định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp phải thực hiện việc kiểm kê tình hình NVL, CCDC tồn kho về mặt số lợng, giá trị (theo sổ kế toán, theo thực tế kiểm kê và tính số chênh lệch… Điều này đợc thể hiện ở biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là chứng từ chủ yếu để hạch toán kết quả kiểm kê kho. Sau đó, doanh nghiệp phải truy tìm nguyên nhân thừa, thiếu (nếu có) để có quyết định xử lý.
Các trờng hợp có thể xảy ra khi kiểm kê kho là:
* Trờng hợp 1: Phát hiện thiếu hụt NVL, CCDC khi kiểm kê: mọi trờng hợp thiếu hụt vật t trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phải truy tìm nguyên nhân và xác định ngời phạm lỗi. Tuỳ theo từng nguyên nhân cụ thể và quyết định của ngời có thẩm quyền, căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý, kế toán ghi:
- Nếu thiếu hụt do sai sót trong ghi chép, cân, đong, đo, đếm, kế toán điều chỉnh lại sổ kế toán (ghi giảm số đã phản ánh):
Nợ các TK có liên quan: 111, 112, 131, 331, 141… Có TK 152, 153.
- Giá trị NVL thiếu nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (hao hụt trong định mức) ghi: Nợ TK 642 (6422)
Có TK 152
- Nếu số hao hụt cha xác định đợc nguyên nhân, phải chờ xử lý, căn cứ vào giá trị vật t hao hụt ghi:
Nợ TK 1381 Có TK 152, 153.
- Nếu ngời phạm lỗi phải bồi thờng số thiếu hụt, mất mát, căn cứ vào giá trị vật t hao hụt ghi:
Nợ TK 111, 112, 1338, 334… Có TK 152, 153
- Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định ghi: Nợ TK liên quan: 411, 821…
Có TK 1381.
* Trờng hợp 2: phát hiện thừa NVL, CCDC khi kiểm kê.
- Nếu NVL, CCDC thừa đã xác định đợc nguyên nhân do trớc đây cân đong đo đếm nhầm (đã phản ánh ít hơn số thực có) mà giá trị thừa thuộc sở hữu của doanh nghiệp, kế toán ghi tăng số đã phản ánh:
Nợ Tk 152, 153
Có TK 111, 112, 331…
- Nếu cha xác định đợc nguyên nhân, căn cứ vào giá trị NVL, CCDC thừa ghi: Nợ TK 152,153
Có TK 338 (3381) - Khi có quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 338 (3381)
Có TK 3388, 411, 721…
- Nếu xác định NVL, CCDC thừa không phải của doanh nghiệp thì số thừa đợc ghi: Nợ TK 002