2.2.1 Chứng từ sử dụng
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lơng - Giấy báo nghỉ ốm
- Giấy nghỉ thai sản
2.2.2 Tài khoản sử dụng
Kế toán các khoản trích theo lơng sử dụng tài khoản: 338 - Phải trả, phải nộp khác phản ánh tình hình lập và phân phối BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN gồm có các tài khoản cấp 2 sau:
+ Tài khoản 3382- KPCĐ phản ánh tình hình trích và thanh toán KPCĐ ở đơn vị + Tài khoản 3383 - BHXH phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH
+ Tài khoản 3384 - KPCĐ phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT + Tài khoản 3387 - Doanh thu cha thực hiện
+ Tài khoản 3388 - Phải trả, phải nộp khác của Công ty ngoài nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trong các tài khoản 331 đến 336 và từ 3381 đến 3384.
Sơ đồ 2.3: Hạch toán các khoản trích theo lơng
111,112 338 (3382,3383,3384,3388) 622,627,641,642
Nộp BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ cho Cơ quan quản lý quỹ
334 334
111,112
2.2.3. Quy trình kế toán
Cuối tháng sau khi tính lơng cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, kế toán tiền lơng căn cứ vào tổng quỹ lơng chi trả trong tháng để tính BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ để lập bảng kê trích nộp các khoản theo lơng và bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
KPCĐ thực chi tại CTy
Các khoản phải trả cho CNV Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN vào CP BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương Nhận BHXH từ cơ quan BHXH (ốm, thai sản…)
Bảng 2.18. Bảng kê trích nộp các khoản theo lơng
Công ty TNHH Phát Đạt
bảng kê trích nộp các khoản theo lơng
Tháng 3 năm 2010 S T T Bộ phận Tổng quy lơng trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Số tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
BHXH, BHYT, BHTN Kinh phí công đoàn
Tổng số Trong đó Trích vào Chi phí Trừ lơng Tổng số Trong đó Trích vào Chi phí Trừ lơng Số còn phải nộp CĐ cấp trên Số còn đợc để lại tại Cty
1 Khối Gián tiếp 19.125.000 1 5.450.625 3.825.125 1.625.500 382.500 382.500 127.500 255.000 2 Phân xởng SX 11.450.000 1 3.263.250 2.290.250 973.000 229.000 229.000 76.333 152.667 3 Kinh doanh 14.700.000 1 4.189.500 2.940.000 1.249.500 294.000 294.000 98.000 196.000 4 Tổ SX số 9 7.596.000 1 2.164.860 1.519..360 645.500 151.920 151.920 50.640 101.280
………. - -
Căn cứ vào bảng kê trích nộp các khoản theo lơng kế toán tiền lơng tính toán số tiền bảo hiểm phải nộp lên cơ quan cấp trên là:
Số tiền phải nộp
cho cơ quan BH =
Phần ngời lao động đóng + Phần Công ty đóng cho ngời lao động Số tiền phải nộp cho cơ quan BH = 4.493.50 0 + 10.574.735 = 15.068.235 đồng
Căn cứ vào chứng từ kế toán tiền lơng phát sinh trong tháng, kế toán lên chứng từ ghi sổ nh sau:
Gia Viễn - Ninh Bình
Chứng từ ghi sổ
Số: 05
Ngày 05 tháng 4 năm 2010
Trích yếu Tài khoản
Ghi nợ Ghi có Số tiền (đồng) Ghi chú
A B C 1 D
Chi lơng, thởng toàn công ty 3341 1111 58.746.600 Trích BHXH từ lơng (6%) 3341 3383 3.172.200 Trích BHYT từ lơng (1.5%) 3341 3384 792.800 Trích BHTN từ lơng (1%) 3341 3388 522.600 Tính lơng vào CP sản xuất trực tiếp 622 3341 8.985.100 Tính lơng vào CP quản lý PX 6271 3341 13.740.000 Tính lơng vào CP BH 6411 3341 17.640.000 Tính lơng vào CP QLDN 6421 3341 22.875.000 TríchKPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN vào CP 622 3382 151.920 3383 1.215.520 3384 227.880 3388 75.960 Trích KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN vào CP 6271 3382 229.000 3383 1.832.000 3384 343.500 3388 114.750 Trích KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN vào CP 6411 3382 294.000
3383 2.352.000 3384 441.000 3388 147.000 Trích KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN vào CP 6421 3382 382.500 3383 3.060.000 3384 573.750 3388 191.375 Cộng 138.106.455 Kèm theo: ... Chứng từ Ngày 5 tháng 4 năm 2010
