II. Tình hình thực hiện kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản
2.2.3.1. Hạch toán chi phí công cụ dụng cụ (TK 627.3)
Phòng vật t, xe, máy, đơn vị đợc giao trực tiếp quản lý, bảo quản máy thi công, chủng loại máy của công ty gồm có:
Trong Công ty, Phòng vật t, xe, máy là phòng có tổ chức kế toán riêng. Do vậy, hầu hết máy thi công của công ty đợc giao cho Phòng vật t, xe, máy quản lý, sử dụng. Phòng này có nhiệm vụ là bảo quản, sử dụng máy phục vụ cho tiến độ thi công toàn công ty. Các chủng loại gồm có:
- Máy làm đất nh: máy ủi, máy san, máy xúc...
- Máy xây dựng nh: máy trộn vữa, máy trộn bê tông, máy đầm bê tông, máy đóng cọc.
- Máy vận chuyển ngang nh: máy kéo bán xích, máy kéo bánh lốp, ô tô... - Máy đo đạc khảo sát…
Toàn bộ chi phí sử dụng máy phát sinh nh: tiền lơng công nhân điều khiển máy, nguyên vật liệu khấu hao do Phòng vật t… , xe, máy tính. Các xí nghiệp và các đội xây dựng có nhu cầu sử dụng máy thi công phải ký hợp đồng thuê máy với Phòng vật t, xe, máy và phải thanh toán với Phòng vật t, xe, máy về dịch vụ sử dụng máy mà Phòng đã cung cấp. Các khoản này sẽ đợc thanh toán thông qua TK 336 - "Phải trả nội bộ" và TK 136 - "phải thu nội bộ".
Đối với các xí nghiệp và đội xây dựng, khi có nhu cầu sử dụng máy thì đội trởng hoặc chủ nhiệm công trình ký hợp đồng với Phòng vật t, xe, máy và chí phí sẽ phải trả Phòng vật t, xe, máy. Công ty sẽ đứng ra thanh toán. Số tiền mà công ty phải trả cho Phòng vật t, xe, máy về sử dụng máy cho các công trình thuộc đội trực thuộc công ty thi công là khoản mục chi phí sử dụng máy.
Trình tự hạch toán khoản mục chi phí sử dụng máy thi công nh sau:
Hàng ngày, căn cứ vào Hợp đồng thuê máy- Phụ lục 14 và giấy báo nợ do Phòng vật t, xe, máy gửi tới Phòng Kế toán (trong giấy báo nợ ghi rõ số tiền các đội phải trả về chi phí sử dụng máy thi công và đã tính phân bổ cho từng công trình, hạng mục công trình), kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung đồng thời ghi vào sổ cái tài khoản 627(3) – “Chi phí công cụ dụng cụ” theo từng chứng từ.
Cụ thể là trong tháng 11 năm 2003 phòng Kế toán công ty nhận đợc chứng từ 18XNCG ngày 15/11/2003 Giấy báo nợ tiền thuê máy trộn bê tông - công trình Bảo tàng văn hoá dân tộc Thái Nguyên, số tiền: 24.035.000đ
Nợ TK 627.3 24.035.000
Có TK 336.5 24.035.000
Dựa trên các chứng từ này, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung – (Biểu 01), đồng thời ghi vào sổ Cái tài khoản 627.3- (Biểu 04) công trình BT VHDT TN.
Cũng giống nh trình tự hạch toán của chi phí NVLTT và NCTT, cuối tháng kế toán tập hợp các khoản chi phí máy thi công phát sinh trong tháng rồi kết chuyển từ TK 627.3 sang TK 154.1.
Nh vậy số chi phí máy thi công 24.035.000đ đợc chuyển ghi vào sổ theo dõi chi phí sản xuất và tính giá thành của công trình Bảo tàng văn hoá dân tộc Thái Nguyên. Làm tơng tự đối với công trình Nhà hát cải lơng Việt Nam và công trình Trung tâm hội nghị văn hoá tỉnh Lai Châu.