- Phòng tổ chức hành chính quản trị: thống nhất quản lý và giám sát các hoạt
3- Thực trạng hạch toán kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty
3.2 Phân loại nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty bao gồm nhiều loại , mỗi loại có quy cách, kích cỡ khác nhau đòi hỏi công tác kế toán phải tiến hành một cách khoa học.
Căn cứ theo nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu đối với quy trình sản xuất, Nguyên vật liệu ở Công ty trách nhiệm hữu hạn Xây dựng - Công trình Bảo Yến đợc chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính : Xi măng , thép các loại (thép tròn D> 22mm,thép tròn D <=22mm,thép L55...) cát , đá, gạch. Là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm và đợc phản ánh vào TK 152.1.
+Vật liệu phụ : Bả sơn, vôi ,ve, cốp pha, bao tải... đợc phản ánh vào TK 152.2. +Nhiên liệu : Dầu nhờn, dầu Diezen chạy máy, xăng ... đợc phản ánh vào TK 152.3. + Phụ tùng thay thế : Vòng bi, sắt , thép, trục giằng... đợc phản ánh vào TK 152.4. + Phế liệu : Sắt vụn , bao xi măng, cát loại ... đợc đánh giá vào TK 152.8.
- Các loại công cụ dụng cụ cần thiết khác nh ủng, găng tay, khẩu trang, quần áo bảo hộ lao động đợc phản ánh vào TK 153. Việc phân loại nguyên vật liệu đợc lập trên máy vi tính và đợc tổ chức theo từng kho.
3.3Đánh giá Nguyên vật liệu
Giá thực tế Nguyên vật liệu nhập kho :
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định theo giá thực tế nh sau:
Giá thực tế Giá mua Số tiền chiết khấu, nguyên vật liệu = ghi trên + giảm giá hàng mua ngoài hoá đơn (nếu có)
Tại công ty các chi phí mua nguyên vật liệu đợc tổng hợp một lần vào cuối tháng . Ví dụ thực tế:
Ngày 20/6/2004, Công ty mua 1000 m3 cát san nền (cát đen), hoá đơn số 456 của Công ty Xây dựng nhà số 2. Giá mua ghi trên hoá đơn là : 22.500 đồng / m3 (giá trên cha bao gồm thuế VAT 10%). Tiền vận chuyển là : 220.000 đồng (giá trên cha bao gồm thuế VAT 5%).
Giá thực tế cát = 22.500.000 + 220.000 nhập kho = 22.720.000
Giá thực tế vật liệu xuất kho
Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho tại công ty đợc tính vào cuối tháng và theo ph- ơng pháp “ Bình quân gia quyền “ , căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu .Phơng pháp này phù hợp vói Công ty vì số lợng nhập , xuất nguyên vật liệu rất lớn .
Giá thực tế Trị giá thực tế của nguyên Trị giá thực tế của nguyên bình quân vật liệu tồn kho đầu kỳ vật liệu nhập trong kỳ một đơn vị =
nguyên Lợng nguyên vật liệu Lợng nguyên vật liệu vật liệu tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ
Giá thực tế Giá thực tế bình Lợng nguyên nguyên vật liệu = quân một đơn vị X vật liệu xuất kho xuất kho nguyên vật liệu trong kỳ
trong tháng
Ví dụ thực tế :
Tính giá thực tế Xi măng PC 30 xuất trong tháng 2/2005.
Kế toán đã căn cứ vào số liệu sau để xác định giá thực tế bình quân một kg Xi măng.
Bảng3: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho xi măng pc 30– –
Tháng 02/2005 Đơn vị : đồng Ngà y Nội dung Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT 1/2 10/2 13/9 Tồn đầu kỳ Xi măng Xi măng Cộng PS 1.100.00 0 1100000 612.749.5 05 612.749.5 00 1.183.48 0 1.183.48 0 649.440. 568 6494405 68 132.0 69 48.59 0 63.355.1 09 26.663.4 57 Giá trị thực tế bình quân = 63.355.100 + 612.749.500 một kg Xi măng 132.069 + 1.100.000 = 548,760(đ/kg) = 1.183.480 * 548,760 = 649.440.573(đ)
Giá thực tế của Xi măng = 48.590 * 548,755 = 26.663.462(đ) tồn kho
4- Tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu Hạch toán tổng hợp xuất kho
- 36 -
Giá thực tế của Xi măng xuất kho trong tháng
* Thủ tục nhập kho : Tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Xây dựng Công trình Bảo
Yến tất cả nguyên vật liệu mua về đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho và có sự kiểm nhận của công ty.
Khi nguyên vật liệu về đến công ty ngời đi mua nguyên vật liệu sẽ mang hoá đơn mua hàng nh : Hoá đơn GTGT, Hoá đơn cớc phí vận chuyển lên phòng kế toán. Sau đó thủ kho và kế toán nguyên vật liệu sẽ kiểm tra số lợng, quy cách nguyên vật liệu so với hoá đơn nếu đúng mới nhập kho và kế toán viết phiếu nhập kho. Trong trờng hợp nguyên vật liệu mua về có khối lợng lớn thì trớc khi nhập kho số nguyên vật liệu đó phải đợc đa vào kiểm tra thông qua ban kiểm nghiệm vật t do Công ty lập ra.
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ ký của thủ kho, ngời mua hàng, Kế toán trởng và Thủ trởng đơn vị .
Liên 1: Lu lại cuống
Liên 2: Giao cho ngời phụ trách cung ứng. Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho .
Định kỳ, 3 đến 5 ngày thủ kho giao lại phiếu nhập kho cho phòng kế toán toán nguyên vật liệu vào sổ chi tiết.
Ví dụ thực tế :
Khi nhận đợc hoá đơn GTGT của Công ty Xi măng Bỉm Sơn bán xi măng cho công ty. Kế toán viết phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho để ghi vào thẻ kho.
Hoá đơn( Gtgt )
Liên1: Giao khách hàng Mẫu số 01 GTKT-3LL CV/2005B 0098512
Ngày 3 tháng 3 năm 2005 Đơn vị bán hàng : Công ty Xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ
Số tài khoản
Điện thoại MST : 5400163618 Họ tên ngời mua hàng : Nguyễn Thị Mai
Đơn vị : Công ty Trách nhiệm hữu hạn . Xây dựng - Công ty Bảo Yến.
Địa chỉ : Đống Đa – Ha Nội.
Hình thức thanh toán : Tiền mặt / chuyển khoản
MS : 0600145166 STT Tên Hàng hoá Dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn
Giá
Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Xi măng PC 30 Tấn 120 554.540 67.648.200
Cộng tiền hàng 67.648.200 Thuế suất GTGT = 10% Tiền thuế GTGT 6.748.200 Tổng cộng tiền thanh toán 74.396.400
Số tiền viết bằng chữ : ( Bảy mơi t triệu ba trăm chín mơi sáu nghìn bốn trăm ngàn đồng chẵn )
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)
Số 133 phiếu nhập kho Mẫu số 01- VT Ngày 03/09/2002 QĐ số 1141 TC /CĐKT
Ngày 1/1/1995 của BTC Nợ : 152
Có : 331
Họ tên ngời giao hàng : Ông Lợi - Công ty TNHH Bảo Yến. Số 90 ngày 3 tháng 5 năm 2004
Nhập tại kho : Ông Thìn. S T T Tên ,nh n hiệuã Quy cách phẩm Chất vật t( sản Phẩm,hàng hoá) Mã Số Đơn vị tính Số lợng Theo chứng từ Thực nhập
Đơn Giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng PC 30 Cộng Tấn 120 120 554.545 66.655.400 66.545.400 Viết bằng chữ : (Sáu mơi sáu triệu , năm trăm bốn mơi năm ngàn bốn trăm đồng
chẵn)
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ trởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
* Tơng tự nh trờng hợp của Xi măng PC 30 ta xét thêm một ví dụ thực tế về loại vật liệu đợc dùng chủ yếu trong quá trình thi công phần móng của công trình khu nhà D 7 .
Ví dụ thực tế : Ngày 02/05/2005 Anh Phong phòng kế hoạch vật t mua Cát đen (cát
san nền ) theo hoá đơn số 57963 của Công ty TNHH Nam Cờng. Kế toán đã viết phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho để ghi vào thẻ kho nh sau
Biết rằng :
Tồn kho đầu kỳ = 0
Giá mua ghi trên hoá đơn = 22.600.000, VAT = 10 % Chi phí vận chuyển = 420.000 bao gồm cả thuế VAT 5%
- Giá thực tế nhập Cát Đen = 22.600.000 + 400.000 = 23.000.000 23.000.000
kỳ dự trữ 1000
- Giá thực tế xuất Cát Đen = 677 * 23.000 = 15.571.000 Hoá đơn( Gtgt )
Liên2: Giao khách hàng Mẫu số 01 GTKT-3LL CV/2005B
0087155 Ngày 02/09/2002
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Nam Cờng Địa chỉ : 64 Quang Trung - Hà nội Điện thoại : 087.625.844
Số tài khoản : 710A- 00032
Họ và tên ngời mua hàng : Nguyễn Văn Phong
Đơn vị : Công ty TNHH Bảo Yến Hình thức thanh toán : Tiền mặt.
Mã số thuế: 0100100100
STT Tên hàng hoá , dịch vụ
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Cát Đen m3 1000 22.500 23.000.000
Cộng tiền hàng: 23.000.000
Thuế suất GTGT = 10% Tiền thuế GTGT: 2.300.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 25.300.000
Số tiền viết bằng chữ : ( Hai mơi lăm triệu ba trăm đồng chẵn )
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
( Ký , họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, đóng dấu ghi họ tên)
Số 132 Phiếu nhập kho Mẫu số 01- VT
QĐ số 1141TC/CĐKT Ngày 02/09/02 Ngày 1/1/1995 của BTC
Nợ TK : 152 Có TK : 111 Họ và tên ngời giao hàng : Anh Lãm
Đơn vị : Phòng kế hoạch vật t.
Lý do: Nhập vật t của công ty TNHH Mai Nam Nhập tại kho: Ông tuấn
STT Tên, nhãn hiệu ,quy cách phẩm chất vật t- ( Sản phẩm ,hàng hoá ) Mã số Đơn vị tính Số Lợng Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Cát đen m3 1000 1000 22.900 22.900.00 0 Cộng 1000 1000 22.900 22.900.00 0
Viết bằng chữ : (Hai mơi hai triệu chín trăm nghìn đồng chẵn )
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ trởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
* Thủ tục xuất kho :
Tại Công tyTNHH Bảo Yến, Nguyên vật liệu xuất kho dùng chủ yếu cho sản xuất sản phẩm. Nguyên vật liệu của công ty gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra th- ờng xuyên trong ngày cho từng bộ phận sử dụng là các phân xởng sản xuất. Phòng kế hoạch sẽ xuất vật t căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu trên cơ sở các đơn đạt hàng đợc thực hiện .
Sau khi có lệnh sản xuất của Giám đốc, Phòng kế hoach tổ chức thực hiện sản xuất, theo dõi sát sao tiến độ sản xuất sản phẩm và tiến độ thực hiện các đơn đặt hàng. Hàng ngày phòng kế hoạch viết phiếu sản xuất cho từng phân xởng sản xuất. Theo phiếu sản xuất trên cơ cở tính toán kỹ thuật các phân xởng sản xuất sẽ yêu cầu xuất lại vật t nào, số lợng bao nhiêu. Sau đó phòng kế hoạch sẽ viết phiếu xuất kho có chữ ký của thủ trởng đơn vị và ngời viết phiếu.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên : Liên 1 : Lu lại cuống.
Liên 2 : Xuất kho .
Liên 3 : Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lại Phòng kế toán để Kế toán nguyên vật liệu vào Sổ chi tiết.
Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Kế toán trởng, Ngời nhận vật t và Thủ kho.
* Ví dụ thực tế :
Ta lại đi xét tiếp 02 ví dụ đã trình bày ở trên khi nhận dợc hoá đơn GTGT của Công ty Xi măng Hoàng Thạch và Công ty TNHH Mai Nam, bán xi măng và Cát cho Công ty. Kế toán viết phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho để ghi vào thẻ kho.
Số 120 Phiếu xuất kho Mẫu số 02- VT
QĐ số 1155TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 8/9/2002 Nợ : 621
Có: 152 Họ tên ngời nhận : Ông Minh - trởng ca III
Lý do xuất kho : Đổ móng công trình Xuất tại kho : Ông Hùng
ST T T Tên ,nhãn hiệu Quy cách, phẩm chất vật t ( sản phẩm hàng hoá ) M ã số ĐVT Số lợng Yêu cầu Thực xuất
Đơn giá Thành tiền
A B 1 2 3 4 5 6=5*4
1 Xi măng PC 30 Kg 1288
50 128850 548,755 70.707.081
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký ,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
Số 118 Phiếu xuất kho Mẫu số 02 VT QĐ số 1141TCQĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của BTC Ngày 02/09/2002 Nợ TK : 621 Có TK : 152 Họ và tên ngời nhận : Ông Tiến
Lý do xuất kho : Đổ móng công trình Xuất tại kho : Kho Ông Minh
STT Tên, nhãn hiệu ,quy cách ,phẩm chất vật t- (sản phẩm ,hàng hoá ) Mã số ĐTV Số lợng Yêu cầu Thực xuất
Đơn giá Thành tiền
A B 1 2 3 4 5 6=5*4
1 Cát Đen
Cộng m
3 677
677 677677 22.900 15.503.30015.503.300
Phụ trách bộ phận sản xuất Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký ,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán chi tiết vật liệu.