Ngời lập biểu Kế toán trởng
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng ghi vào sổ cái và các chứng từ, sổ sách khác có liên quan nh sau:
Công ty TNHH Phát Đạt Gia Viễn - Ninh Bình
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Năm 2010
Chứng từ ghi sổ
Số Ngày Số tiền (đồng) Chứng từ ghi sổ
Số Ngày Số tiền(đồng) A B 1 A B 1 1 5/4/2010 138.106.455 ... Cộng tháng Cộng tháng
Cộng luỹ kế từ đầu quý Cộng luỹ kế từ đầu quý
Công ty TNHH Phát đạt
Gia Viễn - Ninh Bình
Sổ cáI tài khoản 334
Năm 2010
Tên tài khoản: Phải trả công nhân viên Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số Ngày
Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có Ghi chú A B C D E 1 2 G Số d đầu năm Số phát sinh trong tháng
5/4/2010 1 5/4/2010 Chi lơng, thởng toàn công ty 1111 58.746.600 Trích BHXH từ lơng (6%) 3383 3.172.200 Trích BHYT từ lơng (1.5%) 3384 792.800 Trích BHTN từ lơng (1%) 3388 528.500 Tính lơng vào CPsản xuất trực
tiếp 622 8.985.100
Tính lơng vào CP BH 6411 17.640.000 Tính lơng vào CP QLDN 6421 22.875.000
Cộng phát sinh tháng 63.240.100 63.240.100 Số d cuối tháng
Cộng luỹ kế từ đầu quý
Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01 đến trang.... Ngày mở sổ
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
Công ty TNHH Phát đạt
Gia Viễn - Ninh Bình
Sổ cáI tài khoản 338
Năm 2010
Tên tài khoản: Các khoản phải trả, phải nộp khác Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số Ngày
Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có Ghi chú A B C D E 1 2 G Số d đầu năm Số phát sinh trong tháng 5/4 1 5/4 Trích BHXH từ lơng (6%) 3341 3.172.200 Trích BHYT từ lơng (1.5%) 3341 792.800 Trích BHTN từ lơng (1%) 3341 528.500 Trích KPCĐ vào CP 622 151.920 Trích BHXH vào CP 622 1.215.360 Trích BHYT vào CP 622 227.8
80 Trích BHTN vào CP 622 75.960 Trích KPCĐ vào CP 6271 229.000 Trích BHXH vào CP 6271 1.832.000 Trích BHYT vào CP 6271 343.000 Trích BHTN vào CP 6271 114.750 Trích KPCĐ vào CP 6411 294.000 Trích BHXH vào CP 6411 2.352.000 Trích BHYT vào CP 6411 441.000 Trích BHTN vào CP 6411 147.000 Trích KPCĐ vào CP 6421 382.500 Trích BHXH vào CP 6421 3.060.000 Trích BHYT vào CP 6421 573.750 Trích BHTN vào CP 6421 191.375 Cộng phát sinh tháng 16.124.995 Số d cuối tháng
Cộng luỹ kế từ đầu quý
Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01 đến trang.... Ngày mở sổ
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
Cuối kỳ kế toán đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán và căn cứ vào các các sổ kế toán chi tiết và sổ cái để lập bảng cân đối phát sinh làm cơ sở để lập báo
cáo tài chính. Nh vậy là kết thúc quá trình tính toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng của đơn vị.
Phần III
hoàn thiện kế toán tiền lơng và các khoản trích theo tiền lơng tại Công ty TNHH phát đạt
3.1 Đánh giá thực trạng về kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng ở công ty TNHH Phát Đạt
Trong điều kiện hiện nay, việc quản lý hợp lý nguồn lao động cú ý nghĩa vụ cựng to lớn. Giải quyết đỳng đắn mối quan hệ giữa người lao động với tư liệu lao động, mụi trường lao động sẽ gúp phần tăng năng suất lao động mang lại hiệu quả rất lớn cho doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Phát Đạt Em thấy bộ máy kế toán của công ty đợc hình thành cùng với sự ra đời và phát triển của công ty. Công ty đã không ngừng phấn đấu củng cố và hoàn thiện mọi mặt về công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. Công tác kế toán đã cơ bản đáp ứng đợc yêu cầu về hạch toán, phản ánh, sử lý và cung cấp các
thông tin về hoạt động tài chính kế toán diễn ra trong toàn công ty. Đến nay công tác kế toán giữ một vai trò quan trọng trong công tác quản lý kinh tế tài chính của công ty .
Là một phần quan trọng trong công tác kế toán của công ty nên kế toán tiền lơng và các khoản trích theo tiền lơng phải theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lơng, BHXH,BHYT,BHTN, KPCĐ Cùng với các khoản phụ cấp khác. Một trong những vấn đề quan trọng đối với công ty là quan tâm tới lợi ích thiết thực của ngời lao động, không ngừng hoàn thiện các chế độ chính sách có liên quan tới ngời lao động, làm thế nào để ngời lao động đợc hởng theo đúng thời gian và sức lao động mà họ đã bỏ ra. Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng chính là phải hoàn thiện về các chế độ chính sách và hình thức trả lơng của công ty.
3.1.1 u điểm của công ty trong công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng .
Trong nền kinh tế thị trờng công ty đã luôn cố gắng và khắc phục khó khăn nhất là trong công việc tìm kiếm khách hàng để không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng doanh thu, tăng thu nhập cho ngời lao động. Việc tính l- ơng, trả lơng và các khoản khác nh trích lập BHXH,BHYT,KPCĐ, đảm bảo dúng chế độ và kỳ hạn . công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, hệ thống sổ sách kế toán đợc mở đầy đủ thống nhất và theo đúng quy định, việc tập hợp và luân chuyển chứng từ nhìn chung nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời, giúp cho công tác tổ chức hạch toán, tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo tiền lơng đảm bảo đầy đủ, kịp thời , chính xác. cùng với quá trình biến đổi ấy, công tác kế toán Tài chính của công ty luôn đợc coi trọng và ngày càng hoàn thiện.Cụ thể
Về hỡnh thức kế toỏn: Hiện nay, cụng ty đang ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ. Thực chất đõy là một sổ kế toỏn tổng hợp dựng để đăng ký tổng
số tiền của cỏc chứng từ ghi sổ theo trỡnh tự thời gian. Hỡnh thức kế toỏn này rất phự hợp với đặc điểm thực tế của công ty. Bộ mỏy kế toỏn được tổ chức phự hợp với trỡnh độ và khả năng chuyờn mụn của từng người. Do vậy mà kế toỏn cú thể quản lý cỏc chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu với tổng số tiền mà kế toỏn đó ghi trờn cỏc tài khoản kế toỏn được chớnh xỏc, kịp thời sửa chữa những sai sút và hơn thế nữa là việc tớnh lương cho CBCNV được phản ỏnh đỳng số cụng làm việc thực tế đảm bảo được sự cụng bằng cho người lao động.
Cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương cũng như cỏc phần hành khỏc luụn hoàn thành nhiệm vụ của mỡnh. Cỏc chế độ về lương, thưởng, phụ cấp ... của Nhà nước luụn được thực hiện đầy đủ và chớnh xỏc. Cụng việc tổ chức tớnh lương và thanh toỏn lương được làm tốt. Theo em, việc tổ chức hệ thụng sổ là khỏ đầy đủ, hoàn thiện với việc ghi chộp số liệu trung thực và khỏch quan theo đỳng quy định của Nhà nước. Hệ thống chứng từ ban đầu luụn phản ỏnh đỳng số lượng, chất lượng lao động của nhõn viờn trong Cụng ty.
Về việc tổ chức tớnh lương và thanh toỏn lương cho CBCNV:
Cụng ty luụn nhận thức được chi phớ nhõn cụng là một trong 3 khoản mục chủ yếu cấu thành nờn giỏ thành sản phẩm nờn kế toỏn tiền lương cũng như kế toỏn cỏc phần hành khỏc luụn ý thức được trỏch nhiệm của mỡnh là tớnh đủ, kịp thời tiền lương cho người lao động. Ngoài ra, cụng ty cũn khuyến khớch cụng nhõn hoàn thành tốt cụng việc bằng cỏch tăng tiền thưởng, tiền bồi dưỡng cỏc cỏn bộ đi cụng tỏc xa và làm những cụng việc hao tổn nhiều sức lực.
Về việc quản lý và sử dụng cỏc quỹ tiền lương, BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ:
Cụng ty thường căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của năm kế hoạch, căn cứ vào lợi nhận của năm trước liền kề để xõy dựng định mức lương cho năm nay
Cụng ty khụng trớch lập quỹ dự phũng, quỹ tiền lương mà chi hết 100% quỹ lương cho CBCNV. Chớnh vỡ thế nờn tiền lương của CBCNV luụn ổn định cao, đỏp ứng đầy đủ nhu cầu của CBCNV trong Cụng ty.
Quỹ BHXH, BHYT,BHTN và KPCĐ
Quỹ BHXH của cụng ty được lập ra để sử dụng khi CBCNV trong cụng ty gặp phải rủi ro cần được trợ cấp. Hơn thế nữa, cụng ty thực hiện nghĩa vụ của mỡnh đối với xó hội.
