Mỗi doanh nghiệp khi tiến hành hạch toán đều thực hiện một hình thức chế độ sổ kế toán nhất định cho một niên độ kế toán xác định và phải thực hiện .Việc mở sổ và ghi sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời chính xác, trung thực, liên tục có hệ thống tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình quản lý tài sản, tình hình sử dụng nguồn vốn của các doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp
Sổ kế toán đợc mở theo từng niên độ kế toán. Ngay sau khi có quyết định thành lập, khi bắt đầu niên độ kế toán doanh nghiệp phải mở sổ kế toán mới. Giám đốc và kế toán trởng có trách nhiệm duyệt các loại sổ này trớc khi sử dụng.
Số liệu trên sổ kế toán phải rõ ràng, liên tục có hệ thống không xen kẽ, ghi chồng đè, không đợc bỏ cách dòng, nếu có dòng không ghi hết phải gạch bỏ chỗ thừa. Khi hết trang sổ phải cộng số liệu tổng cộng của mỗi trang đồng thời phải chuyển số tổng cộng này sang đầu trang kế tiếp.
Có bốn hình thức ghi sổ: - Hình thức nhật ký sổ cái - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức nhật ký chứng từ - Hình thức nhật ký chung
Mỗi hình thức sổ trên có phơng pháp ghi khác nhau
a) Hình thức nhật ký sổ cái : đối với hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán:
Hình thức nhật ký sổ cái : Là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái, căn cứ để ghi vào nhật ký sổ cái là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Mỗi một tài khoản đợc ghi trên một tờ
Hàng ngày kế toán dựa vào các chứng từ gốc nh phiếu thu, phiếu chi đối với quỹ tiền mặt. Giấy báo nợ, báo có, bảng sao kê của Ngân Hàng để ghi vào nhật ký sổ cái. Ngoài ra kế toán còn theo dõi trên sổ chi tiết tiền mặt ( sổ quỹ), sổ chi tiết tiền gửi Ngân Hàng.
Đối với các nghiệp vụ thanh toán thì các chứng từ gốc là phiếu thu, phiếu chi, phiếu xin tạm ứng, phiếu bán hàng để ghi váo nhật ký sổ cái các… tài khoản thanh toán.
b)Đối với hình thức chứng từ ghi sổ:
Dựa vào các chứng từ gốc hoặc bảng tập hợp các chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền và các nghiệp vụ
thanh toán để ghi vào chứng từ ghi sổ , căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng kỳ chứng từ ghi sổ và sổ cái.
c) Hình thức nhật ký chứng từ
Các nghiệp vụ ghi có của tài khoản tiền mặt, tiền gửi tiền đang chuyển đợc phản ánh trên nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2, và nhật ký chứng từ số 3. Các nghiệp vụ ghi nợ TK 111, 112 đợc phản ánh trên bảng sao kê số 1, số 2. Căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ số 1 và bảng sao kê số 1 là các báo cáo quỹ hàng ngày. Căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ số 2 và bảng sao kê số 2 là các giấy báo nợ, báo có hoặc bảng sao kê của Ngân Hàng
Đối với các nghiệp vụ thanh toán đợc phản ánh trên các nhật ký chứng từ số 5, 7, 8, 10, các bảng sao kê 11. Căn cứ để ghi vào các nhật ký chứng từ và các bảng sao kê là các chứng từ gốc hoá đơn bán hàng, đơn xin tạm ứng… Ngoài ra kế toán còn mở sổ chi tiết đối với các nghiệp vụ thanh toán, theo từng đối tợng theo thời gian thanh toán…
d) Hình thức nhật ký chung: Theo hình thức này tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải đợc ghi chép vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Sau đây là sơ đồ phản ánh theo hình thức nhật ký chung của vốn bằng tiền ( Sơ đồ số 10 ) và các nghiệp vụ thanh toán ( sơ đồ số 11 )
Sơ đồ số 10: Hình thức nhật ký chung đối với vốn bằng tiền
Chứng từ chuyên dùngNhật ký
Sổ quỹ
111, 112 Nhật ký chung
Sổ cái TK 111, 112
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Chứng từ: Phiếu thu, chi, giấy báo nợ, báo có của Ngân Hàng.
Sơ đồ số 11 Hình thức nhật ký chung đối với các nghiệp vụ thanh toán
- Sổ cái: 131, 331, 333, 316, 336, 338, 138, 133, 334, 141
- Sổ chi tiết tài khoản; mở ra theo đối tợng, theo thời gian, theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Ghi hàng ngày
Ghi vào cuối tháng Đối chiếu
Chứng từ
Nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Phần II
Thực trạng hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần