sản-MINEXPORT(XNKKS)
1.3- Chức năng ,nhiệm vụ của công tyXNKKS:
Chức năng: Công ty XNKKS có chức năng XNK.Mặt hàng kinh doanh và phạm vi hoạt động của công ty tuântheo điều lệ đã đợc bộ Thơng Mại duyệt.
Nhiệm vụ : Mục đích hoạt động của công ty là thông qua hoạt động XNK(trực tiếp đẩy mạnh sản xuất hàng hoá),kinh doanh Thơng Mại ,hợp tác đầu t, liên doanh ,liên
kết với các thành phần kinh tế trong và ngoài nớc theo luật pháp Việt Nam để phát triển hàng hoá nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội, tạo nguồn hàng xuất khẩu góp phần phát triển nền kinh tế quốc gia.
Công ty có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch dài hạn ,ngắn hạn về kinh doanh xuất nhập khẩu.. theo đúng luật pháp hiện hành của nhà nớc và h- ớng dẫn của bộ Thơng Mại.Ngoài ra công ty còn có nhiệm vụ xây dựng các phơng án kinh doanh theo kế hoạch và mục tiêu chiêns lợc của công ty.Trong những năm gần đay nhờ sự năng động và thích ứng nhanh chóng với cơ chế thị trờng ,công ty MINEXPORT đã đứng vững và ngày càng phát triển nâng cao hiệu quả kinh doanh
1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty:
Công ty Xuất nhập khẩu Khoáng sản là Doanh nghiệp nhà nớc có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản và có con dấu riêng . Bộ máy quản lý của mỗi loại hình đơn vị thờng không giống nhau . Tuỳ thuộc đó là đơn vị sản xuất hay Thơng mại, đơn vị hoạt động có qui mô lớn hay nhỏ mà cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty có thể là tập trung, phân tán hay hỗn hợp .
Với đặc điểm là đơn vị Thơng mại, hoạt động với qui mô lớn, công ty XNK Khoáng sản tổ chức bộ máy theo hình thức tập trung
*Công ty có: 120 nhân viên
Sơ đồ khái quát mô hình bộ máy tổ chức quản lý công ty XNKKS
* Chức năng ,nhiệm vụ của bộ máy quản lý: - Ban Giám Đốc : gồm 3 ngời
+ Giám đốc : là ngời đứng đầu công ty do bộ Thơng nghiệp bổ nhiệm có nhiệm vụ tổ chức ,điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trởng và chịu trách nhiệm toàn diện bộ và công nhân viên.
+ Giúp việc trực tiếp cho Giám đốc là 2 Phó giám đốc: Một phó giám đốc ở Hồ Chí Minh
Ban GĐ
Khối XNK Khối QL Chi
nhánhXBDD Các phòng XNK 1-6 Cửa hàng Phòng kế hoạch Phòng KT-VT nhánh Chi HCM Đại diện Hải Phòng Phòng TC-HC Phòng TT Phòng vận tải
Một phó giám đốc ở Hà Nội: do Giám đốc đề nghị và đợc bộ Thơng Nghiệp bổ nhiệm có trách nhiệm trớc Giám đốc về các hoạt động kinh doanh của công ty, đợc uỷ quyền của Giám đốc để ký kết các hợp đồng XNK, uỷ thác với các đối tác trong n- ớc và nớc ngoài.
- Khối XNK :
Tổ chức hoạt động kinh doanh theo phơng án đợc phê duyệt .Đề xuát ,xây dựng phơng án kinh doanh XNK những ngành hàng đợc Giám đốc phân công .Tham mu cho Giám đốc về thị trờng ,giá cả ,xu hớng phát triể của ngành đối với thị trờng trong nớc và nớc ngoài, lập phơng án kinh doanh trình Giám đốc.
- Các phòng quản lý:
+ Phòng kế hoạch :Hàng năm có nhiệm vụ phối hợp các phòng kinh doanh XNK và đối ngoại để xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng phòng kinh doanh XNK và tổng hợp kế hoạch chung của công ty để trình bộ Thơng Mại duyệt.Phối hợp với phòng kế toán- tài vụ và các phòng kinh doanh XNK tham mu cho Giám đốc chỉ đạo các phòng thực hiện hoặc điều chỉnh kế hoạch và xây dựng cơ chế quản lý chung của công ty.
+ Phòng kế toán- tài vụ: quản lý vốn ,đảm bảo đủ vốn cho các phòng kinh doanh ,quản lý thu chi theo đúng chế độ của nhà nớc ,tham mu cho Giám đốc các phơng thức sử dụng vốn có hiệu quả và tạo điều kiện hỗ chợ cho các phòng kinh doanh hoạt động có hiệu quả.
+Phòng vận tải:
Chịu trách nhiệm giao nhận hàng hoá,xuất khẩu ,nhập khẩu quản lý hàng hoá trong kho.
+Phòng thị trờng: Phản ánh sự biến động của giá cả thị trờng một cáh chính xác kịp thời giúp cho công ty nắm bắt đợc thời điểm kinh doanh thích hợp ,đẩy mạnh hiệu quả hoạt động kinh doanh .
+ Phòng tổ chức hành chính quản trị: đề xuất xây dựng phơng án tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với điều kiện ,yêu cầu quản lý của công ty.Quản lý hồ sơ trong sự
giải quyết các thủ tục về tuyển dụng ,nghỉ hu .Thực hiện các chế độ chính sách với ngời lao động,quản lý sử dụng con dấu theo đúng yêu cầu.
-Chi nhánh và banđại diện:
+ Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh : Chịu sự điều hành của ban Giám đốc và tiến hành hạch toán kinh tế phụ thuộc .Hoạt động theo sự phân cấo quản lý của công ty và hình thức kế toán áp dụng là hình thức báo sổ.
+Đại diện ban giao nhận Hải Phòng: Chủ yếu làm giao nhận hàng tại Cảng Hải Phòng và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc. Nhìn chung công ty MINEXPORT xây dựng bộ máy quản lý chặt chẽ nh vậy ổn định hoạt động kinh doanh ngay từ khi thành lập và bớc đầu có những hiệu quả đáng kể góp phần tăng trởng kinh tế đất nớc.
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty XNK Khoáng sản phù hợp với nền kinh tế đổi mới của nớc ta . Có thể nói, đó chính là một trong những yếu tố quan trọng nhất tác động tới sự thành công của công ty ở hiện tại và tơng lai.
1.5.Tổ chức bộ máy kế toán công tyXNKKS:
Với cơ chế thị trờng hiện nay thì thông tin mới ,cập nhập rất cần thiết cho chủ doanh nghiệp.Để cung cấp thông tin kinh tế một cách đầy đủ kịp thời,chính xác ,hữu ích cho các đối tợng sử dụng thông tin đồng thời phát huy nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán thì việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý gọn nhẹ hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng.
Với qui mô hiện nay, công ty XNK Khoáng sản vận dụng hình thức kế toán tập trung 1 cấp .Các nhân viên kế toán tập trung về 1 phòng gọi là phòng kế toán -tài vụ, có chức năng giúp giám đốc về lĩnh vực kế toán -tài chính, theo dõi tình hình kinh doanh và thực hiện các chế độ chính sách về quản lý kinh tế-tài chính.
Các chi nhánh ở Hồ Chí Minh và ban giao nhận ở Hải Phòng không cío tổ chức kế toán riêng mà chỉ có nhân viên hạch toán ban đầu, định kỳ chuyển chứng từ ban đầu về phòng kế toán công ty để ghi sổ .Phòng kế toán phải mở sổ chi tiết phù hợp với yêu cầu phân cấp quản lý trong nội bộ doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán của công ty XNKKS
Phòng kế toán tài vụ gồm 4 ngời:
- Kế toán trởng: Chịu trách nhiêm trớc banGiám đốc công ty về tình hình kế toán chỉ đạo chung công tác kế toán của phòng KTTV công ty.
- Phó phòng kế toán :giải quyết các công việc tổng hợp ,quyết toán công việc của công ty,kiểm tra đối chiếu ,lập các báo cáo kế toán đồng thời theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ của công ty.
- Kế toán hàng hoá tiền mặt:Hạch toán giá vốn ,lợng hàng mua vào bán ra của công ty.Kế toán này làm nhiệm vụ thu chi, đi ngân hàng và nộp báo cáo.
- Kế toán TGNH,các khoản phải thu phải trả: Chịu trách nhiệm thực hiện phần hành kế toán qua ngân hàng đồng thời theo dõi,quản lý các khoản phải thu ,phải trả,khoản thanh toán với ngời mua-ngời bán
* Hình thức sổ kế toán và nguyên tắc kế toán:
Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ.Đây là hình thức kế toán tiên tiến trong điều kiện kế toán thủ công.Hình thức này mang tính chuyên môn hoá cao,cung cấp kịp thời,khắc phục việc ghi chép trùng lặp trong kế toán ,không cần lập bảng cân đối kế toán vì có thể đối chiếu ngay đợc ở số cộng của các Nhật ký chứng từ.Mẫu sổ
Kế toán trư ởng Phó phòng KTTV (kế toán tổng hợp) Kế toán tiền mặt-Hạch toán hàng hoá TSCĐ Phí lưu thông Kế toán TGNH Các khoản phải thu,phải trả
Nhật ký chứng từ cồng kềnh ,phức tạp,số lợng nghiệp vụ nhiều nhng với đội ngũ kế toán công ty có trình độ nghiệp vụ cao đẫ xây dựng nhiều mẫu sổ đáp ứng đợc yêu cầu hệ thống hoá thông tin kế toán ,đảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ theo trật tự thời gian và trình tự phân loại theo hệ thống.
Sơ đồ hình thức Nhật ký chứng từ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Kiểm tra đối chiếu số liệu
Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ gốc Các bảng kê và các bảng phân bổ Các Nhật ký -Chứng từ
Báo cáo quỹ hàng ngày
Sổ cái Bảng cân đối kế toán và các báo cáo
kế toán khác Sổ kế toán chi
tiết
Bảng chi tiết số phát sinh
2. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàngở công ty XNKKS: 2. 1. TKsử dụng: -TK 511: Doanh thu bán hàng. - TK 632: Giá vốn hàng bán. - TK 641 :Chi phí bán hàng
- TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp -TK 3331: Thuế VAT phải nộp -TK 156 Hàng hoá
-TK 911: Xác định Kết quả kinh doanh
2.2.Kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty XNKKS
2.2.1.Phơng thức bán hàng áp dụng tại công ty XNK Khoáng Sản
Công ty XNK Khoáng Sản là Công ty kinh doanh thơng Mại với nhiều mặt hàngvà chủng loại phong phú, số lợng lớn vì vậy việc có bán đợc hàng hoá hay không có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và sự phát triển của Công ty . Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, Công ty XNK Khoáng Sản đã áp dụng rất nhiều hình thức bán hàng cả trong và ngoài nớc nh: Bán hàng xuất khẩu uỷ thác, bán hàng nhập khẩu, bán hàng tự doanh, bán hàng giao đại lý.
2.2.2.kế toán nghiệp vụ bán hàng:
2.2.2.1. Kế toán bán hàng nhập khẩu tại Công ty.
Công ty áp dụng phơng thức bán buôn theo hợp đồng kinh tế và chấp nhận cho khách hàng thanh toán sau. Khi các hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết về mặt chất lợng chủng loại và các điều kiện khác thì phòng kế hoạch lập hoá đơn có thể bán tại kho hoặc bán thẳng không qua kho. Chứng từ đợc lập về phòng kế toán để ghi sổ.
Trị giá vốn hàng xuất kho bao gồm: Trị giá mua thực tế và chi phí thu mua của số hàng đã xuất kho.
Ngoài ra, hàng hoá còn đợc bán lẻ ở các cửa hàng, chi nhánh của Công ty nhằm mục đích quảng cáo, giới thiệu sản phẩm.
a. Trờng hợp bán thẳng không qua kho
VD1: Căn cứ hoá đơn bán hàng số 015511 ngày 15/12/2000 Đơn vị mua hàng: Công ty phát triển phụ gia và sản phẩm dầu mỏ Với lô hàng phụ gia dầu, kế toán ghi:
+ Trị giá vốn của hàng đã bán : Nợ TK 632: 524766048 Có TK 156:524766048 + Phản ánh giá bán: Nợ TK 1111: 590277600 Có TK 5111a: 536616000 Có TK 3331: 53661600