Do đặc điểm TSCĐ là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, giá trị lớn và đ- ợc chuyển dịch dần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên để…
đáp ứng yêu cầu quản lý TSCĐ đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức kế toán chi tiết TSCĐ.
Kế toán chi tiết TSCĐ ở Tổng công ty Muối đợc thực hiện cả ở phòng kế toán và ở các Đơn vị sử dụng theo từng đối tợng ghi TSCĐ.
2.2.2.1 Đánh số TSCĐ:
Việc phân loại đối với từng đối tợng ghi TSCĐ của Tổng công ty đợc thực hiện bằng cách dùng chữ cái viết hoa làm ký hiệu cho nhóm và loại để chỉ đối t- ợng TSCĐ.
+ A- Máy móc, thiết bị động lực gồm máy phát động lực, máy phát điện, máy biến áp và thiết bị nguồn điện, máy móc thiết bị động lực khác.
+ B- Máy móc, thiết bị công tác: Máy công cụ, Máy khai khoáng xây dựng, Máy kéo, máy dùng cho nông lâm nghiệp, máy bơm nớc và xăng dầu, thiết bị luyện kim, thiết bị gia công bề mặt.
+ C- Dụng cụ làm việc đo lờng thí nghiệm: thiết bị đo lờng, thiết bị thử nghiệm các đại lợng cơ học - âm học- nhiệt học, thiết bị quang học và quang phổ, thiết bị điện- điện tử ,...
+ D- Thiết bị và phơng tiện vận tải: phơng tiện vận tải đờng bộ, đờng thủy,đờng không,.., thiết bị vận chuyển đờng ống,phơng tiện bốc dỡ nâng hàng, thiết bị và phơng tiện vận tải khác.
+ E- Dụng cụ quản lý: thiết bị tính toán đo lờng, máy móc thiết bị điện tử phục vụ cho quản lý, phơng tiện và dụng cụ quản lý khác.
+ F- Nhà cửa vật kiến trúc: nhà cửa làm việc cấp 1,2,3,4; kho chứa, bể chứa, cầu đờng, sân phơi,...
+ G- Súc vật, vờn cây lâu năm: các loại súc vật ; vờn cây công nghiệp ; vờn ăn quả ; thảm cỏ ; thảm cây xanh ; vờn cây lâu năm khác.
+ H- Các loại TSCĐ khác cha qui định trong các nhóm trên.
2.2.2.2 Kế toán chi tiết TSCĐ ở phòng kế toán Tổng Công ty:
Tại phòng kế toán Tổng công ty kế toán chi tiết TSCĐ đợc ghi chép vào 4 loại sổ : Sổ đăng ký TSCĐ ; Sổ TSCĐ Tổng công ty (toàn nghành); Sổ TSCĐ theo Đơn vị sử dụng ; Sổ tăng, giảm TSCĐ.
Khi có TSCĐ tăng thêm, DN phải lập ban nghiệm thu TSCĐ, ban này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với đại diện Đơn vị giao TSCĐ lập" Biên bản giao nhận TSCĐ". Biên bản này lập cho từng đối tợng TSCĐ hoặc nhiều TSCĐ cùng loại, và cùng giao nhận tại một thời điểm. Tiếp đó phòng kế toán sao cho mỗi đối tợng 01 bản lu vào hồ sơ riêng. Hồ sơ này gồm có" Biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của Đơn vị bán TSCĐ đó cho Tổng công ty, Biên bản nghiệm thu TSCĐ của Tổng công ty và Biên bản bàn giao TSCĐ cho Đơn vị sử dụng".
Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán ghi vào "Sổ đăng ký danh điểm TSCĐ". Sổ này đợc lập để đăng ký danh điểm của từng TSCĐ. Kết cấu sổ đợc chia làm 3 phần:
+ Phần thứ I: là các cột số thứ tự, tên TSCĐ và ký hiệu TSCĐ, danh điểm TSCĐ, nơi sử dụng và nớc sản xuất.
+ Phần thứ II: gồm các cột là nguyên giá TSCĐ chi tiết theo từng nguồn vốn.
