6. Kế toán tổng hợp vật liệu
6.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu
Đối với vật liệu mua ngoài, Công ty thờng mua theo hợp đồng của khách hàng quen, vì vậy thờng sau một thời gian mua Công ty mới trả tiền. Còn trờng hợp mua ngoài thì thờng trả tiền ngay.
- Trờng hợp mua nguyên vật liệu về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết liên quan).
Nợ TK133 (Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ) Có TK111, TK112, TK141 (đã trả tiền) Có TK131 (cha trả tiền).
Các chi phí khác liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, kế toán ghi: Nợ TK152
Nợ TK133 (nếu có) Có TK111, TK112 .…
Khi mua nguyên vật liệu về cha thanh toán với ngời bán, căn cứ vào các chứng từ kế toán mở sổ chi tiết TK331_phải trả cho ngời bán, để theo dõi chi tiết từng đối tợng.
Để phản ánh đầy đủ mối quan hệ thanh toán với ngời bán, Công ty đã mở sổ chi tiết TK331 và mở riêng cho mỗi khách hàng tên một vài trang sổ, theo dõi từng trang.
Ví dụ: Mẫu biểu số 1 (TK331-Phải trả cho ngời bán)
+Phơng pháp ghi sổ chi tiết TK331
- Số d bên Nợ, có căn cứ vào số d cuối tháng của sổ chi tiết TK331, tháng trớc. TK331 là tài khoản lỡng tính nên có thể có số d bên Nợ hoặc bên Có. Số d bên Nợ phản ánh số tiền trả trớc cho ngời bán tháng trớc còn d, số d bên Có phản ánh số tiền còn phải trả ngời bán tính đến cuối tháng trớc.
Cụ thể ở Công ty số d Có là 12.000.000 đồng là số tiền mà Công ty còn nợ Công ty vật t tổng hợp Hà Tây tính đến cuối tháng 2.
- Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn chứng từ để ghi vào cột số liệu ngày tháng.
- Số phát sinh: +Cột ghi Có: Căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi tiền theo giá thực tế.
+ Cột ghi Nợ: Phản ánh số tiền đã thanh toán hoặc số tiền mua hàng ứng trớc.
Cụ thể ở Công ty, số tiền ứng trớc mua hàng cho Công ty vật t tổng hợp Hà Tây là: 15.169.325 đồng.
Để theo dõi tình hình nhập vật liệu và theo dõi thanh toán với ngời bán, kế toán vật liệu sử dụng Nhật ký chứng từ số 5.
+ Phơng pháp ghi NKCT số 5:
Căn cứ vào sổ d cuối tháng của NKCT số 5 tháng trớc để ghi vào cột số d tháng của tháng này.
Số phát sinh trong tháng căn cứ vào số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ chi tiết TK331 đợc mở cho từng ngời bán. Số liệu của mỗi sổ đợc ghi một dòng.
Số d Số d Số phát sinh có Số phát sinh nợ cuối tháng đầu tháng trong tháng trong tháng
Thực tế ở Công ty có các khoản cha thanh toán ngay cho ngời bán là: 99.341.421 đồng. Nợ TK152: 94.620.996 Nợ TK152.1: 94.408.496 Nợ TK152.2: 212.500 Nợ TK133: 4.720.425 Có TK331: 99.341.421
Số liệu trên các sổ thanh toán chi tiết phải khớp với sổ của NKCT số 5. Trờng hợp của Công ty vật t tổng hợp Hà Tây:
Nợ TK152.1 : 14.446.976 Nợ TK133 : 4.722.349 Có TK331 : 15.169.325
Tay thấy bằng với số phát sinh Có của sổ chi tiết TK331, đối tợng Công ty vật t tổng hợp Hà Tây: 15.169.325 đồng.
Hàng ngay trong tháng nếu phát sinh các khoản chi tiền mặt cho việc mua nguyên vật liệu, kế toán tiền mặt lập báo cáo thu – chi tiền mặt trên cơ sở lập các chứng từ liên quan. Căn cứ vào báo cáo này để ghi sổ Nhật ký chứng từ số 1 ghi có TK111: Tiền mặt.
Trờng hợp Công ty tạm ứng tiền mặt cho cán bộ đi mua vật liệu, kế toán ghi: Nợ TK141:
Có TK111:
Đối với khoản tiền trả nợ mua nguyên vật liệu, kế toán ghi: Nợ TK331:
Có TK111:
+Phơng pháp ghi NKCT số 1: Căn cứ vào các báo cáo quỹ tiền mặt kem theo các chứng từ gốc để ghi số liệu tổng hợp, số liệu tổng hợp ghi:
Nợ TK331 Có TK111
ứng. Cụ thể ở Công ty đối chiếu NKCT số 5 và NKCT số 1 số tổng cộng ở đây là 381.825 đồng. (Mẫu biểu số 3)
Khi mua vật liệu trả tiền cho ngời bán bằng TGNH, căn cứ vào giấy báo Nợ kế toán ghi:
Nợ TK152 Có TK112
Song thông thờng việc mua bán nguyên vật liệu bằng TGNH thực tế thờng phải trả thông qua theo dõi trên sổ chi tiết TK331.
Hàng ngày thông qua chứng từ liên quan đến việc trả TGNH, kế toán ghi vào sổ theo dõi riêng (sổ TGNH). Số liệu tổng hợp của sổ này là cơ sở để ghi vào NKCT số 2.
Cuối tháng kế toán ghi vào NKCT số 2 (mẫu biểu số 4). Phơng pháp ghi sổ NKCT số 2: