo kế hoạch tài chớnh định kỳ hoặc đột xuất theo yờu cầu. Ngược lại Phũng kế hoạch kinh doanh cũng cung cấp cho phũng kế toỏn cỏc tài liệu như: Kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua sắm vật tư, nguyờn liệu…
- Cỏc phõn xưởng: Cỏc phõn xưởng sản xuất, cơ điện chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ cụng tỏc kế toỏn – thống kờ theo quy định, chịu sự kiểm tra đụn đốc của phũng tài chớnh kế toỏn
- Ngoài ra với cỏc phũng ban chức năng khỏc, phũng kế toỏn cú quan hệ qua lại khi cần tỡm hiểu cỏc thụng tin, cung cấp cỏc số liệu phục vụ cho cụng tỏc quản lý tài chớnh và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỡnh…
1.4.5. Tổ chức Cụng tỏc kế toỏn: a. Hệ thống chứng từ:
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh trong quỏ trỡnh hoạt động, việc sử dụng kinh phớ, thu chi ngõn sỏch của đơn vị, kế toỏn đều phải lập chứng từ. Cỏc chứng từ được sử dụng để ghi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh phải cú đầy đủ cỏc yếu tố bắt buộc của một chứng từ cựng cỏc yếu tố bổ sung của đơn vị, cỏc chứng từ sử dụng phải thể hiện được thụng tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toỏn phải lập theo đỳng quy định của chế độ và ghi chộp đầy đủ, kịp thời đỳng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Cụng ty CP
Ống đồng Toàn Phỏt hiện đang ỏp dụng chế độ chứng từ kế toỏn doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng bộ tài chớnh đồng thời cũng cập nhật những thay đổi của chế độ mới ban hành gần đõy vào từng phần hành kế toỏn cụ thể, cỏc kế toỏn viờn vẫn sử dụng đầy đủ cỏc chứng từ bắt buộ dành cho phần hành đú.
• Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ kế toỏn tại cụng ty bao gồm cỏc bước sau:
- Lập chứng từ kế toỏn theo cỏc yếu tố của chứng từ ( hoặc tiếp nhận chứng từ từ bờn ngoài)
- Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp và hợp lý của chứng từ như: Chữ ký, tớnh chớnh xỏc của số liệu…
- Sử dụng chứng từ cho lónh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toỏn - Bảo quản và sử dụng chứng từ kế toỏn trong kỳ hạch toỏn - Chuyển chứng từ vào lưu trữ và hủy
• Hệ thống chừng từ kế toỏn tại Cụng ty:
- Phần hành kế toỏn tiền mặt : Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toỏn tiền tạm ứng, biờn lai thu tiền, phiếu thu, phiếu chi.
- Phần hành kế toỏn tiền gửi Ngõn hàng: Bảng kờ nộp sộc, giấy nộp tiền vào ngõn sỏch nhà nước bằng chuyển khoản hoặc ủy nhiệm chi.
- Phần hành tài sản cố đinh: Biờn bản bàn giao TSCĐ, biờn bản đỏnh giỏ lại TSCĐ, bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ, biờn bản thanh lý TSCĐ để theo dừi và hạch toỏn TSCĐ
- Phần hành kế toỏn tiền lương: Bảng thanh toỏn tiền lương, bảng chấm cụng, bảng thanh toỏn bảo hiểm xó hội.
- Phần hành hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kiờm vận chuyển nội bộ, thẻ kho..
- Phần hành kế toỏn bỏn hàng: Húa đơn giỏ trị gia tăng, hoỏn đơn thụng thường…
b. Hệ thống tài khoản kế toỏn:
Cụng ty hiện nay đang ỏp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quy định mới nhất của bộ tài chớnh, tài khoản của Cụng ty được mở chi tiết đến cấp 2 để phự hợp với yờu cầu sản xuất và quản lý của đơn vị. Hệ thống tài khoản của đơn vị gồm cỏc tài khoản: 111, 112, 113, 131, 133, 136, 138, 139, 141, 142, 144, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 159, 211, 214, 288, 241,
311, 331, 333, 334, 335, 338, 341, 344, 411, 413, 414, 415, 421, 431, 511, 521, 531, 532, 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 911, 001, 002, 003, 004, 007, 009. Do việc hạch toỏn của Cụng ty theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn nờn khụng sử dụng đến cỏc tài khoản như: 611, 631.
c. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toỏn:
Để phự hợp với quy mụ sản xuất và trỡnh độ lao động kế toỏn, Cụng ty CP Ống đồng Toàn phỏt đó và đang ỏp dụng hỡnh thức chứng từ ghi sổ trong tổ chức sổ kế toỏn. Chứng từ ghi sổ được lập định kỳ 3 ngày 1 lần. Cụ thờ:
Sơ đồ 04: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn Cụng ty CP Ống đồng Toàn Phỏt
Chứng từ ghi sổ được lập trờn cơ sở cỏc chứng từ gốc cú liờn quan và cỏc bỏo cỏo tập hợp chi tiết từ cỏc phõn xưởng. Từ chứng từ ghi sổ kế toỏn tiến hành vào sổ cỏi cỏc tài khoản.
- Hệ thống sổ chi tiết được cụng ty sử dụng bao gồm: Sổ theo dừi sản xuất, sổ chi tiết thành phẩm hàng húa, sổ chi tiết vật tư, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết tiờu thụ, sổ chi tiết cụng nợ.
- Hệ thống sổ tổng hợp bao gồm: Sổ cỏi cỏc tài khoản: 111, 112, 131, 152, 153,… Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:…….
Chứng từ ghi sổ được đỏnh số liờn tục trong từng thỏng cú chứng từ gốc đớnh kốm và được kế toỏn trưởng duyệt trước khi vào sổ kế toỏn. Tất cả cỏc loại sổ sỏch mà cụng ty sử dụng đều tuõn thủ theo đỳng quy định về mặt
Sinh viờn: Vũ Thị Cẩm Võn 35 Lớp KT4–ĐH LTV
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ quỹ Sổ, thẻ chi tiết
Sổ cỏi Bảng tổng hợp chi tiết
Bỏo cỏo tài chớnh
Ghi thường xuyờn Kiểm tra, đối chiếu Ghi định kỳ
hỡnh thức và kết cấu. Tuy nhiờn trỡnh tự ghi sổ kế toỏn của Cụng ty đó khụng lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như theo quy định của chế độ
Hiện nay Cụng ty đó và đang ỏp dụng hệ thống mỏy tớnh để phục vụ cho cụng tỏc kế toỏn. Hàng ngày cỏc húa đơn, phiếu thu chi, nhập xuất… được nhập liệu vào mỏy bằng phần mềm Fast được thiết kế theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ.
d. Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn:
Hiện nay, Cụng ty đang sử dụng hệ thống bỏo cỏo theo quyết định số 167/2000/QĐ – BTC ngày 25 thỏng 10 năm 2000 đồng thời bổ sung thực hiện theo thụng tư số 89/2002/TT – BTC ngày 09/10/2002 và thụng tư số 105/2003/TT – BTC ngày 04/11/2003/TT – BTC về việc ban hành chế độ Bỏo cỏo tài chớnh Doanh nghiệp.
Cụng ty cú hai hỡnh thức bỏo cỏo là Bỏo cỏo tài chớnh và Bỏo cỏo quản trị - Bỏo cỏo tài chớnh: Định kỳ vào ngày 31/12 hàng năm kế toỏn tổng hợp sẽ tiến hành cõn đối sổ sỏch, từ những sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng cõn đối số phỏt sinh từ đú lập Bỏo cỏo kết quả họa động kinh doanh, bảng cõn đối kế toỏn và thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh.
- Hệ thống bỏo cỏo quản trị: Được lập vào ngày cuối cựng của thỏng và theo từng bộ phận, từng phõn xưởng để phục vụ cho kế toỏn trưởng trong việc xỏc định kết quả kinh doanh và tư vấn hỗ trợ cho Ban giỏm đốc Cễng ty trong quỏ trỡnh ra quyết định quản trị sản xuất. Bỏo cỏo quản trị bao gồm: Bỏo cỏo chi phớ và giỏ thành; bỏo cỏo bỏn hàng, bỏo cỏo hiệu quả kinh doanh của Cụng ty.
2. THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CễNG TY CỔ PHẨN ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT