II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà
3.1.Trình tự luân chuyển chứng từ
3. Kế toán chi tiết vật liệu
3.1.Trình tự luân chuyển chứng từ
Trình tự luân chuyển chứng từ được Xí nghiệp quy định như sau:
3.1.1. Đối với vật liệu nhập
Vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà được nhập kho chủ yếu từ các nguồn: mua ngoài, từ đơn vị đặt hàng, thuê gia công chế biến, vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu ta thu hồi.
- Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài, từ các đơn vị đặt hàng hay thuê gia công chế biến.
Theo chế độ quy định thì tất cả các loại vật tư khi về đến Xí nghiệp đều phải tuân thủ làm thủ tục kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho. Nhưng thực tế ở Xí nghiệp may Minh Hà thì chỉ có NVL chính như bông mới tiến hành kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Tuy nhiên, đối với các loại vật liệu phụ khi nhập kho phát hiện có sự khác biệt lớn về chủng loại, số lượng, giá trị… giữa hoá đơn và thực nhập thì phải lập biên bản kiểm nghiệm thì bộ phận mua hàng (phòng xuất nhập khẩu) căn cứ vào hoá đơn của bên bán lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Một liên được lưu tại phòng xuất nhập khẩu, một liên giao cho người chịu trách nhiệm đi mua hàng làm căn cứ thanh toán với người bán. Một liên giao cho thủ kho, sau khi kiểm tra tính đúng đắn chính xác của phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm kèm theo nếu có thì thủ kho vào thẻ kho (chi ghi chỉ tiêu số lượng) sau đó chuyển cho phòng kế toán cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán
Sơ đồ 14
Sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho tại xí nghiệp
Hoá đơn VL về Phòng XNK Kiểm nghiệm (nếu có) Phiếu nhập kho Nhập kho
Biểu số 1
Hoá đơn bán hàng
Liên 2 giao cho khách hàng Mã số GTKT 3LL Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp dệt may Châu Giang Hà Nam Số 051883 Địa chỉ: Thị xã Hà nam Số tài khoản Điện thoại: Mã số: 0 7 0 0 1 8 9 3 5 0
Họ và tên người mua: Xí nghiệp may Minh Hà Đơn vị:
Địa chỉ: Vĩnh Trị - Yên Trị - ý yên - Nam Định
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Bông gầm ý kg 10.333,4 2.250 23.250.150
Cộng tiền hàng: 23.250.150
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 23.250.15 Tổng cộng tiền thanh toán: 25.751.165
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi lăm triệu năm trăm bảy mươi năm ngàn một trăm sáu mươi lăm đồng.
Người mua hàng (đã ký) Thủ kho (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký)
Như đã nêu ở trên, khi nhận được hoá đơn bán hàng của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung về lô bông gầm ý, phòng Khoa học công nghệ (KCS) đã tiến hành kiểm nghiệm và kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm như sau:
Biểu số 3:
Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Ngày 10 tháng 11 năm 2003
Căn cứ quy định số 15 ngày 19/9/1998 về kiểm nghiệm vật tư của Giám đốc Xí nghiệp.
Kết quả kiểm nghiệm STT Tên vật tư MS Phương thức
kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Số lượng đúng yêu cầu Số lượng không đúng yêu cầu 1 Bông gầm ý Kg 10.333,4 10.333,
ý kiến của ban kiểm nghiệm Đại diện kỹ thuật
(Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trưởng ban kiểm nghiệm (ký, họ tên)
Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liên quan khác (nếu có) bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho.
Biểu số 4
Phiếu nhập kho
Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Mẫu số: 01 - VT
QĐ số: 1141-TC/CĐKT Ngày 1/1/2003 của BTC
Họ và tên người giao hàng: Số 7/11
Theo hoá đơn số:……. Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Nợ Của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung Có Nhập tại kho: Bông
Số lượng STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư
sản phẩm hàng hoá
MS ĐVT Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền
1 Bông gầm ý Kg 10.333,4 10.333,4 2250 23.250.150
Cộng 23.250.150
Viết bằng chữ: Hai mươi ba triệu hai trăm năm mươi nghìn một trăm năm mươi đồng.
Nhập ngày 10 tháng 11 năm 2003
Phụ trách Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
Thủ trưởng (Ký và đóng dấu)
- Đối với phế liệu nhập kho do tiết kiệm được trong sản xuất hoặc phế liệu thu hồi.
Trong trường hợp này ở phân xưởng sản xuất sau khi sản xuất ra sản phẩm mà không sử dụng hết nguyên vật liệu (do tiết kiệm) hoặc trong quá trình sản xuất thu được phế liệu thì đem lên kho. Thủ kho sẽ làm một số thủ tục như kiểm tra, cân sau đó phòng Xuất nhập khẩu tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên. Một liên để lại trên phòng Xuất nhập khẩu để làm chứng từ lưu, một liên giao cho phân xưởng sản xuất, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ vào thẻ kho (chỉtiêu số lượng) sau đó gửi lên phòng kế toán vật liệu theo dõi.
3.1.2. Đối với vật liệu xuất kho.
Vật liệu xuất kho của Xí nghiệp chủ yếu xuất cho các phân xưởng sản xuất để sản xuất ra sản phẩm cung ứng trên thị trường ngoài ra Xí nghiệp còn xuất vật liệu ra ngoài để thu gia công chế biến hoặc xuất để nhượng bán cho các đơn vị sản xuất khác. Với mỗi một mục đích xuất kho Xí nghiệp sử dụng một loại Phiếu xuất kho khác nhau.
Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu xin lĩnh vật tư. Phân xưởng lập Phiếu xuất kho với sự cho phép của người phụ trách vật liệu. Sau đó Phiếu xuất kho được chuyển lên cho bộ phận cung tiêu duyệt. Sau đó người nhận sẽ cùng thủ kho xuống kho nhận hàng. Thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuất vào Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng một kho. Phiếu xuất kho lập làm 3 liên, một liên lưu lại trên cuốn sổ của phân xưởng hai liên còn lại thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuenr cho phòng kế toán.
Biểu số 5
Phiếu xuất kho
Ngày 15 tháng 11 năm 2003 Số 5111 - Mẫu số: 02-VT QĐ số: 114 - TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC
Họ và tên người nhận hàng: Chị Liên - bộ phận quản lý Số 3/11
Xuất kho Nợ
Xuất tại kho: Bông Có (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số lượng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm
chất vật tư sản phẩm hàng hoá Mã số ĐVT Yêu cầu Thực xuất Thành tiền 1 Bông gầm ý Kg 1908 1908 4.293.000
4.293.000
Viết bằng chữ: Bốn triệu hai trăm chín mưoi ba nghìn đồng.
- Đối với trường hợp chi Xí nghiệp đưa vật liệu đến các đơn vị nhận gia công chế biến thì dùng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng xuất nhập khẩu lập thành 2 liên (đối với di chuyển nội bộ giữa các kho trong Xí nghiệp, thành ba liên đối với việc chuyển đến các đơn vị nhận gia công chế biến).
Khi xuất kho và người vận chuyển ký vào phiếu trong trường hợp lập thành 2 liên thì một liên giao cho người thủ kho nhập để vào thẻ kho sau đó gửi lên cho phòng xuất khẩu, một liên giao cho thủ kho xuất để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển đến cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Trường hợp lập thành 3 liên thì một liên giao cho người vận chuyển làm chứng từ đi đường và thanh toán nội bộ, hai liên còn lại tương tự như trường hợp trên.
Biểu 6
Mẫu số 03 - Vật tư - 3LL Ban hành theo QĐ số 1141TC/C Ngày 1/1/1995 của BTC
Phiếu xuất kho AA - 02 - B
Kiêm vận chuyển nội bộ Quyển số 126 Ngày 17 tháng 11 năm 2003 Số 126
Liên 3 dùng thanh toán nội N0 0031778
Căn lệnh điều động số… ngày…. tháng…. năm 2003 của Xí nghiệp may Minh Hà về việc mang đi gia công ngoài.
Họ và tên người vận chuyển: Trần Văn Thảo - hợp đồng số…. Phương tiện vận chuyển: Phòng XNK - Xí nghiệp may Minh Hà. Xuất tại kho: Công cụ Xí nghiệp may Minh Hà.
Nhập tại kho: Cơ sở sản xuất cơ điện dệt thuê Nam Định.
Số lượng Tên nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật tư MS ĐVT Thực xuất Thực nhập
Đơn giá bình quân
Thành tiền
Phục hồi bản kim văng ý Cái 1780 1780
Ngày xuất 17/11/2003 Người lập quỹ (Đã ký) Thủ kho xuất (Đã ký) Người vận chuyển (Đã ký) Thủ kho nhận (Đã ký) Khi xuất hiện nghiệp vụ nhượng bán vật tư cho các đơn vị khác, Xí nghiệp sử dụng dụng hoá đơn kiêm Phiếu xuất kho, Phiếu này lập thành ba liên, một liên giao cho khách hàng, một liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán, liên còn lại giao cho phòng vật tư.
Biểu số 7
hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
Liên dùng để thanh toán N0 0666877 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp may Minh Hà
Địa chỉ: Vĩnh Trị - Yên Trị Điện thoại: Mã số:
Họ và tên người mua: Đặng Văn Nghĩa
Đơn vị: Xí nghiệp chế tạo thiết bị cơ điện Hà Nội.
Địa chỉ: Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: . Mã số:
Cộng tiền hàng: 1.545.450
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1.545.45 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổng cộng tiền thanh
toán: 1.699.995
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm chín mươi chín nghìn chín trăm chín năm đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
0 6 0 0 0 0 1 7 3 5 -1
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Sợi N 54/1 cotton Kg 50 30.909 1.545.450