2. Tổ chức bộ máy quản lý.
2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ba n:
+ Ban giám đốc gồm giám đốc và 2 phó giám đốc. Ban giám đốc Phòng hành chính Phòng kế hoạch Phòng tổ chức Phòng kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng vật tư Phòng bảo vệ Phòng dự Toán Phòng tài vụ Xưởng sửa chữa thiết bị Xưởng thí nghiệm đội vận tải Trạm Ba la Trạm Mai động Trạm Thái nguyên Trạm Chèm Ttđ thanh hoá Ttđ vinh Ttđ ninh bình Ttđ thái nguyên Ttđ quảng ninh Ttđ hoà bình Ttđ bắc giang Ttđ hải phòng
Giám đốc là ngời đứng đầu bộ máy lãnh đạo của Công ty- đại diện pháp nhân của Công tỷ trớc pháp luật và cơ quan cấp trên. Giám đốc chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của Công ty.
Giúp việc cho gồm có các Phó Giám đốc kỹ thuật ( 1 PGĐ phụ trách các trạm biến áp, 1 PGĐ phụ trách đờng dây) và kế toán trởng phụ trách công việc đợc chuyên môn hoá cụ thể.
+ Phòng Hành chính: Có hniệm vụ thực hiện các thủ tục hành chính , văn th, điện nớc, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên toàn Công ty.
+Phòng Kế hoạch: Xây dựng và trình lên Tổng công ty kế hoạch dài hạn và trung hạn của công ty căn cứ vào kế hoạch 5 năm đợc duyệt và dự kiến năm đợc phân bổ, lập kế hoạch toàn diện và trình Tổng công ty duyệt , chỉ đạo và hớng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện . Sau khi đợc Tổng công ty chấp thuận, công ty đợc quyền trực tiếp tìm hiểu giao dịch với các nhà đầu t trong nớc hoặc n- ớc ngoài , tiếp thị, lập phơng án luận cứ kinh doanh, liên kết tìm nguồn vốn . Trình Tổng công ty đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm về mọi kết quả kinh doanh và bảo toàn vốn.
+Phòng Tổ chức Lao động tiền l ơng : Quản lý việc thành lập, giải thể các đơn vị trực thuộc. Xây dựng phơng án quy hoạch cán bộ, chức danh, tiêu chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ , quản lý tiền l… ơng, thởng và các vấn đề kỷ luật, đề bạt CBCNV trong công ty. Ký kết các hợp đồng lao động.
+ Phòng Kỹ thuật: Chỉ đạo công tác kỹ thuật và vận hành lới điện an toàn, liên tục, đảm bảo chất lợng điện năng. Chủ trì tham gia xét duyệt nghiệm thu các công trình xây dựng, lắp đặt vad các thiết bị mua mới.
+ Phòng Tài chính kế toán: Quản lý khai thác hiệu quả nguồn vốn đợc giao, đợc phép huy động vốn, liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế.
Xây dựng các kế hoạch giá thành, tài chính, kế hoạch chi phí hành chính sự nghiệp hàng quý (năm), trình Tổng công ty duyệt.
Thực hiện chế độ hạch toán kế toán, thống kê theo quy định của nhà nớc và hớng dẫn của Tổng công ty.
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời vật t, thiết bị phục vụ cho sản xuất và vận hành điện - Đợc tổ chức mua bán vật t thiết bị với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc,
phục vụ cho sự phân cấp trong công ty .
+ Phòng Thanh tra Bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ an ninh cho sản xuất và theo dõi đôn đốc kiễm tra định kỳ và bất thờng về công tác an toàn lao động
+ Phòng d ự toán :
- Trên cơ sở các kế hoạch đầu t đã dợc duyệt, công ty đợc uỷ quyền trực tiếp thực hiện dự án với các nguồn lực đợc giao.
- Lập trình kế hoạch đầu t các công trình đầu t theo phân cấp và trực tiếp tổ chức chọn đấu thầu để thực hiện dự án đã đợc phê chuẩn .
- Tổ chức thiết kế xây đựng tổng dự toán và tiến hành thực hiện đúng yêu cầu về chất lợng, yêu cầu kỹ thuật đảm bảo đúng tiến độ công trình .
Công ty có 15 đơn vị thành viên trong đó có 8 truyền tải điện khu vực đợc mở tài khoản chuyên chi tại các ngân hàng địa phơng nơi có trụ sở đơn vị làm việc. Các đơn vị còn lại đợc Công ty cấp vốn bằng tiền mặt và vật t kinh doanh. Các đơn vị phụ thuộc phải thực hiện chế độ quản lý và hạch toán tài chính theo đúng quy chế phân cấp của Công ty.
