Cùng với việc quản lý tốt nguyên vật liệu thì việc sử dụng vật liệu một cách hợp lý, đúng mục đích trong sản xuất kinh doanh có tác dụng giảm giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tại công ty định mức tiêu hao nguuyên vật liệu là công cụ chủ yếu để quản lý quá trình sử dụng vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh. Các phòng chức năng chịu trách nhiêm giúp tổng giám đốc ban hành hệ thống định mức tiêu hao vật liệu. Khi xuất kho vật liệu phụch vụ sản xuất thờng đợc căn cứ vào kế hoạch cung ứng vật liệu trong kỳ phù hợp với tiến độ sản xuất. Những vật liệu không có trong định mức khi xuất dùng phải có lệnh của tổng giám đốc.
Quy định quản lý vật liệu tại kho.
Nhận vật liệu theo định mức có kế hoạch trớc:
- Giấy xin nhận vật liệu (do trởng bộ phận sử dụng yêu cầu).
- Duyệt cấp của phòng nghiệp vụ kinh doanh trên giấy nhận vật liệu. - Phòng kế toán vật liệu lập phiếu xuất kho.
- Thủ tục xuất kho: Xuất vật liệu chỉ đợc thực hiện trong giờ hành chính và có hóa đơn xuất đúng theo thủ tục quy định dới sự giám sát của bảo vệ. Trờng hợp xuất ngoài phải có lệnh của TGĐ.
Nhận vật liệu ngoài định mức, không có kế hoạch trớc:
Xí nghiệp, phân xởng có nhu cầu phải giải trình mục đích, nguyên nhân sử dụng vật liệu, sau đó đợc kế toán trởng và TGĐ duyệt mới đợc nhận.
Để nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu công ty đã đề ra chế độ thởng phạt đối với việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí vật liệu trong quá trình sản xuất. Đây là biện pháp nâng cao ý thức và tinh thần trách nhiệm trong việc sử dụng vật liệu của cá nhân, đơn vị.
• Thởng tiết kiệm vật liệu: Cá nhân, đơn vị tiết kiệm đợc vật liệu so với định mức ban hành thì đợc thởng tiền mặt bằng 30% giá trị vật liệu tiết kiệm đợc.
• Xử phạt: Nếu thiếu hụt theo định mức trong quá trình sản xuất hay thiếu tinh thần trách nhiệm để vật liệu giảm phẩm cấp thì bị phạt bằng tiền trị giá vật liệu thiếu hụt hay giá trị chênh lệch giảm giá phẩm cấp đó.