dịch vụ nguyễn huy
3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty thơng mại và dịch vụ Nguyễn Huy
Trong thời gian thực tập ở công ty thơng mại và dịch vụ Nguyễn Huy, em thấy công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty nh vậy là khá hoàn thiện .Tuy nhiên trớc đòi hỏi ngày càng cao của thị trờng, việc không ngừng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là điều rất cần thiết .
ý kiến 1: Xác định kết quả bán hàng cho từng mặt hàng
Nh đã trình bày ở trên, công ty đã theo dõi sự biến động của giá vốn hàng bán, doanh thu cho từng loại mặt hàng khác nhau. Nhng công ty cha tiến hành phân bổ chhi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng cho từng loại mặt hàng khác nhau từ đó cha xác định đợc kết quả bán hàng một cách chính xác của từng loại hàng .Điều này làm giảm đi sự chính xác của những định hớng ,quyết định cho hoạt động kinh doanh của công ty bởi vì thiếu thông tin.Trong nền kinh tế đang có sự cạnh tranh quyết liệt giữa các ngành, cạnh tranh trong từng một ngành nên một công ty muốn có thể đứng vững đợc trong thị trờng để kinh doanh có lãi thì công ty phải quan tâm, chú trọng đến tất cả các hoạt động từ chính sách giá cả, phơng thức thanh toán, dịch vụ chăm sóc khách hàng và các hoạt động khác tạo điều kiện để công ty có thể mở rộng thị phần,củng cố niềm tin cho khách hàng của công ty đồng thời có thể thu đợc nhiều lợi nhuận .Muốn làm đợc nh vậy, các nhà quản lý phải có đợc các thông tin chính xác, đầy đủ để có thể đánh giá đợc trong kỳ mặt hàng nào công ty có thể bán đợc nhiều, mặt hàng nào đa lại lợi nhuận nhiều hơn, mặt hàng nào công ty nên tiếp tục đẩy mạnh các hoạt động marketing để có thể bán đợc với khối lợng nhiều hơn, mặt hàng nào công ty bán với khối lợng vừa phải vì lợi nhuận kinh doanh đạt đợc không cao trong giai đoạn hiện tại và có thể làm ảnh hởng đến việc bán các mặt hàng thu đợc lợi nhuận cao. Chính vì vậy, để tạo điều kiện cho các nhà quản lý có đợc các thông tin chính xác, đầy đủ theo em công ty nên tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng cho từng loại mặt hàng riêng để từ đó có thể xác định đợc các kết quả của từng mặt hàng. Công việc này đợc thực hiện nh sau:
- Các chi phí bán hàng nh : Chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo quản, vận chuyển ...của từng mặt loại mặt hàng nào thì công ty nên theo dõi riêng.
- Chí phí quản lý doanh nghiệp cũng nên phân bổ cho từng loại mặt hàng nh chi phí bán hàng là:
Doanh thu bán hàng cho từng loại mặt hàng
Chí phí quản lý doanh nghiệp= * Tổng chi phí quản lý Tổng doanh thu bán hàng
Ví dụ: Quý I/2003, theo tài liệu của kế toán
-Doanh thu bán hàng loại Máy đếm tiền : 500000000đ -Tổng doanh thu bán hàng : 2000000000đ
-Chi phí quản lý doanh nghiệp : 15000000đ Kế toán phân bổ nh sau:
500000000
Chi phí quản lý doanh nghiệp= * 15000000 = 3750000đ 2000000000
Do theo dõi riêng nên nhà quản lý có thể biết CPQLDN là 3,75tr
ý kiến 2: Hoàn thiện nội dung phản ánh trên tài khoản 642
Nh đã trình bày ở phần tồn tại do công ty cha theo dõi CPBH riêng cho từng loại hàng điều này gây khó khăn cho các nhà quản lý trong việc theo dõi sự biến động của từng loại chi phí, trong việc tìm ra nguyên nhân sự tăng giảm chi phí và công ty cũng không xác định đợc kết quả của từng mặt hàng. Chính vì vậy theo em công ty nên mở thêm tài khoản chi tiết cho tài khoản 642
6421: “ Chi phí bán hàng của Máy đếm tiền”
6422: “ Chi phí bán hàng của Máy khoan đóng chứng từ”
6423: “ Chi phí bán hàng của Máy huỷ tài liệu” 6424: “Chi phí bán hàng của máy soi tiền giả” 6425: “Chi phí bán hàng của két bạc, tủ hồ sơ”
ý kiến 3: Hoàn thiện việc phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp
Hiện nay, công ty không phân bổ CFQLKD cho số hàng đợc bán trong kỳ và số hàng còn tồn kho. Để xác định đúng đắn kết quả bán hàng công ty nên phân bổ chi phí này.
Chi phí QLKD Chi phí Chi phí Chi phí QLDN phân bổ cho = QLKD + QLDN phát sinh - tính cho hàng còn hàng bán ra đầu kỳ trong kỳ lại cuối kỳ
Chi phí QLKD CFQLKD đầu kỳ +CFQLKD phát sinh
phân bổ cho = * Trị giá hàng tồn hàng tồn Trị giá hàng xuất + Trị giá hàng tồn
Ví dụ: Quý I/ 2003 kế toán tính ra
- Tổng chi phí quản lý kinh doanh là: 867490618 đ - Trị giá hàng xuất bán trong kỳ là : 1634459990 đ - Trị giá hàng tồn kho cuối quý là: 797256189 đ Chi phí QLKD 867490618
tính cho hàng còn = * 797256189 lại cuối kỳ 1634459990 + 797256189
Chi phí QLKD
phân bổ cho = 867490618 – 284413234 = 583077384đ hàng bán ra
ý kiến 4: Hoàn thiện hạch toán dự phòng phải thu khó đòi
Hiện nay, công ty cha sử dụng TK 1592“ Dự phòng phải thu khó đòi”, Điều này là không phù hợp với một doanh nghiệp thơng mại nói chung và với một công ty mà hình thanh toán chậm nh công ty thơng mại và dịch vụ Nguyễn Huy nói riêng. Việc lập tài khoản này sẽ giúp công ty tạo nguồn bù đắp khi có rủi ro xảy ra do không thu hồi đợc nợ từ khách hàng.
Theo quy định của bộ tài chính, để dự phòng những tổn thất về các khoản nợ phải thu khó đòi có thể xảy ra, bảo đảm phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối năm, kế toán phải tính các khoản nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng. Nợ khó đòi là khoản nợ quá hạn 2 năm kể từ ngày đến hạn thu nợ doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhng vẫn không thu đợc. Trờng hợp tuy cha quá 2 năm nhng con nợ đang trong thời gian xem xét, giải thể , phá sản hoặc có dấu hiệu khác nh bỏ trốn hoặc đang bị giam giữ, xét hỏi,...cũng đợc coi là nợ khó đòi. Mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vợt quá 20% tổng số d nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và bảo đảm cho các doanh nghiệp không bị lỗ.
- Phơng pháp xác định mức dự phòng cần: Phơng pháp ớc tính trên doanh thu bán chịu( Phơng pháp kinh nghiệm):
Số dự phòng phải thu Tổng số doanh thu Tỷ lệ phải thu = *
cần lập cho năm tới bán chịu khó đòi ớc tính
Phơng pháp ớc tính đối với khách hàng đáng ngờ (dựa vào thời gian quá hạn thực tế):
Số dự phòng cần phải lập Số nợ phải thu Tỷ lệ ớc tính cho niên độ tới của = của khách hàng * không thu đợc ở
khách hàng đáng ngờ i đáng ngờ i khách hàng đáng ngờ i
Việc trích lập dự phòng đợc thực hiện vào cuối năm tài chính. kết cấu của TK 1592 nh sau:
Nợ 1592 Có Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó Số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã đã trích lập cuối năm trớc trích lập vào chi phí QLKD
Khoản nợ phải thu khó đòi xử lý xoá sổ đợc bù đắp bằng dự phòng phải thu khó đòi.
D có :khoản dự phòng phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ
Trình tự hạch toán dự phòng phải thu khó đòi:
138,131 1592 (3a)
642
(1) Cuối năm tài chính, kế toán lập thêm số dự phòng theo số chênh lệch nếu số dự phòng phải thu khó đòi phải lập năm nay tăng lên so với năm trớc
(3b) (2)
(2) Hoàn nhập phần chênh lệch nếu số dự phòng phải thu khó đòi của những khách đợc xử lý xoá sổ.
(3a) Số dự phòng đã trích lập dùng để bù đắp số dự phòng phải thu khó đòi những khách hàng đợc sử lý xoá sổ.
(3b) Chênh lệch giữa số tồn và số dự phòng đã trích lập.
ý kiến 5: Hoàn thiện hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Hiện nay, công ty thơng mại và dịch vụ Nguyễn Huy vẫn cha tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều này có thể mang lại những rủi ro bất thờng cho công ty khi có sự biến động đột ngột về giá cả hàng hoá trên thị trờng hay do sơ xuất trong việc bảo quản hàng hoá. Chính vì vậy, theo em công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc(giá thực tế) của hàng tồn kho nhng cha chắc chắn. Qua đó phản ánh đợc giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính.
Dự phòng giảm giá đợc lập cho các hàng hoá để bán mà giá trên thị trờng thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. Những hàng hoá này phải thuộc sở hữu của doanh nghiệp có chứng cứ hợp lý chứng minh giá hàng hóa tồn kho.
Mức dự phòng cần lập Số lợng hàng tồn kho Mức giảm giá = *
năm tới cho hàng tồn kho cuối niên độ của hàng tồn kho Công ty có thể lập bảng tính trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng cần lập dự phòng giảm giá theo mẫu.
Bảng Tính Dự Phòng Giảm Giá Hàng Tồn Kho.