Công ty trách nhiệm hữu hạn Bảo Yến ghi chi tiết nguyên vật liệu theo” phơng pháp thẻ song song “.
Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty nh sau: * Trình tự ghi chép tại kho:
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập xuất (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) nguyên vật liệu thực xuất, thực nhập vào thẻ kho có liên quan. Cuối tháng thủ kho phải đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn nguyên vật liệu thực tế ở kho. Vào ngày 30/6 và ngày 31/12 thủ kho phải tiến hành kiểm kkê đinh kỳ. Định kỳ từ 3 đến 5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán . *Ví dụ thực tế :
- Khi nhận đợc chứng từ (phiếu nhập kho) số 133, ngày 3/9/2002 nhập 120.000 kg Xi măng của công ty Xi măng Hoàng Thạch, Thủ kho ghi số lợng thực nhập vào thẻ kho. - Khi nhận đợc phiếu xuất kho số 120 ngày 8/9/2002 xuất cho ca III để sản xuất (đổ móng )
+ Xi măng : 128850 kg.
- Khi nhận đợc chứng từ (Phiếu nhập kho ) số 132 , ngày 2/9/2002 nhập 1000 m3 Cát Đen (Cát san nền ) của Công ty TNHH Mai Nam , Thủ kho ghi số lợng thực nhập vào thẻ kho.
- Khi nhận đợc phiếu xuất kho số 118 ngày 2/9/2002 xuất cho ca III để sản xuất ( đổ móng )
+ Cát Đen : 677 m3 .
Thủ kho ghi toàn bộ số thực xuất này vào các thẻ kho. Mỗi một số nguyên vật liệu đợc ghi riêng một tờ sổ.
Cuối tháng thủ kho cộng tổng số nhập, tổng số xuất và tính ra tổng số tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu. Số liệu này dùng để đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu vào cuối tháng.
Thẻ kho Mẫu số :06-LT QĐ số 1141TC/QĐ-CĐTK Ngày 1/11/1995 BTC
Số 72 ngày 30 tháng 9/2002. Đơn vị kho : Ông Tuấn
Tên hàng : Xi măng PC 30 Đơn vị tính: Kg STT Chứng từ Số hiệu Ngày N-X Diễn giải Số lợng Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 132069 1 133 3/9 Nhập Xi măng 120.000 2 134 5/9 Nhập Xi măng 100.000 3 135 5/9 Nhập Xi măng 100.000 4 138 8/9 Nhập Xi măng 150.000 5 120 8/9 Xuất Xi măng(ca III) 128.850 6 127 9/9 Xuất SX (II) 140.900 7 135 9/9 Xuất SX(I) 169.070 8 145 11/9 Nhập Xi măng 100.000 9 150 15/9 Nhập Xi măng 100.000 10 140 15/9 Xuất Xi măng 183.000 11 155 18/9 Nhập Xi măng 130.000 12 145 25/9 Xuất Xi măng(II) 170.060 13 156 25/9 Nhập Xi măng 100.000 14 157 25/9 Nhập Xi măng 100.000 15 158 27/9 Nhập Xi măng 100.000 16 146 28/9 Xuất SX(I) 152.600 17 147 29/9 Xuất SX(II) 129.000 18 148 29/9 Xuất SX(III) Cộng 1.100.00 0 110.0001.183.48 0 48.589
* Trình tự ghi chép tại phòng kế toán.
Phòng kế toán mở sổ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu cho từng danh điểm nguyên liệu, vật liệu tơng ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lợng và
giá trị. Khi nhận đợc phiếu nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến kế toán kiểm tra ghi đơn giá và tính thành tiền (đối với phiếu nhập kho ) rồi tiến hành ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Đối với phiếu xuất kho kế toán chỉ ghi đợc phần lợng còn phần giá trị thì cuối tháng sau khi tính đợc giá xuất kho khi đó mới ghi vào cuối tháng. Kế toán tiến hành cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và tổng số tồn của từng thứ nguyên liệu. Số liệu này dùng để đối chiếu với kế toán tổng hợp dùng để đối chiếu với kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu.
Ví dụ thực tế: (Lấy ví dụ về nguyên vật liệu chính: Xi măng PC30 và Cát đen còn
các vật liệu khác tơng tự).
Căn cứ vào phiếu nhập số 133 ngày 03/52005 nhập xi măng kế toán nguyên vật liệu