II- Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội.
25 Bu lông Inox M8x 50 Cái 64.400 200 510.000 2 574.400 00 26 Bu lông Inox M8x 60Cái000645.00050129.000200 516
. . . .
5.Hạch toán tổng hợp NVL.
5.1.Tài khoản sử dụng
Thực tế ở công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện, kế toán tổng hợp NVL áp dụng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ.
Các tài khoản công ty sử dụng là: TK152, TK133, TK111,TK112, TK141, TK331, TK311, TK621, TK627, TK154, TK338, TK138.
5.2.Hạch toán tổng hợp nhập NVL.
5.2.1 Trờng hợp mua ngoài.
Hàng và hoá đơn cùng về: Mua hàng trả tiền ngay. Sau khi kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ thu mua nh hoá đơn tài chính, hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm, kế toán tiến hành định khoản ngay trên phiếu nhập.
*Mua bằng tiền mặt
VD: Ngày 03/01/2001 công ty mua Inox của công ty Tiến Đạt, tổng số tiền là: 23.072.742 đ bao gồm cả các chi phí mua hàng nh vận chuyển, bốc xếp, bao gồm cả thuế GTGT. Công ty trả bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho số 20 ( Biểu 3); hoá đơn GTGT ( Biểu 1) ghi:
Nợ TK152 : 21.974.040đ
Nợ TK133 1.098.702đ
Có TK111 23.072.742đ
Nghiệp vụ chi tiền mặt tại công ty để trực tiếp mua hàng rất ít xảy ra mà chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản và tạm ứng cho nhân viên đi mua.
Biểu12: Cty SXDVCĐ Nhật ký chứng từ số1 Ghi có TK 111: Tiền mặt Tháng 1/2001 ĐVT: đồng Stt Ngày Ghi có TK111, Nợ các TK. . . . . TK 133 TK152 TK153 .. . . . . . . . 01 03/01/2001 1.098.702 21.974.040 02 06/01/2001 1.580.462 31.609.268 7.771.900 . . . . Cộng 5.648.421 112.968.420 35.942.800 Ngời ghi nhật ký (ký tên)
Cuối tháng hay cuối quý kế toán khoá sổ nhật ký chứng từ số 1. Xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng với Nợ TK 152 và lấy số liệu ở cột tổng cộng này để ghi sổ cái TK 152 ( ghi có TK 111 - Nợ TK 152).
*Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Đối với trờng hợp này kế toán viết uỷ nhiệm chi hoặc viết séc thanh toán tiền mua hàng và vào bảng kê chi tiền. Đến khi nhận đợc sổ phụ của ngân hàng ( giấy báo nợ), kế toán căn cứ vào giấy báo nợ, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho để định khoản và vào sổ tiền gửi ngân hàng.
Ví dụ: Ngày 10/1/2001 sau khi nhận đợc giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc định khoản nh sau:
Nợ TK 152: 36.950.000đ. Nợ TK 133: 1.847.500đ.
Có TK 112.1: 38.797.500đ
Cuối tháng hay cuối quí kế toán khoá sổ tiền gửi ngân hàng và lấy số liệu ở sổ tiền gửi ngân hàng lên Nhật ký chứng từ số 2. Xác định tổng số phát sinh Có của TK 112 đối ứng phát sinh Nợ TK 152 để ghi sổ cái TK 152.
Biểu 13:
Công ty SX & DV
Cơ điện Hà Nội Nhật ký chứng từ số 2
Ghi có TK 112- Tiền gửi ngân hàng Tháng 1/ 2001
Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 112,
ghi nợ các TK Cộng có TK 112 Hoá
đơn PN N T .. .. TK 152 TK 133 .
042876 13 10.1 Trả tiền mua Inox 36.950.000 1.847.500 38.797.500036971 17 12.1 Trả tiền mua Inox 11.200.000 562.500 11.762.500 036971 17 12.1 Trả tiền mua Inox 11.200.000 562.500 11.762.500
.. .. . . .
Cộng: 73.057.325 3.652.866 476.710.191 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm
Ngời ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng ( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên )
Đối với vật liệu mua ngoài cha trả tiền công ty hạch toán vào TK 331. Trong đó theo dõi chi tiết cho từng đơn vị bán.
Vì vật liệu mua ngoài rất đa dạng, phong phú của từng đơn vị bán khác nhau nên để phù hợp với hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ kế toán thanh toán mở sổ chi tiết thanh toán theo mẫu sau:
Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với ngời bán đợc mở thành nhiều quyển, mỗi quyển theo dõi một đơn vị bán hàng, sổ này đợc mở cho cả một năm, bắt đầu từ 01/01 đến hết năm, mỗi tờ hoá đơn đợc ghi trên 1 dòng theo thứ tự thời gian và đ- ợc theo dõi từ khi bắt đầu phát sinh đến khi thanh toán xong.
