a. Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng kế toán.
- Tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tổ, đội, phânxởng trong toàn công ty một cách chính xác.
- Phản ánh số hiện có và tình hình luân chuyển sử dụng các loại tàisản, nguồn vốn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Tính toán các chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm hàng hoá.
- Xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, phân phối thu nhập.
- Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tài chính, vật t. . .
- Cung cấp thông tin cho lãnh đạo quản lý công ty.
b. Tổ chức bộ máy kế toán trong toàn công ty.
Giám đốc
Phòng kế
toán Phòng kinh doanh
Phân xưởng sản xuất gạch Tuynel Phân xưởng sản xuất gạch thủ công Đội xây lắp Phòng tổ chức hành chính
trình độ lao động và đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty. Sơ đồ số 09: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Chú thích:
Mối quan hệ trực tiếp Mối quan hệ chức năng
Do tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung nên mọi công việc kế toán đợc thực hiện ở phòng kế toán của công ty, từ việc thu thập chứng từ, ghi sổ chi tiết đến việc lập các báo cáo kế toán. Mọi nhân viên kế toán đợc điều hành trực tiếp từ một ngời lãnh đạo là kế toán trởng. Các phân xởng không có tổ chức kế toán riêng.
Phòng kế toán của công ty có 4 ngời, nhiệm vụ, chức năng của mỗi ngời đợc quy định nh sau.
- Kế toán trởng: Có trách nhiệm tổ chức hớng dẫn kiểm tra công tác kế toán toàn công ty. Kiểm tra tình hình hạch toán, tình hình tài chính về vốn, huy động, sử dụng vốn của công ty. Kế toán trởng vừa là kế toán giá thành, có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp các chi phí sản xuất từ các bộ phận kế toán, tiến hành phân bổ các chi phí cho từng đối tợng sử dụng, tính giá thành từng loại sản phẩm, xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ, lập báo cáo quyết toán quý, năm.
- Kế toán tổng hợp: theo dõi sự biến động của kho vật t, công cụ, dụng cụ,
tình hình tăng giảm TSCĐ, khấu hao TSCĐ và phân bổ công cụ dụng cụ cho sản xuất kinh doanh. Tổng hợp các tài khoản theo tháng, quý, năm. Giúp kế toán trởng tổ chức bảo quản lu hồ sơ tài liệu kế toán, tổ chức kế toán tổng hợp và chi tiết các nội dung hạch toán còn lại nh nguồn vốn kinh doanh, các quỹ doanh nghiệp.
- Kế toán tiền lơng: có nhiệm vụ tính và trả lơng, phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội vào đối tợng tính giá thành.
Kế toán trưởng
Thủ quỹ Kế toán tiền lư
ơng Kế toán tổng
- Thủ quỹ: Phụ trách tiền mặt trong công ty, chi tiêu các khoản trong công ty cũng nh thu các khoản tiền thanh toán.
c. Hệ thống tài khoản mà công ty đang sử dụng hiện nay.
Về cơ bản hệ thống tài khoản mà công ty đang sử dụng đều áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ trởng Bộ Tài Chính ban hành. Qua đó cho thấy việc sử dụng hệ thống tài khoản của công ty là tơng đối đầy đủ, phù hợp với tình hình SXKD của công ty. Tuy nhiên cũng còn những hạn chế nhất định nh công ty không dùng tài khoản 641 (chi phí bán hàng) mà toàn bộ chi phí bán hàng đợc phản ánh vào tài khoản 642 ( chi phí quản lý doanh nghiệp). Việc dùng tài khoản 642 để phản ánh chung cho cả chi phí và hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một mặt không đúng với quy định về chế độ kế toán, mặt khác không bóc tách đợc 2 loại chi phí này làm cho việc quản lý, hạch toán chi phí QLDN không chặt chẽ. Bên cạnh đó đến quý I năm 2004 công ty vẫn cha bổ sung một một số tài khoản mà Bộ Tài Chính mới ban hành: TK 242(chi phí trả trớc dài hạn). TK 515 (Doanh thu hoạt động Tài Chính), TK 635 (chi phí tài chính),TK 521 ( Chiết khấu thơng mại), TK 711 ( Thu nhập khác), TK 811 ( chi phí hoạt động khác).
d. Hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán đang sử dụng trong công ty.
* Hệ thống sổ sách dùng chung toàn công ty: Hiện nay công ty có sử dụng theo đúng hệ thống sổ sách mà Bộ Tài Chính đã ban hành.
* Sổ sách dùng cho khâu tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành.
- Nhật ký chứng từ số 7.
- Bảng kê số 3,4,5,6.
- Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH, bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ.
- Sổ chi tiết nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ, nhiên liệu, . . .
- Sổ cái TK.
* Các báo cáo kế toán lập cuối kỳ.
Cuối kỳ công ty lập đầy đủ các báo cáo theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.
- Báo cáo lu chuyển tiền tệ Mẫu B03-DN - Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu B09- DN
Ngoài ra để thuận tiện cho việc hạch toán kiểm tra cuối kỳ kế toán còn lập một số báo cáo chi tiết sau: Báo cáo công nợ phải thu – phải trả, báo cáo tạm ứng, báo cáo tài sản . . . Nhìn chung công ty thực hiện đúng theo chế độ kế toán đã ban hành, hệ thống sổ sách sử dụng hợp lý. Thời gian lập và nộp báo cáo kế toán đợc thực hiện theo đúng thời gian quy định.
Nộp báo cáo quý vào đâù tháng thứ nhất của quý sau kế tiếp đó, và nộp báo cáo các năm vào tháng đầu của quý I năm sau.
e. Hình thức ghi sổ kế toán mà công ty đang áp dụng hiện nay.
Công ty áp dụng hình thức “ Nhật ký chứng từ” để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty.
Sơ đổ số 10 : Sơ đồ kế toán theo hình thức (Nhật ký chứng từ).
Chú thích:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối kỳ.
Quan hệ kiểm tra đối chiếu.
Trình tự ghi chép: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra, đối chiếu, lấy số liệu ghi trực tiếp vào các NKCT hoặc các bảng kê có liên quan. Đối chiếu với
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng kê số 4,7 Bảng phân bổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Nhật ký chứng từ số 7 Bảng tổng hợp cân đối
các chứng từ phản ánh các chi phí phát sinh nhiều lần trong tháng (tiền lơng, NVL. . .) thì đợc phân loại riêng và cuối tháng lập bảng phân bổ lấy số liệu ghi vào các NKCT và các bảng kê có liên quan. Cuối tháng (quý) cộng các bảng kê, lấy số liệu ghi vào các NKCT, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các NKCT có liên quan, sau đó lấy số liệu tổng cộng từ các NKCT ghi trực tiếp vào sổ cái. Cộng các sổ và thẻ chi tiết lấy số liệu lập các bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu với sổ cái. Cuối cùng lấy số liệu ở sổ cái, ở NKCT, bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết để lập các báo cáo kế toán.
- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
- Công ty nộp VAT theo phơng pháp khấu trừ.
2.2. Tình hình thực tế về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
gạch ở công ty.
2.2.1. Công tác tổ chức quản lý CPSX và giá thành của công ty. a. Chi phí sản xuất và cách phân loại chi phí sản xuất ở công ty.
Chi phí sản xuất ở công ty gồm nhiều loại khác nhau, chúng có mục đích, công dụng nhất định đối với hoạt động sản xuất và đợc phân loại theo khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính ( đất), chi phí vật liệu phụ (dầu trơn, dầu cám . . .), nhiên liệu ( than, củi), năng lợng (điện năng) . . . dùng trực tiếp vào việc sản xuất sản phẩm.
- Chi phí nhân công trực tiếp: Là toàn bộ chi phí về tiền lơng, các khoản trích theo lơng. . . của công nhân trực tiếp sản xuất.
