tại Công ty xây dựng số 34.
II.1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty xây dựng số 34.
Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trờng công ty phải sử dụng một khối lợng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu - công cụ dụng cụ có vai trò tính năng lý hoá riêng. Muốn tổ chức quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu - công cụ dụng cụ thì kế toán phải tiến hành phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ một cách khoa học hợp lý.
Tại Công ty xây dựng số 34 cũng tiến hành phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ. Nhng trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật t nên công ty không sử dụng tài khoản cấp 2 để phản ánh từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ mà công ty đã xây dựng mỗi thứ một mã số riêng, nh quy định một lần trên bảng mã vật t ở máy vi tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu - công cụ dụng cụ. Vì vậy tất cả các lai vật liệu sử dụng đều hạch toán vào tài khoản 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”.
Trong Công ty xây dựng số 34 kế toán chia nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ thành:
- Nguyên vật liệu không phân loại thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ mà đợc coi là chung là nguyên vật liệu chính: “là đối t- ợng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản”. Nó bao gồm hầu hết các vật liệu mà công ty sử dụng nh: Xi măng, sắt thép, gạch ngói, vôi ve, đá, gỗ Trong mỗi loại lại đ… ợc chia thành nhiều nhóm khác nhau ví dụ: Xi măng trắng, xi măng P400, xi măng 500, thép φ 6A1, thép φ 10A1, thép φ 20A2.
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loaị máy móc: máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô: Săm lốp ô tô…
- Phế liệu thu hồi: gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng đợc nữa và các vỏ bao xi măng. Nhng hiện nay công ty không thực hiện đợc việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi
Công ty bảo quản vật liệu - công cụ dụng cụ trong hai kho theo mỗi công trình là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng công trình vì vậy các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ôxy hoá vật liệu - công cụ dụng cụ các kho có thể chứa các chủng loại vật t giống hoặc là khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi đợc đa tới chân công trình. Công ty xác định mức dự chữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển, bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật t đa ra. Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học. Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết nhất định về các loại nguyên vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập xuất bảo quản nguyên vật liệu trong kho.
Đối với công cụ dụng cụ cũng đợc chia thành: - Công cụ dụng cụ: Dàn giáo, cuốc xẻng, xô…
- Bao bì luân chuyển: Vỏ bao xi măng
- Đồ dùng cho thuê: Các loại máy mọc phục vụ thi công…
Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định, về nguyên tắc kế toán nhập xuất tổng hợp, nhập xuất tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ công ty phản ánh trên giá thực tế. Nguồn vật liệu của ngành xây dựng cơ bản nói chung và của Công ty xây dựng số 34 nói riêng là rất lớn, công ty cha đảm nhiệm đợc việc chế biến và sản xuất ra vật liệu - công cụ dụng cụ mà nguồn vật liệu chủ yếu do mua
ngoài, một số vật liệu - công cụ dụng cụ đợc các xí nghiệp trực thuộc công ty sản xuất nh: Bê tông, cửa sổ và các loại cấu kiện vật liệu nhằm hoàn thiện việc thi công xây dựng. Giá thực tế vật liệu nhập do mua ngoài đợc đánh giá nh sau:
- Trờng hợp bên bán vận chuyển vật t cho công ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn.
- Trờng hợp vật t do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn cộng chi phí vận chuyển.
- Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công đợc tính theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc.
- Đối với việc nhập xuất vật liệu - công cụ dụng cụ ở các đơn vị trực thuộc thì giá thực tế của vật liệu nhập, xuất kho đợc tính theo giá thực tế.
Đó là cách đánh giá đối với nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho còn đối với nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ mua về và xuất thẳng cho sản xuất thì gía thực tế vật liệu đợc tính theo phơng pháp đích danh.
II.2. Hình thức sổ kế toán sử dụng.
Để phù hợp với hệ thống kế toán của các nớc đang phát triển, thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới ra ngày 01/10/1994 trên máy vi tính theo hình thức kế toán Nhật ký chung và sử dụng gần hết Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành.
Niên độ kế toán đợc công ty áp dụng từ 31/12 năm nay đến 01/01 năm sau và kỳ kế toán của Công ty xây dựng số 34 làm theo một năm 4 quý.
* Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: (2) (1) (3) (1) (4) (6) (5) (7) Trình tự ghi sổ:
(1) Hàng tháng căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ lập điều khoản kế toán rồi ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian rồi từ sổ Nhật ký chung ghi vào sổ cái tài khoản liên quan.
