chiếu Ngoại lệ Y/N Đã làm rõ Chữ ký, ngày tháng A. Thủ tục phân tích
1. Tìm hiểu hệ thống trả lương của đơn vị: cách tính lương, trả lương, ghi nhận về hệ thống kiểm soát (các bộ phận tham gia, chứng từ, việc phê duyệt, kiểm tra, thanh toán ...)
2. So sánh biến động của chi phí tiền lương và biến động về cơ cấu tiền lương trên tổng chi phí giữa các tháng trong năm, năm trước với năm nay, hoặc số năm nay với số kế hoạch. Xem xét các biến động đó có phù hợp với việc tăng giảm số lượng lao động, chính sách lương của đơn vị: tăng giảm khối lượng sản xuất, doanh thu.
3. Kiểm tra tính hợp lý để đảm bảo rằng: quỹ tiền lương được xây dựng đúng theo quy định (áp dụng đối với các đơn vị được khoán tỷ lệ quỹ lương)
4. So sánh sự biến động của BHXH và BHYT có cùng tốc độ biến động với tiền lương hay không? Ước tính BHXH, BHYT theo quy định và so sánh với thực tế ghi nhận.
B. Thủ tục kiểm toán chi tiết
Tuỳ theo kết quả của thủ tục phân tích thì mức độ kiểm tra chi tiết sẽ được thực hiện cho phù hợp (mức độ cao hoặc thấp).
1. Kiểm tra cách trình bày khoản mục tiền lương phải trả trong bảng cân đối kế toán; đối chiếu giữa chi tiết và tổng hợp
2. Đối chiếu số liệu kế toán với bảng lương/sổ lương. Chọn các tháng có biến động lớn để kiểm tra một số tính toán (lương cơ bản, làm thêm giờ, BHXH, BHYT, thuế thu nhập ...)
3. Kiểm tra cụ thể cho một vài mẫu (cá nhân) để thấy mọi chính sách theo thoả thuận của cá nhân và người lao động trong hợp đồng, thoả ước lao động tập thể đã được thực hiện (lương, thưởng) 4. Kiểm tra việc trích nộp BHXH, BHYT theo đúng
quy định
5. Kiểm tra việc khấu trừ BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân có tuân thủ theo những quy định chung hay không?
6. Đảm bảo lương đã được dự phòng đầy đủ và phù hợp với niên độ.
C. Các thủ tục bổ sung (nếu có)
II. Kết luận và kiến nghị
A. Kết luận về mục tiêu kiểm toán
... ... ... B. Kiến nghị ... ...
... ...
Ngày hoàn thành: Người thực hiện:
2.1.2. Thực hiện kiểm toán
Giai đoạn thực hiện cuộc kiểm toán là giai đoạn Kiểm toán viên đi thu thập bằng chứng nhằm xác minh tính trung thực và hợp lý những thông tin trên báo cáo tài chính tại đơn vị khách hàng. Trong giai đoạn này Kiểm toán viên làm những công việc sau:
Thứ nhất, đánh giá thủ tục kiểm soát đối với chu trình kiểm toán lương và các khoản trích theo lương. Để đánh giá thủ tục kiểm soát đối với chu trình kiểm toán tiền lương tại đơn vị khách hàng Kiểm toán viên quan tâm đến những vấn đề sau: quá trình kiểm soát đối với các nghiệp vụ phê chuẩn, quá trình ghi sổ, quá trình thực chi. Kiểm toán viên xem xét xem tại công ty khách hàng có thiết lập một chính sách và thủ tục tuyển dụng rõ ràng không, xem xét sổ nhân sự, xem xét quá trình phê duyệt; hệ thống tài khoản và cách hạch toán; ngoài ta cần phải soát xét những thủ tục chi lương như quá trình chi lương và cách hạch toán ... Quá trình đánh giá đó giúp Kiểm toán viên quyết định số lượng bằng chứng kiểm toán khi kiểm tra chi tiết.
Thứ hai, Kiểm toán viên thực hiện các thủ tục phân tích, thông thường Kiểm toán viên sử dụng các tỷ lệ trong quá trình so sánh để xem xét những biến động của các khoản mục đó qua thời gian. Sau đây là một số những thủ tục phân tích khi kiểm toán lương và các khoản trích theo lương.
So sánh số liệu của tài khoản liên quan đến tiền lương giữa niên độ này với các niên độ trước, xem xét sự thay đổi mức lương, bảo hiểm và thuế giữa các kỳ kế toán.
