Trong quá trình sử dụng tài sản cố định bị hao mòn dần về giá trị. Do vậy kế toán phải làm công tác trích khấu hao. Tại Công ty Cổ phần xe khách Hà Tây khấu hao tài sản cố định là quá trình chuyển dần giá trị của tài sản cố định một cách có khoa học vào giá thành. Khấu hao tài sản cố định là biện pháp kế toán nhằm bù đăp hay khôi phục lại từng phần toàn bộ giá trị tài sản cố định.
Công ty Cổ phần xe khách Hà Tây đã khấu hao phơng tiện vận tải về thực chất là xác nhận về phơng diện kế toán một khoản giá trị bị giảm của phơng tiện vận tải do tham gia vào quá trình vận tải.
Về trích khấu hao cơ bản căn cứ vào nguyên giá tài sản cố định và tỷ lệ khấu hao theo quy định 166/199/QĐ-BTC ngày 30/12/1999.
Công ty áp dụng phơng pháp khấu hao tuyến tính. Tất cả các tài sản cố định trích khấu hao trên cơ sở tỷ lệ khấu hao đăng ký theo định kỳ ba năm với cục quản lý vốn và tài sản tại doanh nghiệp.
Tất cả tài sản cố định hiện có của Công ty tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh đều phải tính khấu hao và phân bổ giá thành.
Việc tính khấu hao phơng tiện vận tải của Công ty Cổ phần xe khách Hà Tây dựa trên hai cơ sở: Nguyên giá của phơng tiện, máy móc ôtô, nhà cửa và… thời gian sử dụng.
Công ty Cổ phần xe khách Hà Tây tỷ lệ khấu hao phơng tiện vận tải đợc quy định nh sau:
Đối với xe vận tải hành khách từ 25 chỗ ngồi trở lên và xe tải hàng hoá 2 tấn thì trích khấu hao 8 năm, đối với sân bãi để xe, đờng, khấu hao 8 năm
Đối với nhà cửa kiến trúc tính khấu hao 19 năm. Mức khấu hao đợc tính:
Đầu năm căn cứ vào những tài sản cố định hiện có của Công ty kế toán tính khấu hao cho một năm. Dựa vào mức khấu hao năm để tính khấu hao tháng.
iểu 18: Bảng chi tiết tài sản cố định trích khấu hao năm 2002
Mức khấu hao hàng năm Nguyên giá
Số năm sử dụng =
Mức KH hàng tháng Mức khấu hao hàng năm 12 tháng
STT Tên tài sản trích khấu hao Nguồn vốn
Nguyên giá Mức trích KH GTCL I Nhà cửa vật kiến trúc NS 1.434.389.891 300.684.086 133.714.805 II Máy móc thiết bị BX 137.120.300 11.869.000 125.251.300 1 Máy điều hoà National BX 11.030.000 3.862.000 7.168.000 2 Máy điều hoà 12000 TU 14.421.000 1.923.000 12.498.000 3 Máy điều hoà 12000 TU 14.421.000 1.923.000 12.498.000 4 Máy điều hoà 20000 TU 21.778.000 2.903.000 18.875.000
5 Máy Photocopy 29.095.000 485.000 28.610.000
6 Máy điều hoà General 31.665.000 528.000 31.137.000
7 Máy vi tính 14.710.300 245.000 14.465.300
III Phơng tiện vận tải NS 5.494.619.400 2.891.009.000 2.603.610.400
1 Xe ca 4.990.619.400 2.602.891.000 2.387.728.400
2 Xe tải Dammatdo 33H. 3132 280.000.000 187.238.000 92.762.000 3 Xe chở hàng hoá 224.000.000 10.880.000 123.120.000
Cuối tháng căn cứ vào phần trích khấu hao tài sản cố định ở bộ phận nào thì tính và khấu hao vào chi phí để tính giá thành.
Đối với khấu hao tài sản cố định Công ty sử dụng các tài khoản.
TK 214: khấu hao máy móc thiết bị phơng tiện vận tải nhà cửa kiến trúc. TK 009: Nguồn vốn khấu hao cơ bản
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài sản cố định có liên quan khác khi tính khấu hao phơng tiện vận tải phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh vận tải.
Sổ chi tiết tài sản cố định khấu hao cơ bản
Tháng 12 năm 2002 Bộ phận xe ca STT Tên tài sản Nguồn
vốn
KH năm
Nguyên giá GTCL Tính khấu hao I Xe ca 670.853.400 445.552.400 6.198.000 1 33H.2566 NS 8 201.359.400 120.766.400 2.013.000 2 33H.0701 NS 8 9.904.000 5.926.000 84.000 3 33H.2250 NS 8 19.745.000 81.712.000 1.370.000 4 33H.2269 NS 8 100.000.000 75.008.000 1.042.000 5 33H.4268 NS 8 162.140.000 162.140.000 1.689.000
Nghiệp vụ khấu hao tài sản cố định tháng 12 năm 2002 ở Công ty Cổ phần xe khách Hà Tây trích khấu hao phơng tiện vận tải nh sau:
Phơng tiện phục vụ hành khách đối với chuyến xe ca là 3.198.000
Kế toán căn cứ vào nguyên giá đầu năm và thời gian sử dụng tài sản cố định để ghi: BT1: Nợ TK 627(4): 3.198.000 Có TK 214: 3.198.000 BT2: Nợ TK 009: 3.198.000
Còn đối với phơng tiện phục vụ hàng hoá 3.000.000 kế toán ghi sổ BT1:
Nợ TK 642(4): 3.000.000 Có TK 214: 3.000.000 BT2:
Nợ TK 009: 3.000.000
Cuối tháng kế toán khấu hao phơng tiện vận tải bộ phận xe ca vào chi phí để tính giá thành sản phẩm.
Nợ TK 154: 6.198.000 Có TK 627 (4): 3.198.000
Có TK 642 (4): 3.000.000
Sau đó tập hợp số chí phí khấu hao cua xe ca cho từng mục đích vận chuyển khách hàng và vận chuyển hàng hoá và chứng từ ghi sổ.
Trích lợc chứng từ ghi sổ số 31 khấu hao phơng tiện vận tải xe. Biểu 20: Chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Số 31
Tháng 12 năm 2002
Trích yếu Tài khoản
Nợ Có
Số tiền 1. Trích khấu hao bộ phận xe ca dùng của hành khách 6274 214 3.198.000 2. Trích khấu hao bộ phận xe ca dùng của hàng hoá 6274 214 3.000.000 6.198.000 Cộng số liệu thực tế tại chứng từ ghi sổ số 31 để vào sổ cái tài khoản 214. Biểu 21: Sổ cái TK 214
Sổ cái TK 214
Tháng 12 năm 2002 Chứng từ ghi sổ
SH Ngày tháng
Diễn giải Tài khoản
đối ứng
Số tiền
Nợ Có
D đầu kỳ 4.546.808.485
31 31/12 Trích khấu hao bộ phận xe ca vận chuyển hành khách
6274 3.198.000
Trích khấu hao bộ phận xe ca vận chuyển hàng hoá
6424 3.000.000
Cộng 6.198.000
D cuối kỳ 4.553.006.485
III. Tổ chức hạch toán sửa chữa tài sản cố định tại Công ty Cổ phần xe khách Hà Tây.
Tài sản cố định là những t liệu hoạt động phục vụ lâu dài cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó để duy trì tính năng kỹ thuật và khả năng hoạt động liên tục của tài sản cố định. Bản thân mỗi phơng tiện vận tải đều lập sửa chữa thờng xuyên (bảo dỡng) và sửa chữa lớn (đại tu).
Công ty Cổ phần xe khách Hà Tây đã tính chi phí sửa chữa ôtô và chi phí vận tải là một khoản chi trực tiếp trong hoạt động kinh doanh vận tải ôtô cũng là một khoản mức giá thành của ôtô giữa các tháng.
Căn cứ vào chi phí sửa phơng tiện ôtô tính cho một km xe lăn bánh và số km thực tế đã hoạt động để tính số phải trích trong tháng.
Chi phí sửa chữa phơng tiện trong tháng = định mức sửa chữa phơng tiện tính cho 1km xe lăn bánh x số km thực tế đã hoạt động trong tháng.
Quá trình sửa chữa phơng tiện vận tải ôtô máy móc thiết bị kế toán sử dụng TK 6277, 2413, 335 để hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định.
Tk 627: Chi phí dịch vụ mua ngoài dùng để đại tu máy, đem pha, xăm lốp …
Tk 2413: chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định nh đại tu máy đóng vỏ xe. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan 335, 152, 111, 112… Quá trình sửa chữa tài sản cố định sẽ phát sinh nhiều vấn đề và để sửa chữa cho tốt và mang tính hợp tài sản cố định đối với chế dộ kế toán mới. Kế toán phải căn cứ vào các chứng từ sau:
- Biên bản xác định tình trạng kỹ thuật máy - Căn cứ vào biên bản kiểm tra sửa chữa - Căn cứ vào bản quy định sửa chữa - Căn cứ vào hội đồng kinh tế
- Căn cứ vào quyết toán sửa chữa xe.
Đối với quá trình sửa chữa phơng tiện của Công ty:
+ Sửa chữa thờng xuyên: Giao trực tiếp cho công nhân sử dụng xe đó sửa chữa theo biên bản xác định tình trạng kỹ thuật của phơng tiện của phòng kỹ thuật gửi lên.
+ Sửa chữa lớn: Do quá trình sử dụng tài sản cố định bị hao mòn và h hỏng ở những bộ phận cơ bản và để cho tài sản cố định hoạt động bình thờng và nhanh chóng. Công ty đã lập kế hoạch trình trớc một kiểu chi phí để sử dụng vào mục đích lớn, sửa chữa lơn phơng tiện nh: tân trang vỏ xe bị hỏng khi gặp tai nạn trong quá trình vận hành. Kiểu chi phí này sẽ giao
cho ngời nhận thầu sửa chữa hoặc công nhân tại Công ty muốn xin sửa chữa.
Nghiệp vụ xẩy ra tháng 12 năm 2002 giám đốc sau khi nhận đợc biên bản xác định tình trạng kỹ thuật của phòng kỹ thuật của xe 33H.1016 và 33H.0793 gửi lên đơn xin cấp kinh phí sửa chữa đối với loại xe này và giao cho phân xởng sửa chữa tự làm.
Để tập hợp đợc cho chi phí sửa chữa kế toán căn cứ vào bảng kê xăm lốp VLC cho xe ca tháng 12 năm2002 và phiếu xuất kho số 20 để ghi sổ cho quá trình sửa chữa lớn.
Sửa chữa lớn căn cứ vào HĐkế toán căn cứ vào đơn xin vay lốp và phiếu xuất kho số 20.
Biểu 22: Hợp đồng kinh tế sửa chữa xe
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập –Tự do – Hạnh phúc
Hợp đồng kinh tế sửa chữa xe 33H.1016
Phơng tiện: xe khách 33.1016
Sửa chữa: tân trang vỏ, sàn gỗ, ghế đệm
Căn cứ vào pháp luật HĐKT của hội đồng Nhà nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ngày 25 tháng 9 năm 1989
Căn cứ vào nghị định 17/HĐBT ban hành 16/1/1990 quy định chi tiết thi hành pháp lệnh HĐkế toán.
Hôm nay ngày 21 tháng 6 năm 2002
1. Bên A: ông Lã Đình Đạt – Giám đốc đại diện Công ty Cổ phần xe khách Hà Tây
2. Bên B: ông Lê Hữu Phớc – Xởng sửa chữa, đại diện xởng sửa chữa của Công ty
Điều1: bên A giao cho bên B nhận sửa chữa chiếc ôtô mang biển số 33H.1016 Mác xe khách K42
Nội dung sửa chữa gồm:
- Bọc lại toàn bộ ghế đệm và giá xe
- Sửa chữa lại sàn gỗ, gỗ trang trí xung quanh
Trong thời gian 15 ngày (21/6 đến 5/7), bảo hành các bộ phận theo định mức sử dụng Công ty quyết định bảo hành trong thời gian 3 tháng. Sau khi sửa chữa xong thời gian đi 6000km
Điều 2: bên B nhận xe đa vào xởng kể từ ngày 21 tháng 6 và bên A có cán bộ KH thờng xuyên kỹ thuật theo dõi tiến độ chất lợng của phần công việc và tài sản các nội dung sửa chữa. Các danh mục phụ tùng, đảm bảo tiến trình an toàn nghiệm thu chất lợng và các phần việc
Bên A khoán gon cho bên B các vật t phụ tùng thay thế qua khảo sát theo giá thị trờng hiện tại.
Điều 3: Tổng hợp đồng sửa chữa 5.118.000 đ (năm triệu một trăm mời tám nghìn đồng)
Hình thức thanh toán: bằng tiền mặt
- Số tiền bên A trả trớc cho bên B là theo tiến độ - Bên A có trách nhiệm thanh toán đầy đủ
Sau khi nghiệm thu chất lợng sản phẩm và thanh lý hợp đồng.
Điều 4: Trớc khi xe vào sửa chữa phải đợc kiểm tra xác định công việc, các vật t cần thay thế sau khi đã xác định (cũng kiểm tra, tháo dỡ các bộ phận)
Trong qúa trình sửa chữa nếu có phát sinh thêm cùng nhau bàn bạc và thống nhất thanh toán, bổ sung hợp đồng trớc khi thanh toán, thanh lý hợp đồng.
Điều 5: Hai bên cam kết thực hiện các điều trên.
Đại diện bên A Đại diện bên B (đã ký, đóng dấu) (đã ký và đóng dấu) Biểu 23: Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Mẫu số 02 -VT Số 20
Ngày 7 tháng 6 năm 2002
Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn Văn Kiểm mang số xe 33H – 1016 Lý do xuất kho: Thay tân trang vỏ xe
Xuất kho tại: Xởng STT Mã
số
Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm vận tải Đơn vị tính Số lợng Yêu cầu Thực xuất Thành tiền
1 Lốp 900.20 đa năng thu lại Thuế GTGT 10%
Bộ 1 1 1.442.000
144.200
Cộng 1.586.200
Viết bằng chữ: Một triệu năm trăm tám sáu nghìn hai trăm đồng chẵn Thủ trởng đơn vị (đã ký và đóng dấu) Kế toán trởng (đã ký) Phụ trách cung tiêu (đã ký) Ngời nhận (đã ký) Thủ kho (đã ký)
Sau khi sửa chữa hoàn thành, kế toán căn cứ vào biên bản quyết toán sửa chữa để tập hợp tất cả chi phí hạch toán và giá thành sản phẩm và so sánh với số đợc trích để đợc tăng giảm sửa chữa phơng tiện. Nếu số đã trích nhỏ hơn số phải trích kế toán ghi tăng chi phí sửa chữa lớn bằng khoản chênh lệch.
Biểu 24: Quyết toán sửa chữa vỏ xe
Quyết toán sửa chữa vỏ xe
Xe ca: Biển số 33H.1016 Cấp sửa chữa: tân trang vỏ
Hôm nay, ngày 20 tháng 6 năm 2002
Tại Công ty Cổ phần xe khách Hà Tây gồm: Ông: Lã Đình Đạt – Giám đốc Công ty
Ông: Nguyễn Bá Đề – Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Bà: Lu Việt Hà - Kế toán trởng
Ông: Nguyên Văn Hng – Phó phòng kinh doanh Bà: Đinh Thi Kim Tuyến – cán bộ tài vụ
Đã tiến hành điều tra xác nhận đầu t và sửa chữa các thiết bị phụ tùng cho xe 33H. 1016 sửa chữa thay thế tại Công ty với nội dung sau:
Nội dung Số tiền
1. Vật liệu chính phần Công ty cấp 7.058.000
2. Phần giao cho xởng mua 236.000
3. Vật liệu phụ 5.379.000 4. Ghế đệm (28 chỗ) 1.120.000 5. Kính toàn xe 4.850.000 6. Công gò hàn 4.300.000 7. Sơn toàn xe 2.200.000 8. Công điện 200.000 9. Công mộc 380.000 10. Điện năng 280.000 11. Phát sinh 314.000 Tổng thành tiền 26.317.000
Xởng sửa chữa Phòng kinh doanh Phong kế toán (đã ký) (đã ký) (đã ký) Bảng 25: Bảng thanh toán sửa chữa
Bảng thanh toán sửa chữa 33H. 1016
- Tổng giá trị hợp đồng theo quyết toán: 26.317.000 + Vật liệu chính Công ty cấp: 7.058.000 + Phần còn lại xởng mua: 19.258.000 + Xởng đã ứng: 12.000.000 + Còn lại: 7.258.000
Căn cứ vào chứng từ liên quan sửa chữa lớn tài sản cố định kế toán ghi sổ - Khi trả lơng cho xởng sửa chữa kế toán ghi:
Nợ TK 2413: 5.118.000 Có TK 334: 5.118.000 - Khi tập hợp chi phí sửa chữa lớn Nợ TK 2413: 26.317.000
Có TK 111: 4.259.000
- Khi quyết toán sửa chữa vỏ xe phần vật t Công ty cấp. Nợ TK 335: 7.058.000
Có TK 2143: 7.058.000
- Phần sửa chữa lớn Công ty đã trích trớc vào chi phí kinh doanh (chi phí sửa chữa chung)
Nợ TK 627: 7.058.000 Có TK 335: 7.058.000 Sửa chữa thờng xuyên
Do khối lợng sửa chữa không nhiều chi phí phát sinh đều đợc tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh. Kế toán căn cứ vào các chứng từ nh phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT) khi mua dịch vụ ngoài có phiếu chi để ghi sổ.…
Nghiệp vụ xẩy ra ngày 27 tháng 8 năm 2002 anh Nguyên Anh Đức đã báo cho xởng sửa chữa là chiếc xe mang biển 33H. 4602 bị hỏng, nay phải sửa chữa. Anh Lê Hữu Phớc xởng sửa chữa đồng ý cho anh Nguyễn Anh Đức sửa chữa chiếc xe đó. Kế toán căn cứ vào chứng từ phiếu xuất lốp, dầu phụ, thuế (GTGT) đầu vào.
Nợ TK 621: 7.065.000 Nợ TK 133: 706.500 Có TK 152: 7.771.500
Từ các số liệu trên kế toán tập hợp tất cả chứng từ gốc sửa chữa lớn vào chứng từ ghi sổ.
Biểu 26: chứng từ ghi sổ
Trích yếu Tài khoản
Nợ Có
Số tiền
1. Lơng phải trả cho xởng 2413 334 5.118.000
2. Tạm ứng trớc cho xởng 141 111 12.000.000
3. Tập hợp chi phí sửa chữa 2413
152 141
26.317.000 7.058.000 12.000.000
111 7.259.000
4. Quyết toán sửa chữa vỏ xe 335 2413 7.058.000
Số liệu tập hợp trên chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái cho chi phí sửa chữa lớn.
Biểu 27: Sổ cái
Sổ cái
Tài khoản 2413 – Chi phí sửa chữa tài sản cố định Tháng 8 năm 2002
Chứng từ SH Ngày
tháng
Diễn giải Tài
khoản đối ứng
Số tiền
Nợ Có
D đầu kỳ
1. Xuất vật liệu, tiền mặt chi
phí cho sửa chữa lớn 152