1. Thực trạng cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty
Sản phẩm du lịch có tính chất tổng hợp, do đó đói với một công ty lữ hành cơ sở vật chất kỹ thuật tạo nên các dịch vụ này bao gồm nhiều lĩnh vực như cơ sở lưu trú, phương tiện vận chuyển, trang thiết bị cho các phòng ban,...
• Về cơ sở lưu trú và nhà hàng
- Công ty có hệ thống các khách sạn và khu du lịch bố trí dàn trải trên phạm vị thành phố Đà Nẵng với những cấp hạng sao và mức giá khác nhau
Chương trình du lịch Nghiê n cứu thị Hoạt động cổ động Xúc tiến bán hàng
- Hệ thống các cơ sở lưu trú và nhà hàng này vừa phục vụ cho thị trường khách lưu trú của tổng công ty vừa phục vụ và hỗ trợ cho hoạt động lữ hành của Công ty chủ động hơn trong việc bố trí phòng cho khách du lịch.
Song công ty không thể quên vấn đề cải tạo, nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty để đáp ứng cho thị trường du lịch với những đòi hỏi và yêu cầu về chất lượng ngày càng cao.
• Về phương tiện vận chuyển:
Hiện nay, Vitours Đà Nẵng có một xí nghiệp vận chuyển tại 17 Nguyễn Thiện Thuật – Đà Nẵng với gần 50 đầu xe, trong đó xe công ty tự mua chiếm khoảng 40 %, những xe còn lại là của các tư nhân hợp tác kinh doanh doanh với xí nghiệp hay gửi cho xí nghiệp kinh doanh.
Hầu hết xe ở đây có mẫu mã mới, chất lượng đảm bảo, đa dạng về chủng loại từ 4 chỗ đến 45 chỗ, trong đó chủ yếu là xe có chỗ ngồi từ 30 – 45. Xí nghiệp vận chuyển đã và đang hỗ trợ cho hoạt độngkinh doanh lữ hành của công ty và tổ chức hoạt động cho thuê phương tiện vận chuyển để tăng thêm nguồn thu. Xí nghiệp cũng thường xuyên kiểm tra, sửa chữa, nâng cấp các phương tiện vận chuyển nhằm đảm bảo yếu tố an toàn trong khi vận chuyển cho khách hàng.
• Trang thiết bị trong văn phòng:
Công ty trang bị cho các phòng ban làm việc, xí nghiệp, các cơ sở lưu trú các trang thiết bị hỗ trợ cho công việc đầy đủ như hệ thống máy vi tính, máy điện thoại, máy fax, máy photo, điều hòa... đáp ứng tốt nhất cho yêu cầu làm việc của nhân viên cũng như phục vụ cho công tác quản lý hay khai thác khách.
Những nhân tố trên tạo điều kiện cho công ty phát triển hoạt động kinh doanh của mình, đặc biệt là hoạt động lữ hành, đáp ứng những yêu cầu cần thiết và giúp công ty chủ động trong việc kết hợp các dịch vụ riêng lẻ của từng mảng kinh doanh thành một chương trình du lịch trọn gói hoàn chỉnh phục vụ cho khách du lịch.
2. Các mối quan hệ giữa bộ phận lữ hành với các bộ phận khác trong công ty và trong ngành công ty và trong ngành
a. Mối quan hệ giữa bộ phận lữ hành với các bộ phận khác trong công ty ty
• Mối quan hệ giữa bộ phận lữ hành và khối kinh doanh khách sạn, nhà hàng
Như đã nói ở trên, bộ phận lữ hành và khối kinh doanh dịch vụ lưu trú, dịch vụ ăn uống trực thuộc công ty luôn có mối quan hệ, hỗ trợ lẫn nhau trong hoạt động kinh doanh. Hệ thống khách sạn, khu du lịch giúp lữ hành chủ động trong hoạt động đặt
phòng và bố trí phòng cho khách du lịch. Lữ hành đem về cho các khách sạn, khu du lịch của công ty một lượng khách lưu trú khá ổn định qua các năm.
Tuy nhiên, đây vẫn là hai khối kinh doanh tương đối độc lập trong cùng một công ty. Do đó vẫn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, thủ tục trong giao dịch giữa hai bên tương tự như việc giao dịch giữa bộ phận lữ hành của công ty với các khách sạn, nhà hàng nằm ngoài công ty.
