II, Tình hình thực tế kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại côn gt
1.3Hạch toán chi tiết quá trình bán hàng
1. Kế toán quá trình bán hàng
1.3Hạch toán chi tiết quá trình bán hàng
Công ty sử dụng tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng phản ánh toàn bộ doanh thu về hàng bán trong kỳ theo giá bán ghi trên hoá đơn.
Khi có khách đến mua hàng hoặc có lệnh xuất hàng của giám đốc, trởng phòng kế hoạch căn cứ vào nhu cầu của khách hàng và lợng hàng tồn kho để nhân viên thống kê kế hoạch của phòng kế hoạch xuất phiếu xuất kho, phiếu xuất kho đợc lập làm 3 liên :
- Một liên đợc giữ ở phòng kế hoạch làm chứng từ theo dõi chi tiết tình hình biến động của thành phẩm, đáp ứng yêu cầu quản lý, thống kê cuả phòng kế hoạch.
- Khách hàng cầm hai liên đến phòng kế toán, kế toán tiêu thụ căn cứ vào tính hợp lý, hợp pháp hoá của phiếu xuất kho để viết hoá đơn ( GTGT ) cho khách hàng. Mộu xuất kho nh sau :
Đơn vị : Công ty vật t kỹ thuật xi măng Mẫu số : 02 - VT
QĐ số : 1141 - TC/QĐCĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC
Phiếu xuất kho Số B52
Ngày 9 tháng 3 năm 2002 Nợ TK .…
Có TK ..…
Họ tên ngời nhận hàng : Anh Nhợng
Địa chỉ < bộ phận > : 108 - Giải Phóng - Hà Nội Lý do xuất kho : Xuất bán
Xuất tại kho : Kho 3 - kho Giáp Bát
ST T Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật t (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị Số lợng Yêu cầu Thực xuất
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1. Xi măng Bỉm Sơn Tấn 10 780.000 7.800.000
Cộng 7.800.000
Cộng thành tiền ( viết bằng chữ ) : bẩy triệu tám chăm nghìn đồng chẵn.
Xuất ; ngày 9 tháng3 năm 2002
Thủ trởng đơn vị
Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu
Ngời nhận Thủ kho
Khi bán hàng công ty sử dụng “ hoá đơn (GTGT) ” hoá đơn này đợc lập làm 3 liên
+ Liên 1 : lu trữ ở phòng kế toán (hoá đơn đen ) +Liên 2 : giao cho khách hàng ( hoá đơn đỏ ) + Liên 3 : dùng để thanh toán ( hoá đơn xanh )
Nếu khách hàng trả tiền ngay, kế toán lập phiếu thu. Phiếu thu ( làm 3 liên đặt giấy than viết một lần ) đợc chuyển cho kế toán trởng ký duyệt rồi sau đó chuyển cho
thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ tiền ghi trên phiếu thu, thủ quỹ ký tên vào phiếu thu đó. Thủ quỹ giữ lại một liên phiếu thu để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lu trữ tại nơi lập phiếu. Khách hàng cầm hoá đơn bán hàng, 1 phiếu xuất kho, phiếu thu ( đã có đầy đủ chữ ký )xuống kho lấy hàng. Thủ kho kiểm tra tính chất hợp lý, hợp pháp của hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho và phiếu thu, nếu hợp lệ sẽ giao hàng cho khách hàng theo số lợng ghi trên hoá đơn.
Nếu khách hàng thanh toán bằng séc thì khách hàng phải nộp séc cho kế toán tiêu thụ để ghi số séc vào sổ đăng ký séc và lấy chữ ký của kế toán trởng.
Nếu khách hàng cha trả tiền ngay thì trên hoá đơn bán hàng ở phần “ hình thức thanh toán ’’ kế toán ghi thanh toán sau : thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT và 7phiếu xuất kho này giao cho khách hàng.
Sau khi xuất kho xi măng cho khách hàng, thủ kho ký xác nhận vào phiếu xuất kho và lu tại kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho nguyên tấc mỗi hoá đơn một dòng. Định kỳ, thủ kho phải gửi chứng từ xuất kho cho kế toán tiêu thụ, sau đó kế toán tiêu thụ sẽ ghi vào sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết TK 511
Hoá đơn ( GTGT )
Liên 1 (lu ) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày 9 tháng 3 năm 2002
Đơn vị bán hàng : Công ty vật t kỹ thuật xi măng
Địa chỉ : km 6 - Giải Phóng - Phơng Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội Mã số thuế
Họ và tên ngời mua hàng : Anh Nhợng Đơn vị
Địa chỉ : 208 - Giải Phóng Hình thức thanh toán : Tiền mặt
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 * 2 1 Xi măng Bỉm Sơn Cộng Tấn 10 780.000 7800.000 7800.000 Cộng tiền hàng 7800.000
Thuế xuất GTGT : 10% tiền thuế GTGT 780.000 Tổng cộng tiền thanh toán 8580.000
Số tiền viết bằng chữ : Tám triệu năm trăm tám mơi nghìn đồng chẵn.
Cột giá xi măng xuất kho trong kỳ đến cuối tháng kế toán mới có số liệu phản ánh, trong kỳ hạch toán kế toán chỉ phản ánh định khoản và số lợng.
Hàng ngày ở kho căn cứ vào khối lợng xi măng thực nhập, thực xuất trên các hoá đơn để ghi vào thẻ kho một cách chính xác, kịp thời.
Cuối tháng thủ kho tiến hành kiểm kê xi măng trong kho nếu khớp là đúng. Sau đó, thủ kho dùng số liệu này đối chiếu với số liệu của kế toán tiêu thụ.
Tại phòng kế toán : Khi nhận đợc phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT) kế toán tiêu thụ vào sổ theo dõi tiêu thụ theo định kỳ, sổ chi tiết khách hàng, sau đó cawn cứ vào các chứng từ hoá đơn trên để nhập số liệu vào máy vi tính, cuối tháng in ra thành tổng hợp thành “ Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho xi măng “ theo dõi cả về chỉ tiêu số lợng và giá trị (Mẫu sau ).
Cuối tháng, kế toán số liệu với thẻ kho theo từng loại xi măng ( mẫu sau ), nếu số liệu khớp là đúng.
Nh vậy chúng ta thấy rằng việc hạch toán chi tiết tại phòng kế toán và kho là hoàn toàn độc lập với nhau, chỉ đến cuối tháng số liệu trên cơ sở kế toán chi tiết mới đợc đối chiếu với nhau một lần, nếu số liệu khớp là đúng.
Đơn vị : Công ty vật t kỹ thuật xi măng
Địa chỉ : 348 - Đờng Giải Phóng -Thanh Xuân - Hà Nội Mẫu số : 01 - VT
Ban hành theo quy định số : 1141 -TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính
Phiếu Nhập Kho
Số : ……
Ngày 10/03/2002
Nợ ..…
Có ..…
Tên ngời giao hàng : Lê Văn An Nhập tại kho : 5 - Giáp Bát
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t
(hàng hoá ).
Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 . Xi măng Bỉm Sơn Tấn 100 760.000 76.000.000
Tổng cộng 100 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhập ngày 10/3/2002
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho < ký, họ tên > < ký, họ tên > < ký, họ tên >
Đơn vị : Công ty vật t kỹ thuật xi măng Ban hành theo QĐ Tên kho : kho 3 - Giáp Bát
Số : 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC
Thẻ kho
Ngày lập thẻ 15/3/2002 Tờ số : 09
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t : Xi măng Bỉm Sơn Đơn vị tính : Tấn TT Chứng từ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Ngày xuất nhập Số lợng Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận 1. 2. 9/3 10/3 Tồn đầu tháng Xuất kho cho
anh Nhợng Nhập kho 100 10 900 890 990 Tổng công Tồn 100 10 990
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Thủ kho
Khi có các chứng từ chứng tỏ hàng đã đợc tiêu thụ nh hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho đồng thời viết bút toán phản ánh giá vốn hàng bán, xí nghiệp ghi nhận…
doanh thu tiêu thụ.
Để theo dõi quá trình vận động của tiền hàng, kế toán phải quản lý việc thanh toán và thu hồi tiền bán hàng. Đối với trờng hợp bán hàng trực tiếp tại kho của công ty theo các hợp đồng đã ký, sau khi nhận đợc hoá đơn bán hàng,nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, chứng từ ban đầu mà kế toán lập là : phiếu thu (mẫu sau ).
Đơn vị : Công ty vật t kỹ thuật xi măng Mẫu số : 01 - TT Địa chỉ : 348 - Đờng Giải Phóng - TX - HN Ban hành theo QĐ : 141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu Thu Ngày 16/3/2002 Quyển số : 09… Số : 13… Nợ 111 Có 131 Họ và tên ngời nộp tiền : Anh Nhợng
Đơn vị : Công ty xây dựng số 5 Hà Nội Địa chỉ : 208 - Giải Phóng
Lý do nộp tiền : Nộp tiền mua hàng
Số tiền : 8.580.000 đồng < viết bằng chữ : tám triệu năm trăm tám mơi ngàn đồng chẵn >
Kèm theo : một chứng gốc
Kế toán trởng Ngời lập biểu <ký, họ tên > < ký, họ tên >
Đã nhận đủ số tiền : Tám triệu năm trăm tám mơi ngàn đồng chẵn. Ngày 16/03/2002
Thủ quỹ ( ký, họ tên )
Phiếu thu đợc kế toán lập làm 2 liên : 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên đợc lu lại tại quyển. Nếu khách hàng thanh toán bằng séc thì chứng từ ban đầu là bảng kê nộp séc. Khi công ty thu đợc séc, phải nộp vào ngân hàng mà công ty mở tài khoản, chậm nhất là 10 ngày sau khi nhận đợc séc. Bảng kê nộp séc đợc lập làm 2 liên : 1 liên lu lại công ty, 1 liên ngân hàng của công ty giữ. Khi ngân hàng nhận tiền chuyển vào tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về công ty. Nhận đợc giấy báo có, kế toán sẽ phản ánh số tiền đó vào TK 112 và tài khoản có liên quan.
Đối với các khách hàng mua hàng trả chậm ( mua chịu ) kế toán công nợ dựa vào các chứng từ nh hoá đơn bán hàng để phản ánh vào bên nợ TK 131 trên sổ theo dõi công nợ và lập chứng từ ghi sổ phản ánh doanh thu tiêu thụ. Khi khách hàng thanh toán các khoản nợ đối với công ty, kế toán dựa vào các chứng từ phát sinh nh : phiếu thu tiền mặt, các loại séc để phản ánh vào bên có TK 131 trên sổ chi tiết…
theo dõi công nợ. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết theo dõi công nợ của công ty sẽ xác định đợc tổng số nợ phát sinh trong kỳ và tổng số nợ cha đợc thanh toán còn tồn đến cuối kỳ của mỗi khách hàng.
Lờy số liệu thực tế tại công ty trong tháng 03/2002 theo hoá đơn GTGT số 9701 ngày 12/03/2002, xuất bán cho anh Nhợng - 208 - Giải Phóng, với tổng trị giá cha có thuế GTGT là : 7.800.000 đồng,với thuế suất 10%, tổng số tiền ghi trên hóa đơn là : 8.580.000 đồng
Căn cứ vào số liệu này đợc kế toán ghi vào sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết TK 511, sổ chi tiết TK 133, chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 131, TK 511, theo định khoản :
Nợ TK 131 : 8580.000 Có TK 511 : 7.800.000 Có TK 33311 : 780.000
Để theo dõi việc tiêu thụ xi măng của các đại lý, cửa hàng chi nhánh kế toán…
công ty sử dụng “ Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra “ cho từng chi nhánh, đại lý, cửa hàng từng ngày.…
Sau đó cuối tháng tổng hợp ở từng bộ phận, rồi đến công ty tổng hợp chung toàn bộ ( Mẫu sau ).
Mẫu số 02/GTGT (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra
Ngày tháng năm 2002
Tên cơ sở kinh doanh : Công ty vật t kỹ thuật xi măng Mã số thuế : Địa chỉ : 348 Giải Phóng - Thanh Xuân - Hà Nội
Chứng từ Số NT Tên khách hàng Chủng
loại Số lợng Đơn giá
D/S bán cha thuế Thuế GTGT D/S có thuế Cộng
Ngời lập biểu Ngày tháng năm Thủ trởng đơn vị
ở công ty vật t kỹ thuật xi măng khách hàng mua khối lợng hàng hoá lớn đợc chiết khấu 2%, khi khách hàng thanh toán, kế toán công ty lập phiếu chi chiết khấu cho khách hàng.
VD : Theo hoá đơn GTGT số 03460 ngày 18/03/2002 xuất bán cho công ty xây lắp I với số lợng 10 tấn, giá bán 760.000đ /tấn, tổng số tiền là 7.600.000, chiết khấu 2% là 152.000 đồng. Công ty trừ cho khách hàng, công ty còn phải thu của khách hàng với số tiền là : 7.600.000 - 152.000 = 7.448.000 đ < cha có thuế GTGT > cả thuế VTA là : 7448.000 + 760.000 = 8.208.000 đồng
Kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi để kế toán vào sổ nhật ký chung, sổ cái, cuối kỳ kết chuyển vào TK 911.
2.Kế toán xác định kết quả kinh doanh.
2.1. Kế toán chi phí bán hàng
Là một doanh nghiệp thơng mại cũng nh bao doanh nghiệp thơng mại khác, các hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty vật t kỹ thuật xi măng là bán hàng. Với một mạng lới cửa hàng rộng khắp thành phố, hàng ngày các nghiệp vụ bán hàng của công ty thờng xuyên diễn ra, đồng thời với các nghiệp vụ bán hàng đó là những chi phí nảy sinh trong quá trình bán hàng tại cửa hàng và đại lý, chi nhánh mà chi phí đó gọi là chi phí bán hàng, chính vì vậy mà đối với công ty vật t kỹ thuật xi măng thì chi phí bán hàng chiếm một lợng rất lớn trong các khoản chi phí của một kỳ hạch toán.
Để tập hợp và kết chuyênr chi phí bán ghàng, kế toán công ty sử dụng TK 641 và TK này đợc mở chi tiết đến tài khoản cấp 5. Chi phí bán hàng tại các đại lý tự tinh toán còn chi phí bán hàng tại các trung tâm, cửa hàng và xí nghiệp vận tải của công ty đợc gửi về công ty.
VD Trong tháng 03/2002 chi phí bán hàng đợc hạch toán nh sau : - Chi phí nhân viên bán hàng
Nợ TK 6411 Có TK 334
938.065. 293 - Chi phí vật liệu, bao bì dùng phục vụ bảo quản hàng hoá
Nợ TK 6412 13.294.611 Có TK 152
- Xuất công cụ đồ dùng phục vụ cho bán hàng Nợ TK 6413 19.332.750
Có TK 153
- Trích khấu hao tài sản cố định dùng cho bán hàng Nợ TK 6414 148.847.983
Có TK 214
- Chi phí vận chuyển hàng
+ Chi phí do xí nghiệp vận tải của công ty thực hiện kế toán phản ánh vào tài khoản phải trả nội bộ số tiền mà xí nghiệp vận tải bỏ ra để vận chuyển hàng.
Nợ TK 6415 325.815.227 Có TK 336
+ chi phí của chủ hàng thuê ngoài hoặc do khách hàng tự vận chuyển Nợ TK 6415
Có TK 111,112,113 + Chi phí bốc dỡ
Nếu chi phí do xí nghiệp vận tải thực hiện kế toán ghi : Nợ TK 6417 109.906.879
Có TK 336
Nếu chi phí do thuê ngoài Nợ TK 6417 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 111,112,331
_ Chi phí bằng tiền khác nh : chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí giới thiệu sản phẩm hàng hoá, tuyên truyền, quảng cáo, khuyến mại, tiếp thị…
Nợ TK 6418 2.752.146.952 Có TK 111,112,131
Sổ chi tiết tài khoản 641
Tháng 3/2002
NT ghi sổ
Chứng từ SH NT
Diễn giải TK đối
ứng Phát sinh Nợ Có CF nhân viên CF vật liệu bao bì CF dụng cụ đồ dùng CF khấu hao TSCĐ CF vận chuyển hàng CF bốc dỡ CF khác bằng tiền Cộng phát sinh K/ ch CF bán hàng D cuối tháng 334 152 153 214 111 111 111 - 911 - 938.065.293 13.294.611 19.332750 148.847.938 8.599.929.117 830.643.678 2.752.146.958 15.816.046.399 15.816.046.399
Ngời lập biểu Ngày tháng năm 2001… …
< ký, họ tên > Kế toán trởng < ký, họ tên >
2.2 Kế toán tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp
Để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp đợc tập hợp nh sau : - Chi phí nhân viên quản lý
Nợ TK 6421 1.274.624.368 Có TK 334
- Chi phí vật liệu dùng cho quản lý Nợ TK 6422 26.266.023
Có TK 152
- Chi phí đồ dùng văn phòng Nợ TK 6423 31.035.393 Có TK 111
Nợ TK 6424 22.766.095 Có TK 214
- Trả thuế nhà đất của cửa hàng Tân lạc chi nhánh Hoà Bình và các khoản phí, lệ phí, thuế môn bài
Nợ TK 6425 31.099.309 Có TK 111
- Chi phí trả tiền điện nớc, chi phí sửa chữa tài sản của bộ máy văn phòng, trang bị bảo hộ lao động, chi phí bảo hiểm và các chi phí dịch vụ mua ngoài khác
Nợ TK 6428 675.200.286 Có TK 111
Sổ chi tiết tài khoản 642
Tháng 3 / 2002 NT ghi sổ Chứng từ SH NT Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Có
CF nhân viên quản lý