(2) Tổng hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng từ sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái
(3) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết.
(4) Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết. (5) Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh tài khoản.
(6) Kiểm tra đối chiếu số liệu ở sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết. (7) Tổng hợp số liệu lập bảng báo cáo kế toán.
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký chung
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ KT chi tiết
Báo cáo kế toán Bảng cân đối phát sinh
Bảng tổng hợp số chi tiết Sổ cái tài khoản
II.3. Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty xây dựng số 34.
* Trờng hợp nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ mua về nhập kho thì trình tự hạch toán đợc tiến hành nh sau:
- Thủ tục nhập kho:
+ Trờng hợp nhập vật liệu - công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài. Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu - công cụ dụng cụ về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật liệu - công cụ dụng cụ đợc chuyển đến công ty, ngời đi nhận hàng phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu - công cụ dụng cụ lên phòng kinh tế kế hoạch, trong hoá đơn ghi rõ các chỉ tiêu nh: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lợng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán.
Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kinh tế kế hoạch xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lợng, chất lợng đảm bảo thì đồng ý nhập kho số vật t đó đồng thời nhập thành 2 liên phiếu nhập kho.
Ngời lập phiếu nhập kho phải đánh số liệu phiếu nhập kho và vào thẻ kho rồi giao cả 2 liên cho ngời nhận hàng. Ngời nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lợng và chất lợng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhập kho sau đó vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu một phiếu liên nhập còn một liên phiếu phải nhập( kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán. Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toán công nợ để phát hiện những trờng hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho cha vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu cha mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ. Kế toán theo dõi công nợ phải thờng xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng ngời và có biện pháp thanh toán dứt điểm tránh nợ dây da.
(1) (2) (2) (3) (3)
(1) Hoá đơn.
(2) Hoá đơn biên bản kiểm nghiệm. (3) Phiếu nhập kho.
Bắt đầu từ những chứng từ gốc sau đây kế toán vật liệu sẽ tiến hành công việc của mình.
VL - CCDC Phòng kế toán Ban kiểm nghiệm P. kỹ thuật vật tư Nhập kho
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: giao cho khách hàng KE-01-N
Ngày06/10/2001 N0: 059091 Đơn vị bán hàng: Công ty Quang Vinh
Điạ chỉ: 244 - QL14 - Đồng Xoài - BP Số TK:………….
Điện thoại:……….. Mã số Họ tên ngời mua hàng: Anh Giang Đơn vị: Công ty xây dựng số 34
Địa chỉ: Thanh xuân Bắc - Hà Nội Số TK:…….
Hình thức T. toán: TM Mã số
STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Số tiền
(A) (B) (C) (1) (2) (3) = (1) * (2)
1 Xi măng Nghi Sơn (PBC 40) Bao 260 39.819 10.352.940
Cộng: 10.352.940 Thuế suất GTGT( 10 %) Tiền thuế GTGT 1.035.294 Tổng cộng tiền thanh toán 11.388.234 Số tiền viết bằng chữ: Mời một triệu ba trăm tám tám ngàn hai trăm ba t đồng
Công ty xây dựng số 34
Phiếu nhập kho số200 Mẫu số2 - VT Ngày 08/10/2001 Đinh khoản
Nợ:…
Có:…
Ngời bán: Anh Hoan
Số chứng từ: Ngày tháng năm2001… … …
Biên bản kiểm kê số:…… Ngày tháng năm2001… …
Nhập vào kho đội 3 Công ty FUTABA
Danh điểm vt
Tên nhãn hiệu quy
cách vật t ĐVT Số lợng Theo CT Thực nhập Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú
01 Xi măng Nghi Sơn Bao 260 260 39.819 10.352.490
Cộng 10.352.490
Cộng thành tiền( viết bằng chữ ): Mời triệu ba trăm năm hai ngàn bố trăm chín mơi đồng
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao Thủ kho Đối với công cụ dụng cụ: do công cụ dụng cụ trong mỗi công trình xây dựng có số lợng ít hơn so với vật liệu vì vậy cả khâu vận chuyển và bảo quản công cụ dụng cụ đơn giản hơn vật liệu, Căn cứ vào yêu cầu công cụ dụng cụ nhân viên tiếp liệu thu mua mang hoá đơn về nh sau:
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: giao cho khách hàng BE-01-N
Ngày10/10/2001 N0: 023570 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Long Tiến
Điạ chỉ: 67 Hai Bà Trng - Hà Nội Số TK:………….
Điện thoại:……….. Mã số
Họ tên ngời mua hàng: Anh Giang Đơn vị: Công ty xây dựng số 34
Địa chỉ: Thanh xuân Bắc - Hà Nội Số TK:…….
Hình thức T .toán: TM Mã số
STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Số tiền
(A) (B) (C) (1) (2) (3) = (1) * (2) 1 2 3 Xẻng Bàn văn phòng Cuốc Chiếc Chiếc Chiếc 40 5 30 15.000 400.000 6.000 600.000 2.000.000 180.000 Cộng: 2.780.000 Thuế suất GTGT( 5 %) Tiền thuế GTGT 139.000 Tổng cộng tiền thanh toán 2.919.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu chín trăm mời chín ngàn đồng
Công ty xây dựng số 34
Phiếu nhập kho số215 Mẫu số2 - VT Ngày 10/10/2001 Đinh khoản
Nợ:…
Có:…
Ngời bán: Anh Hùng
Số chứng từ: Ngày tháng năm2001… … …
Biên bản kiểm kê số:…… Ngày tháng năm2001… …
Nhập vào kho đội 3 Công ty FUTABA
Danh điểm vt Tên nhãn hiệu quy cách vật t ĐVT Số lợng Theo CT Thực nhập Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú 01 02 03 Xẻng Bàn văn phòng Cuốc Chiếc - - 40 5 30 15.000 400.000 6.000 600.000 2.000.000 180.000 Cộng 2.780.000
Cộng thành tiền( viết bằng chữ ): Hai triệu bảy trăm tám mơi ngàn đồng.
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao Thủ kho
- Trờng hợp nhập do di chuyển nội bộ công ty:
Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của giám đốc, phòng kế toán kế hoạch lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Ngời di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song song dữ lại một liên và giao cho kế toán vật liệu, một liên đa cho ngời di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập giảm kho xuất.
- Thủ tục xuất kho:
Vật liệu chủ yếu đợc xuất kho cho các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp trực thuộc công ty khi thi công công trình.
+ Xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh:
Căn cứ vào số lợng vật t yêu cầu tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, phòng kinh tế kế hoạch lập phiếu xuất kho gồm 2 liên. Ngời lĩnh vật t mang 2 liên phiếu vật t đến kho để xin lĩnh vật t, thủ kho căn cứ vào quyết định của đội trởng và theo tiến độ thi công để xuất vật liệu - công cụ dụng cụ sau đó thủ kho giữ lại 1 liên để vào thẻ kho sau đó lại chuyển tiếp cho kế toán vật t để hạch toán, một liên gửi cán bộ kỹ thuật phụ trách công tr- ờng để kiểm tra số lợng và chất lợng vật liệu - công cụ dụng cụ đa từ kho đến nơi sử dụng. Phiếu xuất kho có mẫu nh sau:
Phiếu xuất kho Số301 Liên 2 giao cho khách hàng
Ngày 12/10/2001 Họ tên ngời nhận hàng:
Địa chỉ:
Lý do xuất kho: Thi công công trình Xuất kho tại: Công ty xây dựng số 34
STT Tên quy cách sản phẩm hàng
hoá ĐVT
Số lợng
Yêu cầu Thực xuất
Giá đơn vị Thành tiền 01 02 03 04 05 06
Quần áo bảo hộ lao động Giầy ba ta Mũ nhựa Máy bơm tõm Cuốc Xẻng Bộ Đôi Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 50 50 50 5 50 40 40.000 12.000 25.000 350.000 6.000 15.000 2.000.000 600.000 1.250.000 1.750.000 300.000 600.000 Cộng 6.500.000
Thuế giá trị gia tăng : 5% 325.000
Tổng cộng 6.825.000
Tổng cộng tiền (viết bằng chữ): Sáu triệu tám trăm hai năm ngàn đồng chẵn. Ngời nhận Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Trên đây là trình tự hạch toán đối với những vật liệu - công cụ dụng cụ có giá trị thấp hoặc ngoài thị trờng khan hiếm..v.v thì công ty sẽ mua…
những vật liệu - công cụ dụng cụ đó về nhập kho để dự trữ đảm bảo đầy đủ