• Mối quan hệ giữa bộ phận lữ hành và xí nghiệp vận chuyển
Nếu không có phương tiện vận chuyển thì lữ hành không thể tổ chức thực hiện các chương trình du lịch vì các điểm du lịch và khách sạn lưu trú đều không thể di chuyển theo khách mà cố định tại nhiều nơi. Phương tiện vận chuyển giúp cho lữ hành taọ sự liên kết giữa khách du lịch với các địa điểm này.
Xí nghiệp vận chuyển luôn sẵn sàng phục vụ cho khách du lịch khi có yêu cầu từ phía bộ phận lữ hành. Việc giao dịch, liên hệ giữa hai bên thường thông qua điện thoại nên rất nhanh chóng và thuận tiện.
• Mối quan hệ giữa bộ phận lữ hành và các bộ phận khác trong công ty
Đây là mối quan hệ giữa bộ phận lữ hành với các phòng Tổ chức – Hành chính, phòng Kế toán – Tài chính, Đại lý vé máy bay và các phòng ban quản lý khác.
Giữa lữ hành và phòng Tổ chức – Hành chính có mối quan hệ trong công tác quản lý nguồn nhân sự. Phòng này còn giúp cho lữ hành trong mối quan hệ với chính quyền và cư dân địa phương nơi công ty đặt trụ sở hoạt động.
Riêng phòng Kế toán – Tài chính có mối quan hệ khăng khít với bộ phận lữ hành vì đây là nơi thanh quyết toán mọi chi tiêu hợp lý của hoạt động kinh doanh lữ hành thông qua các giấy tờ và các biên lai, biên nhận, phiếu thu do phòng thị trường tổng hợp sau các chuyến du lịch và chuyển lên bộ phận này để thanh quyết toán cho các đối tác, các nhà cung ứng hay một số hoạt động khác trong công ty có liên quan đến lữ hành.
b. Mối quan hệ giữa công ty và các đối tác trong lĩnh vực kinh doanh lữ hành hành
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, Vitours Đà Nẵng đã tạo được mối quan hệ với nhiều đối tác trong và ngoài nước. Các mối quan hệ này giúp cho hoạt động lữ hành của công ty ngày càng phát triển.
Mối quan hệ với các nhà cung ứng dịch vụ lưu trú, ăn uống, vận chuyển giúp công ty linh động hơn trong việc đặt và sắp xếp phòng cho khách du lịch. Hệ thống khách sạn, nhà hàng của công ty chỉ đáp ứng một phần nào đó nhu cầu của bộ phận lữ hành và chỉ có thể phục vụ cho khách ở tại Đà Nẵng, còn những tỉnh, thành phố
dạng, để đáp ứng tốt nhất cho những đòi hỏi từ phía khách du lịch, công ty phải thiết lập mối quan hệ và hợp tác với nhiều khách sạn, nhà hàng, khu du lịch khác tại Đà Nẵng.
Mối quan hệ giữa bộ phận lữ hành với các đơn vị kinh doanh dịch vụ lưu trú ở nhiều nơi trong và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu vận chuyển khách du lịch trong suốt tuyến hành trình. Đặc biệt, hiện nay tại khu vực miền Trung, Vitours là đại lý vé duy nhất của hãng hàng không giá rẻ Tiger Airway Singapo. Vì thế các chương trình du lịch của Vitours Đà Nẵng cho đối tượng khách Outbound đa dạng về mức giá, có thể phục vụ cho các đối tượng khách có mức thu nhập trung bình khá. Giá tour của một số chương trình sử dụng hãng hàng không này tương đối thấp, thật sự hấp dẫn và thu hút khách tham gia. Ngoài ra Vitours Đà Nẵng cũng có mối quan hệ tốt với các hãng hàng không của nhiều nước đang có đường bay tại Đà Nẵng, Hà Nội và Hồ Chí Minh. Đây là một yếu tố thuận lợi trong khai thác và thu hút khách du lịch quốc tế, tạo ra nguồn thu ngoại tệ cho công ty và cũng là một ưu điểm của công ty so với các công ty lữ hành khác trong khu vực Miền Trung.
