I. đặc điểm tình hình chung của côngty công trình giao thông i hà nội:
4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu,CCDC ở Côngty Công trình giao thông 1 Hà Nội.
thông 1 Hà Nội.
Tại Công ty công trình giao thông 1 Hà Nội hạch toán hàng tồn kho theo ph- ơnng pháp kê khai thờng xuyên, phản ánh thờng xuyên quá trình Nhập - Xuất - Tồn kho nguyên vật liệu, CCDC trên các khoản và sổ kế toán tổng hợp trên các chứng từ Nhập - Xuất - Tồn.
Tài khoản sử dụng:
Hiện nay, Công ty đang sử dụng các khoản sau để phản ánh về nguyên vật liệu, CCDC:
- Tài khoản 152: “ Nguyên liệu, vật liệu “: Tài khoản này đợc mở thành 4 tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết nguyên vật liệu:
+ TK 152.2: Vật liệu phụ
+ TK 152.3: Nhiên liệu động lực + TK 152.4: Phụ tùng thay thế + TK 153 : Công cụ sử dụng
Ngoài ra Công ty còn sử dụng các tài khoản thanh toán liên quan đến nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu, CCDC nh các tài khoản sau:
+ TK 111: Tiền mặt
+ TK 112: Tiền gửi ngân hàng
+ TK 331: Phải thanh toán với ngời bán + TK 311: Vay ngắn hạn
+ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ
Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến việc xuất kho nguyên vật liệu, CCDC phục vụ cho hoạt động sản xuất tại Công ty sử dụng các tài khoản sau: + TK 162: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ TK 627: Chi phí sản xuất chung
+ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
4.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu, CCDC.
ở Công ty nguyên vật liệu, CCDC nhập kho chủ yếu là mua ngoài, giá thực tế nguyên vật liệu, CCDC nhập kho nh đã trình bày ở phần trên.
Đối với nguyên vật liệu, CCDC nhập mua từ bên ngoài, việc mua bán thông qua cán bộ tiếp liệu hoặc với nơi cung cấp vật t. Trong cơ chế thị trờng hiện nay, việc mua bán của Công ty diễn ra thuận lợi, giữa công ty với đơn vị bán thờng thực hiện đúng hợp đông đã ký kết.
Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu, CCDC ở Công ty Công trình Giao thông 1 HN đợc tiến hành căn cứ vào các hoá đơn, các phiếu nhập kho nguyên vật liệu, CCDC để phản ánh vào sổ chi tiết số 2( theo dõi thanh toán với đơn vị bán), vào các nhật ký chứng từ số 1( Ghi có TK 111 - Tiền mặt, ghi nợ các TK liên quan), NKCT số 5 (Ghi có TK 331 - phải thanh toán với ngời bán, ghi nợ các TK liên quan và phân theo dõi thanh toán) . . .Số liệu đợc ghi vào các sổ chi
tiết, các NKCT căn cứ vào: hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán tiền hàng.
• Sổ chi tiết số 2: Thông thờng đối với một đơn vị bán thì Công ty chỉ nhập một hoặc hai loại vật liệu, ví dụ nh: nhập nhựa đờng của Công ty thiết bị vật t - BGT, đá của xí nghiệp xây dựng đờng bộ Phhúc Thịnh . . . Vì vậy để thuận lợi cho việc ghi chép và thanh toán Công ty mở sổ chi tiết số 2 nh sau:
Sổ chi tiết số 2 đợc mở để theo dõi thanh toán chi tiết cho từng ngời bán. Mỗi chứng từ thanh toán theo hoá đơn đợc ghi một dòng. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và tính ra số d cuối tháng.
Cơ sở để ghi sổ chi tiết số 2:
- Số d đầu tháng: Căn cứ vào số d cuối tháng của sổ này tháng trớc để ghi nợ hoặc ghi có vào số d đầu thánh cho phù hợp.
- Số phát sinh trong tháng: khi mua nguyên vật liệu, CCDC về làm thủ tục nhập kho, chứng từ nhập kho và hoá đơn mua hàng đợc chuyển cho phòng kế toán. Kế toán sẽ định khoản và ghi vào sổ chi tiết số 2 - bên có TK 331. Các nội dung mua hàng thực nhập kho mà cha có hoá đơn mua hàng thực nhập kho mà cha có hoá đơn mua hàng, kế toán vào sổ theo giá thoả thuận (biết giá) hay giá tạm tính (cha biết giá) và theo dõi khi có hoá đơn về.
- Cụ thể trong tháng 8/ 2002 khi nhận đợc hoá đơn số 54232 và phiếu nhập kho số 05 ngày 2/8/2002 kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 152.1 : 300.000.000 đ Nợ TK 133 : 30.000.000đ Có TK 331 : 330.000.000đ
Căn cứ vào định khoản trên kế toán ghi vào sổ chi tiết số 2 để theo dõi cho đến khi thanh toán xong cho đơn vị bán.
Khi thanh toán cho ngời bán, kế toán ghi vào bên nợ TK 331, đối ứng với bên có tài khoản liên quan. Nếu trả bằng tiền mặt thì ghi số chứng từ, ngày tháng và số tiền căn cứ trên phiếu chi. Nếu thanh toán bằng tiền chuyển khoản thì căn cứ vào số chứng từ, ngày tháng và số tiền thanh toán trên giấy báo nợ của ngân hàng. Trờng hợp trả trớc tiền cho ngời bán, kế toán ghi vào bên nợ TK
331, khi hàng mua về nhập kho thì kế toán thanh toán bù trừ với số tiền đã trả trớc.
Cụ thể trong tháng, kế toán nhận đợc giấy báo nợ của ngân hàng ngày 31/7/2002 về việc thanh toán tiền mua nhựa đờng với Công ty thiết bị vật t - BGT. Kế toán định khoản.
Nợ TK 331 : 330.000.000đ Có TK 112 : 330.000.000đ
Căn cứ vào định khoản, kế toán ghi vào sổ chi tiết số 2 một cách phù hợp.
- Số d cuối tháng: căn cứ vào số d đầu tháng và số phát sinh trong kỳ để tính ra số d cuối tháng.
Ví dụ: trong tháng kế toán nguyên vật liệu có sổ chi tiết số 2 - theo dõi thanh toán với công ty thiết bị vật t - BGT (biểu số 11)
Biểu số 11:sổ chi tiết số 2 - tk 331
Đơn vị bán: Công ty Thiết bị vật t - BGT. Tháng 7/2002 ĐVT: 1000đ Chứng từ SH NT Nội dung TK ĐƯ
SD đầu tháng Số phát sinh SDcuối thg
Nợ Có Nợ Có Nợ Có d đầu tháng 10.000 05 mua nhựa đờng 152.1 300000 133 30000 201 thanh toán=TGNH 112 3300000 10000 Cộng 10.000 3300000 3300000
các khoản mua nguyên vạt liệu, CCDC . . . NKCT số 5 mở theo từng tháng, mỗi đơn vị bán đợc ghi vào một dòng và ghi chung vào một quyển sổ.
- Cơ sở dữ liệu và phơng pháp lập:
Cột 1 ghi số thứ tự đơn vị bán, cột 2 ghi tên ngời bán (căn cứ vào sổ chi tiết số 2 của từng khách hàng).
Cột số d đầu tháng của NKCT số 5 tháng này căn cứ vào số d trên sổ chi tiết số 2 tơng ứng
+ Số d nợ: phản ánh số tiền Công ty đã trả trớc cho đơn vị bán nhng hàng vẫn cha về nhập kho.
+ Số d có: phản ánh số tiền Công ty còn nợ đơn vị bán. Phần phát sinh trong tháng:
+ Phần ghi có TK 331 - ghi nợ cac TK liên quan: căn cứ vào sổ chi tiết số 2 TK 331 của từng đơn vị bán theo số liệu tổng công nợ TK 152(chi tiết cho từng loại vật liệu), TK 153 với bên có TK 331, ứng với từng đơn vị bán để ghi vào phần dòng, cột tơng ứng để theo dõi tông số tiền Công ty phỉa thanh toán với đơn vị đó.
Ví dụ: trong tháng công ty có mua vật liệu của Công ty Thiết bị vật t - BGT, căn cứ vào sổ chi tiết số 2 của Công ty thiết bị vật t - BGT tập hợp trên sổ chi tiết tổng số tiền phải thanh toán theo định khoản:
Nợ TK 152.1: 300.000.000đ Nợ TK 133 : 30.000.000đ
Có tài khoản 331: 330.000.000đ
Sau đó, kế toán ghi vào phần dòng cột tơng ứng để theo dõi số tiền mà Công ty phải thanh toán với đơn vị bán đó.
Phần theo dõi thanh toán (ghi nợ TK 331 - ghi có các TK liên quan): Căn cứ vào sổ chi tiết số 2 của từng đơn vị bán mà số tiền đã trả ứng với bên nợ Tk 331 theo tổng cộng làm cơ sở để ghi vào. Nếu Công ty thanh toán bằng tiền mặt( phiếu chi ) thì ghi vào cột TK 111, nếu công ty thanh toán bằng TGNH (giấy báo nợ) thì ghi vào cột TK 112.
Phần theo dõi thanh toán (ghi nợ TK 331 - ghi có các TK liên quan): Căn cứ vào sổ chi tiết số 2 của tứng đơn vị bán mà số tiền đã trả ứng với bên nợ TK 331 theo tổng cônglàm cơ sở để ghi vào. Nếu Công ty thanh toán bằng tiền mặt (phiếu chi) thì ghi vào cột TK 111, nếu Công ty thanh toán bằng TGNH (giấy báo nợ) thì vào cột TK 112.
Ví dụ: Trong tháng, căn cứ vào sổ chi tiết số 2 của công ty thiết bị vật t - BGT, tông số tiền Công ty đã thanh toán cho Công ty thiết bị vật t - BGT ứng với bên nợ TK 331 theo định khoản:
Nợ TK 331: 330.000.000đ Có TK 112 : 330.000.000đ
Số d cuối kỳ của NKCT số 5 căn cứ vào số d đầu tháng, số phát sinh nợ, số phát sinh có của từng đơn vị bán.
Thông qua NKCT Số 5, công ty sẽ hạch toán tính toán đợc tình hình thanh toán giữa Công ty và các đơn vị bán.
4.2 Kế toán tổng hợp xuất và phân bổ nguyên vật liệu, CCDC.
Do đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty phần lớn là vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất mua về là không qua nhập kho mà xuất thẳng đến chân công trình cho nên kế toán nguyên vật liệu luôn phản ánh nguyê n vật liệu, CCDC theo giá thực tế.
Nguyên vật liệu, CCDC của Công ty xuất kho chủ yếu nhằm để phục vụ sản xuất, quản lý doanh nghiệp, quá trình sản xuất chung. Do đó, kế toán vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán, phân bổ chính xác, đúng đối tợng, giá trị thực tế của nguyên vật liệu, CCDC xuất dùng. Kế toán trởng sử dụng các chứng từ xuất kho sau:
- Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức.
- Phiếu xuất kho
Trong tháng, khi nhận đợc các chứng từ xuất kho trên kế toán tiến hành tập hợp, phân loại theo từng nhóm từng đối tợng sử dụng.
+ Khi công ty xuất dùng vật liệu, CCDC phục vụ cho quá trình sản xuất trực tiếp, những vật liệu chính nh: Đá các loại, nhựa đờng . . ..,nhiên liệu nh củi và CCDC trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, kế toán ghi:
Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Có TK 152(152.1, 152.3): Nguyên vật liệu chính, nhiên liệu. Có TK 153 : Công cụ, dụng cụ.
+ Khi Công ty xuất dùng vật liệu, CCDC phục vụ cho quá trình sản xuất chung nh: dầu phụ, xăng, dầu Diezel, cac loại phụ tùng thay thế dùng cho máy móc thiết bị phục vụ sản xuất, kế toán ghi:
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung.
Có TK 152 (152.2, 152.3, 152.4): Vật liệu ph, nhiên liệu, phụ tùng thay thế Có TK 153: Quần áo BHLĐ.
+ Khi Công ty xuất dùng nhiên liệu, CCDC phục vụ cho quá trình quản lý doanh nghiệp nhiên liệu nh: xăng dùng cho xe con, CCDC nh: quạt điện, bàn ghế, bóng đèn chiếu sáng.. . kế toán ghi:
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 125.3 : Nhiên liệu
Có TK 153: Công cụ, dụng cụ.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, CCDC ở Công ty trong tháng mở các loại sổ nh sau: sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC xuất kho cho từng đội sản xuất, bảng kê số (phần xuất trong tháng), bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC.
• Trong tháng kế toán tiến hành mở sổ chi tiết cho từng đội sản xuất, trên cơ sở những chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, CCDC cho từng đơn vị sản xuất. Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên sổ chi tiết theo thứ tự thời gian để thuận tiện cho việc theo dõi.
Phơng pháp lập sổ chi tiết cho từng đội sản xuất nh sau: + Cột chứng từ ghi sổ chi tiết cho từng đội sản xuất nh sau. + Cột nội dung ghi tên vật t xuất dùng và công trình thi công.
- Phần ghi nợ cácTK đợc chia làm nhiều cột ghi nợ nh: TK 621, 627, 642
Mỗi một phiếu xuất kho đợc kế toán phân tích và ghi vào sổ chi tiết này theo các TK đối ứng bên có và TK đối ứng bên nợ có liên quan.
Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết (hai bên nợ các TK và các TK cân bằng nhau).
Ví dụ: trong tháng công ty có sổ chi tiết của đội duy tu Gia Lâm (biểu 14). Căn cứ vào phiếu xuất kho sô 125 ngày 18/7 về việc xuất kho nhựa đờng cho đội duy tu Gia Lâm, thi công công trình duy tu đờng Gia Lâm, kế toán ghi. Nợ TK 621: 35.427.700đ
Có TK 152.1: 35.427.700đ
Căn cứ vào định khoản kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ghi vào hàng, cột t- ơng ứng trong sổ chi tiết của đội duy tu Gia Lâm.
Nợ TK 621: 67.566.700đ Có TK 152.1: 67.566.700đ
Tơng tự, tổng cộng CCDC xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TTK 627: 2.372.728đ
Có TK 153 : 2.372.728đ
Tổng cộng nhiê liệu củi tham gia trực tiếp vào sản xuất, kế toán ghi: Nợ TTK 621: 4.600.000đ
Có TK 152.3: 4.600.000đ
Tổng cộng vật liệu phụ, nhiên liệu tham gia vào quá trình sản xuất chung, kế toán ghi.
Nợ TK 152.2 : 105.000đ Nợ TK 152.3 : 925.000đ Có TK 627 : 1.030.000đ
Căn cứ vào định khoản kế toán ghi vào cột hàng tơng ứng.
Căn cứ trong tháng 8/2002 Công ty có bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC (biểu số 16).
• Trên cơ sở tổng hợp những sổ chi tiết của từng đội sản xuất, các NKCT kế toán lập bảng số 3. Công ty dùng bảng kê số 3 với mục đích là để tổng hợp số liệu nguyên vật liệu, CCDC tồn kho đầu tháng, nhập trong tháng, xuất dùng
trong tháng, tồn kho cuối tháng phục vụ cho quá trình sản xuất chứ không phải bảng kê đúng với nghĩa thực tế của nó là “tính giá trị thực tế
của nguyên vật liệu, CCDC "
• Phơng pháp lập bảng kê số 3 nh sau:
- Số d đầu tháng chính là số d cuối tháng trớc chuyển sang.
- Số phát sinh trong tháng căn cứ vào phần tổng cộng của NKCT số 5, NKCT số 1 . . . đối ứng với bên nợ TK 152, Tk 153 để ghi vào bảng kê
- Số xuất dùng trong tháng căn cứ vào tổng cộng phần nguyên vạt liệu, CCDC xuất dùng trong các sổ chi tiết của các đội sản xuất trong tháng.
• Số d cuối tháng đợc xác định nh sau:
Số d cuối tháng = Số d đầu tháng + Số PS trong tháng - Số xuất trong tháng Cụ thể trong tháng 8 /2002 có bảng kê số 3 (biểu số 15)
*) Bảng phân bổ ngnuyên vật liệu, CCDC.
Căn cứ vào bảng kê số 3, sổ chi tiết của các đội sản xuất kế toán lập bảng phân bổ vật liệu xuất dùng nguyên vật liệu, CCDC. Bảng phân bổ ngnuyên vật liệu, CCDC mở nhằm theo dõi toàn bộ vật liệu xuất dùng cho các Công trình trong ở trong công ty.
Phơng pháp ghi bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC.
+ Các cột ghi có các TK 152: nguyên vật liệu ( TK 152.1, 152.2, 152.3, 125.4) và các TK 153: CCDC căn cứ vào tổng cộng nguyên vật liệu, CCDC xuất dùng theo từng chủng loại vật t.
+ Các dòng phản ánh các đối tợng sử dụng nguyên vật liệu, CCDC đợc phản ánh trên các TK có liên quan.
Cuối tháng, kế toán tổng cộng nguyên vật liệu, CCDC cho đội duy tu Gia Lâm nh sau:
Tổng cộng vật liệu chính xuất dùng cho sản xuất trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 621: 67.566.700đ
Có TK 152.1: 67.566.700đ
Tơng tự, tổng cộng CCDC xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TTK 627: 2.372.728đ
Có TK 153 : 2.372.728đ
Tổng cộng nhiên liệu củi tham gia trực tiếp vào sản xuất, kế toán ghi: Nợ TTK 621: 4.600.000đ
Có TK 152.3: 4.600.000đ
Tổng cộng vật liệu phụ, nhiên liệu tham gia vào quá trình sản xuất chung, kế toán ghi.
Nợ TK 152.2 : 105.000đ Nợ TK 152.3 : 925.000đ Có TK 627 : 1.030.000đ
Căn cứ vào định khoản kế toán ghi vào cột hàng tơng ứng.
Căn cứ trong tháng 8/2002 Công ty có bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC (biểu số 16).
- Sổ cái TK 152, 153 là sổ cái phản ánh tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, CCDC, giá trị hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu, CCDC của Công ty theo giá trị thực tế.
- Phơng pháp ghi sổ cái.
+ Sổ cái TK 152, 153 của Công ty đợc ghi hàng tháng. Mỗi tháng một số liệu đợc tập hợp trên một cột
+ Phát sinh nợ: phản ánh những nghiệp vụ làm tăng giá trị của nguyên vật liệu, CCDC trong kỳ (số liệu đợc lấy từ bên ghi có nhật ký chứng từ số 5, Nhật ký chứng từ số 1 . . .)
+ Phát sinh có: phản ánh những nghiệp làm giảm của nguyên vật liệu, CCDC (số liệu đợc lấy từ phần xuất dùng trong kỳ của bảng kê số 3)
+ Số d nợ: phản ánh số nguyên liệu, CCDC hiện có trong công ty.