3.Đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác kế toán của Công ty
3.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Để trợ giúp và cũng để phù hợp với sự hoạt động của bộ máy quản lý của Công ty, việc tổ chức công tác kế toán đợc tiến hành theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, hình thức này rất phù hợp do Công ty hoạt động chuyên ngành truyền tải điện có nhiều khác biệt và phức tạp so với các ngành khác. Với một cơ cấu tổ chức quản lý gồm rất nhiều các đơn vị trực thuộc, mặc dù đã phân cấp quản lý nhng cha triệt để thống nhất trong chỉ đạo và quản lý vĩ mô (Tổng công ty ). Do đó , để phù hợp với đặc điểm của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức nh sau:
Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty truyền tải điện 1
Ghi chú: Mối quan hệ trực tuyến Mối quan hệ tham mu
Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến, Kế toán trởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành, đồng thời lại có quan hệ có tính chất tham mu gữa Kế toán trởng và kế toán phần hành.
Phòng Tài chính –Kế toán gồm có 12 ngời:
+Kế toán tr ởng : Là ngời đứng đầu phòng TC-KT, có trách nhiệm :
- Thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê thông tin kinh tế, tham gia các bộ phận liên quan, lập quyết toán tài chính cho các công trình đợc duyệt quyết toán, tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế .
- Đảm bảo thực hiện đúng chế độ, chính sách qui định, tổ chức đào tạo chỉ đạo hớng dẫn kiểm tra công tác kế toán do nhân viên kế toán thực hiện thông qua phó phòng kế toán. Kế TOáN TRƯởNG Phó phòng quản lý và tập hợp chi phí truyền tải điện Phó phòng phụ trách đầu tư và chi phí đại tu Kế toán ngân hàng Kế toán tiền mặt Kế toán vật tư Kế toán TSCđ, tập hợp chi phí đại tu Kế toán tổng hợp chi phí, giá thành Kế toán quyết toán ctình đại tu Kế toán công nợ, vat Thủ quỷ
- Hàng kỳ tiến hành tổng kết và báo cáo kế toán tài chính liên quan lên giám đốc và phải chịu mọi trách nhiệm trớc giám đốc công ty và nhà nớc về các thông tin kế toán cung cấp .
+Phó phòng quản lý và tập hợp chi phí truyền tải:Tham mu giúp việc cho KTT kiểm tra hoạt động tài chính của các đơn vị phụ thuộc.
+Phó phòng phụ trách lĩnh vực đầu t ,xây dựng cơ bản : Thanh quyết toán các công trình đại tu.
+Kế toán ngân hàng:
- Ghi chép các khoản thu, chi liên quan đến tiền gửi ngân hàng.
- Cuối thánh đối chiếu số d tài khoản tiền gửi ngân hàng với bản sao kê do ngân hàng gửi.
- Lập báo cáo chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng nộp cho kế toán tổng hợp. +Kế toán tiền mặt, l ơng :
- Theo dõi các khoản thu, chi liên quan đến tiền mặt, việc thanh toán lơng, tiền thởng, BHXH, các khoản thuộc về thu nhập và các khoản trích theo lơng của cán bộ công nhân viên.
+Kế toán vật t :
- Hạch toán chính xác, đầy đủ tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t, hàng hoá tại công ty và tại kho của các đơn vị phụ thuộc .
- Tiến hành đối chiếu, kiểm tra sổ sách với tình hình thực tế cùng vời thủ kho -Lập bảng phân bổ phục vụ cho kế toán tổng hợp chi phí và tính giá
thành .
+Kế toán TSCĐ, tập hợp chi phí đầu t :
- Hạch toán tình hình tăng giảm TSCĐ tại công ty; xác định đúng đối tợng cần phân bổ, mức trích khấu haoTSCĐ.
- Cuối tháng lập bảng phân bổ khấu hao, báo cáo tăng, giảm TSCĐ.
- Hàng tháng tập hợp toàn bộ chi phí đại tu phát sinh căn cứ số liệu trong báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc.
- Phụ trách khâu tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất, liên kết các kế toán bộ phận, phát hiện sai sót, chênh lệch của báo cáo chi tiết.
- Cuối kỳ hạch toán lập các báo cáo tài chính thông qua thông qua kế toán tr- ởng và Giám đốc sau đó trình duyệt qua Ban Tài chính kế toán Tổng Công ty điện lực Việt Nam.