Vào mùa cao điểm, cầu vượt quá cung, nhờ có quan hệ tốt với các khách sạn, các đơn vị kinh doanh vận chuyển, Vitours Đà Nẵng đã đáp ứng tốt nhu cầu du lịch của khách và linh động trong việc sắp xếp các dịch vụ có trong chương trình du lịch.
Không chỉ thế, công ty còn tạo mối quan hệ, hợp tác với các công ty lữ hành trong nước và một số hãng lữ hành gửi khách ở nước ngoài trong việc khai thác khách, đặc biệt là khách quốc đi du lịch Việt Nam và tổ chức cho khách du lịch là người Việt Nam đi du lịch nước ngoài. Công ty cũng thường xuyên tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với các công ty lữ hành khác trong và ngoài nước thông qua các lần tham gia hội chợ, hội nghị, hội thảo về du lịch được tổ chức trong và ngoài nước. Song công ty phải luôn quan tâm đến việc giữ vững và phát triển các mối quan hệ này ngày một tốt hơn.
Ngoài ra công ty cũng nên thiết lập mối quan hệ, tìm kiếm đối tác tại các nước có nguồn khách du lịch lớn và các nước khác trong khối ASIAN để có thể thu hút thêm khách hàng mới và đưa ra thị trường những chương trình du lịch mới thật sự hấp dẫn.
3. Quy trình tổ chức phục vụ khách du lịch hiện tại của công ty
Sau khi thỏa thuận và ký kết hợp đồng với khánh hàng, các nhân viên điều hành tại bộ phận lữ hành tiến hành các công tác chuẩn bị trước khi tổ chức chuyến đi như đặt xe (vé máy bay, tàu, thuyền...), đặt phòng, lên lịch trình cụ thể, chuẩn bị bảng đón tiếp, thông báo và cung cấp cho hướng dẫn viên (ký hợp đồng với hướng dẫn viên tự do – nếu có) những thông tin về chương trình du lịch, lịch trình cụ thể và các thông tin về đoàn khách. Tất cả mọi liên lạc đều qua điện thoại, việc đặt phòng và các
phương tiện vận chuyển thông thường bằng máy fax, chỉ có hướng dẫn viên là người trực tiếp gặp nhân viên điều hành.
Công tác đón tiếp khách tại các sân bay hay các điểm hẹn đã quy định trước đó đa số do hướng dẫn viên trực tiếp đón tiếp, một số trường hợp đoàn khách quan trọng mới do nhân viên điều hành và những người quản lý cấp cao hơn ra đón tiếp.
Từ đây công việc tổ chức phục vụ khách du lịch chủ yếu là nhiệm vụ của hướng dẫn viên trong suốt một chuyến hành trình. Tuy nhiên nhân viên điều hành vẫn thường xuyên liên lạc với hướng dẫn viên bằng điện thoại. Những thông tin, báo cáo của hướng dẫn viên trong quá trình thực hiện chượng trình du lịch cũng như các thông tin phản hồi từ bộ phận lữ hành đều thông qua điện thoại nên có thể xử lý kịp thời các tình huống xấu xảy ra và kiểm soát hoạt động của hướng dẫn viên để chất lượng phục vụ được đảm bảo.
KHÁCH HÀNG VITOURS Hợp đồng Đặt dịch vụ HDV và Lái xe thực hiện Tours Trã khách, kết thúc tours, báo cáo tours
Hướng dẫn quyết
Qua quá trình thăm dò đánh giá của du khách về quy trình phục vụ của công ty, ta thấy rõ một số điểm yếu kém của quy trình phục vụ khách như chưa định chuẩn được khung quy trình phục vụ, quy trình này có thể do một nhân viên thực hiện hoặc do các bộ phận như sale, phòng điều hành, lái xe và HDV kết hợp nhau để thực hiện chương trình dẫn đến việc khó kiểm soát được chất lượng của quy trình và thiếu có sự chuyên môn hóa. Bên cạnh đó công tác phục vụ của HDV và đội ngũ lái xe cũng còn nhiều hạn chế ảnh hưởng đến quy trình tổ chức phục vu của du khách
- Chưa hiểu rõ về du khách
- Hạn chế về mặt kiến thức lịch sử, di sản văn hóa của HDV - Thiếu sự thân thiện hòa đồng giữa lái xe và khách
- Kỹ năng giao tiếp với du khách của lái xe còn yếu