I) Đặc điểm tình chung của xí nghiệp:
3) Đặc điểm về tổ chức công tác bộ máy quản lý:
3.1 Bộ máy quản lý của xí nghiệp.
* Ban giám đốc gồm có 2 ngời:
Giám đốc xí nghiệp: là ngời quản lý trực tiếp và điều hành chung mọi công việc trong xí nghiệp chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện pháp kinh doanh có hiệu quả đồng thời điều động sắp xếp biên chế tổ chức quy định các hình thức dtrả lơng sao cho phù hợp, quyết định cấp kinh phí, chỉ tiêu sử dụng tài chính cho sản xuất kinh doanh và các hoạt động sản xuất của đơn vị, ký kết các hợp đồng kinh tế, giao dịch các cơ quan, các chủ đầu t trực tiếp chỉ đạo các đội thành viên.
Phó giám đốc xí nghiệp kiêm bí th đảng uỷ phụ trách công tác đảng công tác chính trị và công tác nội chính của xí nghiệp và là ngời bổ trợ cho giám đốc, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về vi phạm lĩnh vực mình đợc phân công.
Gồm có 3 phòng :
1. Phòng kế toán tài chính: là phòng làm công tác tham mu giúp việc cho giám đốc quản lý và sử dụng tài chính trong toàn xí nghiệp sao cho đúng nguyên tắc, đúng chế độ của nhà nớc, lập kế hoạch đảm bảo đủ vốn cho sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán kế toán, lập sổ sách bảng biểu theo dõi quá trình sản xuất kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra, hớng dẫn quản lý tài chính của các đội đúng nguyên tắc cùng với giám đốc chịu trách nhiệm trớc cấp trên và nhà nớc.
2. Phòng kế hoạch kỹ thuật: là phòng lập kế hoạch kiểm tra theo dõi việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn xí nghiệp và các đội chịu trách nhiệm xử lý công tác kỹ thuật đồng thời điều phối xe vận chuyển và máy móc thiết bị tới thi công, công trình.
3. Văn phòng xí nghiệp: Có nhiệm vụ giúp việc cho ban giám đốc điều hành và tổ chức thực hiện các văn bản. các quyết định, các chế độ của nhà nớc và quân đội ban hành, hớng dẫn thực hiện trong phạm vi xí nghiệp, đồng thời phụ trách về công tác đời sống của các bộ công nhân trong xí nghiệp.
sơ đồ :
tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp
3.2 Thực trạng công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp 9 thuộc công ty xây dựng 319:
a) Tình hình chung về công tác kế toán ở xí nghiệp 9:
Xuất phát từ đặc thù của xí nghiệp là một xí nghiệp sản xuất công nghiệp kết hợp xây lắp do vậy công tác kế toán đợc thực hiện tại phòng tài chính kế toán của xí nghiệp và ở các đội xây dựng. Để thực hiện nhiệm vụ của mình phòng tài chính tổ chức ra bộ máy kế toán gồm 9 ngời trong đó có 1 kế toán tr- ởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán quĩ và 5 kế toán đội cộng với 1 kế toán xởng thiết kế.
Sơ đồ bộ máy kế toán của xí nghiệp nh sau:
Văn phòng Phòng KH- KT Phòng TC-KT Phó giám đốc xí nghiệp Giám đốc xí nghiệp Đội xây dựng 95 Đội xây dựng 93 Đội xây dựng 91 Xưởng thiết kế Đội xây dựng 92 Đội xây dựng 94
Sơ đồ :tổ chức bộ máy kế toán:
Kế toán trởng: là ngời phụ trách chung về công:
Tác quản lý và tổ chức hạch toán toàn xí nghiệp, kiểm tra đôn đốc hớng dẫn từng trợ lý, nhân viên nghiệp vụ theo các phần công việc phân công, đồng thời báo cáo đúng lúc với giám đốc xí nghiệp về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong từng thời kỳ. Chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo kế toán.
Kế toán tổng hợp kiêm TSCĐ, kế toán nguyên vật liệu: tổng hợp toàn bộ các nhiệm vụ kinh tế phát sinh trong thời kỳ, phản ánh vào sổ tổng hợp, lập báo cáo tài chính, hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả cuả công trình trong toàn xí nghiệp.
Kế toán quĩ kiêm kế toán thuế và các khoản trích theo lơng, ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng tiền mặt đồng thời theo dõi các khoản trích theo lơng và tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc.
Kế toán đội, xởng thiết kế có nhiệm vụ theo dõi, tập hợp các khoản chi phí phát sinh tại các đội, xởng và tổng hợp số liệu của đội, xỏng mình gửi lên phòng tài chính kế toán của xí nghiệp.
* Hình thức kế toán áp dụng: Do đặc thù của xí nghiệp cho nên xí nghiệp đã và đang sử dụng hệ thống chứng từ ghi sổ phù hợp với qui định mà bộ tài chính đã ban hành. Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Để phù hợp với yêu cầu quản lý của xí nghiệp cho nên xí nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất cho các doanh
Kế toán trưởng
Kế toán đội xây dựng xưởng thiết kế
nghiệp xây lắp ban hành theo quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính.
Trình tự luân chuyển chứng từ tại xí nghiệp đợc biểu hiện qua sơ đồ sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhận đợc, nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ rồi phân loại chứng từ và ghi vào sổ chứng từ. Những chứng từ cần phải hạch toán chi tiết thì kế toán ghi vào sổ chi tiết có liên quan.
Theo định kỳ từ 3-5 ngày, căn cứ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại chứng từ ghi sổ. Kế toán tổng hợp sẽ ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và sổ cái của từng tài khoản. mỗi tài khoản cấp một, cấp 2 đều đợc mở một trang sổ riêng. Cuối tháng căn cứ vào các số d tại các sổ chi tiết và sổ cái, kế toán tổng hợp tiến hành lập tờ chi tiết các số d các tài khoản cần thiết.
Kế toán có thể theo dõi đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ cái cũng nh báo cáo kế toán và bảng cân đối kế toán để kiểm tra các số liệu.
Đặc điểm chi phối công tác quản lý, tổ chức sản xuất :
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp số liệu chi tiết
Chứng từ gốc Sổ quỹ
Sổ cái Chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh
Do đặc điểm của ngành xây dựng mang tính đơn chiếc, địa bàn hoạt động xây dựng thi công phức tạp, chịu sự tác động ảnh hởng của nhiều yếu tố. Vì vậy việc tổ chức quản lý sản xuất cũng chịu sự choi phối và ảnh hởng của nhiều nhân tố khác nhau cà chi phối việc thực hiện nhiệm vụ trong quá trình thi công xây dựng và thời gian xây dựng công trình.
Bên cạnh đó trong quá trình thi công địa thế thi công, công trình thuận lợi hay khó khăn, vị trí của công trình hti công cao hay thấp nó đều ảnh hởng đến việc tổ chức thi công. Do những đặc điểm chi phối trên nên công tác kế toán phải có hình thức và biệm pháp tổ chức quản lý, hạch toán sao cho phù hợp,tạo điều kiẹn nang lại hiệu quả cao nhất cho sản xuất kinh doanh.
Quá trình tổ chức thi công xây dựng chịu ảnh hởng bởi những yếu tố và đặc điểm của các công trình chi phối.Vì vậy nó nẩy sinh ra nhiều các nghiệp vụ phát sinh kế toán khác nhau. Để thực hiện việc hạch toán các nghiệp phát sinh đó thì công tác kế toán phải đợc tiến hành một cách phù hợp với việc tổ chức quản lý thi công, công trình. Do vị trí của mỗi công trình thi công ở những nơi xa nên công tác quản lý kế toán của xí nghiệp phải nắm bắt và cung cấp thông tin một cách kịp thời. Hàng ngày kế toán đội phải tập hợp các chứng từ, hóa đơn và các tài liệu ghi chép thống kê ban đầu, các báo cáo nhập xuất, tồn nguyên vật liệu tập hợp cho đồng chí kế toán theo dõi về xuất nhập tồn vật liệu của phòng kế toán xí nghiệp để xử lý và tổ chức hạch toán ghi chép theo chế độ. Đồng thời phòng kế toán phải nắm bắt đợc thờng xuyên, kịp thời về các số liệu kế toán của từng đội thi công, công trình để từ đó đề ra các biện pháp sát thực trong quá trình quản lý. Từ đó đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh cuả từng đội cũng nh trong phạm vi toàn xí nghiệp.
