2. 1. Đặc điểm chung về tiêu thụ hàng hoá ở Công ty XNK Khoáng Sản
Công ty XNK Khoáng Sản là Công ty kinh doanh Thơng Mại với nhiều mặt Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ gốc Nhật ký -Chứng từ Bảng kê Sổ cái
Báo cáo tài chính Thẻ, Sổ kế
toán chi tiết
Bảng chi tiết tổng hợp
hàng và chủng loại phong phú, số lợng lớn vì vậy việc có bán đợc hàng hoá hay không có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và sự phát triển của Công ty. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, Công ty XNK Khoáng Sản đã áp dụng rất nhiều hình thức bán hàng cả trong và ngoài nớc nh: Bán hàng xuất khẩu uỷ thác, bán hàng nhập khẩu, bán hàng tự doanh, bán hàng giao đại lý.
Công ty XNK Khoáng Sản kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai th- ờng xuyên, áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế.
Công ty áp dụng phơng thức bán buôn theo hợp đồng kinh tế và chấp nhận cho khách hàng thanh toán sau. Khi các hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết về mặt chất l- ợng chủng loại và các điều kiện khác thì phòng Kế hoạch lập hoá đơn. Chứng từ đ- ợc lập về phòng kế toán để ghi sổ.
Trị giá vốn hàng xuất kho bao gồm : Trị giá mua thực tế và chi phí thu mua của số hàng đã xuất kho.
2.2. Kế toán bán hàng ở công ty XNK Khoáng Sản 2.2.1.Kế toán doanh thu :
Đối với nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo hình thức Nhật
ký Chứng từ, kế toán Công ty XNK Khoáng Sản sử dụng các chứng từ, sổ kế toán sau:
- Chứng từ : Hoá đơn GTGT- mẫu số 01/GTKT-311 - Sổ kế toán gồm :
+ Sổ chi tiết doanh thu bán hàng
+ Sổ theo dõi TK 131- phải thu của khách hàng + Sổ theo dõi công nợ
+ Bảng kê doanh thu bán hàng
a. Đối với hàng hoá bán buôn, bán lẻ trong nớc:
- Khi khách hàng có nhu cầu và đồng ý mua hàng hoá, phòng Kinh doanh (tiêu thụ) tiến hành lập hoá đơn GTGT căn cứ vào số hàng hoá khách hàng chấp nhận mua. Hoá đơn GTGT đợc lập thành 4 liên:
Liên 1: Lu lại quyển hoá đơn gốc Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Giao cho kế toán tiêu thụ hàng hoá
Liên 4 (nếu có): Giao cho thủ kho để theo dõi "xuất - nhập kho hàng hoá"làm căn cứ đối chiếu với kế toán và phòng Kinh doanh.
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số :01.GTKT-311 Liên 3 (thanh toán) BC/00_B
Ngày 15/12/2000
N: 009665 Đơn vị bán hàng : Công ty XNK Khoáng Sản
Địa chỉ : 35 Hai Bà Trng-Hà Nội Số TK Điện thoại: 8240817
MS: 0100107885 Tên ngời mua hàng : Công ty Phát triển phụ gia và sản phẩm dầu mỏ Đơn vị :
Địa chỉ : 25 Trơng Định Số TK
Hình thức thanh toán : TM MS:0100108430 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
Phụ gia dầu KG 16.411 32.698,5 536.616.000
Cộng tiền hàng 536.616.000
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 53.661.600 Tổng cộng tiền thanh toán: 590.277.600 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm chín mơi triệu hai trăm bảy mơi bảy nghìn sáu trăm đồng chẵn./.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Khi kế toán tiêu thụ hàng hoá nhận đợc hoá đơn GTGT do khách hàng mang đến sẽ tiến hành kiểm tra tính pháp lý của hoá đơn, sau đó ghi vào sổ chi tiết doanh thu theo định khoản:
Nợ TK 1111: 590.277.600
Có TK 5111a: 536.616.000 Có TK 3331: 53.661.600
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng phản ánh doanh thu thực tế của từng hoá đơn, trong mỗi hoá đơn theo dõi doanh thu của từng loại hàng hoá. Cuối tháng kế toán tổng hợp thành bảng hàng hoá tiêu thụ trong tháng. Số liệu trong bảng này là căn cứ để ghi vào cột "số lợng xuất" của báo cáo nhập xuất tồn hàng hoá.
Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết doanh thu bán hàng vào bảng kê doanh thu bán hàng. Bảng kê doanh thu bán hàng làm căn cứ để ghi vào cột có TK 511 trên nhật ký chứng từ số 8.
Đồng thời với bút toán phản ánh doanh thu kế toán phản ánh giá vốn hàng xuất bán. Nợ TK 632: 524.766.048
Có TK156: 524.766.048
Trờng hợp khách hàng trả chậm, sau khi khách hàng chấp nhận thanh toán, căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán phản ánh doanh thu bán hàng.
Ví dụ2: Ngày 16/12/2000 Công ty XNK Khoáng Sản ký hợp đồng số 009670 Bán lô hàng giấy với Công ty Thơng mại Anh Sơn.
+ Trị giá lô hàng (cha có thuế GTGT): 742.690.000 + Thuế GTGT (10%): 74.269.000
+ Tổng giá thanh toán: 816.959.000
Sau khi nhận đợc hợp đồng do phòng Kinh doanh chuyển sang, kế toán ghi định khoản phản ánh công nợ của khách hàng và theo dõi trên sổ theo dõi công nợ.
Nợ TK 131: 816.959.000 Có TK 511: 742.690.000
Có TK 3331: 74.269.000
Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán phản ánh giá vốn của hàng bán nh sau:
Nợ TK 632: 734.061.655
Có TK 156: 734.061.655
Mỗi khách hàng đợc theo dõi trên một vài trang sổ theo dõi công nợ. Sổ này giúp kế toán tiêu thụ, nhân viên phòng kinh doanh hoặc khchs hàng đối chiếu công nợ một cách đễ dàng, chính xác tại bất kỳ thời điểm nào.
Ngày 28/12 trong tháng công ty Thơng mại Anh Sơn thanh toán hết số tiền nợ, kế toán viết phiếu thu và phản ánh nh sau:
Nợ TK 111: 816.959.000
Có TK 131: 816.959.000 Và ghi vào sổ quỹ TK 111
Sổ theo dõi công nợ
Công ty TM Anh Sơn
Tháng 12 năm 2000
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải
Số tiền Số d cuối kỳ Nợ Có Nợ Có 009670 T1728 16/12 28/12 Bán lô hàng giấy Thu tiền bán giấy
816.959.000 816.959.00 0 Tổng phát sinh 816.959.000 816.959.00 0 Ngày tháng năm
Kế toán trởng Ngời lập biểu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phiếu thu
Ngày 28/12/2000 Họ tên ngời nộp tiền: Công ty Thơng mại Anh Sơn Địa chỉ: 9A Láng Hạ
Lý do nộp: Nộp tiền mua giấy
Viết bằng chữ: Tám trăm mời sáu triệu chín trăm năm mơi chín nghìn chẵn Ngời lập Thủ quỹ Ngời nộp tiền KTT Thủ trởng đơn vị (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Sổ quỹ
TK111 - năm 2000
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thu Số tiền Chi
SH NT
T1728 28/12 Thu tiền bán giấy 131 816.959.000
Kèm theo chứng từ thu.
Ngày …… tháng…… năm …….
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký,họ tên)
b. Đối với hàng hoá xuất khẩu
* Xuất khẩu trực tiếp
Quy trình thực hiện hoạt động xuất khẩu bắt đầu từ khi Công ty ký đợc hợp đồng với đối tác nớc ngoài.
Ví Dụ 3:
* Ngày 7/12/2000 Công ty XNK Khoáng Sản ký hợp đồng số 009630 với Công ty Goldsun (Đài Loan) về việc xuất khẩu hoá chất.
+ Số lợng: 16010 kg Đơn giá: 1,56 USD/kg + Thuế xuất khẩu : 10%
+ Tổng giá trị hợp đồng : 24.975,6 USD + Điều kiện giao hàng : FOB. Hải Phòng + Phơng thức thanh toán : Thông qua L/C Tỷ giá: 14.500VND/USD
Theo hợp đồng đã ký Công ty tiến hành thu mua hàng xuất khẩu.
* Ngày 9/12/2000 Công ty XNK Khoáng Sản ký hợp đồng số 009640 với Công ty Dợc liệu TW I về việc mua hoá chất xuất khẩu.
+ Số lợng : 16010 kg
+ Tổng giá trị hợp đồng : 325.003.000đ
+ Phơng thức thanh toán : Tiền gửi Ngân hàng
* Ngày 20/12/2000 Công ty nhận đợc giấy báo có của Ngân hàng Ngoại thơng thông báo khách hàng đã chuyển số tiền 24.975,6 USD vào tài khoản của Công ty, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ theo dõi L/C xuất khẩu đồng thời phản ánh nh sau:
BT1: Phản ánh trị giá thu mua hàng xuất khẩu. Nợ TK 156 : 325.003.000
Có TK 112 : 325.003.000 BT2: Phản ánh doanh thu hàng xuất khẩu Nợ TK 1122 : 362.146.200
Có TK 511 : 362.146.200 BT3: Phản ánh trị giá vốn hàng xuất khẩu
Nợ TK 632 :325.003.000
Có TK 156 :325.003.000
BT4: Phản ánh chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng xuất khẩu Nợ TK641: 2.000.000
Có TK 111: 2.000.000 BT5: Phản ánh thuế xuất khẩu phải nộp
Nợ TK 511: 36.214.620
Có TK 3333: 36.214.620
Việc ghi vào sổ chi tiết doanh thu, các bảng kê và các Nhật ký Chứng từ kế toán tiến hành tơng tự nh phần bán hàng hoá trong nớc.
* Hạch toán xuất khẩu uỷ thác:
Ví dụ 4: Ngày 4/12/2000 Công ty XNK Khoáng Sản ký một hợp đồng xuất khẩu số 009615 uỷ thác cho Công ty kinh doanh hàng Nông - Lâm Từ Sơn (Hà Bắc).
Công ty XNK Khoáng Sản nhận xuất khẩu hộ quế vụn cho TPC. Co. Ltđ. + Số lợng 15 tấn Đơn giá 2,55USD /kg
+ Tổng giá trị hợp đồng: 38.250 USD + Điều kiện giao hàng : FOB. Hải Phòng + Hoa hồng uỷ thác : 1%
+ Chi phí Ngân hàng : 36 USD + Phơng thức thanh toán: Nhờ thu
Ngày 18/12/2000 tiền về tài khoản của Công ty: 38.250 USD. Tỷ giá : 14.500 VND/USD
- Kế toán phản ánh nh sau:
BT1: Khi nhận uỷ thác kế toán Công ty phản ánh tổng số tiền hàng xuất khẩu thu đợc Nợ TK 1122 : 554.625.000 Có TK 3388 : 554.625.000 BT 2: Phản ánh số hoa hồng uỷ thác đợc hởng Nợ TK 3388 : 5.546.250 Có TK 511:5.546.250
BT3: Thanh toán tiền hàng cho đơn vị giao uỷ thác Nợ TK 3388: 549.078.750
Có TK 1122: 549.078.750
BT 4: Số thuế GTGT phải nộp tính trên số hoa hồng đợc hởng Nợ TK 511: 554.625
Có TK 33311: 554.625 Phản ánh chi phí Ngân hàng
Có TK 111: 522.000
Việc ghi vào sổ chi tiết doanh thu, các bảng kê và các nhật ký chứng từ kế toán tiến hành tơng tự nh phần bán hàng hoá trong nớc.
c. Đối với hàng giao đại lý
Công ty XNK Khoáng Sản xuất hàng giao cho bên nhận đại lý để bán. Khi hàng gửi đại lý đợc coi là tiêu thụ Công ty trả cho đại lý 2% hoa hồng số hàng đã bán. Nếu bên Đại lý hởng hoa hồng tính theo tỷ lệ thoả thuận trên tổng giá thanh toán (gồm cả thuế GTGT) thì bên Đại lý sẽ phải chịu thuế GTGT tính trên phần gia tăng này, công ty XNK Khoáng Sản chỉ chịu thuế GTGT trong phạm vi doanh thu của mình.
Ví dụ 5: Ngày 9/12/2000 cửa hàng chuyển cho phòng kế toán báo cáo bán hàng nh sau: Số hoá đơn Ngày tháng Tên hàng Đơn vị Số l- ợng
Giá bán thuế Tổng trị giá hàng bán 002610 3/12 Thép lá Tấn 276 902.887.139 90.288.714 993.175.853 002612 5/12 Sứ cách điện Cái 3490 164.982.770 16.498.277 181.481.047 Cộng 1.067.869.909 106.786.991 1.174.656.900
- Khi nhận đợc báo cáo bán hàng do cửa hàng gửi lên, kế toán phản ánh hàng hoá đã bán nh sau:
Ví dụ: Với mặt hàng Thép lá
BT1: Phản ánh trị giá vốn hàng gửi đại lý đã bán đợc Nợ TK 632: 892.129.031
Có TK 156: 892.129.031
BT2: Phản ánh doanh thu và thuế VAT hàng giao cửa hàng đại lý đã bán đ- ợc:
Nợ TK 131: 993.175.853
Có TK 3331: 90.288.714 BT3: Phản ánh hoa hồng trả cho Đại lý
Nợ TK 641: 18.057.742,78
Có TK 131: 18.057.742,78 BT 4: Khi nhận tiền do cửa hàng đại lý thanh toán.
Nợ TK 112:884.829.396
Có TK131: 884.829.396
Bảng kê doanh thu bán hàng
Tháng 12 năm 2000 Chứng từ Số Ngày Tên khách hàng Ghi có TK 511, ghi nợ các TK TK111 TK 112 TK3388 Cộng có TK 511 009665 15/12/00 Công ty Phát triển phụ gia, SP dầu mỏ 536.616.000 536.616.000 T1728
28/12/00 Công ty TM Anh Sơn 742.690.000 742.690.000
009630 7/12/00 Công ty Goldsun 325.931.580 325.931.580 002610 9/12/00 Cửa hàng đại lý 1.046.512.511 1.046.512.511 009615 4/12/00 1% hoa hồng XK uỷ thác 4.991.625 4.991.625 Cộng 1.279.306.000 1.372.444.091 4.991.625 2.656.741.716 Ngày tháng năm
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Công ty sử dụng tài khoản 632 để hạch toán giá vốn hàng bán Kế toán sử dụng phơng pháp KKTX để hạch toán hàng tồn kho
Công ty XNK Khoáng Sản quản lý hàng nhập kho theo từng lô hàng. Vì vậy trị giá hàng xuất kho đợc tính theo phơng pháp ghi giá thực tế đích danh.
Kế toán phản ánh giá vốn hàng bán bằng các bút toán nh đã trình bày ở phần trên. Căn cứ vào số d cuối kỳ trớc của bảng kê số 8, biểu nhập, xuất kho hàng hoá của hàng xuất bán, hoá đơn GTGT, kế toán lập bảng báo cáo nhập, xuất, tồn hàng hoá.
Bảng kê này đợc mở chi tiết theo từng hàng hoá, mỗi dòng trên bảng phản ánh tình hình nhập -xuất- tồn về hiện vật và giá trị của mỗi loại hàng hoá. Căn cứ vào bảng kê trên kế toán ghi vào cột có TK 632 trên Nhật ký Chứng từ số 8.
Sổ cái
TK 632. Giá vốn hàng bán Tháng 12 năm 2000
Ghi có các TK đối ứng với bên nợ TK này
Tháng 1 Tháng 2 ... Tháng 12 156 524.766.048 156 734.061.655 156 (Xuất khẩu) 325.003.000 156 (đại lý) 892.129.031 156 (đại lý) 157.907.344 Cộng nợ 2.633.867.078 Cộng có các NKCT 2.410.197.957 Ngày tháng 12 năm 2000
Ngời lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên)
2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ
- Giảm giá hàng bán: Công ty sử dụng TK 532 để phản ánh các khoản giảm giá hàng bán phát sinh trong trờng hợp đã lập hoá đơn bán hàng cho ngời mua nh- ng bị ngời mua khiếu nại về hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, chất l- ợng...
- Hàng bán bị trả lại: TK 531 đợc dùng để phản ánh trị giá của toàn bộ số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhng bị khách hàng trả lại hoặc từ chối thanh toán do hàng hoá kém phẩm chất, không đúng quy cách, mẫu mã, giao hàng không đúng điều kiện hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Vì trong tháng Công ty không có trờng hợp nào trả lại hàng hoá hay phải giảm giá hàng bán cho nên không hạch toán.
2.2.4. Kế toán thuế giá trị gia tăng
Kế toán sử dụng TK 33311 "Thuế giá trị gia tăng đầu ra" để hạch toán thuế GTGT đầu ra.
Căn cứ vào bảng kê hàng hoá bán ra, tờ khai thuế, bảng kê hàng hoá mua vào xác định đợc số thuế GTGT phải nộp trong kỳ.
Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá bán ra
Mẫu số 02/GTGT (Tháng 12/2000) Tên cơ sở kinh doanh: Công ty XNK Khoáng Sản Địa chỉ: 35 Hai Bà Trng - Hà Nội
Đơn vị tính: Chứng từ Số Ngày Tên khách hàng Doanh số bán (cha có thuế GTGT) Thuế GTGT 009665 15/12 Công ty Phát triển phụ gia
và SP dầu mỏ
536.616.000 53.661.600 009670 16/12 Công ty TM Anh Sơn 742.690.000 74.269.000
009630 7/12 Công ty Goldsun 362.146.200 36.214.620 002610 9/12 Cửa hàng đại lý Thép lá 902.887.139 990.288.714 Sứ cách điện 164.982.770 16.498.277 Cộng 2.709.322.109 270.932.211 Ngày tháng 12 năm 2000
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
2.3. Hạch toán kết quả tiêu thụ
2.3.1. Chi phí bán hàng, chi phí quản lý Doanh nghiệp
+ Chi phí bán hàng:
Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí phục vụ trực tiếp cho công tác tổ chức bán hàng: Chi phí quảng cáo, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí tiền lơng - BHXH, chi phí vật liệu bao bì, chi phí vận chuyển bốc xếp lu kho.
Trong tháng kế toán tính tiền lơng của nhân viên theo bút toán: Nợ TK 6411:34.232.000
Có TK 334: 34.232.000 Chi phí vận chuyển bốc xếp bảo quản hàng hoá:
Nợ TK 6415 : 2.000.000 Có TK 111: 2.000.000 Chi phí khấu hao TSCĐ
Nợ TK 6414 : 11.299.290 Có TK 214: 11.299.290 Chi phí quảng cáo
Nợ TK 641: 10.000.000
Có TK 111: 10.000.000 Chi phí khác:
Nợ TK 641: 2.610.197
Có TK 111: 2.610.197 + Chi phí quản lý Doanh nghiệp:
Là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả Doanh nghiệp mà không tách riêng ra đợc cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý Doanh nghiệp gồm: chi phí nhân viên quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí tiếp khách, công tác phí trong và ngoài nớc, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí ngân hàng.
Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lơng, BHXH, CPCĐ phải trả cho cán bộ quản lý, kế toán ghi:
Nợ TK 6421: 284328140 Có TK 334: 247601540 Có TK 338: 36726600