- Chi phí sản xuất chung: là những chi phí dùng cho hoạt động sản xuất chung ở phân xởng, tổ sản xuất ngoài khoản mục chi phí trực tiếp trên, gồm: Chi phí nhân viên phân xởng, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra đợc cho bất kỳ một hoạt động nào. Thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ, thuế, phí, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiển khác cho quản lý doanh nghiệp.
Quản lý chi phí sản xuất và giá thành là một trong những nhân tố quan trọng góp phần nâng cao hiêụ quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý tốt chi phí sản xuất và giá thành cho phép doanh nghiệp chủ động về vốn, tài chính, cho phép doanh nghiệp tiết kiệm đợc chi phí - với cùng một lợng chi phí, sản lợng sản phẩm đợc tạo ra nhiều hơn, chất lợng tốt hơn. Nhận thức đợc tầm quan trọng đó, trong những năm qua công ty đã có những biện pháp để quản lý chi phí sản xuất và giá thành.
Hàng năm công ty có lập kế hoạch chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng loại sản phẩm. Trên cơ sở đó căn cứ vào nhu cầu thực tiễn sản xuất và tình hình biến động của thị trờng để xác định đầy đủ các chi phí sản xuất phát sinh.
2.2.2. Đối tợng kế toán tập hợp chi phí sản xuất.
Đối tợng tập hợp chi phí sản xuất là phạm vi giới hạn mà chi phí sản xuất cần đợc tập hợp việc xác định đúng đắn đối tợng để tiến hành kế toán tập hợp chi phí sản xuất có ý nghĩa quan trọng đối với chất lợng cũng nh hiệu quả công tác hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm. Đặc biệt nó thể hiện khả năng vận dụng tối đa việc hạch toán trực tiếp các chi phí phát sinh vào giá thành sản phẩm.
Cũng nh các công ty cùng ngành đối tợng chi phí sản xuất ở công ty Gạch Bình Minh đợc xác định trên cơ sở đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ, trình độ và yêu cầu của công tác quản lý . . . Việc xác định đúng đối tợng tập hợp chi phí giúp cho việc tổ chức tốt công việc kế toán tập hợp chi phí sản xuất, cho công ty đạt đợc mục tiêu quản lý chi phí sản xuất.
Quá trình sản xuất gạch thành phẩm ở công ty Bình Minh đợc tổ chức ở phân xởng sản xuất, bên cạnh đó còn một số bộ phận phụ trợ nh: bộ phận sửa chữa, bộ phận tới nớc. . . Công tác sản xuất đợc tiến hành theo kế hoạch sản xuất của phòng điều hành, cùng trên dây truyền sản xuất ra các loại gạch thành phẩm khác nhau. Quá trình sản xuất là quy trình liên tục, phức tạp giữa các giai đoạn không cho ra bán thành phẩm có thể nhập kho hoặc bán ra ngoài. Trớc đặc điểm trên căn cứ vào địa điểm phát sinh chi phí là phân xởng sản xuất, công ty xác định đối tợng kế toán tập hợp chi phí sản xuất là toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất gạch.
2.2.3. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm toàn bộ giá trị nguyên vật liệu chính ( đất), vật liệu phụ ( dầu trơn, dầu cám ...) nhiên liệu ( than, củi), năng lợng ( điện
năng). . . đợc xuất dùng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm. Nguồn nhập chủ yếu là do công ty mua ngoài.
Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp công ty mở tài khoản 621 “ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” TK 621 đợc mở tập hợp chung khoản mục chi phí này, không mở chi tiết theo từng yếu tố.
• Tài khoản sử dụng: TK 621 – “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”
• Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho, phiếu chi tiền mặt, hoá đơn mua hàng, chứng từ kiểm kê vật t.
Để quản lý tình hình cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu, kế toán sử dụng giá trị thực tế để hạch toán.
Khi nguyên vật liệu chính mua về nhập kho.
