+ Bớc 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng (lệnh giao hàng đợc lập theo mẫu số 01/SKT)
+ Bớc 2: Lập phiếu xuất kho
Thủ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số l- ợng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột “ số lợng theo yêu cầu”.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 4 liên: 1 liên lu tai quyển ( thủ kho giữ và vào sổ), 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển cho kế toán, 1 liên chuyển về đơn vị báo cấp hàng.
+ Bớc 3: Phê duyệt xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc chuyển lên cho những ngời có thẩm quyền phê duyệt. Nếu ban giám đốc không phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho
+ Bớc 4: thủ kho xuất hàng
Căn cứ vào phiếu xuất kho đã đợc phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lợng thực vào cột “ số lợng thực xuất” thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với thông tin đã đợc cung cấp trên lệnh giao hàng về ngời nhận hàng mới đợc xuất hàng. Ngời nhận hàng có thể là lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng.
.+Bớc 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đã nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho.
+Bớc 6: Bảo vệ kiểm tra hàng hoá khi xe ra cổng và kí nhận vào giấy xuất kho đồng thời phải vào sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng.
+Bớc 7: Chuyển chứng từ cho kế toán: hai liên phiếu xuất kho sẽ đợc chuyển về cho kế toán bao gồm 1 quyển cho kế toán đơn vị, 1 quyển liên chuyển cho kế toán của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ.
+ Bớc 8: Quyết toán công việc.
Kế toán và thủ kho thờng xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hoá nhập xuất, tồn đầy đủ và chính xác. Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc.
Sơ đồ 11: Quy trình xuất kho hàng hoá
.
Ví dụ: Căn cứ vào đơn đặt hàng vào ngày 28 tháng 12 năm 2004, của cửa hàng Thuỷ Quang, nhân viên bán hàng lập lênh giao hàng nội dung nh sau:
Lệnh giao hàng
Lập phiếu xuất kho
Chuyến chứng từ cho kế toán Thủ kho xuất Đại diện nhận hàng ký xác nhận BGĐốc phê duyệt Bảo vệ kiêm tra Quyết toán công việc
Sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng No
No
Yes
Biểu số 02: Lệnh giao hàng
Công ty thép Thăng Long BM: 01/BH-TL Số: 280 Lệnh giao hàng
Tên khách hàng: Chú Quang – Cửa hàng Thuỷ Quang Điện thoại: 038 871 933 Địa chỉ: Xóm 4 – Văn Sơn - Đo Lơng – Nghệ An . Xuất tại kho: Tam Trinh Tên lái xe: Anh Hải Số xe: 37H – 9924 Điện thoại:
STT Tên hàng/quy cách Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Ô Kẽm Φ 20/27(1,6)szmsco Cây 240 85.400 20.496.000
2 Ô kẽmΦ 20/27(1,9)VG Cây 113 94.300 10.655.900
3 Ô kẽmΦ 26/34(1,6) szmsco Cây 88 108.700 9.565.600
4 Ô kẽmΦ 26/34(1,9)VG Cây 80 119.500 9.560.000
Tổng cộng: 50.277.500
Số tiền bằng chữ: Năm mơi triệu hai trăm bảy mơi bảy nghìn năm trăm đồng Hình thức thanh toán: Thanh toán hết bằng tiền mặt tại kho Tam Trinh Phơng thức giao nhận: Trên xe bên mua tại kho Tam Trinh
Thời gian và địa điểm giao nhận: Chiều ngày 28/12/2004 tại kho Tam Trinh
Các lu ý khác:………
Lệnh giao hàng đợc gửi đi lúc: ……..giờ………….phút…….ngày 28/12/2004 Nhân viên bán hàng đề nghị Nhân viên kế toán kiểm tra Phê duyệt bởi
Biểu số 03: Phiếu điều động phơng tiện
Công ty Thép Thăng Long
Phiếu điều động phơng tiện
Tên ngời đề nghị: Trần Văn Anh… …
Theo lênh giao hàng số 280 ngày 28/12/2004 Tên khách hàng:..Cửa hàng Thuỷ Quang..
Địa chỉ: xóm 4 -Văn Sơn- Đô Lơng- Nghệ An
Thời gian thực hiện: ngày 28/12/2004 tên phơng tiện: ô tô 37H-9924 Nội dung điều động: từ kho Tam Trinh-Nghệ An
Địa điểm thực hiện tại: kho Tam Trinh
Số lợng: 521 cây (ống kẽm) ĐG: TT: 700.000 Thành tiền bằng chữ: bẩy trăm ngàn đồng chẵn
Hà Nội ngày 28 tháng 12 năm 2004
Ngời đề nghị Kế toán kiểm tra Phê duyệt
(Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
Thủ kho Tam Trinh kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập phiếu xuất kho. Hàng sẽ đợc xuất sau khi phiếu xuất kho đợc Ban giám đốc phê duyệt. Lệnh giao hàng này cùng với 01 phiếu thu tiền mặt sẽ đợc chuyển về phòng kế toán
Biểu số 04: Phiếu xuất kho
Đơn vị:công tyTTL
Phiếu xuất kho
Ngày 28- 12-2004 Số: 280 Nợ: 632 Có: 156 Mẫu số:02-VT (QĐsố 1141-TC/CĐKT) ngày 1-11-1995 của BTC
Họ tên ngời nhận hàng: Anh Hải Địa chỉ: lái xe bên mua… …
Lý do xuất kho:………bán cho cửa hàng Thuỷ Quang………. Xuất tại kho:…………Tam Trinh………. Số
TT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lợng Yêu Cầu Thực Xuất Đơn giá Thành Tiền B C D 1 2 3 4 1 Ô kẽmΦ20/27(1,6)szmsco Cây 240 85.000 20.400.000 2 Ô kẽmΦ 20/27(1,9)VG Cây 113 93.500 10.565.500 3 Ô kẽm Φ26/34(1,6)szmsco Cây 88 108.000 9.504.000 4 Ô kẽmΦ26/34(1,9)VG Cây 80 119.000 9.520.000 Cộng 49.989.500
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Bốn mơi chín triệu chín trăm tám mơi chín ngàn năm trăm đồng.
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng ngời nhận Thủ kho
(Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
2.6.3. Kế toán giá vốn hàng bán
Công ty tính giá vốn hàng bán theo phơng pháp nhập trớc- xuất trớc. Xét cụ thể mặt hàng ống kẽm Φ 20/27(1,6)Szmsco của công ty thép Thăng Long từ ngày 01/12-31/12 nh sau:
Ngày 01/12 , tồn đầu tháng: 10.400 cây, ĐG: 84.600đ/cây Ngày 05/12, xuất: 5.000 cây
Ngày08/12, nhập: 10.000 cây , ĐG:85.000 đ/cây Ngày12/12 , xuất: 400 cây
Ngày15/12 , xuất 5.360 cây
Ngày 05/12, xuất 5.000 cây, ĐG : 84.600, TT:423.000.000 Ngày12/12, xuất 400 cây , ĐG: 84.600, TT: 33.840.000 Ngày15/12: 5000x84.600+360x85.000=453.600.000