So sánh tỷ lệ giữa chi phí tiền lương và chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí tiền lương với chi phí bán hàng.
So sánh tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân trong tổng số tiền lương, số dư BHXH, BHYT, KPCĐ giữa các kỳ để phát hiện ra những sai phạm trong khi thực hiện thủ tục trích theo lương.
Cuối cùng, Kiểm toán viên có thể tự ước tính và so sánh những ước tính đó với thực tế để tìm ra chênh lệch.
Thứ ba, thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết, đối với những Kiểm toán viên có kinh nghiệm chỉ cần thực hiện thông qua thủ tục phân tích có thể đánh giá rõ mức độ trọng yếu và rủi ro nằm ở đâu để tập trung kiểm tra chi tiết. Kiểm tra chi tiết giúp cho kiểm toán viên khẳng định lại những nghi vấn của mình và đưa ra ý kiến kiểm toán một cách chính xác. Công việc kiểm tra chi tiết chủ yếu là đối chiếu giữa chứng từ với sổ sách, xem xét các giấy tờ liên quan, tính lại các bảng tính lương…
2.1.3. Kết thúc kiểm toán
Sau khi thực hiện xong cuộc kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán sẽ tiến hành thu thập các thông tin liên quan tới các khoản mục, trao đổi với các staff về các phần hành kiểm toán của họ, tiến hành xem xét điều chỉnh nếu có. Bên cạnh đó, Kiểm toán viên còn soát xét những sự hiện sau ngày kết thúc niên độ, viết thư quản lý, gặp mặt khách hàng và ra báo cáo kiểm toán.
2.2. Quá trình kiểm toán lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính (ACAGroup)
Để có cái nhìn chính xác ta sẽ xem xét quá trình thực hiện kiểm toán lương và các khoản trích theo lương của Công ty đối với hai khách hàng của mình. Quá trình kiểm toán với một khách hàng là doanh nghiệp nhà nước là đơn vị mới thành lập năm 2005 có quy mô trung bình cách thức hạch toán đơn giản lần đầu tiên được kiểm toán bởi ACAGroup có tên là Quỹ ABC, khách hàng thứ hai là một công ty cổ phần có quy mô nhỏ được là khách hàng đã được Công ty kiểm toán lần này là lần thứ hai có tên là Công ty XYZ.
Tiếp cận khách hàng
Quỹ ABC được Công ty biết đến qua trang web giới thiệu về các đơn vị trong ngành viễn thông, Công ty nhập mã số thuế tìm hiểu địa chỉ và gửi thư mời kiểm toán. Sau khi thư mời kiểm toán được chấp nhận Kiểm toán viên tiến hành gặp mặt ban lãnh đạo Quỹ trao đổi một số vấn đề liên quan đến giá phí kiểm toán, hình thức kiểm toán và ký hợp đồng kiểm toán. Kiểm toán viên sẽ gửi cho đơn vị khách hàng một bản kế hoạch về thời gian kiểm toán, số lượng nhân viên kiểm toán, người soát xét quá trình kiểm toán…
Lập kế hoạch kiểm toán
Quỹ ABC là đơn vị lần đầu được kiểm toán bởi Công ty Kiểm toán và Tư vấn tài chính ACAGroup, bởi vậy Kiểm toán viên tiến hành thu thập thông tin liên quan một cách cẩn thận và đầy đủ thông qua những giấy tờ liên quan như giấy chứng nhận đầu tư, biên bản họp hội đồng quản trị, quy trình hạch toán lương và tại đơn vị,... Dưới đây là một số những thông tin liên quan đến Quỹ ABC:
Client Quỹ ABC Preprared by: [TPT]
Period End 1/12/2007 Reviewed by: [VL]
Subject Tìm hiểu thông tin cơ sở, pháp lý - Xem xét giấy chứng nhận đầu tư được biết:
+ Quỹ ABC được thành lập theo quyết định số 191/2004/QĐ-TTg ngày 08/11/2004.
+ Quỹ thực hiện điều lệ tổ chức và hoạt động theo Quyết định số 07/2005/QĐ-BBCVT ngày 25 tháng 04 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Bưu chính Viễn thông (nay là Bộ Thông tin và Truyền thông).
+ Vốn điều lệ của Quỹ khi mới thành lập là 500.000.000.000 đồng. Trong đó, Ngân sách nhà nước cấp 200.000.000.000 đồng; số còn lại Quỹ
Member of Kreston International
được trích bổ sung từ các khoản đóng góp hàng năm của các doanh nghiệp viễn thông trong 3 năm đầu kể từ khi Quỹ đi vào hoạt động để đủ vốn điều lệ. + Năm 2007, Quỹ trích vào vốn điều lệ 300.000.000.000 đồng từ các khoản đóng góp hàng năm của các doanh nghiệp viễn thông theo Văn bản số 121/BBCVT-KHTC ngày 15/01/2007 của Bộ Bưu chính Viễn thông.
Client Preprared by: [HLTH]
Period End 1/12/2007 Reviewed by: [TNT]
Subject Tìm hiểu thông tin cơ sở, pháp lý (tiếp)
+ Lĩnh vực hoạt động: Tiếp nhận, huy động các nguồn tài chính của tất cả các doanh nghiệp viễn thông hoạt động kinh doanh hợp pháp tại Việt Nam; tham gia xây dựng chương trình, dự án, kế hoạch cung cấp dịch vụ viễn thông công ích theo từng thời kỳ, hàng năm theo quy định của Bộ Bưu chính Viễn thông (nay là Bộ Thông tin và Truyền thông); xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm về hỗ trợ cung cấp dịch vụ viễn thông công ích.
- Xem xét một số thông tin khác được biết:
+ Chế độ kế toán áp dụng: Quyết định số 74/2007/QĐ-BTC ngày 21/08/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
+ Quỹ tính lương theo thời gian và bao gồm 7 phòng ban khác nhau: văn phòng, ban tổ chức cán bộ, ban tài chính kế toán, ban kế hoạch nguồn vốn, ban thống kê tin học, ban thẩm định dự án, ban quản lý dự án.
Sau khi thu thập các thông tin cơ sở và những thông tin liên quan đến nghĩa vụ pháp lý, Kiểm toán viên nhận thấy:
Quỹ ABC là đơn vị hành chính sự nghiệp hạch toán theo Quyết định số 74/2007/QĐ-BTC ngày 21/08/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, tuy nhiên vẫn thực hiện hạch toán lương và các khoản trích theo lương giống như các đơn vị
Member of Kreston International
hành chính sự nghiệp. Số lượng nhân viên trong Công ty hiện nay là 72 người với 7 phòng ban khác nhau cho thấy quy mô hoạt động của Quỹ đang ở mức độ trung bình, sự phân chia chức năng cho từng phòng ban một cách rõ ràng cho thấy khả năng kiểm soát quản lý tại đơn vị tương đối tốt. Do là một đơn vị hành chính sự nghiệp nên Quỹ ABC sẽ được đăng ký quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương hàng năm theo một tỷ lệ nhất định và trong năm sẽ sử dụng quỹ tiền lương đó để trả lương và những công việc liên quan đến lương cho nhân viên trong Quỹ. Lương tại Quỹ là lương tính theo thời gian bởi vậy sẽ áp dụng theo thang bậc chung của doanh nghiệp nhà nước. Tại thời điểm năm 2007 thang lương của nhà nước gồm 12 bậc lương với bậc lương thấp nhất có hệ số là 2,34 và mức lương tối thiểu là 450.000 đồng. Lương cơ bản được tính như sau:
Lương cơ bản = Hệ số lương*mức lương tối thiểu
Điều đó có nghĩa là, với một sinh viên Đại học mới ra trường mức lương cơ bản sẽ là: 2,34*450.000=1.053.000 đồng.
Việc phân tích trên sẽ cho Kiểm toán viên nắm rõ hơn những thông tin tại đơn vị khách hàng. Sau khi phân tích Kiểm toán viên sẽ tiến hành tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị để đánh giá mức độ trọng yếu rủi ro khi cho khoản mục lương và các khoản trích theo lương được hạch toán tại Quỹ ABC. Đối với Quỹ ABC do thời gian kiểm toán chỉ diễn ra trong 6 ngày với 5 nhân viên trong đoàn kiểm toán và Quỹ ABC mới thực hiện kiểm toán lần đầu nên Kiểm toán viên quyết định phân bổ mức độ rủi ro và trọng yếu ở mức tối đa.
Thiết kế chương trình kiểm toán
Quá trình hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại Quỹ ABC giống quá trình hạch toán lương tại các doanh nghiệp nhà nước khác nên kiểm toán viên nhận thấy không cần bổ sung hay thay đổi gì đối với chương trình hạch toán lương nói trên. Do đó, Kiểm toán viên tiến hành in chương trình kiểm toán chung đối với lương và các khoản trích theo lương được trình bày tại trang 31, 32, và 33.
Trước khi tiến hành kiểm toán, Kiểm toán viên sẽ gửi Quỹ ABC một bảng danh sách những yêu cầu tài liệu cần cung cấp, công việc này có thể được thực hiện trong giai đoạn thực hiện cuộc kiểm toán. Dưới đây là một số tài liệu yêu cầu cung cấp trong giấy tờ làm việc của Kiểm toán viên:
Client Quỹ ABC Preprared by: [TPT]
Period End 1/12/2007 Reviewed by: [VL]
Subject Phiếu yêu cầu cung cấp tài liệu
Quy định về tiền lương, thưởng, bảo hiểm... tại Quỹ
Quy định về chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban tại Quỹ Quy chế tuyển dụng lao động và ký hợp đồng lao động
Báo cáo trích lập dự phòng và chế độ lập dự phòng
Báo cáo trích lập lương và BHXH, BHYT, KPCĐ, thuế TNCN...
Quy chế chấm công, các quyết định, khen thưởng, lên bậc lương, thay đổi chức vụ hoặc thay đổi mức đóng BHXH, BHYT...
Bảng chấm công, bảng phân bổ chi phí lương, bảng tính lương, bảng thanh toán tiền lương, danh sách người lao động bảng thanh toán tiền ăn ca, bảng thanh toán tiền thưởng, giấy báo làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán tại Quỹ trong năm 2007.
Đánh giá thủ tục kiểm soát đối với khoản mục lương và các khoản trích theo lương của Quỹ ABC
Sau khi gửi phiếu yêu cầu cung cấp tài liệu, Kiểm toán viên tiến hành phỏng vấn và điều tra để lấy một vài thông tin trong việc đánh giá quá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.
Member of Kreston International
Trước tiên, kiểm toán viên tiến hành phỏng vấn kế toán trưởng và một số nhân viên tại Quỹ để lấy một số thông tin liên quan đến lương và các khoản trích theo lương tại Quỹ. Sau khi tiến hành phỏng vấn Kiểm toán viên thu thập được một số thông tin sau:
+ Tổng số lao động tại Quỹ hiện giờ là 72 người, trong năm có sự thay đổi lớn về số lượng nhân sự, Quỹ có lập ban để tiến hành tuyển dụng đầu vào đối với những ứng viên muốn tuyển vào Quỹ.
+ Kế toán tính lương dựa trên thang lương, bậc lương theo quy định của nhà nước, với mức lương tối thiểu được quy định tại thời điểm đó là 450.000 đồng.
+ Phòng nhân sự tiến hành tính lương, thưởng, BHXH, BHYT sau đó gửi lên phòng kế toán để tiến hành ghi sổ và thanh toán lương.
+ Phỏng vấn người lao động được biết việc trả lương được biết Quỹ trả lương cho công nhân viên theo tuần, theo đó một tháng quỹ sẽ tiến hành thành toán lương cho nhân viên bốn lần. Thứ hai, tiền ăn ca cho công nhân viên được tính và thanh toán riêng không được tính trên bảng lương, mức ăn ca trung bình một người một bữa là 17.000 đồng.
Tiếp đó, Kiểm toán viên sẽ điền vào bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sau:
STT Nội dung Có Không Không
áp dụng
Ghi chú
1 Chính sách lương và những khoản liên quan tới lương có được quy định rõ thành văn bản một cách rõ rang không?
x
2 Đơn vị có quy trình tuyển dụng nhân viên, và các quy chế lương không, và quy trình hạch toán rõ ràng không?
x
3 Chính tuyển dụng, hay những thay đổi như đề bạt thăng chức, thuyên chuyển công tác có được phê duyệt cẩn thận
không?
4 Có sự tách chức năng nhiệm vụ giữa bộ phận kế toán tiền lương, bộ phận nhân sự và bộ phận chấm công hay không?
x
5 Bảng chấm công có được đặt ở chỗ công khai và đươc chấm đúng hay không?
x
6 Trên bảng thanh toán tiền lương có đầy đủ chữ ký của người lao động hay không?
x
7 Các khoản trích theo lương được trích đúng theo chế độ hiện hành không?
x
8 Quỹ có tiến hành quyết toán BHXH, BHYT đối với cơ quan bảo hiểm, và có biên bản đối chiếu bảo hiểm hàng tháng hay hàng quý không?
x
9 Quỹ có tính đúng lương và trích lương trong phạm vi quỹ lương không?
x
10 Quá trình hạch toán lương và các khoản trích theo lương có đầy đủ và chính xác không?
x
Dựa vào kết quả của bảng câu hỏi, Kiểm toán viên đánh giá hệ thống