Chương 2 Thực trạng chất lượng tín dụng trung và dài hạn của Ngân Hàng Công Thương Từ Sơn
2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của một số phòng ban chính
* Phòng Khách hàng doanh nghiệp lớn (KH số 1) và Phòng Khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ (KH số 2)
Phòng Khách hàng số 1 và Phòng khách hàng số 2 có chức năng và nhiệm vụ như nhau nhưng khác nhau ở đối tượng khách hàng. Phòng khách hàng số 1 thực hiện các giao dịch với khách hàng là những doanh nghiệp, tổ chức lớn có mức vốn điều lệ ghi trong Giấy phép đăng ký kinh doanh trên 10 tỷ VNĐ, còn Phòng khách hàng số 2 có đối tượng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ có mức vốn điều lệ dưới 10 tỷ VNĐ.
Chức năng:
Là phòng nghiệp vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng là các doanh nghiệp về khai thác vốn bằng VNĐ và ngoại tệ, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tín dụng, quản lý các sản phẩm tín dụng phù hợp với ché độ, thể lệ hiện hành và hướng dẫn của NHCT Việt Nam. Trực tiếp quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu và bán các sản phẩm dịch vụ ngân hàng cho các doanh nghiệp lớn.
Nhiệm vụ:
Khai thác nguồn vốn bằng VND và ngoại tệ từ khách hàng là các doanh nghiệp.
Thực hiện tiếp thị, hỗ trợ, chăm sóc khách hàng, tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm dịch vụ của NHCTVN: tín dụng , đầu tư, chuyển tiền, mua bán ngoại tệ, thanh toán XNK, thẻ , dịch vụ ngân hàng điện tử... ; Làm đầu mối bán các sản phẩm dịch vụ của NHCTVN đến các khách hàng là doanh nghiệp. Nghiên cứu đưa ra các đề xuất về cải tiến sản phẩm dịch vụ hiện có, cung cấp những sản phẩm dịch vụ mới cho khách hàng là doanh nghiệp.
Thẩm định, xác định, quản lý các giới hạn tín dụng cho các khách hàng có nhu cầu giao dịch về tín dụng và tài trợ thương mại, trình cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định của NHCTVN.
Thực hiện nghiệp vụ cho vay và xử lý giao dịch
Phân tích hoạt động kinh tế, khả năng tài chính của khách hàng vay vốn, xin bảo lãnh để phục vụ công tác cho vay, bảo lãnh có hiệu quả
Báo cáo, phân tích tổng hợp kế hoạch… theo khách hàng, nhóm khách hàng theo sản phẩm dịch vụ
Theo dõi trích lập dự phòng rủi ro theo quy định
Phản ánh kịp thời những vấn đê vướng mắc cơ chế, chính sách, quy trình nghiệp vụ và những vấn đề mới nảy sinh, đề xuất biện pháp trình Giám đốc chi nhánh xem xét, giải quyết hoặc kiến nghị lên cấp trên giải quyết.
* Phòng Khách hàng cá nhân Chức năng:
Là phòng nghiệp vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng là các cá nhân để huy động bằng VNĐ và ngoại tệ; xử lý các nghiệp vụ liên quan đến cho vay; quản lý các sản phẩm cho vay phù hợp với chế độ, thể lệ hiện hành của NHNN và hướng dẫn của NHCT VN; quản lý hoạt động của các quỹ tiết kiệm, điểm giao dịch.
Nhiệm vụ:
Khai thác nguồn vốn bằng VNĐ và ngoại tệ từ khách hàng là các cá nhân Tổ chức huy động vốn của dân cư (VNĐ và ngoại tệ)
Tiếp thị tư vấn cho khách hàng
Thẩm định và tính toán hạn mức tín dụng (bao gồm cho vay, tài trợ thương mại, bảo lãnh, thấu chi) cho 1 khách hàng trong phạm vi được ủy quyền; quản lý các hạn mức đã đưa ra theo từng khách hàng
Thực hiện nghiệp vụ vho vay và xử lý giao dịch
Nắm bắt, cập nhật, phân tích toàn diện về thông tin khách hàng theo quy định
Quản lý các khoản vay, cho vay, bảo lãnh; quản lý tài sản đảm bảo Phân tích hoạt động kinh tế, khả năng tài chính của khách hàng vay vốn, xin bảo lãnh để phục vụ công tác cho vay, bảo lãnh có hiệu quả
Điều hành quản lý lao động, tài sản, tiền vốn huy động tại các quỹ tiết kiệm, điểm giao dịch
Thực hiện nghiệp vụ về Bảo hiểm nhân thọ và các loại bảo hiểm khác theo hướng dẫn của NHCT VN.
Phản ánh kịp thời những vấn đê vướng mắc cơ chế, chính sách, quy trình nghiệp vụ và những vấn đề mới nảy sinh, đề xuất biện pháp trình Giám đốc chi nhánh xem xét, giải quyết hoặc kiến nghị lên cấp trên giải quyết.
* Phòng quản lý rủi ro (Bao gồm cả những quản lý nợ có vấn đề) Chức năng:
Phòng quản lý rủi ro có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc chi nhánh về công tác quản lý rủi ro, Quản lý giảm sát thực hiện danh mục cho vay, đầu tư đảm bảo tuân thủ các giới hạn tín dụng cho từng khách hàng. Thẩm định hoặc tái thẩm định khách hàng, dự án, phương án đề nghị cấp tín dụng. Thực hiện chức năng đánh giá, quản lý rủi ro trong toàn bộ các hoạt động ngân hàng theo chỉ đạo của NHCTVN. Chịu trách nhiệm về quản lý và đề xuất xử lý các khoản nợ có vấn đề (bao gồm các khoản nợ: cơ cấu lại thời hạn trả nợ, nợ quá hạn, nợ xấu tại các phòng có cho vay, quản lý, khai thác và xử lý tài sản đảm bảo nợ vay theo quy định của nhà nước nhằm thu hồi các khoản nợ gốc và lãi tiền vay.Quản lý, theo dõi, đề xuất các biện pháp và phối hợp với các phòng có liên quan thu hồi các khoản nợ đã được xử lý rủi ro.
Nhiệm vụ:
Nghiên cứu chủ trương, chính sách của Nhà nước và kế hoặch phát triển kinh tế ,ngành kinh tế tại địa phương, các văn bản về hoạt động ngân hàng, chiến lược kinh doanh, chính sách quản lý rủi ro của NHCTVN và tình trạng tín dụng tại Chi nhánh trong từng thời kỳ để:
Đề xuất mức tăng trưởng tín dụng theo nhóm khách hàng, ngành nghề, lĩnh vực kinh tế.. phù hợp với năng lực quản trị rủi ro của Chi nhánh và tình hình phát triển kinh tế tại địa phương.
Đề xuất danh sách khách hàng cần hạn chế tín dụng hoặc ngừng quan hệ tín dụng.
Thực hiện thẩm định, tái thẩm định, đánh giá rủi ro đối với các khoản vay, dự án vay vốn, các khoản bảo lãnh, cấp tín dụng theo yêu cầu của Giám đốc Chi nhánh hoặc HĐTD Chi nhánh.
Thực hiện việc phân loại nợ, tính toán trích dự phòng rủi ro , và chấm điểm , xếp hạng tín nhiệm đối với khách hàng có quan hệ tín dụng tại chi nhánh.
Kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ tín dụng, thủ tục tín dụng do các phòng liên quan lập, đảm bảo tuân theo đúng điều kiện của khoản tín dụng đã được duyệt.
Cung cấp thông tin liên quan đến nghiệp vụ phòng ngừa rủi ro cho các phòng liên quan tại chi nhánh .
Đề xuất và theo dõi , kiểm tra thực hiện về : lãi suất, phí, chi phí khuyến mại, tiép thị, chi hoa hồng theo quy định.
Tham gia Hội đồng tín dụng, Hội đồng xử lý , Hội đồng miễn giảm lãi xuất theo yêu cầu của Giám đốc Chi nhánh/ Chủ tịch Hội đồng.Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
* Phòng Tiền tệ kho quỹ Chức năng:
Là phòng nghiệp vụ quản lý an toàn kho quỹ, quản lý quỹ tiền mặt theo quy định của NHNN và NHCT VN; ứng tiền và thu tiền cho các quỹ tiết kiệm, các điểm giao dịch trong và ngoài quầy, thu chi tiền mặt cho các doanh nghiệp có thu, chi tiền mặt lớn.
Nhiệm vụ:
Quản lý an toàn kho quỹ theo đúng quy định của NHNN và NHCT VN
Thực hiện ứng tiền và thu tiền cho các quỹ tiết kiệm, các điểm giao dịch trong và ngoài quầy ATM theo ủy quyền kịp thời, chính xác, đúng chế độ quy định.
Phối hợp với Phòng Kế toán giao dịch (trong quầy), Tổ chức hành chính thực hiện điều chuyển tiền giữa các quỹ nghiệp vụ của chi nhánh với NHNN, các chi nhánh NHCT trên địa bàn, các quỹ tiết kiệm, điểm giao dịch, phòng giao dịch, máy rút tiền tự động (ATM) an toàn, đúng chế độ trên cơ sở đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu tại chi nhánh.
Theo dõi tình hình kho tàng, lập kế hoạch sửa chữa cải tạo, tu bổ, nâng cấp kho tiền đúng tiêu chuẩn kỹ thuật.
* Phòng Thanh toán xuất nhập khẩu
Chức năng: Là phòng nghiệp vụ tổ chức thực hiện nghiệp vụ về thanh toán xuất nhập khẩu và kinh doanh ngoại tệ tại Chi nhánh theo quy định của NHCTVN.
Nhiệm vụ: Thực hiện nghiệp vụ về thanh toán xuất nhập khẩu theo hạn mức được cấp như : phát hành, sửa đổi, thanh toán L/C nhập khẩu, thông báo và thanh toán LC xuất khẩu. Thực hiện các nghiệp vụ nhờ thu liên quan đến XNK.
Thực hiện các nghiệp vụ về mua bán ngoại tệ, xây dựng giá mua, bán hàng ngày trình lãnh đạo duyệt theo thẩm quyền để thực hiện trong toàn Chi nhánh.
Hỗ trợ phòng kế toán thực hiện chuyển tiền nước ngoài, kiểm tra hợp đồng ngoại thương hoặc thủ tục các khoản chuyển tiền khác theo quy định của NHCTVN.
Phối hợp với bộ phận kiểm soát sau thuộc phòng Kế toán kiểm soát, phòng khách hàng nhằm xử lý các sai sót, tiếp thị khách hàng.
* Phòng Thông tin điện toán Chức năng:
Thực hiện công tác duy trì hệ thống, bảo trì bảo dưỡng máy tính đảm bảo thông suốt hoạt động của hệ thống mạng, máy tính của chi nhánh
Nhiệm vụ:
Thực hiện quản lý về mặt công nghệ và kỹ thuật đối với toàn bộ hệ thống mạng thông tin của chi nhánh theo thẩm quyền được giao
Bảo trì, bảo dưỡng máy tính đảm bảo thông suốt hoạt động của hệ thống mạng, máy tính của chi nhánh
Thực hiện triển khai các hệ thống, chương trình phần mềm mới, các phiên bản mới từ phía NHCT tại chi nhánh
Lập, gửi báo cáo bằng các văn bản theo quy định hiện hành của NHCT VN và NHNN
Thao tác vận hành các chương trình phần mềm trong hệ thống thông tin về phân hệ điện toán để phối hợp xử lý kỹ thuật phát sinh trong chi nhánh
Làm đầu mối về mặt công nghệ thông tin giữa chi nhánh NHCT với NHCT VN. Xử lý các sự cố đối với hệ thống thông tin tại chi nhánh. Thực hiện lưu trữ, backup dữ liệu toàn chi nhánh
Phối hợp với các phòng chức năng để triển khai công tác đào tạo về công nghệ thông tin tại chi nhánh.
Phòng Tổ chức hành chính Chức năng :
Là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ và đào tạo tại chi nhánh theo đúng chủ trương chính sách của Nhà nước và quy định của NHCT VN; thực hiện công tác quản trị và văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh, thực hiện công tác bảo vệ, an ninh an toàn chi nhánh
Nhiệm vụ:
Thực hiện quy định của Nhà nước và của NHCT VN có liên quan đến chính sách cán bộ về tiền lương, BHXH, BHYT...
Thực hiện quản lý lao động, tuyển dụng lao động, điều động, sắp xếp cán bộ phù hợp với năng lực, trình độ và yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh
Thực hiện bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ lãnh đạo tại chi nhánh
Xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ về mọi mặt cho cán bộ, nhân viên chi nhánh
Thực hiện việc mua sắm tài sản và công cụ lao động, trang thiết bị và phương tiện làm việc, văn phòng phẩm phục vụ cho hoạt động kinh doanh tại chi nhánh. Thực hiện theo dõi bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, công cụ lao động theo ủy quyền
Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, nâng cấp và sửa chữa nhà làm việc, quỹ tiết kiệm, điểm giao dịch đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy chế quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của Nhà nước và của NHCT VN
Quản lý và sử dụng xe ô tô, sử dụng điện, điện thoại và các trang thiết bị của chi nhánh. Định kỳ bảo dưỡng và khám xe ô tô theo quy định, đảm bảo lái xe an toàn. Là đầu mối xây dựng nội quy quản lý, sử dụng trang thiết bị tại chi nhánh
Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ cán bộ theo đúng quy định của Nhà nước và của NHCT VN. Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan khi đã được Ban Giám đốc phê duyệt. Cung cấp tài liệu lưu trữ cho Ban Giám đốc và các phòng ban khi cần thiết theo đúng quy định về bảo mật, quản lý an toàn hồ sơ cán bộ
Tổ chức thực hiện công tác y tế tại chi nhánh
Chuẩn bị mọi điều kiện cần thiết để hội họp, hội thảo, sơ kết, tổng kết... và Ban Giám đốc đón tiếp khách
Thực hiện nhiệm vụ thủ quỹ các khoản chi tiêu nội bộ cơ quan
Tổ chức công tác bảo vệ an toàn cơ quan, phối hợp với các phòng Kế toán giao dịch, Tiền tệ kho quỹ bảo vệ an toàn công tác vận chuyển hàng đặc biệt, phòng cháy nổ, phòng chống bão lụt theo đúng quy định cẩu ngành và các cơ quan chức năng.
*Phòng Kế toán tài chính
Chức năng: tham mưu cho Giám đốc thực hiện công tác quản lý tài chính và thực hiện nhiệm vụ chi tiêu nội bộ tại chi nhánh theo đúng quy định của Nhà nước và của NHCT VN.
Nhiệm vụ:
Chi trả lương và các khoản thu nhập khác cho cán bộ nhân viên hàng tháng
Tổ chức quản lý và theo dõi hạch toán kế toán TSCĐ, công cụ lao động, kho ấn chỉ, chi tiêu nội bộ của chi nhánh; phối hợp với phòng Tổ chức hành chính lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng TSCĐ...
Lập kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính theo quy định hiện hành Lập kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị làm việc, kế hoạch chi tiêu nội bô đảm bảo hoạt động kinh doanh của chi nhánh trình Giám đốc chi nhánh quyết định
Phối hợp với các phòng liên quan tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch và thực hiện quỹ tiền lương quý, năm, chi các quỹ theo quy định của Nhà nước và NHCT phù hợp với mục tiêu phát triển kinh doanh của chi nhánh.
Tính và trích nộp thuế, BHXH theo quy định; là đầu mối trong quan hệ với các cơ quan thuế, tài chính
Phối hợp với các phòng Tổ chức hành chính, xây dựng nội dung quản lý, sử dụng trang thiết bị tại chi nhánh.