Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng nhất trong toàn bộ hệ thống chế độ kế toán của công ty. Hiện nay công ty TNHH sản xuất và TMTBCNVN đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán của DN đợc ban hành theo quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính. Để phản ánh kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời công ty phải hạch toán đầy đủ chính xác và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo sự hớng dẫn chỉ đạo thống nhất của bộ phận kế toán công ty.
Để phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của công ty, hiện nay Công ty TNHH sản xuất và thơng mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ trong toàn bộ công ty cùng với quy định cụ thể về phạm vi trách nhiệm của từng nhân viên kế toan. Kế toán trởng còn quy định rõ các loại chứng từ sổ sách đợc ghi chép lu trữ, trình độ thực hiện và thời hạn hoàn thành từng công việc của từng ngời. Điều đó đảm bảo giữa các khâu, các bộ phận kế toán luôn có sự phân công và phối hợp chặt chẽ với nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ đợc giao.
Sổ kế toán là phơng tiện đợc sử dụng để cập nhật và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tợng kế toán. Đối tợng kế toán rất phong phú đa dạng về nội dung kinh tế, về đặc điểm vận động và có yêu cầu quản lý khác nhau, do đó để phản ánh các đối tợng kế toán sổ kế toán cũng bao gồm nhiều loại sổ khác nhau. Mặt khác, xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin của các nhà quản lý và trình độ phát triển của công nghệ thu nhận và xử lý thông tin, hệ thống sổ kế toán cũng không ngừng đợc cải tiến và hoàn thiện. Để phù hợp với hình thức Chứng từ ghi sổ mà công ty TNHH sản xuất va thơng mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật đang áp dụng thì sổ sách kế toán đợc sử dụng là các chứng từ ghi sổ và Sổ cái. Trình tự ghi sổ kế toán đợc các nhân viên kế toán trong công ty ghi nh sau: hàng ngày hoặc định kỳ căn cứ vào các chứng từ gốc theo từng loại nghiệp vụ trên cơ sở đó lập Chứng từ ghi sổ. Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trởng hoặc phụ trách kế toán ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp, sau đó đợc sử dụng để ghi vào Sổ cái các tài khoản chi tiết. Cuối tháng, sau khi ghi tất cả Chứng từ ghi sổ váo Sổ cái kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số d cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu thấy số khớp, đúng số liệu trên Sổ cái dùng để lập bảng cân đối tài khoản (BCĐ SPS). Đối với các tài khoản phải mở sổ chi tiết thì cuối tháng tiến hành công sổ chi tiết; lấy kết quả đó để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp và đối chiếu với Sổ cái của tài khoản đó, cuối cùng lập bảng cân đối kế toán.
Công ty TNHH sản xuất và thơng mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên để nhằm theo dõi chính xác, chi tiết và kịp thời việc sử dụng hàng hoá vật t trong kho. Phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng đợc sử dụng trong công ty là phơng pháp khấu trừ.
Công ty TNHH sản xuất và thơng mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật là đơn vị hạch toán phụ thuộc, cuối kỳ công ty gửi toàn bộ chứng từ sổ sách về tình hình kinh doanh của công ty lên Tổng công ty để tổng công ty tiến hành kiểm tra quyết toán. Niên độ kế toán đợc bắt đầu vào ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12, kỳ báo cáo của công ty là hàng tháng để cuối kỳ công ty tiến hành tổng hợp báo cáo quý.
Sơ đồ 2.9: Chứng từ ghi sổ
:ghi hàng ngày : ghi cuối tháng
: kiểm tra, đối chiếu