Mục tiêu học tập:
Sau khi nghiên cứu phần này, ngời học cần có khả năng: 1. Thực hiện quy trình tuyển dụng
2. Phát triển hệ thống để quản lý nhân viên
44
Quy trình tuyển dụng
Các bớc trong quy trình tuyển dụng bao gồm xác định nhu cầu nhân sự, mô tả yêu cầu công việc và đa ra tiêu chuẩn tuyển dụng tối thiếu, phỏng vấn, và tiếp nhận . Để xác định đợc nhu cầu nhân sự, bạn cần phải biết mục tiêu kinh doanh phải hoàn thành của Công ty là gì và phải chia tách mục tiêu đó thành những nhiệm vụ cụ thể. Sau đó bạn sẽ quyết đinh xem những ngời có phẩm chất nh thế nào thì phù hợp với mỗi nhiệm vụ và mất bao nhiêu giờ để hoàn thành đợc nhiệm vụ đó. Bạn hãy soạn ra một danh sách bao gồm những vị trí cần tuyển dụng, yêu cầu về trình độ và thời điểm bắt đầu công việc tại mỗi vị trí.
Bạn nên chuẩn bị bản mô tả chi tiết về công việc tại mỗi vị trí tuyển dụng, liệt kê những yêu cầu của công việc, tên ngời giám sát, những yêu cầu về trình độ chuyên môn và kinh nghiệm, yêu cầu về khả năng đi lại, giờ làm việc, và quy định làm thêm giờ.
Thăng chức trong nội bộ lên vị trí có nhu cầu luôn luôn là một điều có ích đối với việc khích lệ tinh thần trong công ty; ngoài ra, bạn còn có thể tiết kiệm đợc chi phí tuyển dụng. Bạn cũng có thể tuyển dụng từ các đối thủ cạnh tranh; điều này sẽ làm đối thủ cạnh tranh của bạn bị thiệt hại. Cách thức này còn có thể giúp bạn thu đợc những thông tin bí mật có ích cho công ty của mình.
Quy trình tuyển chọn bao gồm những bớc sau:
1. Sàng lọc ứng cử viên. Trong bớc này, bạn cần lớt qua hồ sơ của các ứng cử viên và lựa chọn những ứng cử viên đáp ứng đợc các tiêu chuẩn tối thiểu bạn đã đặt ra để mời họ đi phỏng vấn.
2. Phỏng vấn. Bạn cần chuẩn bị trớc nội dung và các câu hỏi cho buổi phỏng vấn, chuẩn bị bảng điểm đánh giá theo các nhóm tiêu chuẩn chính nh tính cách, kiến thức, và kỹ năng giao tiếp. Hãy sắp xếp để bạn có thể thực hiện buổi phỏng vấn một cách liên tục. Yêu cầu ứng cử viên điền vào đơn trớc buổi phỏng vấn và bạn cần đọc đơn đó trớc cuộc gặp để đảm bảo biết đợc những nội dung mà bạn cần tập trung hỏi trong buổi phỏng vấn. 3. Thông báo trúng tuyển. Kiểm tra lại thông tin về ứng cử viên qua những ngời giới thiệu
và các tài liệu bổ sung trớc khi thông báo trúng tuyển. Bạn nên thông báo trúng tuyển bằng cách gặp trực tiếp hay qua điện thoại hơn là thông báo bằng th, bởi vì sự giao thiệp cá nhân bao giờ cũng là tốt nhất. Bạn chỉ nên đề nghji với ứng viên mức lơng thấp hơn khoảng 10% so với mức mà bạn nghĩ anh ta hay chị ta sẽ chấp nhận, với điều kiện đó là
một mức thoả đáng. Bạn luôn có thể tiếp tục thoả thuận sau với họ. Ngoài yếu tố lơng, bạn hãy nhấn mạnh vào những mặt tích cực khác của công việc, ví dụ chế độ phúc lợi, môi trờng làm việc, và cơ hội thăng tiến.
Theo quy định của luật cơ hội làm việc công bằng, bạn không đợc phép phân biệt các ứng cử viên theo chủng tộc, tôn giáo, hay giới tính.
Bạn có thể tìm các nguồn tuyển dụng theo các hình thức sau:
1. Truyền miệng. Phơng pháp này dễ dàng thực hiện và tốn ít chi phí nhất trong các phơng pháp. Các nhân viên trong công ty hay những thành viên trong các hiệp hội nghề nghiệp có thể giới thiệu những ứng cử viên phù hợp. Nhợc điểm của phơng pháp này là bạn không tiếp cận đợc nhiều ứng cử viên tiềm năng.
2. Công ty giới thiệu việc làm. Bạn sẽ trả phí cho công ty giới thiệc việc làm nếu bạn tuyển đợc ngời làm việc. Tuy nhiên, mức phí có thể sẽ khá cao. Những ứng viên gửi đến bạn đã đợc công ty giới thiệu việc làm sàng lọc theo sự phù hợp với các yêu cầu công việc. 3. Quảng cáo. Bạn có thể đăng quảng cáo trên báo, tạp chí, và các ấn phẩm thơng mại. Bạn
có thể sử dụng hình thức quảng cáo ẩn chỉ có số hiệu quảng cáo để ngời đọc không nhận biết đợc công ty của bạn. Tuy nhiên, quảng cáo ẩn sẽ thu hút số lợng ngời trả lời ít hơn các hình thức quảng cáo khác vì các ứng cử viên thờng muốn biết về công ty mà họ sẽ tham gia dự tuyển. u điểm của quảng cáo là bạn có thể nhanh chóng định vị đợc ứng cử viên; tỷ lệ phản hồi thờng khá cao, đủ để bạn có thể lựa chọn đợc ứng cử viên phù hợp.
4. Trờng đại học. Khi bạn đến các trờng đại học để tuyển dụng, cần nhấn mạnh về các vấn đề tinh thần trách nhiệm, kinh nghiệm, và sự tiến bộ nhanh chóng. Tuyển dụng tại các trờng đại học bạn sẽ tiết kiệm đợc chi phí giới thiệu việc làm.
5. Tổ chức nghề nghiệp. Một số tổ chức nghề nghiệp cho phép bạn quảng cáo tuyển dụng trên các ấn phẩm của hiệp hội. Điều này đem lại lợi ích là bạn đã nhắm đợc đến đối tợng độc giả mà bạn quan tâm.
Bạn có thể sử dụng lực lợng lao động tạm thời cho những công việc tạm thời. Lợi ích của việc này là đem lại cho bạn sự linh hoạt, bạn chỉ cần sử dụng khi cần thiết, và không cần phải có chế độ phúc lợi gì khác. Nhợc điểm của biện pháp này là thờng bạn phải trả lơng theo giờ với mức cao, không có sự cam kết làm việc lâu dài của ngời lao động, và giảm thiểu kinh nghiệm làm việc của ngời lao động trong công ty của bạn.
45
Quản lý nhân viên
Nguồn lực quan trọng nhất đối với công ty của bạn chính là lực lợng nhân viên có trình độ. Bạn cần phải thiết lập đợc một mối quan hệ ăn ý và chuyện nghiệp giữa bạn và nhân viên của mình, và bạn cần gặp gỡ nhân viên của mình một cách thờng xuyên. Những nhân viên giỏi cần phải đ- ợc khen thởng và phải đợc thừa nhận không chỉ bằng việc tăng lơng bổng mà cả việc đợc thăng tiến.
Bạn cần phải trả lơng cho nhân viên một cách hợp lý. Nếu mức lơng bổng quá thấp, tinh thần của ngời lao động sẽ sa sút và họ có thể sẽ ra đi. Nếu áp dụng mức lơng quá cao, bạn sẽ làm cho sản phẩm của công ty mình kém tính cạnh tranh và bạn sẽ bị mất đi những khoản tiền không đáng mất. Để biết đợc mức lơng và các phúc lợi điển hình trong ngành của mình bạn có thể tham khảo các tổ chức nghề nghiệp, phòng thơng mại địa phơng, Cục thống kê lao động Mỹ, và những nhà tuyển dụng. Tiền thởng cần đợc tính dựa trên mức độ hoàn thành công việc của ngời lao động và/hoặc mức lợi nhuận của công ty. Sẽ rất tốt nếu bạn có thể xem xét chế độ lơng bổng cứ 6 tháng 1 lần. Khi xem xét chế độ đãi ngộ đối với ngời lao động, bạn không phải chỉ cân nhắc về mức lơng mà còn phải xem xét cả các chế độ phúc lợi khác (ví dụ, chơng trình chăm sóc sức khỏe, chơng trình hu trí). Phần lớn các chi phí phúc lợi đợc khấu trừ khi tính thuế. Các yếu tố khác cũng không kém phần quan trọng đó là tính an toàn của công việc, điều kiện làm việc, và số giờ làm việc, thỏa ớc lao động (ví dụ, nghỉ ốm, nghỉ phép), địa vị công việc (ví dụ, chức danh công việc), và việc đợc tôn trọng nhân phẩm cũng nh đợc thừa nhận các đóng góp. Thông thờng, sau 1 năm làm việc ngời lao động đợc nghỉ phép 2 tuần và sau đó là 3 tuần mỗi năm.
Để quyết một định mức lơng cụ thể, bạn cần xem xét các yếu tố sau:
• Mức lơng cần phải căn cứ trên năng suất lao động và mức độ hoàn thành công việc của ngời lao động.
• Trả lơng cao hơn cho những ngời có nhiều kinh nghiệm hơn và đã gắn bó với công ty lâu hơn.