Cuối mỗi tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK331 tổng hợp số liệu để ghi vào NKCT số 5, mỗi đơn vị bán đợc ghi một dòng trong NKCT số 5 nh biểu 15. Sau đó kế toán khoá sổ NKCT số 5, ghi vào sổ cái TK 331; xác định tổng số phát sinh bên có TK 331 đối ứng với Nợ TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi sổ cái TK152 (Ghi Nợ TK152, ghi Có TK331)
Biểu14:
Cty Sx&DV
Cơ Điện Hà Nội Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Tài khoản: 331- Phải trả ngời bán Tháng 1/2001
Đối tợng: Công ty TNHH Inox Hoà Bình Chứng từ Số HĐ Số PN nhậpNT Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số d Nợ Có Nợ Có Số d đầu kỳ 70.000.000 09619 18 13.1 Mua Inox 152 21.820.851 Thuế GTGT 133 1.091.042 097118 20 21.1 Mua Inox 152 6.976.763 Thuế GTGT 133 348.838 . . . .. 23.1 Trả bằng TGNH 80.000.000 . . . . Cộng 80.000.000 135.237.494 Số d cuối kỳ 120.237.494
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Biểu 15
Công ty SX & DV
Cơ Điện Hà Nội Nhật ký chứng từ số 5
Ghi có TK 331- Phải trả ngời bán Tháng : 1/2001
Số
TT Tên đơn vị
bán Số d đầu kỳ ghi nợ các TK..Ghi có TK 331, Ghi nợ TK 331,ghi có TK.. Số d cuối kỳ N ợ Có 152 133 Cộng có TK 331 112 311.1 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có 01 Cty Hoà Bình 70.000.000 128.797.614 6.439.880 135.237.494 80.000.000 80.000.000 120.237.494 02 Cty Tiến Đạt 24.500.000 26.190.476 1309.524 27.500.000 27.500.000 27.000.000 24.500.000 03 Cty Đông á 121.027.100 152.343.300 7.617.165 159.960.465 280.987.565 280.987.565 04 Vinh Vợng 33.249.976 22.571.390 1.128.569 23.699.959 40.000.000 40.000.000 16.949.935 05 Vĩnh Thành 56.750.624 0 0 0 56.750.624 56.750.624 0 06 Hoàng Vũ 0 84.928.410 4.246.200 89.174.610 0 0 0 89.174.610 . . . . .. .. .. .. Cộng 218.630.000 468.942.686 23.447.134 492.389.820 120.000.000 428.041.326 548.041.326 162.978.494
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng
( Ký , tên) ( Ký tên) ( Ký tên)
Biểu 16
Công ty SX & DV
CƠ Điện Hà Nội Sổ cái
TK 331- Phải trả cho ngời bán
Đơn vị: đồng. Số d đầu năm Nợ Có 218.630.000 Ghi Nợ các TK, đối ứng Có với TK này Tháng 1 Tháng 2 . . . . TK 112 120.000.000 TK 311 428.041.326 Tổng số phát sinh Nợ 548.041.326 Tổng số phát sinh Có 492.389.820 Số d cuối tháng Nợ Có 162.978.494 Ngày tháng năm Kế toán trởng ( Ký tên)
* Mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứmg:
Khi tạm ứng tiền cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền , sổ quĩ tiền mặt kế toán vào Nhật ký chứng từ số 1 và Nhật ký chứng từ số 10
Nợ TK 141:
Có TK 111:
Trong Nhật ký chứng từ số 1 ghi vào cột ghi Nợ TK 141, ghi có TK 111. Trong Nhật ký chứng từ số 10, các đối tợng đợc tạm ứng theo dõi chung trong một trang sổ, mỗi đối tợng đợc ghi trên một dòng. Phải thanh toán tạm ứng đợt tr- ớc mới đợc tạm ứng đợt sau.
Khi thanh toán, căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, phiếu nhập. . . để định khoản:
Nợ TK 152: Nợ TK 133:
Cuối tháng hoặc cuối quí khoá sổ Nhật ký chứng từ số 10, xác định số phát sinh tổng cộng bên Có TK 331 đối ứng Nợ TK 152 và lấy số liệu này để ghi sổ cái TK 152 ( Ghi có TK 141, ghi Nợ TK 152).
Biểu 17
Công ty SX & DV
Cơ điện Hà Nội Nhật ký chứng từ số 10
Ghi có TK 141- Tạm ứng Tháng 1/2001 Đơn vị tính: đồng S T T
Diễn giải Số d đầu
kỳ Ghi Nợ TK 141, ghi có các TK Ghi có TK 141, ghi Nợ các TK Số d cuối kỳ
Nợ Có TK111 . Cộng TK 152 TK 133 ... Nợ Có 1 HoàngVăn Tú 20.000.000 20.000.000 19.047.600 952.400 2 NG.Xuân Vinh 3.400.000 3.400.000 3.238.100 161.900 3 Phạm Văn Tiến 2.000.000 2.000.000 . . . Cộng 32.000.000 32.000.000 26.000.000 1.500.000 4.500.000
Đã ghi sổ cái ngày tháng năm
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng ( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên )
*Trờng hợp nhập kho hàng đi đờng tháng trớc: Vì nguyên vật liệu của công ty chủ yếu mua trên địa bàn Hà Nội nên trờng hợp này thờng không xảy ra. Rất hãn hữu có trờng hợp cuối tháng hàng cha về thì công ty vẫn lu hoá đơn đợi đến khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ.