Đặc điểm vật liệu của xí nghiệp:
Xí nghiệp 9 với nhiệm vụ chủ yếu là khảo sát, thiết kế và thi công các công trình xây dựng nên vật liệu sử dụng trong vật liệu sản xuất có những đặc điểm riêng:
Để tiến hành xây dựng các công trình thì xí nghiệp phải sử dụng một khối lợng rất lớn nguyên vật liệu, mỗi loại có một đơn vị tính qui cách và đặc điểm khác nhau nh: xi măng, sắt, thép, gạch, cát, vôi... Hầu hết các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên công trình, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí xây dựng công trình. Từ đó ta có phần nào thấy đợc tầm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, quá trình thu mua nguyên vật liệu có những vật liệu có thể mua ngay tại nơi thi công xây dựng nhng cũng có những loại vật liệu phải mua ở ngoài.
Việc bảo quản vật liệu đối với từng loại cũng khác nhau có những vật liệu có thể bảo quản trong kho nh :xi măng ... nhng cũng có loại vật liệu phải để ở ngoài nh cát, sỏi, gạch ... Do vậy chúng gây không ít khó khăn trong việc bảo quản và quản lý. Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu ở xí nghiệp 9 nói riêng và các doanh nghiệp trong ngành xây dựng cơ bản nói chung rất phức tạp do đó xí nghiệp cần phải tăng cờng các biện pháp quản lý, sử dụng nguyên vật liệu cần tiết kiệm và có hiệu quả.
Phân loại nguyên vật liệu tại xí nghiệp:
Do đặc điểm riêng của ngành xây lắp nên vật liệu đợc sử dụng trong sản xuất cũng có những đặc thù riêng. Cũng nh các doanh nghiệp khác trong ngành, để xây dựng các công trình xí nghiệp phải sử dụng rất nhiều các loại vật liệu nh: xi măng, sắt thép, gạch, cát, vôi ... và nhu cầu của chúng cũng khác nhau. Trong các ngành sản xuất nói chung đặc biệt là trong ngành xây dựng.
Cơ bản thì chi phí nguyên vật liệu luôn là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí xây dựng công trình. Do vậy, việc quản lý tốt nguyên vật liệu là một trong những yêu cầu rất quan trọng trong các doanh nghiệp.
Tại xí nghiệp 9 nguyên vật liệu đợc phân thành các loại sau :
- Vật liệu chính gồm : Xi măng, cát, sắt thép, gạch, vôi .: là những cơ sở vật… chất, hình thành nên sản phẩm xây dựng.
- Vật liệu phụ: ốc vít cũng đ… ợc tham gia vào quá trình xây lắp nhng nó không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm.
- Nhiên liệu : Xăng, dầu phục vụ cho công nghệ sản xuất, phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị trong quá trình sản xuất.
- Phụ tùng thay thế gồm nhiều loại phụ tùng chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc thi công.
- Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các loại thiết bị cần lắp đặt và không cần lắp đặt công cụ, vật kết cấu dùng cho xây lắp.
- Vật liệu khác là các loại vật liệu không thuộc các loại vật liệu trên.
Do tình hình thực tế tại xí nghiệp là các công trình nhận thi công nằm xa trụ sở của xí nghiệp nên xí nghiệp thờng tổ chức hệ thống kho tàng tại công trình, việc nhập, xuất vật liệu diễn ra ngay tại công trình xuất phát từ đặc điểm chung của ngành xây dựng và những khó khăn trong công tác quản lý nguyên vật liệu. Để hạn chế hao hụt, mất mát có thể xảy ra thì tại xí nghiệp 9 vật liệu đợc cung ứng dần tuỳ theo tiến độ thi công của công trình.
5) Phơng pháp đánh giá nguyên vật liệu tại xí nghiệp.
Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. ở xí nghiệp 9 hiện nay đang sử dụng giá thực tế để kế toán nguyên vật liệu :
Giá thực tế của vật liệu bao gồm giá mua và chi phí thu mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ.
Đối với vật liệu nhập kho : Vật liệu nhập kho có thể do bộ phận cung ứng của cí nghiệp mua hoặc cũng có thể do đội tự mua nhng sau khi thu mua đều đợc vận
chuyển thẳng tới kho của công trình. Khi đó giá thực tế của vật liệu nhập kho là giá thực tế ghi trên hoá đơn của ngời bán (hiện tại khi mua vật t thờng thì giá ghi trên hoá đơn bao gồm cả chi phí vận chuyển toứi điẹa điểm yêu cầu).
Đối với vật liệu xuất kho : Xí nghiệp sử dụng giá thực tế đích danh để hạch toán nguyên vật liệu xuất kho tức là sẽ căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng xuất kho để tính ra trị giá vốn của hành xuất kho.
6) Thủ tục nhập, xuất kho nguyên liệu, vật liệu. a) Thủ tục nhập kho.
Vật liệu nhập kho trong xí nghiệp chủ yếu là xi măng, sắt thép, cát sỏi của vật liệu này nhập chủ yếu là ở bên ngoài. Sau khi xí nghiệp trúng thầu, phòng kế toán căn cứ vào các dự toán và phơng án thi công, cùng với tiến độ thi công của các công trình.
Tại các đội xây dựng căn cứ vào tình hình cụ thể của công trình và xí nghiệp giao thi công cùng tiến độ thi công thực tế để tính toán lợng vật t cần thiết phục vụ cho thi công.
Căn cứ vào nhu cầu thực tế về vật t, xí nghiệp tiến hành thu mua vật t và vận chuyển thẳng tới kho các công trình.
Khi tiến hành nhập kho thủ kho tiến hành xem xét, cân, đo, đong đếm từng loại vật t, tiến hành đối chiếu giữa hoá đơn có liên đến phiếu nhập kho của ngời bán và số liệu thực tế xem có đúng chủng loại, quy cách chất lợng hay không. Sau khi đã hoàn tất các thủ tục kiểm tra thủ kho căn cứ vào các hoá đơn của ngời bán và số liệu thực tế để lập phiếu nhập kho.
Cụ thể ngày 12/12/2000 Xí nghiệp có mua một số thép cho công trình Cảng Thịnh Long và nhận đợc chứng từ sau :
Hoá đơn (GTGT)
Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 12/12/2000
Mẫu 01GTGT - 322 No 000446
Đơn vị bán : Phạm Thu Huyền Địa chỉ : Hà Nội Số TK…
Ngời mua : Anh Nguyễn Khắc Hoà Đơn vị mua : Công ty xây dựng 319. Hình thức thanh toán: Ghi sổ
STT Tên vật t Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Thép 0,1 Kg 100 5650 565000
2 Thép φ12 Kg 88 4300 378400
3 Thép φ14 Kg 89 4300 382700
4 Thép φ16 Kg 159 4300 683700
Cộng tiền hàng 2009800
Thuế GTGT 10% Tiền thuế 200980
Tổng thành tiền 2.210.780
Khi nhận đợc hoá đơn này thì phòng cung ứng sẽ viết phiếu nhập kho nh sau : Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên, 1 liên giao cho ngời giao hàng, 1 liên thẻ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho và 1 liên giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
Phiếu nhập kho
Đơn vị mua : Công ty 319. Ngày 12/12/2000 Địa chỉ : Gia Lâm - Hà Nội Số 01
Nợ 152 Có 331 Họ tên ngời giao hàng : Phạm Thu Huyền
Nhập tại kho : Anh Nguyễn Khắc Hoà - Công trình Cảng Thịnh Long
STT Tên vật t Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền