m/ Trung tõm số 13: Phõn phối cỏc sản phẩm tiờu dựng tại thành phố Hồ Chớ Minh
2.1.4. Tỡnh hỡnh tổ chức kế toỏn của cụng ty.
2.1.4.1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty.
Hiện nay, cụng ty đang sử dụng phần mềm kế toỏn Solomon IV và cụng việc kế toỏn của cụng ty được thực hiện chủ yếu bởi phũng Tài chớnh kế toỏn và một phần cụng việc do phũng Hậu cần thực hiện, cụ thể:
Nhiệm vụ của phũng Tài Chớnh Kế Toỏn:
Tham gia tuyển dụng, tổ chức huấn luyện và đỏnh giỏ kết quả làm việc, xột đề nghị lương thưởng, kỷ luật đối với cỏc nhõn viờn: kế toỏn tổng hợp, kế toỏn thanh toỏn, kế toỏn thuế, kế toỏn cụng nợ, kế toỏn khuyến mói, thủ quỹ để duy trỡ được một đội ngũ nhõn viờn kế toỏn ổn định và chuyờn nghiệp.
Chịu trỏch nhiệm quản lý nguồn vốn đầu tư kinh doanh (Vốn sở hữu, vốn vay, thế chấp) một cỏch an toàn và hiệu quả nhất. Chịu trỏch nhiệm thực hiện cỏc nghiệp vụ quản lý thanh toỏn thu chi tổng hợp để hạch toỏn kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất từ trung tõm đến cỏc chi nhỏnh.
Chịu trỏch nhiệm quản lý cụng nợ một cỏch khoa học chặt chẽ gúp phần thỳc đẩy doanh số nhưng phải đảm bảo an toàn hạn chế mức tối đa rủi ro thất thoỏt.
Chịu trỏch nhiệm quản lý chặt chẽ ngõn sỏch cỏc chương trỡnh khuyến mói, bảo đảm 100% ngõn sỏch đến tay khỏch hàng và bảo đảm thanh quyết toỏn cỏc chương trỡnh kịp thời, giảm mức cụng nợ khuyến mói đến mức thấp nhất.
Chịu trỏch nhiệm quản lý, thực hiện việc thu nhập xuất hoỏ đơn VAT, tập hợp số liệu chớnh xỏc để tớnh thuế và quyết toỏn thuế với cục thuế Hà Nội và cỏc tỉnh khỏc.
Chịu trỏch nhiệm lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh, kết quả kinh doanh, thuế và cỏc bỏo cỏo đột xuất một cỏch chớnh xỏc, kịp thời.
Chịu trỏch nhiệm kiểm duyệt nội dung soạn thảo và trỡnh lónh đạo phờ duyệt, theo dừi giỏm sỏt thực hiện và thanh quyết toỏn cỏc hợp đồng kinh tế của cụng ty.
Nhiệm vụ của phũng hậu cần:
Sử dụng hệ thống Solomon thực hiện cỏc nhiệm vụ: Đặt hàng đến cỏc nhà cung cấp, nhập hàng, xuất đơn hàng, quản lý hàng tồn và bỏo cỏo chớnh xỏc đỏp ứng được yờu cầu hoạt động kinh doanh của cụng ty.
Tổ chức hướng dẫn thực hiện việc xuất, nhập, bảo quản, kiểm kờ, đối chiếu bỏo cỏo hàng tồn một cỏch chớnh xỏc, đảm bảo thấp nhất tỷ lệ hư hỏng thất thoỏt.
Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung:
Kế toán trởng
2.1.4.2 Hỡnh thức hạch toỏn kế toỏn, tổ chức sổ kế toỏn của cụng ty.
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chứng từ . Sơ đồ trỡnh tự hạch toỏn của hỡnh thức Nhật ký chứng từ:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ, cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ:
Phiếu thu tiền mặt: xỏc định nguồn thu tiền mặt để xỏc định chứng từ kế toỏn liờn quan làm căn cứ để lập phiếu thu. Người nộp tiền cựng cỏc chứng từ liờn quan đề nghị được nộp tiền . Kế toỏn thanh toỏn viết phiếu thu, ký tờn vào phiếu. Phiếu thu được lập thành 3 liờn : Liờn 1:lưu tại cụng ty, Liờn 2 : Thủ quỹ giữ, ghi sổ quỹ sau đú chuyển cho kế toỏn ghi sổ, Liờn 3: Giao cho người nộp
Bộ phận tài chính Kế toỏn cụng Kế toỏn thuế nơ Kế toán thanh toán Chứng từ gốc Nhật ký Sổ chi tiết Bảng kê Bảng phân bổ Sổ quỹ Sổ cái Bảng tổng hợp các chi tiết
Báo cáo tài chính
tiền. Kế toỏn trưởng ký duyệt. Kế toỏn định khoản, ghi sổ kế toỏn, bảo quản chứng từ.
Phiếu chi tiền mặt: Xỏc định mục đớch chi tiền mặt để xỏc định chứng từ
liờn quan làm căn cứ lập phiếu chi. Người nhận tiền đề nghị cụng ty chi tiền . Kế toỏn trưởng, trưởng bộ phận đề nghị chi tiền ký duyệt. Kế toỏn thanh toỏn lập phiếu chi. Kế toỏn trưởng duyệt chi. Thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ, chuyển chứng từ cho kế toỏn. Kiểm tra chứng từ, định khoản, ghi sổ kế toỏn và bảo quản chứng từ.
Phiếu nhập kho: Xỏc định nguồn nhập Hàng tồn kho để xỏc định cỏc chứng từ gốc làm căn cứ lập phiếu nhập kho. Trước khi lập phiếu nhập kho thường phải kiểm nghiệm hành hoỏ và xỏc nhận việc giao hàng. Người giao hàng đề nghị nhập kho hàng hoỏ. Kế toỏn lập phiếu nhập kho ghi số lượng nhập, giỏ hàng hoỏ…theo yờu cầu đó được ghi trờn đơn đặt hàng trước đú. Kế toỏn trưởng, thủ kho, ký vào phiếu . Thủ kho nhập hàng vào kho, ghi số lượng thực nhập, cựng với người giao hàng ký tờn vào phiếu rồi chuyển cho kế toỏn. Kế toỏn định khoản, ghi sổ và bảo quản chứng từ.
Phiếu xuất kho: Là căn cứ để thủ kho xuất hàng tồn kho, kế toỏn ghi sổ chi tiết, tổng hợp liờn quan tới hàng tồn kho.
Người cú nhu cầu hàng hoỏ đề nghị xuất hàng. Kế toỏn trưởng ký duyệt. Kế toỏn lập phiếu xuất kho gồm 3 liờn: Liờn 1: Lưu tại cụng ty. Liờn 2: Thủ kho giữ, ghi thẻ kho sau đú chuyển cho kế toỏn. Liờn 3: Giao cho người nhận hàng. Kế toỏn trưởng ký vào phiếu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất kho hàng hoỏ, cựng người nhận hàng ký vào phiếu để ghi thẻ kho sau đú chuyển cho kế toỏn. Kế toỏn định khoản, ghi sổ kế toỏn liờn quan (Ghi giảm
hàng hoỏ trong kho và ghi tăng cụng nợ phải thu của khỏch hàng) và bảo quản chứng từ.
Hoỏ đơn bỏn hàng: do người bỏn lập. Hoỏ đơn bỏn hàng gồm 3 liờn: Liờn 1: Lưu tạo cụng ty. Liờn 2: giao cho khỏch hàng . Liờn 3: để ghi sổ kế toỏn. Hoỏ đơn bỏn hàng là hoỏ đơn GTGT do kế toỏn lập. Người mua hàng đặt hàng, kế toỏn lập hoỏ đơn GTGT bao gồm cỏc yếu tố: loại hàng hoỏ bỏn ra, giỏ bỏn chưa thuế, thuế suất GTGT, tiền thuế, tổng giỏ thanh toỏn. Người mua, người bỏn, kế toỏn cụng nợ, kế toỏn trưởng ký vào hoỏ đơn. Kế toỏn lập phiếu thu, thủ quỹ thu tiền, thủ kho căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng, phiếu xuất kho đó đựoc lập để xuất hàng hoỏ, ghi thẻ kho và chuyển chứng từ cho kế toỏn. Kế toỏn kiểm tra chứng từ, định khoản ghi sổ giỏ vốn…và bảo quản chứng từ.
Thường thỡ hàng ngày nhõn viờn bỏn hàng sẽ đến cỏc đại lý, siờu thị, cửa hàng theo lịch trỡnh đó đặt ra để đặt hàng, thụng tin về đơn hàng sẽ được nhõn viờn ghi lại. Sau đú nhõn viờn bỏn hàng nộp lại cho nhõn viờn kế toỏn và kế toỏn sẽ thực hiện cỏc kỹ năng nghiệp vụ để tạo ra đơn hàng. Đơn hàng này sẽ được đưa xuống kho, và sỏng hụm sau nhõn viờn giao hàng sẽ đến kho nhận hàng rồi mang hàng đi giao cho khỏch hàng sau đú thu tiền về nộp cho thủ quỹ.
Với hệ thống phần mềm kế toỏn Solomon IV, kế toỏn viờn chỉ cần nhập liệu, thực hiện thao tỏc trờn cỏc phõn hệ khỏc nhau, hệ thống sẽ tự động lập ra cỏc phiếu nhập kho, xuất kho, hoỏ đơn bỏn hàng, cỏc chứng từ quản lý tiền mặt. Đõy là hệ thống cú năng lực khỏ mạnh trong việc hỗ trợ cụng tỏc quản lý kinh doanh (quản lý cỏc giao dịch mua bỏn, kho bói, tài sản của doanh nghiệp, bỏo cỏo tài chớnh…), hệ thống cú khả năng tự động tớnh toỏn, kết chuyển,quản lý cỏc nghiệp vụ phỏt sinh.