• Mức lơng cần đợc điều chỉnh căn cứ trên các yếu tố cung/cầu.
• Một ngời đang làm công việc thấp hơn trình độ của họ cần đợc chuyển đến vị trí thích hợp hơn.
Vì quyền lợi của chính mình bạn cần phải cố gắng thúc đẩy tinh thần làm việc của ngời lao động, vì khi đó họ sẽ làm việc hăng say hơn và mục tiêu của công ty sẽ đạt đợc ở mức cao nhất. Thiếu động lực làm việc cần thiết sẽ dẫn đến sự mâu thuẫn trong công việc, chất lợng công việc không đảm bảo, mức thay thế lao động cao, vắng mặt không có lý do, và đến làm trễ giờ.
Bạn có thể giảm thiểu các vấn đề về kỷ luật bằng cách đảm bảo cho tất cả ngời lao động đều biết về nội quy của công ty cũng nh lý do của những quy định đó. Mục tiêu chung cần phải đợc xây dựng dựa trên lòng tin và sự cảm thông. Những nội quy và quy định về yêu cầu công việc, xử lý các trờng hợp vắng mặt không rõ lý do, đến muộn, trộm cắp, và say xỉn cần phải đợc đa ra một cách hợp lý và rõ ràng. Hình thức xử lý đối với các trờng hợp vi phạm kỷ luật cần phải thông báo rộng rãi. Sẽ tốt hơn nếu cả ngời chủ công ty và ngời lao động cùng nhau xây dựng nội quy công ty và quy định hình thức xử phạt đối với các trờng hợp vi phạm nội quy đó. Trong những trờng hợp có tình tiết giảm nhẹ, bạn có thể xử lý khác với điều đã quy đinh; tuy nhiên,
bạn cần phải lu ý tránh sự thiên vị. Bạn cũng cần phải cởi mở đối với những đề nghị của ngời lao động liên quan đến hợp đồng lao động.
Có rất nhiều luật về ngời lao động liên quan đến những vấn đề nh mức lơng tối thiểu, số giờ làm việc tối đa, và chống phân biệt đối xử trong công việc, vì vậy bạn nên tìm sự t vấn của các chuyên gia chuyên ngành (ví dụ, luật s chuyên ngành lao động, chuyên gia về nhân sự).
Trớc khi sa thải một nhân viên vì một lý do nào đó, nên cho họ ít nhất một cảnh báo. Nếu bạn nhất thiết phải đuổi việc một ngời lao động, hãy làm điều đó vào cuối ngày làm việc, bố trí cuộc gặp với ngời đó sao cho không bị ngắt quãng và hãy giải thích kỹ càng lý do bạn phải làm nh vậy. Hãy tỏ ra khéo léo để tránh những tác động xấu do việc sa thải và phản ứng của ngời bị sa thải đối với những ngời lao động khác. Tốt hơn là bạn nên trả ngời lao động trợ cấp thôi việc và cung cấp cho họ bảo hiểm thất nghiệp. Nếu bạn tin tởng vào ngời bị sa thải, cố gắng tìm cho ngời đó một công việc khác.
Trớc khi bạn định thuê lao động tạm thời, hãy sử dụng biện pháp trả lơng làm thêm giờ cho lực lợng nhân viên đang có. Lao động tạm thời có thể đợc thuê trong trờng hợp bạn có một đơn đặt hàng gấp, một số thời điểm có tính thời vụ, ai đó trong số nhân viên của bạn bị ốm, hoặc có sự tăng đột xuất trong khối lợng công việc. Tuy nhiên, việc sử dụng lực lợng lao động này cũng có những hạn chế, đó là ngời lao động tạm thời không hiểu rõ về hoạt động của công ty, chi phí tăng thêm do bạn phải trả thêm chi phí cho công ty giới thiệu việc làm.
Bạn có thể liên hệ với công ty giới thiệu việc làm tạm thời đã có lực lợng ngời lao động có kinh nghiệm; những ngời lao động ở đó có thể đã đợc công ty giới thiệu việc làm mua bảo hiểm. Thông báo cho công ty giới thiệu việc làm nhu cầu của bạn, và cung cấp đầy đủ thông tin về công việc, khoảng thời gian bạn cần ngời, trình độ và kỹ năng yêu cầu, ngành nghề của công ty bạn, và trang thiết bị vận hành tại công sở.
Khi ngời lao động tạm thời đến nhận việc, bạn nên:
• Đặt ra các yêu cầu có tính khả thi
• Thông báo cho lực lợng lao động thờng xuyên biết.
• Bố trí giám sát phù hợp để giải thích cho họ hiểu việc cần làm.
• Hãy kiên nhẫn, bởi vì ngời lao động thờng xuyên cần phải có thời gian để làm quen với công việc.
• Lên kế hoạch làm việc.