Gía thực tế vật t nhập kho = giá mua + chi phí vận chuyển + thuế ( nếu có )
Việc xuất dùng vật t vào sản xuất sản phẩm đợc quản lý bằng cách căn cứ vào mức tiêu hao thực tế năm trớc để lập kế hoạch cho năm sau, xây dựng các định mức tiêu hao vật t và kế hoạch sản xuất sản phẩm trên cơ sở đó ớc lợng vật t cần dùng. Tuy nhiên trên thực tế, việc xuất dùng vật t đợc căn cứ vào nhu cầu thực tế trên thị trờng. Khi sản xuất ra sản phẩm tiêu thụ tốt thì cần nhiều vật t và ngợc lại.
Căn cứ vào thực tế sản xuất, vào nhu cầu vật t cần dùng, các phân xởng lập phiếu yêu cầu gửi đến công ty, yêu cầu này sau khi đợc giám đốc xem xét, xác nhận rồi chuyển cho phòng kế toán làm thủ tục xuất kho.
Công ty tính giá thực tế vật t xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền:
Trị giá thực +
tế vật t xuất = x ì kho + +
VD: số lợng nguyên vật liệu chính (đất) tồn đầu tháng 6/2003 là 9009,4 m3 trị giá 104.038.652 đồng. Trong tháng công ty nhập vào 42 m3 trị giá 964.820 đồng. Trong tháng công ty xuất kho 738 m3 để sản xuất gạch thủ công.
Cuối tháng kế toán tính ra giá trị vật liệu thực tế xuất kho: Trị giá thực tế
vật t tồn kho Trị giá thực tế vật t nhập trong kỳ Số kợng vật t
tồn đầu kỳ nhập trong kỳSố lợng vật t
Số lợng vật t xuất trong kỳ
104.038.652 + 964.820
Đơn giá vật t xuất kho = = 11.600 9009,4 + 42
Trị giá vật t xuất kho cho phân xởng gạch thủ công = 11.600 ì 738
= 8.560.800 (đồng)
Cụ thể công tác kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đợc tiến hành nh sau ( Minh hoạ qua lố liệu quý II\2003)
Hàng tháng căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất cụ thể và nhu cầu vật t cần dùng, các phân xởng lập phiếu yêu cầu gửi lên công ty, sau khi đợc đốc xem xét, xác nhận chuyển đến, thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho cột số lợng,sau đó chuyển cho kế toán vật t (kế toán tổng hợp) để tính giá trị thực tế vật t xuất kho. Phiếu xuất kho đợc lập với các nội dung: Ngời nhận hàng, địa chỉ, sử dụng vật t vào mục đích gì, quy cách, đơn vị tính, số lợng, đơn giá, thành tiền. Cụ thể nh: Căn cứ vào giấy đề nghị lĩnh vật t phục vụ cho sản xuất gạch thủ công của phân xởng gạch thủ công đã đợc xác nhận ngời phụ trách cung tiêu lập phiếu xuất kho, mẫu phiếu xuất kho đợc lập ở biểu số 01:
Phiếu xuất kho đợc lập làm 3 liên: liên 1 lu tại sổ của ngời phụ trách cung liệu, liên 2 giao cho ngời lĩnh vật t, liên 3 thủ kho giữ cùng giấy đề nghị lĩnh vật t.
Sau khi lập song các phiếu xuất kho kế toán tiến hành phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho các phân xởng bằng cách: Căn cứ vào phiếu xuất kho vật t dùng vào mục đích sản xuất sản phẩm gì thì phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho phân xởng đó.
Sau đó ghi vào bảng kê xuất nguyên nhiên liệu cho sản xuất, đợc trình bày ở biểu số 02.
Đối với chi phí vật liệu phụ, nhiên liệu: Than, củi, dầu mỡ khác, khi xuất dùng vào sản xuất cũng đợc hạch toán tơng tự nh đối với chi phí NVL chính, đợc theo dõi trên các sổ chi tiết và cũng đợc theo dõi chung trên bảng kê xuất nguyên nhiên liệu. Cuối quý cộng số liệu trên các sổ chi tiết và lập bảng kê tổng hợp cuối quý, mẫu bảng kê tổng hợp đợc trình bày ở biểu 03.
Bảng kê cuối quý II/2003