5.2.2. Trờng hợp nhập kho nguyên vật liệu thuê ngoài gia công
Tại công ty SX và DV Cơ Điện Hà Nội , nguyên vật liệu chủ yếu đợc nhập từ nguồn mua ngoài. Trờng hợp thuê ngoài gia công rất ít.
Khi nhập nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, kế toán căn cứ vào : Hợp đồng gia công, phiếu xuất kho gia công, biên bản kiểm nghiệm vật t, phiếu nhập kho gia công. . . ghi định khoản nh sau:
Nợ TK 152:
Có TK 154:
Ví dụ: Căn cứ hợp đồng gia công số 162 ngày 24/12/2000, phiếu xuất kho số 812 ngày 25/12/2000, biên bản kiểm nghiệm vật t số 04 ngày8/1/2001(biểu 4),
Nợ TK 152: 31.697.587đ.
Có TK 154: 31.697.587đ.
5.3.Hạch toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu
Tại công ty Sản xuất và dịch vụ Cơ Điện Hà Nội quá trình hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu có một số trờng hợp điển hình nh sau:
* Trờng hợp xuất vật t cho sản xuất sản phẩm ( chi tiết cho từng phân x- ởng).
Nợ TK 621( chi tiết theo PX): Có TK 152 ( chi tiết NVL):
Ví dụ: Ngày 2.1 căn cứ vào phiếu xuất kho số 01 ngày 2.1.2001 về xuất 156 kg Inox cho xởng cơ khí làm 30 khung giờng 1m 9 x 0,9 kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 621.XCK: 4.611.024 Có TK 152: 4.611.024
Định khoản này đợc ghi ngay trên sổ chi tiết vật t.
* Trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất chung: Nợ TK 627( chi tiết theo phân xởng):
Có TK 152:
Ví dụ: Ngày 2/1/2001 theo phiếu xuất kho số 03 xuất cho phân xởng cơ khí 20kg que hàn để hàn sửa chữa lại một số giá kệ để máy móc thiết bị:
Nợ TK 627(PX cơ khí): 1.333.320đ Có TK 152 : 1.333.320đ.
* Xuất nguyên vật liệu phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641:
Có TK 152:
Ví dụ : Ngày 4/1/2001 phiếu xuất kho số 08 xuất 10 lít xăng cho nhân viên bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 641: 48.570đ.
Có TK 152: 48.570đ.
* Xuất nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154:
Ngày 203/1/2001: Phiếu xuất số 22 xuất NVL đi thuê gia công: Nợ TK 154: 21.393.473đ.
Có TK 152: 21.393.473đ. * Xuất nguyên vật liệu đi bán: Nợ TK 632:
Có TK 152:
Công ty bán 1.178,8kg Inox 21,8 cho nhà máy cơ khí 2129 Hoá đơn số 0411897 ngày 19/1/2001:
Nợ TK 632: 30.648.800đ.
Có TK 152: 30.648.800đ.
*Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu vào cuối tháng:
Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành tổng hợp nguyên vật liệu đã xuất dùng cho các mục đích , trên cở sở đó lập bảng phân bổ số 2
Biểu18:
Công ty SX & DV
Cơ điện Hà Nội Bảng phân bổ số 2
Bảng phân bổ nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ Tháng 1/2001
Đơn vị: đồng
Số TT Các TK ghi có Ghi Nợ
các tài khoản
Tài khoản 152 Tài khoản 153
1 TK 154 100.694.600 2 TK 621 397.680.208 3 TK 622 - 4 TK 627 15.932.800 5 TK 641 12.608.400 6 TK 632 126.645.790 Cộng: 653.561.798
Bảng phân bổ số 2 đợc chuyển cho kế toán tập hợp chi phí để lập bảng kê số 4 và bảng kê số 5: Phần ghi Nợ TK 621,627, 641. . .đối ứng Có TK 152.
Lập bảng kê số 3. Biểu 19:
Công ty SX & DV Cơ Điện Hà Nội
Bảng kê số 3
Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 1/2001 Đơn vị: Đồng Stt Các TK ghi Nợ Các TK ghi Có TK 152 . . . 1 I- Số d đầu tháng 115.220.800
2 II-Số phát sinh trong tháng 712.666.018TK 111 (Từ NKCT số1) 112.968.420