I. Nhận xét thực trạng lu chuyển hàng hoá NK tại Công ty vậ tt và xuất nhập khẩu
2. Những tồn tại trong công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK
Cùng với những u điểm mà Công ty đã đạt đợc trong tổ chức quản lý cũng nh trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK thì tại công ty vẫn còn một số tồn tại cần phải quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng NK góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty và thực hiện đúng với chế độ tài chính.
2.1. Về sử dụng tài khoản phản ánh nguyên tệ và phơng pháp hạch toán nguyên tệ.
Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến ngoại tệ, kế toán sử dụng tỷ giá thực tế để phản ánh (tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ ), cách hạch toán này tuy có phản ánh chính xác giá trị các nghiệp vụ phát sinh nhng lại gây ra khó khăn và phức tạp cho công tác điều chỉnh cuối tháng, quý, năm. Hàng ngày, kế toán phải theo dõi tỷ giá các ngân hàng mà mình mở tài khoản song mới thực hiện định khoản. Trong khi đó, do đặc thù của kinh doanh hàng hoá NK phải thờng xuyên phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ sẽ gây mất thời gian và khó theo dõi, cập nhật liên tục đợc vì thế công ty nên sử dụng thêm tỷ giá hạch toán, điều này không những giảm khối lợng công việc cho kế toán mà còn thu đợc những thông tin chính xác. Mặt khác, việc sử dụng tỷ giá hạch toán cũng giúp kế toán xác định và tìm ra giá trị một số đồng tiền mạnh hợp lý để thuận lợi hơn cho kế toán trong quá trình thanh toán và giao dịch cũng nh trong quản lý ngoại tệ.
2.2. Cha chủ động khai thác và tiêu thụ hàng NK .
Công ty chỉ thực hiện hoạt động NK khi có đơn đặt hàng hoặc ký kết Hợp đồng nội của các đơn vị khách hàng. Bên cạnh những thuận lợi của việc NK hàng theo đơn đặt hàng nh đã kể ở trên thì nó còn mang lại cho công ty một số những khó khăn. Khi khách hàng có nhu cầu về một loại sản phẩm thì phải chờ một khoảng thời gian khá dài mới nhập khẩu đợc hàng, nh vậy sẽ làm chậm tiến độ sản xuất cũng nh
kinh doanh của họ dẫn đến sẽ đi tìm một nhà cung cấp khác đáp ứng đợc yêu cầu, điều này làm giảm bớt khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trờng nhất là trong điều kiện các công ty XNK ngày càng tăng và ngày càng lớn mạnh về tất cả mọi mặt.
2.3. Hạch toán sai các tài khoản lu chuyển hàng hoá NK.
Theo chế độ kế toán hiện hành, đối với hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhng cha về nhập kho thì phải hạch toán vào TK 151 – Hàng mua đang đi đờng để quản lý chặt về hàng nhập khẩu . Đối với hàng hoá đã về nhập kho thì sử dụng TK156 và phân thành 2 tiết khoản là : TK1561 ‘Giá mua hàng hoá’ và TK 1562 ‘Chi phí thu mua hàng hoá’. Ngoài ra, khi chuyển bán thẳng không qua kho hoặc xuất kho chuyển đến ngời mua thì phải phản ánh vào TK 157 ‘ Hàng gửi bán’. Nhng trong quá trình phản ánh quá trình mua hàng và thanh toán thì đã không sử dụng đến các tài khoản này hoặc có sử dụng thì sử dụng không đúng.
Trớc tiên, đối với TK 151, khi hàng hoá đã về đến cảng thì kế toán phải tiến hành kiểm tra, nhận hàng và báo về phòng kế toán để ghi sổ vào TK151 nhằm quản lý chặt chẽ lợng hàng tồn kho mà công ty đang nắm giữ. Nhng Công ty đã không thực hiện nh vậy, điều này đợc giải thích là do thời gian lu tại cảng và đang đi trên đ- ờng ngắn không đáng kể để ghi vào sổ.
Về TK 156 - tài khoản hàng hoá, khi xuất kho để xác định giá vốn hàng bán, Kế toán đã không phản ánh hết giá trị của lợng hàng hoá này do không phản ánh chi phí thu mua nh : chi phí mở L/C, chi phí vận chuyển về kho, chi phí lu kho , lu bãi …
mà phản ánh hết các chi phí này vào chi phí bán hàng là TK 641, đây là một điểm cực kỳ vô lý của công ty vì nh vậy sẽ làm giảm trị giá của lô hàng và làm tăng chi phí bán hàng lên một lợng đáng kể.
Khi xuất kho hàng hoá hoặc chuyển bán thẳng thì kế toán đã không phản ánh vào tài khoản 157 ‘ Hàng gửi bán’ mà lại ghi thẳng vào TK 632 : Giá vốn hàng bán hoặc giảm TK 156.
Công ty không chỉ có một hoạt động duy nhất là doanh thu hoạt động NK trực tiếp nên việc sử dụng TK 511 không theo dõi chi tiết cho các tài khoản khác nhau sẽ không theo dõi đợc lợi ích từ các hoạt động đem lại doanh thu khác nhau để có ph- ơng án điều chế hoạt động đem lại doanh thu cao và hoạt động đem lại doanh thu thấp.
Đối với tài khoản thuế NK thì theo quy định phải theo dõi trên TK 3333 thì công ty lại sử dụng TK 3332, đây không những trái với quy định của Bộ tài chính mà còn làm cho dễ nhầm lẫn với TK 3332 “ Thuế tiêu thụ đặc biệt”
Tất cả những sai sót trên sẽ dẫn đến một kết cục là không phân biệt đợc đâu là hàng hoá đợc nhập kho rồi mới bán, hàng hoá nào bán giao ngay tại cảng hoặc chuyển thẳng đến ngời mua gây ra sự khó khăn trong công tác kiểm tra, giám sát hàng hoá NK và công tác lập kế hoạch của Công ty đặc biệt sai sót trong khâu xác định đâu là chi phí thuộc giá vốn và đâu là chi phí bán hàng.
2.4. Trong việc sử dụng TK ký quỹ, ký cợc ngắn hạn.
Với mục tiêu đơn giản và dễ theo dõi các tài khoản ngân hàng, kế toán đã xây dựng các tài khoản ký quỹ, ký cợc ngắn hạn để vay tiền ngân hàng mở Th tín dụng vào tài khoản ngân hàng : TK 1123C ‘Ký quỹ ngân hàng Công thơng’ ; TK 1124T ‘Ký quỹ đảm bảo tiền vay ngắn hạn ngân hàng đầu t và phát triển Hà Nội’. Điều này không những sai hoàn toàn so với chế độ mà nó còn làm cho kế toán dễ lầm lẫn với các tài khoản ngân hàng khác.
2.5. Hệ thống sổ sách.
Hệ thống sổ sách của đơn vị rất gọn nhẹ và phù hợp với điều kiện hiện nay là cần đơn giản và hiệu quả, thế nhng, để đáp ứng đúng yêu cầu báo cáo sổ sách theo hình thức Nhật ký chung nhng kế toán đã không chiết xuất sổ Nhật ký chung để tiện theo dõi khi cần thiết. Ngoài ra, việc theo dõi về công nợ phải thu có sổ chi tiết theo đối tợng khách hàng thì cũng nên có sổ theo dõi công nợ phải trả theo đối tợng phải trả.
Trong các sổ có theo dõi cả ngoaị tệ phát sinh và tiền mặt đã quy đổi, ta không thấy theo dõi tỷ giá phát sinh của nghiệp vụ đó, mặc dù muốn biết thì ta vẫn có thể tìm đợc nhng nh vậy rất khó theo dõi và kiểm tra có đúng tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm đó hay không.
Kế toán nên lập sổ theo dõi kế hoạch lu chuyển hàng hoá NK nhằm chủ động đề ra những biện pháp thích hợp thực hiện kế hoạch chi phí lu thông, chi phí vận tải, kế hoạch vay vốn, kế hoạch lợi nhuận nhằm phấn đấu ít nhất cũng phải đạt đ… ợc hoặc vợt mức kế hoạch.
Do công ty chỉ nhập khẩu các hàng hoá đã có ký kết Hợp đồng nội, thời gian lu kho là không đáng kể nên việc hạch toán Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là không cần thiết. Nhng đối với các hợp đồng mua bán, rủi ro lớn và tổn thất cao, thời gian hoàn thành hợp đồng dài, nợ phải thu là rất lớn nên cần thiết phải tiến hành lập Dự phòng phải thu khó đòi. Đây là nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh, dự phòng mà đợc lập sẽ làm tăng chi phí hợp lý, hợp lệ từ đó giảm lợi nhuận tạm thời của doanh nghiệp và đơng nhiên sẽ làm giảm thuế thu nhập của doanh nghiệp. Mặt khác dự phòng lại chính là một công cụ tài chính cần thiết để duy trì doanh nghiệp , hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong trờng hợp xảy ra các rủi ro do các nguyên nhân khách quan.
2.7. Tồn tại trong công tác quản lý và tổ chức xung quanh vấn đề NK hàng hoá
Việc luân chuyển chứng từ trong nhiều thơng vụ còn chậm chễ, Phòng kinh doanh nhận đợc chứng từ nhng không chuyển về Phòng kế toán ngay dẫn đến công việc bị tồn đọng, công tác kế toán vào những ngày cuối tháng trở nên rất bận rộn, báo cáo kế toán có thể bị chậm chễ, ngoài ra còn có thể bị phạt các khoản nh phạt nộp chậm thuế gây thiệt hại cho công ty. Hơn nữa, các hoá đơn của một thơng vụ phát sinh thờng đến ngày giao hàng cho khách hàng thì mới ghi hoá đơn cùng ngày và gửi về Phòng kế toán để định khoản, điều này là không đúng với quy định về việc phản ánh đúng, đủ và kịp thời các chi phí phát sinh tại thời điểm đó để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Trong những năm gần đây, Công ty đã mở rộng hàng hoá không những chỉ gói gọn trong Tổng cục hoá chất mà còn sang các ngành kinh doanh khác, nhng Công ty cha có chính sách giảm giá cho những khách hàng mua khối lợng lớn, thờng xuyên và luôn luôn theo đúng hợp đồng đã ký, Công ty cũng cha có chính sách chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán trớc hạn để giữ khách đồng thời khuyến khích ngời mua trả tiền trớc.
II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK. chuyển hàng hoá NK.
1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK.
Trong nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc nh ở nớc ta hiện nay, trong kinh doanh các doanh nghiệp phải thực hiện nguyên tắc lấy thu bù chi và có lãi. Để quản lý tổ chức kinh doanh đạt hiệu quả cao, cấp lãnh đạo phải nắm đợc các
thông tin về hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp một cách chính xác, kịp thời. Một bộ phận lớn các thông tin đó đợc lấy từ công tác kế toán.
Hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động NK nói riêng đang ngày càng trở nên phức tạp, mang tính cạnh tranh cao. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng NK bởi thị trờng bao gồm cả thị trờng trong và ngoài nớc, thờng xuyên biến động.
Cho đến thời điểm này, công cuộc đổi mới kế toán coi nh đã làm xong bớc mở đầu, xây dựng và vận hành một hệ thống chế độ kế toán mới về cơ bản phù hợp với cơ chế thị trờng. Tuy nhiên trớc những yêu cầu của một nền kinh tế thị trờng, hệ thống kế toán này vẫn còn nhiều tồn tại, các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán cha ban hành đủ. Hơn thế nữa, đổi mới là một quá trình vận dụng và hoàn thiện, do đó đã có bớc mở đầu tất yếu phải có bớc tiếp theo, thậm chí nhiều bớc tiếp theo.
Với mục tiêu thúc đẩy sự nghiệp CNH – HĐH đất nớc. hoà nhập thị trờng quốc tế, đa nớc ta vào hàng các nớc có nền ngoại thơng tơng đối phát triển đòi hỏi phải có bớc đổi mới và hoàn thiện tiếp theo về cơ chế quản lý NK. Mặt khác, không phải lúc nào các điều kiện và môi trờng kinh doanh XNK cũng thuận lợi, cũng tạo cơ hội cho doanh nghiệp phát triển. Với các sự chuyển biến nh mở cửa nền kinh tế, Mỹ bỏ cấm vận đối với Việt nam và lập quan hệ ngoại giao, Việt Nam gia nhập ASEAN, đang trong quá trình tiến vào gia nhập WTO tuy là mở ra nhiều cơ hội cho doanh…
nghiệp XNK Việt Nam phát triển nhng đồng thời cũng làm cho tính chất cạnh tranh ngày càng quyết liệt, tệ nạn gian lận thơng mại ngày càng nhiều và tinh vi, chính sách thuế vẫn là vấn đề còn nhiều tồn tại, thủ tục hành chính còn nhiều phức tạp, chồng chéo, tỷ giá hối đoái không ổn định, hoạt động tài chính ngân hàng nhiều lúc cha thực sự hiệu qủa V… ợt qua tất cả các khó khăn trên để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải có bộ máy quản lý năng động, đặc biệt bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, đầy kinh nghiệm và ngày càng đợc hoàn thiện hơn mà trớc hết là nâng cao trình độ chuyên môn, đổi mới trang thiết bị phục vụ công tác kế toán, hoàn thiện ph- ơng pháp kế toán nhằm đáp ứng tốt nhu cầu phục vụ thông tin cho quản lý. Kế toán luôn đợc xem là công cụ quản lý kinh tế trong các doanh nghiệp . Bản chất kế toán đ- ợc chỉ rõ là sự quan sát, đánh giá các hoạt động kinh tế trên cơ sở ghi chép, lợng hoá và phản ánh các hoạt động đó trên sổ sách và báo cáo. Chính vì vậy, khi nền kinh tế với t cách là đối tợng quản lý thay đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế
thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc mà những công cụ đang sử dụng với kiểu dáng cũ không còn phù hợp nữa nên tất yếu phải tiến hành đổi mới.
Từ những yêu cầu của đổi mới nền kinh tế nói chung, đổi mới công cụ kế toán nói riêng, đòi hỏi công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK cũng phải ngày càng hoàn thiện hơn, thích nghi hơn với những biến động mới, phản ánh ngày càng chính xác và trung thực, đúng với chế độ của Bộ tài chính ban hành, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp .
2. Nội dung và yêu cầu hoàn thiện.
Việc hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá NK tại Công ty không thể tiến hành một cách tuỳ tiện mà phải đáp ứng đợc các yêu cầu sau :
Yêu cầu 1: Tổ chức kế toán lu chuyển hàng hoá NK phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất, tập trung và có tính độc lập tơng đối trong thu thập, xử lý tài liệu kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác, kịp thời trên cơ sở thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ, phơng thức hạch toán và về việc sử dụng chứng từ, sổ sách.
Yêu cầu 2 : Hoàn thiện công tác kế toán phải xuất phát từ đặc trng của hoạt động kinh doanh NK. Mục tiêu chiến lợc của hoạt động kinh doanh NK là tối đa hoá lợi nhuận. Để đạt đợc mục tiêu đó phải không ngừng nâng cao chất lợng các thông tin kế toán làm động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.
Yêu cầu 3 : Phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh NK, tổ chức quản lý, trình độ kế toán của doanh nghiệp , những quy định về ghi chép, luân chuyển chứng từ của đơn vị. Hoạt động NK cũng giống nh các hoạt động kinh tế khác, nói chung rất đa dạng vì mỗi đơn vị tổ chức hạch toán khác nhau nhng có một điểm chung là đều dựa vào những quy định của Nhà nớc ban hành để hạch toán trên cơ sở tôn trọng những chính sách kinh tế tài chính của Nhà nớc đề ra.
Yêu cầu 4: Phải đảm bảo nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của kinh doanh vì hoàn thiện là phục vụ cho việc nâng cao hiệu quả kinh doanh hàng NK. Yêu cầu này khi hoàn thiện công tác kế toán phải bám sát vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . Các thông tin kế toán phải nhậy bén, xác thực, phải phù hợp với cơ chế thị trờng, với kinh doanh NK hàng hoá .
Yêu cầu 5 : Tổ chức kế toán lu chuyển hàng hoá NK phải đảm bảo đơn giản, gọn nhẹ, rõ ràng nhng vẫn phải cung cấp những thông tin kế toán tài chính chính xác, kịp thời. Công tác tổ chức kế toán phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý, áp dụng
những phơng pháp và công cụ hạch toán hiện đại nhằm nâng cao năng suất lao động