Mặt Số Đơn Giá Số dự phòng Số dự Số phải Số đợc STT hàng lợng giá thị năm cũ còn phòng cần trích lập hoàn
hàng trờng lại lập cho thêm nhập tồn niên độ tới 1 2 3 4 5 6 7 8=7-6 9=6-7 Tổng Ngày tháng năm Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc
Để hạch toán khoản dự phòng này, công ty sẽ phải sử dụng TK 1593 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
- TK1593 có kết cấu nh sau:
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập cuối năm trớc giảm chi phí kinh doanh
Bên có: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập và chi phí quản lý kinh doanh, chi phí tài chính
D có:Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ
- Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
1593 632 (1) (1)
(1) Cuối năm tài chính, kế toán lập thêm số dự phòng theo số chênh lệch số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay tăng lên so với năm trớc. (2) Hoàn nhập phần chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số
đã lập năm trớc.
ý kiến 6: Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán
Công ty thơng mại và dịch vụ Nguyễn Huy là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thơng mại nên số lợng các nghiệp vụ bán hàng xảy ra rất nhiều, hơn nữa hình thức thanh toán chủ yếu ở công ty là thanh toán chậm. Do vậy, để quản lý tiền vốn, theo dõi tình hình bán hàng và tình hình thanh toán của ngời mua đợc thuận lợi nhanh chóng, giảm bớt đợc số lợng ghi ở nhật ký chung ghi sổ cái và tiết kiệm đợc thời gian ghi sổ công ty nên sử dụng thêm sổ nhật ký bán hàng.
Sổ Nhật Ký Bán Hàng
Năm...
Ngày Phải thu từ
tháng Chứng từ ngời mua Ghi có TK doanh thu ghi sổ số Ngày Diễn giải (ghi sổ) Hàng Thành Dịch tháng hoá phẩm vụ
Ngày tháng năm Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
ý kiến 7: Hoàn thiện hạch toán chiết khấu thanh toán cho khách hàng.
Công ty thơng mại và dịch vụ Nguyễn Huy áp dụng hình thức thanh toán chậm là chủ yếu, điều này cho thấy công ty thờng xuyên bị chiếm dụng vốn. Để hạn chế bị khách hàng chiếm dụng vốn công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích ngời mua thanh toán tiền hàng trớc hạn. Việc quy định khoản chiết khấu thanh toán đối với từng khoản nợ cụ thể sẽ có ảnh hởng lớn tới
tâm lý khách hàng, khuyến khích họ thanh toán nhanh hơn nhằm thu hồi vốn nhanh để quay vòng.
Theo quy định của bộ tài chính, chiết khấu thanh toán là khoản tiền thởng cho khách hàng tính trên tổng tiền hàng mà họ đã thanh toán trớc thời hạn quy định. Thực chất, số tiền chiết khấu là chi phí cho việc công ty sớm thu hồi đợc vốn bị chiếm dụng do khách hàng thanh toán chậm để đa trở lại hoạt động kinh doanh, hạn chế việc vay vốn của ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Theo quy định chiết khấu thanh toán đợc coi là chi phí hoạt động tài chính.
-Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng kế toán ghi: Nợ TK: 635
Có TK: 111, 112, 131... -Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 Nợ TK: 911
Kết luận
Cho đến nay, công ty thơng mại và dịch vụ Nguyễn Huy mới đi vào hoạt động đợc 2 năm nhng công ty đã tạo đợc một chỗ đứng khá vững chắc trên thị trờng, tạo đợc niềm tin với các bạn hàng. Với một đội ngũ nhân viên tràn đầy sức trẻ, năng động, tự chủ, sáng tạo trong chiến lợc kinh doanh nói chung và trong việc bán hàng hoá nói riêng vì thế uy tín và vị trí của công ty trên thị trờng ngày càng cao, doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng rất nhanh.
Qua thời gian nghiên cứu thực tế quá trình hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty, đợc sự giúp đỡ của các anh chị ở phòng kế toán, em đã nắm bắt đợc sơ lợc tình hình thực tế của công tác bán hàng tại công ty. Có thể nói rằng việc hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng và công tác kế toán nói chung tại công ty là tơng đối khoa học và hoàn thiện. Tuy vậy, cũng không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Bằng những kiến thức lý thuyết đã đợc trang bị trong nhà trờng và những hiểu biết qua thời gian quan sát, nghiên cứu tình hình làm việc thực tế cùng với một số tài liệu tham khảo em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty thơng mại và dịch vụ Nguyễn Huy”.
Bằng tinh thần nhiệt tình học hỏi và xây dựng nghiêm túc, em có đa ra một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Tuy nhiên, vì trình độ hạn chế, thời gian nghiên cứu tìm hiểu thực tế không nhiều nên những đề xuất mà em đa ra trên đây không phải là những phát hiện mới và chắc chắn còn nhiều hạn chế, thiếu sót. Em rất mong nhận đợc nhiều ý kiến đóng góp, bổ xung của các thầy, cô giáo và các bạn sinh viên để giúp em có thể hiểu một cách sâu sắc hơn nữa công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cũng nh công tác hạch toán kế toán ở công ty phù hợp và có hiêụ quả hơn nữa đối với tình hình kinh doanh tại công ty.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Hoàng Thị Việt Hà ngời đã tận tình hớng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình làm luận văn.