+ Phần thứ III: là các thông số kỹ thuật. (Mẫu sổ ở trang sau)
Sau khi đã vào sổ đăng ký danh điểm TSCĐ kế toán ghi vào sổ TSCĐ toàn Tổng công ty sổ này đợc lập để theo dõi TSCĐ và khấu hao TSCĐ qua các năm. Sổ này thực chất đợc coi là sổ theo dõi thẻ TSCĐ vì ở Tổng công ty không lập thẻ TSCĐ riêng. Nhng trên sổ này không phản ánh đợc các thông số kỹ thuật của TSCĐ cũng nh thời gian, lý do giảm TSCĐ nh trên thẻ TSCĐ. Kết cấu sổ cũng gồm 3 phần:
+ Phần thứ I: Gồm các cột số thứ tự, ngày tháng ghi sổ. Phần ghi tăng TSCĐ bao gồm cột chứng từ, nớc SX, tháng năm đa vào sử dụng, và số hiệu TSCĐ.
+ Phần thứ II: là phần ghi khấu hao TSCĐ bao gồm cột nguyên giá TSCĐ, Khấu hao năm, Khấu hao đã trích đến khi ghi giảm TSCĐ.
+ Phần thứ III: là vốn cố định gồm hai cột vốn đầu kỳ và vốn cuối kỳ.
Căn cứ để lập sổ là Biên bản giao nhận TSCĐ, Bảng tỷ lệ khấu hao do Nhà nớc qui định để tính khấu hao cho các năm. Sổ TSCĐ toàn Tổng công ty đợc lập trong nhiều năm. Hiện nay sổ TSCĐ Tổng công ty đợc lập từ năm 1996.
Tiếp theo sau đó kế toán ghi vào sổ TSCĐ ở từng đơn vị sử dụng. Sổ này đ- ợc lập để theo dõi TSCĐ ở từng Đơn vị sử dụng từ khi mua về cho đến khi điều chuyển, thanh lý, nhợng bán. Kết cấu của sổ cũng gồm ba phần:
- Phần I: Ghi tăng TSCĐ và công cụ, dụng cụ gồm các cột chứng từ, tên TSCĐ, Đơn vị tính, số lợng, đơn giá, số tiền.
- Phần II: Ghi giảm TSCĐ và công cụ dụng cụ là các cột chứng từ, lý do, số lợng, số tiền.
- Phần III: là phần ghi chú.
(Mẫu sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng ở trang sau)
Căn cứ lập sổ TSCĐ theo Đơn vị sử dụng là Biên bản giao nhận TSCĐ,
bảng theo dõi khấu hao do Nhà nớc qui định, Biên bản thanh lý, nhợng bán
TSCĐ và một số hoá đơn, chứng từ khác. Sổ này đợc kế toán Tổng công ty lập
thành hai quyển, một quyển do phòng KTTC Tổng công ty quản lý, một quyển
do nhân viên kế toán Đơn vị sử dụng quản lý.
Nh vậy sổ này cũng theo dõi tăng, giảm TSCĐ của Tổng công ty. Nhng sổ này không phản ánh đợc nguồn hình thành của TSCĐ tại Tổng công ty.
Sau đó kế toán ghi vào sổ tăng giảm TSCĐ. Sổ này đợc lập để theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ trong từng tháng, là căn cứ để tính khấu hao tăng giảm trong tháng. Kết cấu sổ chia làm hai phần, mỗi phần là một trang giấy của sổ.
+ Phần tăng TSCĐ có 5 cột là: cột tháng tăng TSCĐ, cột tên và ký hiệu TSCĐ, số lợng, Đơn vị sử dụng và nguyên giá.
+ Phần giảm TSCĐ có 6 cột là cột tháng giảm TSCĐ, cột tên và ký hiệu TSCĐ, số lợng, Đơn vị sử dụng, nguyên giá và giá trị còn lại theo từng nguồn chi tiết.
Căn cứ ghi vào phần này là Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý, nhợng bán TSCĐ, Bảng đăng ký khấu hao TSCĐ (tính và phân bổ KH) năm và các hoá đơn chứng từ có liên quan khác.
