III. Phương thức thanh toán điện tử (TTĐT) ở ngân hàng công thương
3. Quy trình hạch toán
3.2.5. Đối chiếu và quyết toán
3.2.5.1. Đối chiếu: * Đối chiếu hàng ngày:
- Việc tổ chức đối chiếu được thực hiện theo hình thức kiểm soát tập trung và đối chiếu tập trung tại TW. Việc đối chiếu được thực hiện tức thời theo từng lệnh thanh toán.
- Tại NHPL, ngay sau khi lệnh thanh toán được truyền đi, chương trình tự động tạo đối chiếu chuyển về TTTT, kết quả đối chiếu được phản hồi về NHPL ngay sau khi được tự động hạch toán tại TTTT.
- Tại NHNL, đối với lệnh thanh toán đến, ngay khi NHNL kiểm tra KHM và hạch toán, bút toán hạch toán được chuyển về TTTT để đối chiếu, kết quả đối chiếu được phản hồi tức thời về NHNL.
- Tại TTTT sẽ giám sát toàn bộ đối chiếu, chuyển tiền giữa các Chi nhánh NHCT.
- Tại các Chi nhánh NHCT giám sát đối chiếu, chuyển tiền giữa Chi nhánh với TTTT và giữa các ĐGD trực thuộc.
- Việc đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT được thực hiện trên cơ sở dữ liệu hạch toán thông qua TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01xxx). Với từng Lệnh thanh toán, phát sinh Nợ tại TTTT phải bằng phát sinh Có tại Chi nhánh và ngược lại.
- Cuối ngày, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu sẽ được chuyển sang làm việc riêng để tiếp tục đối chiếu vào ngày kế tiếp cho đến khi hoàn tất đối chiếu khớp đúng.
- Trước khi khoá sổ ngày giao dịch, các đơn vị thanh toán phải in các báo cáo đối chiếu theo quy định, kiểm tra giám sát tình trạng đối chiếu của đơn vị mình để
kiểm soát được các chuyển tiền còn tồn đọng, các Lệnh thanh toán chưa được kiểm tra khớp và hạch toán.
* Đối chiếu hàng tháng
- Đối chiếu giữa Chi nhánh và TTTT:
+ Hàng tháng, Chi nhánh thực hiện đối chiếu với TTTT các tài khoản điều chuyển vốn VND và các tài khoản thu, chi lãi vốn điều hoà. Các tài khoản này phải có doanh số và số dư khớp đúng với TTTT, tức là doanh số nợ, số dư nợ đến ngày cuối tháng tại Chi nhánh phải bằng doanh số có, số dư có tại TTTT và ngược lại.
+ Vào ngày giao dịch cuối tháng, sau khi đã nhận và hạch toán hết các chứng từ đến, Chi nhánh tạo báo cáo chuyển tiền điện tử tháng (mẫu 13-CTĐT). Báo cáo được tự động truyền về Trung tâm thanh toán để đối chiếu với dữ liệu hạch toán trong tháng của Trung tâm thanh toán.
+ Tại Trung tâm thanh toán sau khi truyền nhận hết chứng từ cho các chi nhánh chương trình máy tính tự động đối chiếu số liệu hạch toán tại Trung tâm thanh toán với số liệu báo cáo của các Chi nhánh và phản hồi kết quả về Chi nhánh. Các chênh lệch đối chiếu được in ra (mẫu 11-CTĐT) để kiểm tra lại số liệu đã hạch toán trong tháng. Các sai sót phải được tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh tại nơi phát sinh sai sót ngay trong tháng.
- Đối chiếu giữa ĐGD và Chi nhánh:
Thực hiện tương tự như đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT trên tài khoản thanh toán khác giữa Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc.
3.2.5.2. Quyết toán * Quyết toán ngày
- Chi nhánh được chủ động giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giao dịch nhưng không được phép chuyển đổi trước 16h30 hàng ngày.
- Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày làm việc.
- Các Lệnh thanh toán TTTT nhận được sau giờ khoá sổ của TTTT sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp.
- Giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giữa Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc do Giám đốc chi nhánh quy định.
- Hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày giao dịch.
* Quyết toán tháng, năm
- Quyết toán tháng:
- Quyết toán giữa TTTT và Chi nhánh
+ Hàng tháng, các chi nhánh ngừng truyền Lệnh thanh toán vào lúc 16h00 ngày cuối tháng, trường hợp đặc biệt cần thay đổi ngày giờ này, TTTT sẽ có thông báo và cập nhật cho các Chi nhánh trước 01 ngày.
+ Đến giờ quy định, mọi hoạt động về việc lập, kiểm soát, hạch toán cũng như truyền Lệnh thanh toán đi sẽ không thực hiện được. Chi nhánh phải nhận, kiểm tra KHM và hạch toán hết chứng từ đến trong ngày để thực hiện đối chiếu với TTTT.
+ Chỉ khi nào đối chiếu khớp đúng, Chi nhánh mới được TTTT cấp phép để tiếp tục hoạt động chuyển tiền đi.
- Quyết toán giữa Chi nhánh với các điểm giao dịch trực thuộc:
+ Ngày giờ thực hiện quyết toán hàng tháng giữa Chi nhánh và các đặc điểm giao dịch trực thuộc do Giám đốc chi nhánh qui định.
+ Cuối tháng các Chi nhánh phải thực hiện quyết toán các chuyển tiền đi, đến, đối chiếu khớp đúng tài khoản thanh toán giữa các Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc.
- Quyết toán năm:
Việc quyết toán thanh toán hàng năm thực hiện theo chế độ hiện hành và hướng dẫn của NHCT Việt Nam.
Trước ngày 31/12 của năm, trung tâm và các đơn vị chuyển tiền điện tử chấm dứt và xử lý xong tất cả các lịch chuyển tiền trong năm đó và đối chiếu doanh số chuyển tiền ngày 31/12.
Tại trung tâm và các đơn vị chuyển tiền hạch toán tất cả chuyển tiền năm trước còn các lệnh phát sinh vào đầu tháng của năm mới thì hạch toán vào tài khoản chuyển tiền năm nay.
Khi số liệu thanh toán giữa trung tâm và các đơn vị chuyển tiền hoàn thành khớp đúng, tất cả các lệnh chuyển tiền đã được đối chiếu khớp đúng, mọi sai sót đã được xử lý xong, đảm bảo điều kiện.
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG
KHU VỰC HAI BÀ