II. Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty vật t và thiết bị toàn bộ.
1. Những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện
Trên cơ sở thực tế đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại Công ty, em xin đa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế và hoàn thiện thêm công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Vật t và Thiết bị toàn bộ.
Thứ nhất: Công ty nên xem xét mở thêm sổ kế toán để hoàn thiện hệ thống sổ kế toán.
Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán này là tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng rẽ là “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản”. Tuy nhiên, Công ty lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc vào cuối tháng, theo từng tài khoản, từ đó ghi vào sổ cái mà không lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Căn cứ để ghi phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc là các báo cáo chi tiết, các sổ chi tiết, chứ không phải là chứng từ gốc. Phiếu này đợc lập vào cuối tháng nên đôi khi có tình trạng dồn toa công việc. Công ty nên lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ ghi sổ với định kỳ ngắn hơn, lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ – loại sổ tổng hợp theo thời gian để quản lý chặt chẽ các phiếu ghi sổ, tránh thất lạc , bỏ sót không ghi sổ, đồng thời sử dụng số liệu của sổ để đối chiếu với số liệu của bảng cân đối số phát sinh và làm hoàn thiện hệ thống sổ kế toán.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có mẫu nh sau:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm: . . . Chứng từ ghi sổ Số Ngày Số tiền Chứng từ ghi sổ Số Ngày Số tiền Cộng Cộng tháng luỹ kế từ đầu tháng Khổng Thị Mây - 34D3 66
Ngời ghi biểu Kế toán trởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Thứ hai: Do đặc điểm các mặt hàng kinh doanh của Công ty rấtphức tạp và đa dạng nên kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hóa cần có hệ thống sổ
Sổ chi tiết bán hàng Lô hàng:
Chứng từ Số Ngày
Diễn giải Ngày xuất hàng
Số l-
ợng đơn giá Thành tiền thanh Ngày toán
Ghi chú
Ngời ghi biểu Kế toán trởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Cơ sở để ghi vào sổ chi tiết bán hàng theo lô hàng là các hóa đơn kiêm phiếu xuất kho và các hóa đơn thanh toán.
Ngoài ra, sổ chi tiết doanh thu bán hàng cho từng mặt hàng cần đợc mở theo mẫu sau:
Sổ chi tiết tk 511 Tháng . . ./. . . Mặt hàng Ngày Chứng từ
Số Ngày
Diễn giải Số lợng Đơn giá Nợ Có
Ngời ghi biểu Kế toán trởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Thứ ba: Việc tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý bán hàng.
Chi phí bán hàng là một trong những yếu tố để tính toán kết quả bán hàng. Tính toán chính xác chi phí bán hàng cho hàng bán ra trong kỳ là một trong những yêu cầu quan trọng để tính toán chính xác kết quả bán hàng.
Từ những chứng từ chi phí liên quan đến cả hàng tiêu thụ trong nớc và hàng xuất khẩu (Nhận xuất khẩu uỷ thác hoặc xu hớng sẽ xuất khẩu trực tiếp
của Công ty trong thời gian tới), kế toán tập hợp trên các sổ chi tiết của chi phí bán hàng theo từng nội dung chi phí cuối kỳ (cuối tháng, cuối quý, cuối năm), trên cơ sở các sổ chi tiết này, kế toán tập hợp theo mẫu sổ sau:
Sổ tổng hợp và phân bổ chi phí bán hàng Quý. . . Năm . . .
Chỉ tiêu Nội dụng chi phí
Chi phí
nhân viên vật liệu Chi phí Công cụ dụng cụ Cộng 1.Chi phí còn đầu kỳ
2. Chi phí phát sinh trong kỳ
3.Chi phí phân bổ cho hàng còn lại 4. Chi phí phân bổ cho hàng bán ra
Ngời ghi biểu Kế toán trởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Chi phí bán hàng liên quan trực tiếp tới hàng trong nớc (chủ yếu là hàng nhập khẩu) và đối với hàng xuất khẩu đợc chi tiết riêng. Đối với chi phí chung cần đợc phân bổ cho hàng còn lại và hàng bán ra ở các khoản nh chi phí dự trữ,
bảo quản hàng hóa, còn các khoản chi phí khác tập trung đợc bao nhiêu phân bổ hết cho hàng bán ra bấy nhiêu và phân bổ các chi phí này cho hàng đã bán theo công thức:
Thứ t : Công ty cần xây dựng hệ thống danh điểm hàng hóa thống nhất toàn Công ty. Để đảm bảo quản lý hàng hóa đợc chặt chẽ thống nhất, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu đợc dễ dàng và dễ phát hiện khi có sai sót giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện cho việc áp dụng tin học vào công tác kế toán, . . . Công ty cần phải xây dựng một mẫu danh điểm thống nhât trong toàn Công ty. Danh điểm hàng hóa gắn liền với chủng loại , quy cách, kích cỡ của hàng hóa. Khi nhìn vào danh điểm của một loại hàng hóa nào đó có thể nêu tên cũng nh đặc điểm chính của hàng hóa đó. Việc lập danh điểm nh sau:
Bảng :Quy cách đánh danh điểm hàng hóa Phòng kế toán lập sổ danh điểm hàng hóa
Hệ thống danh điểm này đợc dùng thống nhất trong toàn công ty. Tuy thời gian đầu sử dụng, do bao quát khá nhiều các thông số kỹ thuật sẽ gây ra một số khó khăn, nhất là với bộ phận kế toán, nhng vềlâu dài nó sẽ phát huy đợc hiệu quả vì tạo đợc sự thống nhất dễ mở rộng danh điểm, dễ kiểm tra đối chiếu với tên, chủng loại, quy cách hàng hóa, nhất là khi tin học đang xâm nhập vào
Khổng Thị Mây - 34D3 70 Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng còn đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng nhập trong kỳ x Trị giá vốn của hàng bán ra trong kỳ Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng phát sinh trong kỳ =
lĩnh vực kế toán ngày càng sâu thì quản lý hàng hóa trên cơ sở danh điểm sẽ thuận tiện, hợp lý hơn.
Thứ năm: Công ty nên từng bớc thực hiện kế toán bán hàng trên máy vi tính.
Trong những năm gần đây ngành khoa học kỹ thuật phát triển rất mạnh, nhanh đặc biệt là máy vi tính. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu của việc xử lý thông tin một cách nhanh nhạy, có những quyết định kịp thời, phù hợp, nhiều doanh nghiệp đã nhận thấy u điểm và hiệu quả của việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Ngày nay, khi công nghệ máy vi tính phát triển nh vũ bão, đặc biệt là ứng dụng của máy vi tính vào hầu hết các công việc đều rât hiệu quả, vì vậy Công ty nên thực hiện công tác kế toán trên máy. Muốn làm đợc điều này thì việc tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu sâu sắc về kế toán và sử dụng thành thạo máy vi tính cũng là vấn đề cần đợc quan tâm. Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán cần đợc sắp xếp lại cho phù hợp với nội dung công việc và khả năng , trình độ của cán bộ kế toán. Dần từng bớc tổ chức lại hệ thống chứng từ, hệ thống sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết có kết cấu đơn giản. Trên cơ sở ứng dụng máy vi tính sẽ đẩy nhanh tiến độ của công tác kế toán, giảm bớt khối lợng công việc ghi chép, số lợng sổ sách, giảm bớt những công đoạn không cần thiết để phát huy hết khả năng, năng lực của nhân viên kế toán tránh ùn tắc công tác hạch toán kế toán nhằm khai thác số liệu một cách nhanh nhất và có hiệu quả nhất.
Ngoài ra, khi nhận hàng hóa để xuất khẩu uỷ thác, công ty nên dùng tài khoản ngoài bảng 003 để theo dõi. Bởi vì, với tài khoản này, tạo cho việc theo dõi và quản lý đơn giản hơn so với việc dùng tài khoản 1561B (dễ nhầm lẫn và gây phức tạp cho tài khoản này )
1. Hiệu quả của những ý kiến đề xuất
Trên cơ sở kết hợp giữa lý luận và thực tế công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Vật t và Thiết bị toàn bộ và với vốn kiến thức nhỏ của mình em đã nêu lên một số giải pháp, kiến nghị không nằm ngoài mục đích là hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty. Những kiến nghị nêu trên là có khả năng thực hiện trong thực tế công tác kế toán ở đơn vị bởi vì: xuất phát từ yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh ở công ty cần phân loại hoạt động kinh doanh, chi phí và thu nhập theo từng hoạt động để giám sát việc thực hiện kế hoạch kinh doanh. Đồng thời, cùng với hình thức kế toán của Công ty và phục vụ việc quản lý, thực hiện công tác kế toán quản trị phức tạp thì việc ứng dụng tin học vào làm kế toán là rất cần thiết. Nó sẽ tạo ra khả năng giảm bớt đợc công việc của kế toán, đảm bảo tính chính xác, kịp thời của thông tin cũng nh hoàn thành đợc báo cáo kế toán theo đúng quy định.
Xuất phát từ tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán ở Công ty, cán bộ kế toán đều có trình độ và kinh nghiệm trong công tác kế toán, công việc đợc phân công rõ ràng đồng thời có mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán với nhau, do đó nếu áp dụng thì những kiến nghị trên sẽ thực hiện đợc và đem lại hiệu quả trong công việc.
Kết luận
Hàng hóa rất có vị trí quan trọng trong các doanh nghiệp thơng mại với l- ợng vốn dự trữ hàng hóa chiếm khoảng 80% - 90% trong tổng lợng vốn lu động của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn kinh doanh có hiệu quả, khẳng định đợc vị trí của mình trên thị trờng cũng nh giữ vững chữ tín đối với khách hàng, đạt đợc mục tiêu cuối cùng của mình là lợi nhuận thì doanh nghiệp đó phải bán đợc hàng. Đó là điều rât quan trọng có tính quyết định đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức bộ phận kế toán bán hàng cũng góp phần không nhỏ làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Hơn bao giờ hết, trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trờng thì bán hàng vừa là điều kiện cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, vừa là phơng tiện để doanh nghiệp đạt đợc mục đích kinh doanh của mình. Do đó, việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là hết sức cần thiết. Nó giúp cho kế toán phát huy hết vai trò của mình trong việc phản ánh, giám sát một cách chặt chẽ toàn diện về tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp ở mọi khâu trong quá trình tiêu thụ nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định chỉ đạo kinh doanh của ban lãnh đạo.
Là một sinh viên chuyên ngành kế toán, qua thời gian thực tập tốt nghiệp tại phòng kế toán của Công ty Vật t và Thiết bị toàn bộ, em nhận thấy công tác kế toán bán hàng có những điểm mạnh nhng cũng có những điểm cha hoàn thiện. Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài này để làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình và mạnh dạn đa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty.
Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu và khả năng trình độ kiến thức có hạn, trong luận văn này mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề cơ bản về cơ sở lý luận của công tác bán hàng nói chung, thực trạng tại Công ty Vật t và Thiết bị toàn bộ nói riêng. Từ cơ sở lý luận góp phần làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong công tác kế toán bán hàng. Các ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng là quá trình nghiên cứu đợc trình bày trên cơ sở lý luận cơ bản và đợc vận dụng vào thực tế công ty. ý kiến này chỉ là những kiến nghị đề xuất nhng em rất mong công ty xem xét và tiến tới thực hiện.
Bài viết của em chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót, em rất mong nhận đợc sự hớng dẫn chỉ bảo của các thầy cô giáo mà đặc biệt là thầy giáo: PGS.TS
Trần Thế Dũng để luận văn của em đợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo: PGS.TS Trần Thế Dũng và các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán; các phòng ban lãnh đạo ; phòng Tài chính - Kế toán của Công ty Vật t và Thiết bị toàn bộ đã giúp đỡ và tạo điều kiện để em hoàn thành luận văn tốt nghiệp.
Hà nội, ngày 15 tháng 05 năm 2002 Sinh viên
Khổng Thị Mây