Quỹ BHXH của cụng ty được dựng vào những mục đớch sau:
- Chi chế độ trợ cấp ốm đau, cho người lao động bị tai nạn lao động, bị ốm đau phải nghỉ việc.
- Chi chế độ thai sản cho người lao động nữ cú thai, sinh con. - Chi chế độ tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp.
- Chi lương hưu cho người lao động về hưu.
Hàng thỏng, Cụng ty trớch nộp lờn cơ quan BHXH cấp trờn theo tỷ lệ Nhà nước quy định và theo đỳng thời hạn.
Quỹ BHYT
Cụng ty lập quỹ BHYT nhằm mục đớch trợ cấp cho CBCNV trong cụng ty một phần nào đú trang trải tiền khỏm, chữa bệnh, tiền viện phớ, tiền thuốc thang.
KPCĐ
Tổ chức cụng đoàn đại diện cho tập thể CBCNV trong cụng ty tổ chức cụng đoàn luụn đứng ra đảm bảo sự cụng bằng quyền lợi cho CNV. Hàng thỏng cụng ty trớch nộp KPCĐ dựa trờn việc trớch quỹ lương thực tế phỏt sinh. Trong
đú 1% KPCĐ thu được sẽ nộp lờn tổ chức cụng đoàn cấp trờn. Cũn 1% KPCĐ sẽ được giữ lại chi tiờu cho tổ chức cụng đoàn cụng ty.
Nguồn quỹ KPCĐ của cụng ty dựng để trả thưởng cho CBCNV hoàn thành tốt cụng việc của mỡnh, ngoài ra cũn được sử dụng cho cỏc sinh hoạt đoàn thể của CBCNV trong cụng ty.
BHTN
Đặc biệt Cụng ty đó thực hiện trớch và nộp BHTN là một chớnh sỏch hợp lý đó thỳc đẩy được tinh thần làm việc và trỏch nhiệm của người lao động với Cụng ty, hạn chế rủi ro cho Cụng ty và người lao động khi nền kinh tế khụng ổn định và gặp nhiều biến động.
Cụng ty khụng những chỳ trọng đến việc tăng năng suất tối đa tiết kiệm chi phớ hạ giỏ thành, tăng lợi nhuận mà cụng ty cũn rất quan tõm đến đời sống CBCNV trong cụng ty, luụn đỏp ứng đầy đủ nhu cầu nguyện vọng của CBCNV. Chớnh vỡ thế mà đội ngũ cỏn bộ, đội ngũ cụng nhõn viờn luụn nhiệt tỡnh với cụng việc khụng ngừng sỏng tạo, ngày càng đưa ra nhiều ý kiến thiết thực gúp phần phỏt triển cụng ty.
3.1.2.Những hạn chế
Trong cụng tỏc kế toỏn tiền lương tại công ty TNHH Phát Đạt vẫn cũn tồn tại những mặt yếu cần giải quyết.
Cụ thể:
- Việc phõn loại cụng nhõn viờn trong cụng ty chủ yếu là cụng nhõn viờn trong danh sỏch và cụng nhõn viờn hợp đồng (Hợp đồng dài hạn và hợp đồng ngắn hạn). Cho nờn dẫn đến việc quản lý lao động đụi khi chưa chặt chẽ.
- Việc trớch nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ được kế toỏn theo dừi dựa trên Bảng kê trích nộp các khoản theo lơng và theo dõi trên sổ cái 338 mà không lập sổ chi tiết cho từng loại là 3382,3383,3384,3388. Do đú khú cú thể theo dừi một cỏch chi tiết từng tiểu khoản cũng như việc đối chiếu, kiểm tra cỏc tiểu khoản đú.
- Hiện nay cụng ty ngày càng trờn đà phỏt triển, mở rộng, nếu chỉ cú một mỡnh kế toỏn tiền lương đảm nhận tất cả cỏc cụng việc như chấm cụng, theo dừi tỡnh hỡnh lao động ở cỏc tổ, phõn xưởng, tớnh lương cho cỏc phõn xưởng, tổ sản xuất cuối thỏng tập hợp tớnh lương cho toàn cụng ty. Với khối lượng cụng việc như vậy một kế toỏn tiền lương khú cú thể đảm đương hết cụng việc của mỡnh. Đặc biệt Công ty cha áp dụng phầm mềm kế toán vào trong hệ thống quản lý sổ sách khiến việc theo dõi chi tiết sự biến động về lao động và chi phí nhân công không sát, ảnh hởng không nhỏ đến công tác hạch toán giá thành.