và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Phú
Thái
2.1. Đặc điểm tình hình chung của công ty TNHH Phú Thái
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Phú Thái
Công ty TNHH Phú Thái –Tên giao dịch quốc tế là Phu Thai Company Limited, tên viết tắt là Phú Thái Co.LTD.
Công ty đợc thành lập theo quyết định số 043175 . / TLDN ngày 08/10/1993 của uỷ ban thành phố Hà Nội ,có trụ sở tại : Số 192/19 Thái Thịnh, Phờng Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội.
Số điện thoại :5142390 /5142387/ 5142386. Fax : 5142388
Email :Phú Thái co@hn.vnn.vn.
Công ty TNHH Phú Thái là nhà phân phối sản phẩm cho Côngty P&G Việt Nam, là đại lý mua bán ký gửi hàng hoá, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh chính của công ty là kinh doanh thơng mại.
Hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm:
- Trực tiếp nhập khẩu hàng từ Công ty P & G Việt nam các mặt hàng gồm: Bột giặt Tide, dầu gội Pantene, dầu gội Rejoice, Xà bông CaMay, SafeGuard, nớc xả vải Downy, tã giấy Pamper…
- Tổ chức bán buôn, bán lẻ các mặt hàng thuộc lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty.
Công ty TNHH Phú Thái đợc thành lập dựa trên luật doanh nghiệp ,có t cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định,tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn do công ty quản lý, có con dấu riêng,có tài sản và các quỹ tập trung, đợc mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của nhà nớc.
Số tài khoản giao dịch:001.100.026686.1 Tại Ngân Hàng Ngoại thơng Việt Nam.
Mã số thuế: 0100368686-1
Công ty tổ chức và hoạt động theo điều lệ của công ty với số vốn hiện nay là 9,6 tỷ đồng.
Số vốn hoạt động qua các năm : Năm 2001 : 6,7 tỷ đồng
Năm 2002 : 7,8 tỷ đồng Năm 2003 :9,6 tỷ đồng
Những năm gần đây, công ty TNHH Phú Thái không ngừng mở rộng quy mô địa bàn hoạt động. Hàng hoá không những tiêu thụ ở Hà nội mà mở rộng tiêu thụ ra các tỉnh trong cả nớc. Chính vì vậy, mà doanh thu tiêu thụ hàng hoá công ty đạt đợc là khá cao.
Biểu số 1: Một số chỉ tiêu tài chính của công ty trong 3 năm gần đây.
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
- Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ 103,564,936,600 124,029,864,238 159,805,205,561 - Các khoản giảm trừ 2,071,298,732 2,480,597,284 4,506,506,797 1. Doanh thu thuần 101,493,637,868 121,549,266,954 155,298,698,236 2. Chi phí 101,319,089,100 121,340,226,500 155,030,698,236 3. Lợi nhuận 170,548,734 209,040,400 268,000,500 4. Nộp ngân sách 48,873,645 58,531,312 75,040,140
Nhìn vào bảng trên cho ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty có chiều hớng phát triển tốt đẹp. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng nhanh, năm 2002/ 2001 tăng 19,7%, năm 2003/ 2002 tăng 28,8%. Đây là một biểu hiện tốt góp phần tạo điều kiện cho doanh nghiệp tăng quy mô lãi. Các khoản giảm trừ doanh thu cũng tăng theo tỷ lệ tơng ứng với doanh thu, ở đây khoản giảm trừ doanh thu chủ yếu là chiết khấu thơng mại tức là chiết khấu cho khách hàng mua với số lợng lớn, việc tăng chiết khấu thơng mại cũng là một biểu hiện tốt.
Doanh thu thuần 2002/2001 tăng 19,7%, năm 2003/2002 tăng 28,8% đây là một biều hiện tốt tạo điều kiện để tăng lợi nhuận. Tuy nhiên ta thấy chi phí ở đây là khá lớn ta cần phải xem xét vì sao chi phí lại lớn nh vậy và phải xem xét chi tiết là thuộc khoản mục nào để có hớng giải quyết nhằm cải thiện lợi nhuận của doanh nghiệp.
Hàng năm công ty nộp cho ngân sách nhà nớc một khoản đáng kể và tăng dần theo từng năm. Năm 2003 đạt 75tr.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Phú Thái.
Bộ máy quản lý của công ty đợc lập thành các phòng ban phù hợp với mô hình và đặc điểm kinh doanh của công ty .
Sơ đồ 9: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Phú Thái
Đứng đầu công ty là Hội Đồng Quản Trị , có chức năng nhiệm vụ quyết định chủ trơng ,chính sách ,nghành nghề kinh doanh chọn lựa cho ra đời sản phẩm mới của công ty ,bổ nhiệm bãi nhiệm Giám Đốc ,Kế toán trởng.
Giám đốc có chức năng nhiệm vụ trực tiếp điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng yêu cầu phát triển và bảo toàn vốn của công ty. Giám đốc xem xét bổ nhiệm trởng phòng,các tổ trởng , xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên bảo đảm hoạt động công ty một cách hiệu quả và phát triển về lâu dài. Giám đốc xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị và điều hành hoạt động của Công ty , ký kết hợp đồng kinh tế, văn bản giao dịch của cơ quan chức năng phù hợp với pháp luật hiện hành . Thực hiện chế độ chính sách và pháp luật nhà nớc.
Hỗ trợ Giám đốc có Phó giám đốc và Kế toán trởng, phó Giám đốc hoạt động theo sự chỉ đạo của Giám đốc, triển khai thực hiện các công việc đợc Giám đốc giao phó, trên cơ sở chủ trơng chính sách và kế hoạch đợc Hội Đồng Quản Trị thông qua ,Phó Giám đốc trực tiếp điều hành và đôn đốc tổ kĩ thuật hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao, tổ chức hoạt động của phòng kĩ thuật ,cùng Giám đốc điều hành trực tiếp tổ trởng, trởng phòng. Kế toán trởng có chức năng nhiệm vụ ,giúp Giám đốc lập các biểu mẫu báo cáo của Công ty, các định mức, định biên về lao động, kĩ thuật, chi phí, doanh thu …
Hội đồng quản trị Giám đốc Kho phú thuỵ Kho Đoàn thị Điểm Phòng kế toán Phòng IDS Phòng bán hàng Phòng hành chính, nhân sự Phó Giám đốc
Các phòng có chức năng nhiệm vụ giúp việc và chịu sự quản lý của Giám đốc, cung cấp thông tin thuộc chức năng ,lĩnh vực của mình tạo điều kiện cho ban lãnh đạo ra quyết định chỉ đạo kinh doanh kịp thời.
Từng phòng có chức năng và nhiệm vụ rõ ràng, nhng giữa các phòng đều có mối quan hệ mật thiết với nhau.
* Phòng kế toán tài chính: Có chức năng và nhiệm vụ sau:
+Tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+Thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính, quy định thống nhất cách ghi chép kế toán.
+Tổ chức định biên lao động, xây dựng thang bảng lơng cho toàn công ty.
+ Tham mu cho giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lợc kinh doanh, lập kế hoạch tài chính tín dụng, kế hoạch chi phí kinh doanh.
*Phòng hành chính, nhân sự Có chức năng và nhiệm vụ sau:
+ Lập kế hoạch chi tiêu, mua sắm thiết bị phục vụ công tác kinh doanh, định mức chi phí văn phòng phẩm trình Giám đốc.…
+ Đề nghị đề xuất lên ban Giám đốc việc tuyển chọn, đào tạo, mức lơng thởng, tiêu chuẩn cần thiết của nhân viên.
+ Tổ chức bộ máy hành chính nhân sự của công ty, soạn thảo trình giám đốc ký kết các hợp đồng lao động.
* Phòng IDS( Phòng kế toán bán hàng) : Có chức năng và nhiệm vụ sau:
+ Thực hiện nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá theo kế hoạch nhập và bán hàng của công ty. Theo dõi và báo cáo kịp thời cho Giám đốc về tình hình hàng hoá nhập kho.
+ Phối hợp với phòng kế toán hoàn thiện chứng từ xuất nhập theo quy chế xuất nhập hàng của công ty, chịu trách nhiệm về hàng hoá, chứng từ cho đến khi nhập kho và bàn giao chứng từ cho phòng kế toán.
+ Triển khai kế hoạch đặt hàng nhập khẩu, theo dõi lịch hàng về nhập kho, cập nhật vào mạng máy tính để báo kịp thời cho ban Giám đốc.
* Phòng bán hàng:
Có chức năng và nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức hoạt động kinh doanh bán hàng theo quy định của công ty +Quan hệ trực tiếp với khách hàng
+ Xây dựng kế hoạch tiêu thụ vàchịu trách nhiệm về kết quả bán hàng và thu hồi nợ cũng nh mọi phát sinh khác liên quan đến bán hàng
* Các kho
Là nơi bảo quản hàng hoá mà công ty đã mua về và cũng là nơi các nhân viên bán hàng đến lấy hàng để giao cho khách hàng.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty TNHH-Phú Thái.2.13.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 2.13.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán ở công ty Phú Thái đợc tổ chức theo hình thức tập trung.Mọi công việc kế toán đều đợc thực hiện ở phòng kế toán ( Chịu sự kiểm soát của kế toán trởng).Không tổ chức ở các bộ phận kế toán riêng mà chỉ phân công công việc cho kế toán viên tạo điều kiện kiểm tra, kiểm soát, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty.
Sơ đồ 10 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Phú Thái
Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trởng. Kế toán trởng có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính kế toán của công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính,tham mu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lợc kinh doanh, lập kế hoạch tài chính tín dụng, kế hoạch chi phí kinh doanh, giải quyết quan hệ về tài chính, tín dụng với các đơn vị có liên quan, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc.
- Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, tình hình bán hàng, tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi phần tiền lơng, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định,tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp và tính giá thành sản phẩm.
Kế toán trưởng
Kế toán hàng
hoá,thuế Thanh toánKế toán
Kế toán công nợ,thanh toán khuyến mại
Kế toán tổng hợp
- Kế toán công nợ,thanh toán khuyến mại: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ và cung cấp thông tin về tình hình công nợ của công ty một cách nhanh chóng và chính xác đồng thời làm nhiệm vụ thanh toán các chơng trình khuyến mại của công ty