Đối với những TSCĐ giảm( nếu giảm do thanh lý, nhợng bán phải có Biên bản kèm theo) kế toán xoá sổ TSCĐ đó ở cả sổ đăng ký TSCĐ, sổ TSCĐ toàn Tổng công ty, sổ TSCĐ theo Đơn vị sử dụng và ghi phần giảm TSCĐ đó ở sổ tăng giảm TSCĐ để tính khấu hao vào tháng sau.
2.2.2.3 Kế toán chi tiết TSCĐ ở từng Đơn vị sử dụng:
Nhân viên kế toán ở từng Đơn vị sử dụng cũng ghi chép, bảo quản sổ TSCĐ ở Đơn vị mình do kế toán Tổng công ty lập để theo dõi tăng giảm TSCĐ, vì thế mẫu sổ và cách ghi chép tơng tự nh sổ TSCĐ theo Đơn vị sử dụng tại phòng kế toán Tổng công ty.
Nhân viên kế toán ở từng Đơn vị hàng tháng lập báo cáo về tình hình sử dụng những máy móc, thiết bị dùng riêng cho từng loại sản phẩm, cho từng đối tợng gửi lên phòng KTTC Tổng công ty để kế toán Tổng công ty căn cứ vào đó phân bổ khấu hao một cách hợp lý.
2.2.3 Kế toán tổng hợp TSCĐ:
2.2.3.1 Kế toán tổng hợp tăng TSCĐ:
Hiện nay TSCĐ tại Tổng công ty tăng chủ yếu do nguồn Ngân sách, tự bổ xung, và Vốn khác.
* Trờng hợp tăng do mua sắm: Ví dụ:
Nguyên giá của máy vi tính COMPAQ và máy in LASER 6L mua ngày 8/12/2001 là : 21.284.000 đồng từ nguồn kinh phí sự nghiệp. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu TSCĐ và các chứng từ khác nh hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Kế toán ghi:
Nợ TK 211 21.284.000 Có TK 331 21.284.000
Kế toán đã lập biên bản giao nhận TSCĐ số 07 ngày 8/12/2001 để đa máy vi tính vào sử dụng.
Đơn vị: công ty TNHH Hoàng Long Địa chỉ:
hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
Liên 2: Phần giao cho khác hàng Họ tên ngời mua: Tổng công ty muối
Địa chỉ : Số 7- Hàng Gà
Địa chỉ giao khách hàng: Tại Tổng công ty muối Hình thức thanh toán: Tiền mặt
Số hiệu TK:
STT Tên quy cách, sản phẩm, hàng hoá
ĐVT SL Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Máyvi tính COMPAQ và
máy in LASER 6L
Cái 1 21.284.000 21.284.000
Cộng 21.284.000
Tổng số tiền: Hai mốt triệu hai trăm tám t ngàn đồng chẵn. Thời gian bảo hành: 2 tháng
Trong đó thuế: Ghi chú:
Ngời mua Ngời viết hoá đơn Thủ kho KT trởng Thủ trởng
Đơn vị: Tổng công ty muối Địa chỉ: Số 7- Hàng Gà
Căn cứ vào nhu cầu quản lý của Tổng công ty nhằm đạt hiệu quả cao hơn trong công tác kế toán và tài chính. Sau khi kiểm tra và lắp đặt, nay làm biên bản giao nhận TSCĐ.
Ban giao nhận TSCĐ gồm: Đại diện bên giao:
Ông: Nguyễn Công Minh - Công ty TNHH Hoàng Long Đại diện bên nhận:
Ông: Nguyễn Văn Thắng - Kế toán TSCĐ Địa điểm bàn giao: Phòng tài vụ
Xác nhận việc giao nhận TSCĐ nh sau:
STT Tên quy cách, cấp hạngTSCĐ NSX N SX Năm SD Nguyên giá Tỉ lệ KH TL kèm bản sao 1 Máy vi tính COMPAQ và máy in LASER 6L Nhật 2000 21.284.000 Cộng 21.284.000
Thủ trởng đơn vị KT trởng Ngời giao Ngờinhận Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số 07 ngày 8/12/2001 Kế toán nhập vào máy vi tính bút toán sau:
Nợ TK 2118 21.284.000 Có TK111 21.284.0000
Kế toán vào chơng trình kết chuyển tự động vào bút toán này, máy sẽ tự động chuyển vào NK TK111, Bảng kê 211 tháng 12/2001
Trích bảng kê tk 211
Tháng 12/2001
Nợ TK 211 Có TK đối ứng 111 21.284.000
... trích nhật ký TK 111 Tháng 12/2001 Có TK 111 Nợ TK đối ứng ...
Cuối tháng kế toán tiến hành ghi vào sổ cái TK 211 (Phần phát sinh bên Nợ)
* Tài sản tăng do đợc cấp:
Ngày 18/12/2001 Tổng công ty, cấp xây dựng 2 nhà xởng sản xuất Trà Vinh , Tổng công ty tiến hành lập biên bản bàn giao TSCĐ để đa 2 dãy nhà vào sử dụng
Đơn vị: Tổng công ty muối Địa chỉ: Số 7- Hàng Gà biên bản bàn giao TSCĐ Ngày 16/12/2001 414 363.109.000 2412 290.901.000 Cộng 675.294.000 2118 21.284.000 627 160.000 2413 29.800.000 331 246.166.440 Cộng 21.357.494.513
Ban giao nhận TSCĐ gồm: Đại diện bên nhận:
Ông: Trần xuân Hoàn - Xí nghiệp xây lắp H36 Đại diện bên nhận:
Ông: Nguyễn Gia Hùng - Tổng giám đốc Tổng công ty muối Ông: Nguyễn Văn Thắng - Kế toán TSCĐ
Địa Điểm giao nhận: Tổng công ty muối Xác nhận việc giao nhận TSCĐ nh sau: STT Tên quy cách, cấp hạng TSCĐ N SX Năm SX Nguyên giá Tỷ lệ KH TL kèm theo 1 2 3 Dãy nhà 1 tầng Dãy nhà 2 tầng Quyền sử dụng đất 2000 2000 2000 203.407.000 159.702.000 2.415.127.000 Cộng 2.778.236.000
Căn cứ vào Biên Bản bàn giao TSCĐ số 08, Kế toán nhập vào bút toán: Nợ TK 2118 363.109.3000
Có TK 414 363.109.000
Cuối tháng bút toán này sẽ thể hiện trên bảng kê TK 211, Nhật ký TK 414, Sổ cái TK 211.
nhật ký tk 414
Tháng 12/2001
Nợ TK đối ứng Có TK 414
...
* TSCĐ hữu hình tăng do XDCB hoàn thành bàn giao:
TSCĐ tăng do công trình XDCB hoàn thành bàn giao do thuê ngoài thực hiện, hay do bộ phận XDCB Tổng công ty tự làm đều đợc hạch toán các chi phí vào bên Nợ TK 241 sau khi công trình hoàn thành bàn giao đa vào sử dụng kế toán kết chuyển chi phí vào bên Nợ TK 211.
Ví dụ:
Ngày 15/5/2001 Tổng công ty ký hợp đồng kinh tế với Tổng công ty xây dựng Hà Nội về việc xây dựng kho chứa muối của XN muối Gia Lâm. Tổng công ty xây dựng Hà Nội nhận công trình và sẽ bàn giao vào tháng 12/2001. Tổng dự toán công trình đợc 2 bên chấp nhận là : 280.000.000 đồng. Tổng công ty thanh toán trớc 30% giá trị dự toán công trình bằng tiền gửi NH, số còn lại sẽ thanh toán khi công trình hoàn thành bàn giao.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế và giấy báo nợ của ngân hàng ngày 15/5/2001, thông báo về việc chi cho Tổng công ty Xây Dựng Hà Nội số tiền là: 84.000.000 đồng. Ngày 17/5/2001 kế toán nhập vào máy bút toán:
Nợ TK 2412 280.000.000 Có TK 112 84.000.000 Có TK 331 196.000.000
Cuối tháng bút toán này sẽ đợc thể hiện trên bảng kê TK 241, Nhật ký TK 112, TK 331, Sổ cái TK 241 phần phát sinh bên Nợ tháng 5/2001
Ngày 21/12/2001 Tổng công ty xây dựng Hà Nội đã hoàn thành công trình nhà kho Gia Lâm theo đúng nội dung đã ký trong hợp đồng kinh tế. Hai bên tiến hành lập quyết toán công trình, Tổng công ty muối lập ban nghiệm thu công trình và lập biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình đa vào sử dụng
Đơn vị: Tổng công ty muối
2118 363.109.000 2131 2.415.127.000 Cộng 32.106.327.254
Địa chỉ: Số 7- Hàng Gà
bản nghiệm thu và bàn giaO CÔNG TRìNH XÂY DựNG CƠ BảN HOàN THàNH
Ngày 21/12/2001
1. Ban nghiệm thu công trình gồm:
Bên A: Ông Nguyễn Gia Hùng và đại diện các phòng KH , Tài vụ, kỹ thuật.
Bên B: Ông Nguyễn Hoài Nam(giám đốc) và phụ trách đội thi công công ty t vấn công nghệ thiết bị và kiểm định xây dựng.
2. Nội dung:
Hai bên cùng kiểm tra và nghiệm thu công trình xây dựng nhà kho Gia Lâm.
Đại diện các bên đi kiểm tra công trình và nghe báo cáo của đơn vị thi công, nghe các ý kiến đánh giá bổ sung của đơn vị giám sát của bên A, sau đó kết luận:
- Trong quá trình thi công các bên đã nghiệm thu từng phần việc và đã đạt yêu cầu kỹ thuật đề ra.
- Khi công trình sử dụng, nếu có vấn đề gì thuộc về trách nhiệm của bên B thì bên B phải khắc phục ngay để đảm bảo SX của bên A trong giai đoạn bảo hành.
- Bên A chính thức nhận bàn giao công trình nhà kho Gia Lâm. Biên bản đã đợc đọc lại cho mọi ngời nghe và cùng ký tên.
Theo bản quyêt toán công trình thì tổng chi phí thực tế xây dựng kho muối là: 290.901.000 đồng vợt dự toán ban đầu là: 10.901.000 đồng. Ngày 25/2/2001 Tổng công ty muối chuyển tiền gửi ngân hàng trả Tổng công ty Xây dựng Hà Nội nốt số tiền còn lại là: 206.901.000 đồng. Căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi:
Nợ TK 2412 10.901.000 Nợ TK 331 196.000000 Có TK 112 206.901.000
Cuối tháng bút toán đợc thể hiện trên bảng kê TK 241, TK 331, Nhật ký TK 112, Sổ cái TK 241 phần phát sinh Nợ tháng 12/2001
Sau đó kế toán nhập vào máy bút toán: Nợ TK 211 290.901.000 Có TK 2412 290.901.000
Cuối tháng bút toán này đợc thể hiện trên bảng kê TK 211, Nhật ký 241, Sổ cái TK 241, TK211 tháng 12/2001
Đồng thời kế toán ghi:
Nợ TK 441 290.901.000 Có TK 411 290.901.000
Bút toán này đợc thể hiện trên bảng kê TK 441, Nhật ký TK 411 cuối tháng 12/2001. Trích bảng kê tk 331 Tháng 12/2001. Nợ TK 331 Có TK liên quan ... trích nhật ký tk 112 Tháng 12/2001 Có TK 112 112 196.000.000 Cộng 12.254.445.371
Nợ TK liên quan
...
bảng kê tk 411
Tháng 12/2001
Nợ TK411
Có TK liên quan
...
* TSCĐ hữu hình do kiểm kê phát hiện thừa
Căn cứ đầu mỗi năm, phòng kế toán của Tổng công ty cùng với phòng kỹ thuật lập ban kiểm kê tiến hành kiểm kê toàn bộ TSCĐ hiện có trên mặt bằng Tổng công ty.