+Kế toán qyết toán các công trình đại tu, sửa chữa lớn và nhận thầu xây lắp cho khách hàng:
- Lập kế hoạch, theo dõi việc thanh quyết toán các công trình đại tu tại các đơn vị trực thuộc.
- Trình duyệt, quyết toán các công trình đại tu, nhận thầu xây lắp theo sự phân cấp.
+Kế toán đầu t , công trình qúa tải :
- Tập hợp toàn bộ các chi phí mua sắm trang thiết bị, xây dựng các trạm biến áp và đờng dây; chi phí thực công trình chống quá tảiđiện áp thuộc nguồn vốn đàu t của nghành điện trình kho bạc Nhà nớc.
+Kế toán công nợ,VAT:
- Theo dõi, xác nhận các khoản tạm ứng nội bộ và công nợ với khách hàng - Cuối tháng lập bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản tạm ứng và bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản thanh toán với nhà cung cấp.
+Thủ quỹ:
- Quản lý tiền mặt tại Công ty. Trên cơ sở chứng từ thu, chi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp để tiến hành thanh toán và vào sổ quỹ.
- Cuối ngày đối chiếu số tồn quỹ thực tế với kế toán tiền mặt.
Mỗi kế toán thực hiện một phần việc cụ thể dới sự phân công của Kế toán trởng. Trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình thì giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán luôn có mối quan hệ chặt chẽvới nhau và với tất cả các phòng ban, bộ phận sản xuất trong Công ty.
Hiện nay tại phòng Tài chính – kế toán chỉ có kế toán tổng hợp kế toán ngân hàng sử dụng phần mềm và kế toán TSCĐ sử dụng phần mềm chơng trình quản lý TSCĐriêng viết trên ngôn ngữ FOXPRO, hai chơng trình này cha có sự
liên kết, chia quyền truy cập. Còn lại các kế toán phần hành khácvà các kế toán tại đơn vị trực thuộc khác chỉ lập bảng, biểu trên phần mềm EXCEL do đó công tác kế toán tại Công ty còn bị trùng lặp và kế toán máy cha phát huy đợc tác dụng.
Công ty TTĐ1 hạch toán phụ thuộc, do đó tất cả các chi phí,doanh thu đều đợc chuyển lên Tổng Công ty để hạch toán tập trung toàn ngành điện. Tại Công ty sẽ không xác định đợc chi phí và doanh thu của sản xuất chính ( vận hành truyền tải điện ) mà chỉ có thể xác định đợc chi phí, doanh thu và lợi nhuận của sản xuất kinh doanh phụ ( lắp đặt, thí nghiệm, hiệu chỉnh cho khách hàng ). Đây cũng chính là một dặc thù của Công ty bởi tất cả từ sản xuất điện đến phân phối tiêu dùng là một dây chuyền khép kín toàn ngành.
Tổ chức vận dụng hình thức kế toán tại Công ty :
Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu chứng từ gốc theo một trình tự và phơng pháp ghi chép nhất định.
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ thể lệ kế toán, qui mô đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, yêu cầu quản lý cũng nh để dễ dàng cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán của công ty với kế toán của các đơn vị phụ thuộc, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Tổng Công ty trên cơ sở theo quyết định 1141-TC/CĐkế toán ra ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính. Việc ghi chép sổ sách kế toán dựa trên các chứng từ hợp lý, hợp lệ. Các kế toán viên thực hiện công tác kế toán trên máy vi tính đều phải in ra sổ sách hàng tháng . những sổ sách. Những sổ sách này phải có đầy đủ chữ ký của kế toán phần hành và đợc kế toán trởng và thủ trởng đơn vị xem xét,ký duyệt.
Hiện nay để phục vụ nhu cầu quản lý, Công ty quy định cho các đơn vị thành viên đều phải mở sổ , ghi chép, quản lý, lu trữvà bảo quản theo đúng chế độ. Sổ sách kế toán bao gồm sổ nhật ký, sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán “ Nhật ký chung “ áp dụng tại Công ty truyền tải điện 1 .
KHáI QUáT TRìNH Tự GHI Sổ THEO HìNH THứC NHậT Ký CHUNG TạI Công ty TRUYềN TảI ĐIệN 1
II. Thực trạng tổ chức công tác kế toán TSCĐ tại Công ty TTĐ11.Đặc điểm của TSCĐ tại công ty truyền tải điện 1