VII. Các hình thức sổ kế toán
1. Quy trình hình thành và phát triển của Công ty
1.6. Cơ cấu tổ chức công tác kế toán
1.6.1. Tình hình tổ chức công tác kế toán ở công ty.
Bộ máy kế toán của công ty hình thành và phát triển cùng với sự ra đời và phát triển của công ty. Đồng thời đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty cũng nh trình độ của nhân viên kế toán. Theo mô hình này, phòng kế toán có chức năng giúp giám đốc công ty chỉ đạo thống kê, thu thập và sử lý thông tin kinh tế thực hiện hạch toán kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp.Từ đó kiểm tra đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tình hình và hiệu quả sử dụng vốn nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
-Phòng tài chính kế toán của công ty có nhiệm vụ sau:
Phòng tài chính kế toán có chức năng tổ chức bộ máy kế toán thống kê ghi chép, tính toán, phản ánh tình hình tăng giảm tài sản-nguồn vốn và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh một cách chính xác và trung thực.
Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức và phản ánh kịp thời, chính xác kiểm kê vật t hành hoá, tài sản định kỳ cũng nh chuẩn bị đầy đủ thủ tục và tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, h hỏng và đề ra các biện pháp xử lý.
Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách, nộp tổng công ty, để lại công ty các quỹ.
Bên cạnh đó, phòng phải tổ chức bảo quản, lu giũ các tài liệu kế toán thống kê, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán thuộc bí mật công ty và nhà nớc.
-Cuối cùng phòng có nhiệm vụ tổ chức phổ biến hớng dẫn thi hành kịp thời các chế độ , thể lệ tài chính kế toán , thống kê của nhà nớc và của cấp trên xuống cấp dới. Xuất phát từ yêu cầu tổ chức cũng nh yêu cầu đặt ra thì số lợng nhân viên kế toán của phòng gồm 7 ngời mỗi ngời phụ trách một khâu với các nhiệm vụ sau:
Kế toán trởng: Đồng thời là trởng phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giũa các nội dung của công tác kế toán nhằm đẩm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình kế toán. Ngoài ra kế toán trởng còn có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra công tác kế toán của các nhân viên kế toán.
Thủ quĩ: Là tay hòm chìa khoá của công ty, có nhiệm vụ cất giữ tiền mặt tại chỗ của công ty, thu và chi tiền khi có chứng từ đầy đủ của kế toán thanh toán đa sang, đảm bảo thu đúng thu đủ, chi đúng theo lệnh chi và kiểm tra kiểm soát tiền mặt. Cuối ngày báo cáo tồn quỹ với kế toán trởng và đối chiếu thu, chi tồn quỹ với kế toán thanh toán tiền mặt.
Kế toán thanh toán:Có nhiệm vụ theo dõi các giao dịch của công ty với các nhà cung cấp và khách hàng.
Kế toán vật t: Có nhiệm vụ tính chính xác giá trị nguyên vật liệu nhập – xuất trong kho nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho kế toán thanh toán và kế toán tập hợp chi phí. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất đợc giao các phân xởng lập 4 phiếu lĩnh vật t cho các loại sản phẩm kiểm tra và ký phiếu lĩnh vật t sau đó phân xởng xuống kho lĩnh hàng và vào thẻ kho theo từng loại vật t.
Hàng tuần kế toán nguyên vật liệu xuống kho nhận chứng từ, kiểm tra và căn cứ vào thẻ kho căn cứ vào phiếu xuất vật t kế toán tập hợp theo đối tợng sử dụng, chuyển số liệu này cho kế toán tổng hợp vật liệu làm báo cáo quí vào bảng kê số 3 tính giá vật liệu và bảng phân bổ vật liệu.
Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ ghi chép và phản ánh tổng hợp số liệu và tình hình tăng hay giảm TSCĐ, tình hình trích khấu hao cho các đối tợng.
Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Kế toán tổng hợp: Đồng thời cũng là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, tiêu thụ sản phẩm có nhiệm vụ tập hợp các số liệu do các nhân viên khác cung cấp . Căn cứ để lập các sổ kế toán tổnh hợp và tổng hợp các số liệu để lập báo cáo kế toán. Đồng thời hàng quý phải thực hiện hạch toán chi tiết và tâph hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Nhìn chung các kế toán có nhiệm vụ riêng biệt song luôn có sự phối hợp chặt chẽ trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình nhằm hoàn thiện tốt nhất nhiệm vụ của phòng kế toán, tổ chức bộ máy kế toán của công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau.
Cơ cấu tổ chức phòng Kế toán Tài chính công ty chế tạo bơm Hải D– ơng
Phòng kế toán tài chính bao gồm 9 ngời đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Phòng có một kế toán trởng kiêm trởng phòng tài vụ chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán tài chính, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kế toán của công ty. Dới sự chỉ đạo có 8 nhân viên kế toán:
Kế toán trởng Phó phòng kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí, tínhgiá thành và tiêu thụ sản phẩm Kế toán tài sản cố định. Kế toán công cụ dụng cụ Kế toán nguyên vật liệu Kế toán các nguồn vốn và quỹ của Công ty Kế toán thanh toán công nợ Thủ quỹ
-Một phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp CF, tính giá thành và tiêu thụ sản phẩm.
-Một kế toán TSCĐ, CCDC. -Hai kế toán NVL.
-Một kế toán CCDC.
-Một kế toán các nguồn vốn và quỹ công ty. -Một kế toán thanh toán vốn bằng tiền, công nợ. -Một thủ quỹ.
Các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán có nhiệm vụ thực hiện những công việc kế toán thuộc phần riêng của mình. Riêng phó phòng kế toán còn phải tổng hợp các bộ phận để lập các báo cáo kế toán vào cuối kỳ hạch toán.
Để phù hợp với điều kiện sản xuất, tổ chức quản lý và chuyên môn của nhân viên kế toán. Hiện nay công ty chế tạo bơm Hải Dơng đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ nên đã kết hợp đợc việc ghi sổ theo thời gian và ghi sổ theo hệ thống, kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Bộ máy kế toán tổ chức theo hình tập trung đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán. Việc kiểm tra xử lý các thông tin ké toán đợc tiến hành kịp thời, chặt chẽ, tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí hạch toán và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán và chứng từ kế toán công ty thực hiện đúng theo chế độ kế toán mới qui định.
Ghi sổ theo hình thức nhật ký-chứng từ đợc khái quát theo sơ đồ sau.
Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chung.
Giải thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra